Cách sử dụng 13 hàm Excel cơ bản và thường dùng nhất !

Trong Excel có hàng trăm hàm, cơ bản có mà nâng cao thì cũng rất nhiều .
Tuy nhiên, tất cả chúng ta không cần phải biết hết các hàm này và nói thật là cũng không hề biết hết được, nhớ được hết số hàm đó chắc giảm tuổi thọ nhiều lắm 😀

Thay vì nhớ nhiều hàm như vậy thì bạn nên học có chọn lọc một số hàm thường dùng nhất.

Vâng ! và trong bài viết này mình sẽ liệt kê ra 12 hàm phổ cập và được sử dụng nhiều nhất trong Excel, nếu bạn đang khám phá về Excel thì nên nắm chắc trước 12 hàm này đã nhé .

#1. HÀM SUM (Tính tổng)

Sử dụng hàm SUM bạn hoàn toàn có thể cộng các ô tính trong vùng tài liệu được chọn cực kỳ nhanh gọn .

Cú pháp: =SUM(X1,X2..), trong đó X1 và X2 là các số cần tính tổng.

Ví dụ như hình bên dưới đây, mình muốn tính tổng của các số nằm trong dãy từ A3 đến E3 thì bạn hãy sử dụng hàm = SUM ( A3 : E3 ) và nhấn Enter để thực thi .

Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể dùng chuột để sử dụng tính năng tính tổng tự động hóa của Excel :
Cách làm như sau :

1. Bôi đen vùng dữ liệu muốn tính tổng
2. Dùng chuột click vào AutoSum trên thẻ Home của Excel như hình dưới đây.

#2. HÀM PRODUCT (Hàm nhân)

Sử dụng hàm nhân rất đơn giản và cũng tương tự như hàm SUM tính tổng ở bên trên. Ví dụ ta muốn nhân tất cả các ô tính từ A3 cho đến F3 thì ta sẽ có công thức như sau: =PRODUCT(A3:F3) và nhấn Enter để thực hiện.

Một cách khác nếu như bạn không nhớ hàm Product và các này có thể áp dụng cho tất cả các phép tính Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*) và Chia (/) nhé.

Ví dụ như sau: Để nhân tất cả các số từ A3 cho đến F3 thì bạn hãy thực hiện công thức như sau: =A3*B3*C3*D3*E3 và nhấn Enter để thực hiện.

Để copy công thức và tính các hàng bên dưới nữa thì bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột sao cho hiển thị dấu + như hình bên dưới và thực hiện kéo xuống. Ngay lập tức các kết quả của hàng dưới sẽ được tính và bạn sẽ không cần phải nhập lại công thức nữa.

Kết quả của việc copy công thức .

#3. HÀM SUMIF (Hàm điều kiện)

Cũng là hàm tính tổng nhưng mà nó là hàm tính tổng có điều kiện kèm theo .

Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum_range). Trong đó:

• Range: Là hàng hoặc cột mà bạn đã chọn
• Criteria: Đặt điều kiện, điều kiện này bạn có thể đặt là số, là biểu thức hoặc là chuỗi đều được.
• Sum_range: Là các ô mà bạn thực sự cần tính tổng.

=> Mình viết lại cú pháp theo ý hiểu cho dễ nhớ như sau: =SUMIF(Vùng điều kiện, Điều Kiện, Vùng dữ liệu tính tổng)

Ví dụ : = SUMIF ( B3 : B8, ” Các bạn tìm hiểu thêm ví dụ ở hình dưới đây :

Công thức trên được dùng để tính tổng số tiền đóng của Lớp toán

= Sumif (B2:B5, “toán”, C2:C5)

Trong đó:

• B2:B5 là vùng điều kiện
• “toán” là điều kiện tính tổng
• C2:C5 là vùng tính tổng

#4. HÀM IF

Các bạn sư dụng hàm IF để trả về một giá trị nếu một điều kiện kèm theo là đúng và giá trị khác nếu điều kiện kèm theo là sai .

Cú pháp: =IF(Điều kiện; Giá trị 1, Giá trị 2). Nếu đúng với điều kiện thì kết quả sẽ trả về là Giá trị 1, còn nếu sai thì sẽ trả về là Giá trị 2.

=> Mình viết lại hàm theo ý hiểu như sau: Hàm SUMIF(Vùng điều kiện, Điều Kiện, Vùng dữ liệu tính tổng)

Ví dụ : = IF ( D6 = 120 ; ” CÓ ”, ” KHÔNG ” )
Hàm IF thì khá đơn thuần rồi, các bạn xem ví dụ sau :

+ Nhập dữ liệu tại vị trí A2

+ Xem kết quả tại vị trí B2

Khi nhập số điểm tại ô A2 từ 1 tới 10, bạn sẽ nhận được tác dụng tại ô B2 là Trượt hoặc Đỗ dựa vào điều kiện kèm theo :
“ Điểm thi lớn hơn hoặc bằng 5 sẽ đỗ ”
Bên cạnh đó, ta thường gặp bài toán phân loại học viên dựa vào điểm số :

• Nhỏ hơn 5: Kém
• Từ 5 tới 7: Trung bình
• Từ 7 tới 8: Khá
• Trên 8: Giỏi

Trong excel, ta hoàn toàn có thể giải quyết và xử lý được các điều kiện kèm theo trên để phân loại học viên bằng cách sử dụng hàm IF lồng .

Hàm if lồng là một công thức có nhiều hàm if lồng vào nhau. Bạn có thể xem ví dụ sau:

Với việc sử dụng nhiều hàm if, hàm này là con của hàm kia ( là điều kiện kèm theo của nhau ) ta sẽ giải quyết và xử lý được hết các điều kiện kèm theo phân loại trong 1 công thức

#5. HÀM LEFT

Hàm Left là hàm sẽ lọc giá trị bên trái của chuỗi .

Cú pháp: =LEFT(Text,N). Trong đó:

• Text là chuỗi văn bản.
• N là Số ký tự mà bạn muốn trích dẫn.

Ví dụ đơn cử :
= LEFT ( Wắt do nêm, 3 ) = “ Kiên ”
= Left ( “ Blogchiasekienthuc. com ”, 4 ) => Kết quả trả về : Blog
= Left ( “ Blogchiasekienthuc. com ”, 18 ) => Kết quả trả về : Blogchiasekienthuc

#6. HÀM AND

Trả về TRUE nếu tổng thể các đối số là TRUE .
Cú pháp :

=AND(Logical1, Logical2, ….)

Các đối số:
Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.

Hàm trả về giá trị TRUE ( 1 ) nếu tổng thể các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE ( 0 ) nếu một hay nhiều đối số của nó là sai .

*Lưu ý:

• Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic.
• Nếu đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null (rỗng) thì những giá trị đó bị bỏ qua.
• Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE!

Ví dụ : = AND ( D5 > 0, D5

#7. HÀM OR

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm OR với cú pháp sau :

=OR(N1, N2…)

Trong đó các đối số: N1, N2… là các biểu thức điều kiện.
Hàm sẽ trả về giá trị TRUE (1) nếu như bất cứ một đối số nào của nó là đúng, ngược lại nó sẽ trả về giá trị là FALSE (0) nếu như tất cả các đối số của nó là sai.

Ví dụ : = OR ( F7 > 05/02/2000, F7 > 08/08/20016 )

#8. HÀM AVERAGE (Tính giá trị trung bình)

Đây là hàm tính giá trị trung bình của các số lượng mà bạn đã chọn .

Cú pháp: =AVERAGE(Number1, Number2…)

Trong đó các tham số : Number1, Number2 … là các số cần tính giá trị trung bình .
Ví dụ : Mình muốn tính giá trị trung bình của từ ô A1 đến ô G1 thì bạn hãy sử dụng công thức sau : = AVERAGE ( A1 : G1 ) rồi nhấn Enter để triển khai là xong .

#9. HÀM MIN, MAX (Lọc ra số nhỏ nhất hoặc là lớn nhất)

Cách sử dụng như sau, tất cả chúng ta sẽ sử dụng luôn cái hình ở bên trên nhé. Ví dụ bạn muốn lọc ra số nhỏ nhất trong các số từ A1 đến G 1 thì ta sẽ sử dụng cú pháp : = MIN ( A1 ; G1 ) và nhấn Enter .
Tương tự nếu như bạn muốn lọc ra số lớn nhất trong các số từ A1 đến G1 thì ta sẽ sử dụng cú pháp : = MAX ( A1 ; G1 ) và nhấn Enter .

#10. HÀM NETWORKDAYS (Tính số ngày làm việc)

Nếu như bạn cần tính tổng thời hạn thao tác của một nhân viên cấp dưới nào đó trong công ty thì tất cả chúng ta sẽ sử dụng tới hàm = NETWORKDAYS ( ) .
Một tuần tất cả chúng ta sẽ có 5 ngày thao tác nên hàm này sẽ tự trừ đi 2 ngày nghỉ trong 1 tuần. Ví dụ đơn cử như sau :

=NETWORKDAYS(C4,D4) sau đó nhấn Enter để thực hiện chúng ta sẽ có kết quả là 8872 ngày. Bạn có thể thử tính số ngày làm việc trong vòng 1 tháng để thấy được con số cụ thể hơn.

#11. HÀM NOW () – Hiển thị thời gian và ngày giờ ở thời điểm hiện tại

Sử dụng hàm = NOW ( ) để hiển thị ngày giờ của mạng lưới hệ thống trong tính. Ví dụ như sau :
Bạn chỉ cần nhập hàm = now ( ) và nhấn Enter là ngay lập tức sẽ hiển thị ngày và giờ ở thời gian hiện tại như hình bên dưới .

Note: Có thể sẽ phát sinh lỗi #### nhưng bạn chỉ cần kéo ô tính rộng hơn một chút là sẽ OK thôi.

Tips: Tương tự với hàm NOW, bạn có thể sử dụng hàm =TODAY() để hiển thị ngày, tháng, năm hiện tại (không có giờ)

Hoặc các bạn hoàn toàn có thể phối hợp với các hàm ngày tháng khác như :

• Day: Tách ra số ngày hiện tại
• Month: Tách ra số tháng hiện tại
• Year: Tách ra số năm hiện tại

#12. HÀM CONCATENATE (Nối nội dung giữa các ô tính)

Nếu như bạn muốn tích hợp và gộp tổng thể nội dung giữa các ô tính với nhau vào 1 ô duy nhất thì hoàn toàn có thể sử dụng hàm CONCATENATE .

Cú pháp: =CONCATENATE(Text1;Text2…)

Ví dụ như hình bên dưới mình muốn ghép nội dung của 3 ô tính từ A3 đến C3 vào thành 1 ô duy nhất thì tất cả chúng ta sẽ làm như sau : = CONCATENATE ( A3 ; B3 ; C3 ) sau đó nhấn Enter để thực thi .

Okey ! tạm thế đã nhé các bạn. Đây là các hàm Excel rất hay dùng mà mình nghĩ bạn nên biết để thao tác được hiệu suất cao hơn. Còn một vài hàm cũng rất quan trọng và hay dùng nữa nhưng cách sử dụng thì hơi dài dòng nên mình sẽ hướng dẫn cho các bạn trong các bài viết khác nhé .

#13. Hàm Vlookup

• Đọc thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

Sử dụng excel mà không biết cách sử dụng hàm Vlookup thì thật quá đáng tiếc. Các bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm Vlookup đơn thuần và dễ hiểu như sau :

Định nghĩa: Hàm VLOOKUP là hàm tìm kiếm giá trị theo cột kèm theo điều kiện tham chiếu.

Cú pháp: =VLOOKUP (điều kiện tìm kiếm,vùng dữ liệu cần tìm kiếm,số cột tìm kiếm,kiểu tìm kiếm 0/1)

Trong đó :

• 0 – là kiểu tìm kiếm chính xác
• 1 – kiểu tìm kiếm tương đối

Ví dụ:

Trong hình phía trên, là ví dụ đơn thuần nhất về .

Logic:

Khi cần biết điểm của một sinh viên nào đó, ta chỉ cần nhập tên của sinh viên vào ô A1, hàm vlookup sẽ tự động tìm điểm và trả kết quả tại ô B1.

Phân tích hàm:

• A1: là điều kiện tìm kiếm – Tên sinh viên
• A4:B7: là vùng tìm kiếm – Danh sách điểm
• 2: Là số thứ tự của cột Điểm tính từ cột đầu tiên của vùng tìm kiếm
• 0: Là kiểu tìm kiếm chính xác 100%.

Ngoài ra, khi các bạn đã lên một nấc cao hơn hoàn toàn có thể sử dụng hàm Vlookup tích hợp với rất nhiều hàm excel khác : Left, Right, Mid, Match .
Thậm chí là dùng tích hợp với công thức mảng để tìm kiếm với nhiều điều kiện kèm theo. Tuy nhiên khi bạn lên tới level dùng công thức mảng rồi thì bạn phải thành cao thủ của việc sử dụng công thức excel thông dụng .
Note: Nếu như bạn muốn tự tìm hiểu và đọc thêm tất cả các hàm về Excel thì có thể vào trang chủ của nó để đọc nhé. Xem thêm Nếu như bạn muốn tự khám phá và đọc thêm tổng thể các hàm về Excel thì hoàn toàn có thể vào trang chủ của nó để đọc nhé. Xem thêm tại đây

• Xem thêm: Cách sử dụng hàm vlookup từ cơ bản tới nâng cao

#14. Lời kết

Trên đây là 13 hàm Excel cơ bản nhất mà bạn cần nắm được trước khi bạn bắt tay vào học Excel .
Và nếu như bạn là dân kế toán thì còn cần phải học và nắm được nhiều hàm hơn nữa cơ, mình cũng không biết quá nhiều về Excel nên mình sẽ ngâm cứu thêm và hướng dẫn cho các bạn một cách dễ hiểu nhất 😀
Hi vọng bài viết sẽ có ích với các bạn !
Kiên Nguyễn – Blogchiasekienthuc. com
Đồng tác giả bài viết : Truongpx – Admin của Blog Excel. webkynang.vn .

Bài viết đạt : 4.4 / 5 sao – ( Có 136 lượt nhìn nhận )