Cách sử dụng Outlook cho người mới hiệu quả, chỉ tiết từ A – Z

Outlook là một trong ứng dụng văn phòng của Microsoft giúp người dùng có thể dễ dàng quản lý công việc qua email. Hôm nay mình sẽ chia sẻ cách sử dụng Outlook cho người mới hiệu quả, chi tiết nhất nhé!

Cách sử dụng Outlook cho người mới hiệu suất caoBài viết này Cách sử dụng Outlook cho người mới hiệu suất cao trên máy tính Dell Inspiron 14 chạy Windows 10, bạn hoàn toàn có thể triển khai tương tự như cho máy tính nền tảng Windows, macOS khác .

Bài viết thực hiện bản Outlook 2019, bạn có thể thực hiện tương tự cho các phiên bản còn lại.

I. Outlook là gì? Ưu điểm khi sử dụng Outlook

1. Outlook là gì?

Outlook là dịch vụ email nằm trong bộ ứng dụng văn phòng đến từ hãng ứng dụng Microsoft. Người dùng hoàn toàn có thể trải qua ứng dụng để quản trị các email, lịch, ghi chú, …

2. Ưu điểm

• Sắp xếp các email, lịch, danh bạ, tác vụ và danh sách việc cần làm vào một chỗ.
• Giao diện đơn giản phù hợp với mọi người.
• Dễ dàng chuyển email thành tác vụ hoặc cuộc hẹn, cũng như lưu trữ thông tin về những email đã tương tác để không cần phải ghi nhớ.

II. Cách sử dụng Outlook hiệu quả

1. Thêm tài khoản

Hướng dẫn nhanh

Tại giao diện chính của ứng dụng nhấn File > Chọn Add Account để thêm tài khoản > Điền email muốn thêm và nhấn Connect > Điền lại email muốn thêm và nhấn Next > Điền mật khẩu > Cho phép ứng dụng sử dụng các quyền được yêu cầu > Nhấn Done.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại giao diện chính của ứng dụng nhấn File.

Vào file

Bước 2: Ở màn hình tiếp theo bạn chọn Add Account để thêm tài khoản.

Thêm thông tin tài khoản

Bước 3: Ứng dụng yêu cầu kết nối email, bạn hãy điền email muốn thêm và nhấn Connect.

liên kết email

Bước 4: Sau đó bạn điền lại email muốn thêm và nhấn Next.

Điền email

Bước 5: Tiếp đến bạn điền mật khẩu email để đăng nhập và kết nối outlook.

Điền mật khẩu email

Bước 6: Cuối cùng bạn Cho phép ứng dụng sử dụng các quyền được yêu cầu.

Cho phép quyền ứng dụng

Bước 7: Cuối cùng bạn chỉ cần nhấn Done là hoàn thành.

Hoàn thành thêm thông tin tài khoảnỞ màn hình hiển thị chính phía gốc trái sẽ Open email mà bạn đã thêm vào .

Thêm thông tin tài khoản thành công xuất sắc

2. Tạo, gửi thư email mới

Bước 1: Nhấn New Email tại màn hình chính phía gốc trái màn hình.

Tạo thư mới

Bước 2: Tại mục Message bên dưới sẽ xuất hiện các tác vụ: kiểu chữ, cỡ chữ, căn chỉnh giữa,…

Điều chỉnh kiểu chữĐiền thông tin người gửi, tiêu đề, nội dung và nhấn gửi .

Soạn và gửi thư

3. Thêm, Lưu tệp đính kèm

Bước 1: Để thêm tệp đính kèm vào email, bạn hãy nhấn vào Attach file và chọn file bạn muốn đính kèm.

Thêm tệp đính kèm

Bước 2: Mở email có tệp đính kèm bạn muốn lưu, bạn hãy nhấn chuột phải vào tệp đính kèm > Chọn Save as.

Chọn save as

Sau đó, chọn thư mục lưu file > Nhấn Save.

Chọn thư mục lưu tệp đính kèm

4. Tạo cuộc hẹn trong lịch, đặt lời nhắc

Hướng dẫn nhanh

Nhấn vào biểu tượng lịch > Nhấn chuột phải vào ngày bạn muốn tạo cuộc hẹn > Chọn New Appointment > nhập Title và thời gian cuộc hẹn > Nhấn Save & Close.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Để tạo lịch hẹn trong Outlook, bạn hãy nhấn vào biểu tượng lịch ở góc phải phái dưới giao diện và nhấn vào biểu tượng lịch.

Mở lịch

Bước 2: Nhấn chuột phải vào ngày bạn muốn tạo cuộc hẹn > Chọn New Appointment.

Tạo lời nhắc mới

Cuối cùng bạn hãy nhập Title và thời gian cuộc hẹn > Nhấn Save & Close.

Điền thông tin lời nhắcNhư vậy bạn đã tạo cuộc hẹn, lịch họp thành công xuất sắc .

Lời nhắc được hiển thị trên lịch

5. Lấy danh sách liên hệ trong Outlook

Hướng dẫn nhanh

• Nhấn File > chọn Open & Export > Chọn Import/Export > chọn mục Export to a file > Chọn Comma Separated Values > Chọn Contacts (Danh bạ) để xuất file sau đó chọn Next.
• ChọnBrowse để chọn nơi lưu trữ file được xuất > Chọn nơi lưu trữ và đặt tên cho file > Nhấn OK > Nhấn Next > Nhấn Finish hoàn tất.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Nhấn File trên ứng dụng Outlook.

Nhấn File

Bước 2: Bạn hãy chọn Open & Export > Chọn Import/Export.

Tại đây bạn chọn mục Export to a file .

Bước 4: Tiếp theo bạn chọn Comma Separated Values.

Tiếp tục setup

Bước 5: Hệ thống yêu cầu chọn thư mục xuất file, bạn chọn Contacts (Danh bạ) để xuất file sau đó chọn Next.

Chọn danh bạ để sao lưu

Bước 6: Tiếp đến bạn chọn Browse để chọn nơi lưu trữ file được xuất.

Chọn nơi tàng trữ

Bước 7: Tiếp theo bạn hãy chọn nơi lưu trữ và đặt tên cho file giúp dẽ dàng tìm kiếm, sau đó nhấn OK.

Đặt tên file

Bước 8: Sau đó bạn chỉ cần nhấn Next để tiếp tục sao lưu.

Tiếp tục sao lưu

Bước 9: Cuối cùng bạn chỉ cần nhấn Finish là hoàn thành.

Hoàn thànhTrên đây là cách sử dụng Outlook cho người mới hiệu suất cao, cụ thể từ A – Z kỳ vọng bạn hoàn toàn có thể triển khai được thuận tiện và thành công xuất sắc. Nếu có vướng mắc về thao tác trong bài viết bạn hoàn toàn có thể để lại thông tin dưới phần phản hồi nhé .