Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ chuyển phát – Công ty Thành Nhất

Hướng dẫn quy trình nghiệp vụ chuyển phát

NGHIỆP VỤ CHUYỂN PHÁT

PHẦN I: GIẢI THÍCH TỪ NGỮf

1. DỊCH VỤ

– CÔNG TY TNHH TM DV THÀNH NHẤT(sau đây viết tắt là THÀNH NHẤT EXPRESS ) cung cấp dịch vụ nhận gửi, vận chuyển và phát các loại bưu phẩm, bưu kiện theo chỉ tiêu thời gian công bố.

– Phạm vi phân phối : tổ chức triển khai mạng lưới nhận phát ở 63 tỉnh thành trên cả nước, theo địa điểm thu phát công bố .

2. PHÂN BIỆT MỘT SỐ KHÁI NIỆM

2.1. Đơn vị hình chánh

– Phòng ban nhiệm vụ :+ Là những bộ phận quản trị và tương hỗ những nội dung tương quan đến hành chính, nhân sự, tiền lương, kinh tế tài chính, người mua, nhiệm vụ, chất lượng dịch vụ … của Công ty .+ Các phòng ban nhiệm vụ cơ bản như sau :+ Phòng Hành chính Nhân sự+ Phòng Tài chính Kế toán+ Phòng Kinh doanh tiếp thị+ Phòng Quy trình Nghiệp vụ+ Bưu cục / Trung tâm :+ Là những điểm thanh toán giao dịch của công ty, có công dụng nhận, gửi, phát bưu phẩm bưu kiện .+ Cung cấp dịch vụ cho những người mua trực tiếp ( tức không phân phối dịch vụ cho những công ty chuyển phát )+ Tìm kiếm người mua .- Đại lý :+ Là những điểm thanh toán giao dịch của công ty, có tính năng nhận, gửi bưu phẩm, bưu kiện .+ Cung cấp dịch vụ cho những người mua là những công ty chuyển phát .+ Tìm kiếm người mua .- Khai thác :+ Là đơn vị chức năng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trung chuyển bưu phẩm bưu kiện giữa những đơn vị chức năng hoặc giữa những khu vực .+ Là đơn vị chức năng quản trị những tuyến phát .

– Ngoại dịch: là các đơn vị phụ trách việc gửi qua bên thứ 3 các bưu phẩm bưu kiện có địa chỉ nhận không thuộc địa danh thu phát THÀNH NHẤT EXPRESS (đi quốc tế).

– Tuyến phát: là những nơi THÀNH NHẤT EXPRESS chỉ thực hiện phát, không thực hiện nhận gửi.

– Ban trấn áp : là một bộ phận hoạt động giải trí độc lập, thường trực quản trị của giám đốc khu vực và có sự phối hợp với phòng Kinh doanh tiếp thị trong việc quản trị chất lượng, giám sát quá trình .- Member :

+ Là các công ty chuyển phát sử dụng dịch vụ của THÀNH NHẤT EXPRESS, được áp dụng chính sách riêng.

+ Các công ty này được phân phối thông tin tài khoản trên Phần mềm bưu chính ( PMS ), được thực thi một số ít công dụng giống như Bưu cục / Trung tâm ( nhập lệch giá, nhận chuyến thư, lên sổ phát, nhập hiệu quả phát ) .+ Phòng ban nhiệm vụ công ty quản trị trực tiếp Member .

2.2. Vật phẩm nhận gửi

– Bưu phẩm là bưu gửi có nội dung là tài liệu, chứng từ ; thường có khối lượng đến 02 kg .- Bưu kiện là bưu gửi có nội dung là sản phẩm & hàng hóa, được đóng thành gói, kiện, hộp .- Bưu gửi – Vận đơn – Số vận đơn :+ Bưu gửi gồm có thư, gói, kiện hàng hoá được đồng ý, vận chuyển và phát hợp pháp qua mạng bưu chính .+ Vận đơn là cách gọi khác của bưu gửi .+ Số vận đơn là ký hiệu của bưu gửi, nhằm mục đích phân biệt những bưu gửi khác nhau. Số vận đơn là chuỗi ký tự chữ hoặc số hoặc cả hai ; thường in ở góc phải, phía trên cùng của phiếu gửi .

– Phiếu gửi là biên lai thể hiện các thông tin của bưu phẩm bưu kiện, là bằng chứng chứng minh việc nhận gửi bưu phẩm bưu kiện giữa THÀNH NHẤT EXPRESS và người gửi. Phiếu gửi có 02 loại:

+ Phiếu gửi in sẵn : là phiếu gửi, đặt in ở những Công ty in .+ Phiếu gửi import : là phiếu gửi được in ra từ PMS. Sau khi đưa những tài liệu vào PMS, PMS sẽ được cho phép in ra phiếu gửi có hình thức giống như phiếu gửi in sẵn .

3. HÀNH TRÌNH ĐƯỜNG THƯ

– Hành trình đường thư là văn bản pháp luật hành trình dài vận chuyển của chuyến thư giữa những Khai thác ; giữa Khai thác – Bưu cục / Trung tâm / Tuyến phát và ngược lại .- Hành trình đường thư ghi rõ những thông tin sau :+ Nơi đi, nơi đến ,+ Số chuyến thư ,+ Thời gian gửi chuyến thư ; thời hạn nhận chuyến thư ( tại đơn vị chức năng, tại bến xe ) ,+ Thời gian khởi đầu phát ( nếu có ) .- Hành trình đường thư có 02 loại :+ Hành trình cố định và thắt chặt ( tiếp tục ) ,+ Hành trình phát sinh ( không liên tục ) .- Hành trình đường thư là địa thế căn cứ để thiết kế xây dựng chỉ tiêu thời hạn toàn trình .

4. CHỈ TIÊU THỜI GIAN TOÀN TRÌNH

Chỉ tiêu thời hạn toàn trình là khoảng chừng thời hạn tính từ khi bưu gửi được đồng ý cho đến khi được phát cho người nhận .

5. ĐỊA DANH THU PHÁT

Địa danh thu phát là văn bản quy định rõ những tỉnh thành, khu vực THÀNH NHẤT EXPRESS thực hiện thu phát. Địa danh thu phát chia làm hai loại:

+ Địa danh thu phát phân loại theo tỉnh thành ( dành cho đối tượng người dùng người mua ) .+ Địa danh thu phát phân loại theo đơn vị chức năng ( danh cho đối tượng người dùng nội bộ Công ty ) .

6. HÌNH THỨC NHẬN GỬI

– Bưu gửi được nhận gửi tại điểm giao dịch (Bưu cục/Trung tâm/Đại lý) của THÀNH NHẤT EXPRESS hoặc tại địa chỉ người nhận (nếu có yêu cầu). Các thỏa thuận giữa hai bên được quy định theo Hợp đồng hoặc phiếu gửi.

– Lưu ý : công ty cấm những điểm thanh toán giao dịch gật đầu bưu gửi của khách vãng lai .

PHẦN II: ĐIỀU KIỆN CHUNG ÁP DỤNG CHO VIỆC NHẬN GỬI BƯU PHẨM, BƯU KIỆN (BPBK)

1. VẬT PHẨM CẤM GỬI VÀ GỬI CÓ ĐIỀU KIỆN

1.1. Những mặt hàng cấm gửi

– Thuốc phiện, những hợp chất từ thuốc phiện, những chất ma túy, những chất kích thích thần kinh .- Vũ khí, đạn dược, chất nổ, trang thiết bị quân sự chiến lược .- Các loại văn hóa truyền thống phẩm đồi trụy, phản động, ấn phẩm, tài liệu nhằm mục đích phá hoại trật tự công cộng, chống lại Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam .- Vật hoặc chất dễ nổ, dễ cháy và những chất gây nguy hại mất vệ sinh, gây ô nhiễm môi trường tự nhiên .- Các loại vật phẩm, sản phẩm & hàng hóa Nhà nước cấm lưu thông, cấm kinh doanh thương mại, cấm xuất khẩu, nhập khẩu .- Sinh vật sống .- Vật phẩm, ấn phẩm, sản phẩm & hàng hóa cấm nhập vào nước nhận theo lao lý của từng nước .- Tiền Nước Ta, tiền quốc tế và những sách vở có giá trị như tiền ; những loại thẻ có chứa tiền .- Thư trong bưu kiện ( thư gửi kèm trong hàng hoá ) .- Các loại kim khí quý ( vàng, bạc, bạch kim …. ), những loại đá quý hay những mẫu sản phẩm khác sản xuất từ kim khí quý, đá quý ( cấm gửi kể cả gửi trong bưu gửi khai giá ) .- Bưu gửi chứa nhiều bưu gửi, gửi cho nhiều địa chỉ nhận khác nhau .

1.2. Những mặt hàng gửi có điều kiện

– Bưu phẩm, bưu kiện chứa sản phẩm & hàng hóa để kinh doanh thương mại phải có chứng từ thuế và những chứng từ hợp lệ khác theo pháp luật của pháp lý .- Vật phẩm, sản phẩm & hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc quản trị chuyên ngành phải thực thi theo pháp luật của cơ quan quản trị chuyên ngành có thẩm quyền .- Các vật phẩm, sản phẩm & hàng hóa dễ hư hỏng, chất lỏng, chất bột đóng gói phải bảo vệ để không hư hỏng, ô nhiễm bưu phẩm, bưu kiện khác .- Vật phẩm, sản phẩm & hàng hóa gửi trong bưu phẩm, bưu kiện chuyển qua đường hàng không phải tuân theo những lao lý về bảo mật an ninh hàng không .

1.3. Những mặt hàng khó vận chuyển qua đường Hàng không:

– Pin & các sản phẩm có pin bên trong (ví dụ như đồng hồ, điện thoại, laptop…)

– Chất lỏng,

– Chất bột,

– Hạt nhựa,

– Bình khí,

– Đất,

– Nguồn điện,

– Hộp mực,

– Nam châm.

2. KÍCH THƯỚC, KHỐI LƯỢNG, CÁCH THỨC ĐÓNG GÓI BƯU PHẨM BƯU KIỆN

2.1. Kích thước và khối lượng

– Kích thước thường thì so với một bưu gửi là bất kể chiều nào của bưu gửi không được vượt quá 1.2 mét. Nếu bưu gửi có size bất kể chiều nào vượt quá 1.2 mét thì được gọi là Hàng quá khổ. Quy định về giá cước của trường hợp này như sau :+ Đối với dịch vụ trong nước : nếu bưu gửi có khối lượng thực đến 30 kg thì sẽ thu cước theo khối lượng 30 kg ; nếu bưu gửi có khối lượng thực trên 30 kg thì sẽ phụ thu 20 % cước chính .+ Đối với dịch vụ quốc tế : thu theo lao lý của Hãng Quốc tế .- Trọng lượng thường thì của một kiện là không được vượt quá 100 kg. Nếu một kiện có khối lượng vượt quá 100 kg và không hề tách rời hoặc chia nhỏ thì được gọi là Hàng nguyên khối. Quy định về giá cước của trường hợp này như sau :+ Đối với dịch vụ trong nước : phụ thu 20 % cước chính .+ Đối với dịch vụ quốc tế : thu theo pháp luật của Hãng Quốc tế .- Trọng lượng tính cước sẽ được tính theo theo khối lượng lớn hơn giữa khối lượng thực và khối lượng quy đổi. Công thức tính khối lượng quy đổi như sau ( đơn vị chức năng : kg ) :+ Đối với dịch vụ nội đia :+ Vận chuyển đường hàng không : Dài * Rộng * Cao ( Cm ) / 6000+ Vận chuyển đường đi bộ : Dài * Rộng * Cao ( Cm ) / 3000+ Đối với dịch vụ quốc tế : Dài * Rộng * Cao ( Cm ) / 5000

2.2. Cách thức đóng gói

– BPBK phải được đóng gói chắc như đinh, vỏ hộp phải tương thích với hình thức và đặc thù của vật phẩm bên trong, tương thích với điều kiện kèm theo vận chuyển ; không gây nguy hại cho nhân viên cấp dưới phát ; không làm bẩn, hư hỏng những BPBK khác hoặc trang thiết bị quản lý và vận hành .- Hàng hóa phải được quấn màng co và đóng dây đai .- Một số chú ý quan tâm với với những sản phẩm & hàng hóa đặc trưng :+ Hàng dễ vỡ, dễ hư hỏng, chất lỏng, đặc biệt quan trọng :+ Bắt buộc phải đóng thùng gỗ, chèn xốp mút giữa những khe hở .+ Để bảo vệ giữ cho vật phẩm không bị biến chất ở nhiệt độ cao thì phải sử dụng đá khô, nước đá để dữ gìn và bảo vệ ( sử dụng đá khô với số lượng hạn chế so với hành trình dài vận chuyển qua hàng không ) .+ Những sản phẩm & hàng hóa có thùng, chai, lọ có gắn nắp, nút thì những thùng, chai, lọ này phải bảo vệ đủ độ cứng để chịu được sự đổi khác áp suất .+ Hàng chất lỏng có thể tích đến 250 ml sẽ được cho vào bao ni lông ; sau đó, đóng gói bằng ống nhựa hoặc thùng carton .+ Hàng giá trị cao : phải đóng ván ép và chèn mút xốp .+ Pin và những mẫu sản phẩm có pin bên trong ( ví dụ như máy tính, đồng hồ đeo tay, điện thoại thông minh … ), gửi qua chặng hàng không thì phải tháo gỡ pin ra trước đóng gói .+ Hàng hóa qua Bưu điện, có khối lượng, size bất kỳ thì bắt buộc phải đóng gói vào thùng / hộp. Nếu không đóng gói, Bưu điện sẽ không nhận hàng .

PHẦN III: CHẤP NHẬN, KHAI THÁC, PHÁT BƯU PHẨM, BƯU KIỆN

1. CHẤP NHẬN BƯU PHẨM, BƯU KIỆN

1.1. Chấp nhận bưu gửi

– Khi đồng ý bưu gửi, nhân viên cấp dưới cần chú ý quan tâm kiểm tra nội dung bưu gửi có thuộc hạng mục hàng cấm gửi hay không .

– Nếu hàng gửi có điều kiện thì cần tư vấn cho người gửi tuân thủ theo các quy định về đóng gói, bồi thường… của THÀNH NHẤT EXPRESS.

– Khi gật đầu bưu gửi, nhân viên cấp dưới ghi vừa đủ những thông in trên phiếu gửi và trả lại người gửi 01 liên ( thường thì là liên xanh ) .- Trong trường hợp phiếu gửi xuất trực tiếp ra từ PMS thì người gửi sẽ nhận lại 01 liên bằng bảng cứng ( in bằng giấy A5 ) hoặc một tệp tin bằng tài liệu mềm ( gửi qua email ) .

1.2. Quy định về việc hóa đơn, chứng từ đi kèm hàng hóa

1.2.1. Quy định của pháp lý về loại chứng từ đi kèm sản phẩm & hàng hóa khi vận chuyển, lưu thông trên thị trường :

STT	Một số trường hợp cơ bản	Chứng từ cơ bản đi kèm	Ghi chú
1	Vận chuyển sản phẩm & hàng hóa từ công ty mẹ ( trụ sở chính ) đến Trụ sở / shop của mình hoặc vận chuyển ngược lại	– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc Hóa đơn GTGT tương ứng với lô hàng ,- Lệnh điều động .	Các chừng từ đi kèm có thể là bản chính hoặc bản sao có đóng dấu pháp nhâncủa chủ sở hữu hàng hóa.
2	Vận chuyển sản phẩm & hàng hóa đi chào hàng
3	Vận chuyển sản phẩm & hàng hóa đi hội chợ, triển lãm
4	Vận chuyển sản phẩm & hàng hóa là quà biếu, quà khuyến mãi ; hàng đi Bảo hành
5	Vận chuyển sản phẩm & hàng hóa mua từ tổ chức triển khai / cá thể hoặc bán cho tổ chức triển khai / cá thể	– Hóa đơn GTGT tương ứng với lô hàng .- Phiếu xuất kho ( nếu có )
6	Vận chuyển sản phẩm & hàng hóa là chưa thành phẩm, nguyên – nguyên vật liệu, vật tư để gia công lại tại đơn vị chức năng khác	– Hợp đồng gia công lại ,- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ,- Lệnh điều động .

Nguồn : Tham khảo thông tư liên tịch số 64/2015 / TTLT-BCT-BCT-BCA-BQP ngày 08 tháng 5 năm năm ngoái .

1.2.2. Quy định của THÀNH NHẤT EXPRESS về việc cho hóa đơn, chứng từ đi kèm hàng hóa:

– Đối với sản phẩm & hàng hóa thuộc loại hàng khô, tiềm ẩn trong thùng :

+ Nhân viên THÀNH NHẤT EXPRESS cho hóa đơn, chứng từ vào túi ni lông và bao thư; sau đó, cho vào bên trong thùng hàng. Trên thùng hàng này ghi rõ là “có hóa đơn, chứng từ bên trong thùng”.

+ Đánh số thứ tự trên thùng hàng. Ví dụ : kiện 1, kiện 2, kiện 3 ….

+ Trên phiếu gửi (cả 03 liên) ghi rõ nội dung: “Hóa đơn, chứng từ bên trong thùng số …”. Ví dụ: cho chứng từ vào thùng số 3 thì ghi là “Hóa đơn, chứng từ bên trong thùng số 3”.

– Đối với sản phẩm & hàng hóa thuộc loại hàng chất lỏng, hàng hóa chất hoặc sản phẩm & hàng hóa hàng khô nhưng không tiềm ẩn trong thùng :+ Hàng chất lỏng hoặc hàng hóa chất dễ làm hỏng hóa đơn, chứng từ đi kèm. Còn những mẫu sản phẩm như cây vải, ống nhôm … thì không được đóng gói vào thùng. Cả hai loại này đều không hề cho chứng từ gốc đi kèm được .

+ Do vậy, để tránh hư hỏng/thất lạc chứng từ gốc, nhân viên THÀNH NHẤT EXPRESS yêu cầu người gửi bắt buộc phải cung cấp bản sao (photo) hóa đơn, chứng từ có đóng dấu pháp nhân.

+ Sau đó, nhân viên THÀNH NHẤT EXPRESS cho bản sao hóa đơn, chứng từ vào túi ni lông và bao thư, dán lên kiện hàng. Trên bao thư khi rõ “Bản sao hóa đơn, chứng từ”.

+ Nhân viên THÀNH NHẤT EXPRESS lập phiếu gửi riêng để gửi chứng từ gốc đến người nhận.

1.2.3. Một số quan tâm so với người gửi:

– THÀNH NHẤT EXPRESS chỉ phụ trách việc vận chuyển hàng hóa theo đúng chỉ tiêu chất lượng mà THÀNH NHẤT EXPRESS cam kết và công bố.

– THÀNH NHẤT EXPRESS sẽ không chịu trách nhiệm khi hàng hóa bị Cơ quan nhà nước tạm giữ/tịch thu mà nguyên nhân là do người gửi không tuân thủ đúng quy định của pháp luật, bao gồm nhưng không giới hạn việc: chứng từ đi kèm hàng hóa bị sai/thiếu; hàng hóa nhập khẩu không có nhãn phụ; hàng hóa không có xuất xứ rõ ràng; hàng hóa không tuân thủ đúng các điều kiện của pháp luật.

– Khi sản phẩm & hàng hóa bị Cơ quan nhà nước tạm giữ / tịch thu thì người gửi phải có nghĩa vụ và trách nhiệm phối hợp với cơ quan nhà nước đến xử lý vấn đề .

– Trong trường hợp trên phiếu gửi của THÀNH NHẤT EXPRESS đã ghi rõ “có hóa đơn, chứng từ bên trong thùng” và người nhận “đã ký nhận” trên phiếu gửi thì mặc nhiên THÀNH NHẤT EXPRESS hiểu rằng người nhận đã nhận được chứng từ mà người gửi đã giao cho người nhận. Mọi khiếu nại sau khi đó, THÀNH NHẤT EXPRESS sẽ không chịu trách nhiệm giải quyết.

1.3. Cách ghi/thể hiện thông tin trên phiếu gửi

– Địa chỉ người gửi và địa chỉ người nhận :+ Ghi rõ ràng, rất đầy đủ địa chỉ của người gừi và người nhận, gồm có họ tên cá thể ; tên công ty / cơ quan ; số nhà ; tên đường / tổ / xóm / thành phố ; tên phường / xã ; Q. / huyện ; tỉnh thành .+ Được viết bằng vần âm Latinh và chữ số tự nhiên .- Trọng lượng, size :+ Đối với bưu phẩm thì ghi khối lượng cân thực, theo nấc khối lượng tính đến gram .+ Đối với bưu kiện, sản phẩm & hàng hóa thì ghi khối lượng cân thực và số lượng kiện hàng. Trong trường hợp khối lượng quy đổi lớn hơn khối lượng thực thì phải ghi thêm size 3 chiều và khối lượng quy đổi .- Chú thích dịch vụ :+ Kích chọn loại bưu gửi : Chứng từ / Hàng hóa / Quà khuyến mãi / Loại khác .+ Kích chọn dịch vụ cơ bản ( dịch vụ gửi ) : Chuyển phát nhanh / Chuyển phát tiết kiệm / International Express / International Economy / Vận tải .+ Kích chọn dịch vụ ngày càng tăng ( nếu có ) .- Các hướng dẫn nhiệm vụ ( nếu có ) :+ Ghi nội dung bưu gửi vào ô ” Nội dung “+ Trường hợp nào cần đóng gói ( thùng gỗ, carton, ván ép lót xốp … ) thì ghi rõ ở góc trên cùng của phiếu gửi để Khai thác nhận diện và thực thi đóng gói .+ Cách giải quyết và xử lý so với trường hợp không phát được : tích chọn chuyển tiếp / chuyển hoàn / Hủy / Báo người gửi .+ Kích chọn hoặc ghi chú dịch vụ ngày càng tăng / dịch vụ đặc trưng ( nếu có ) và dán tem dịch vụ đặc biệt quan trọng ở góc bên trái, dưới cùng của phiếu gửi .+ Nếu có hướng dẫn thêm thì ghi chú ở ô ” Chỉ dẫn đặc biệt quan trọng ” .- Cước phí và hình thức thanh toán giao dịch :+ Cách ghi cước phí :+ Đối với trường hợp bưu gửi chỉ sử dụng dịch vụ cơ bản, bưu cục / Trung tâm không cần ghi cước phí trên phiếu gửi ; bưu cục / Trung tâm chỉ cần nhập thông tin dịch vụ, nơi đến, khối lượng lên ứng dụng PMS thì PMS sẽ tính cước tự động hóa .+ Đối với trường hợp bưu gửi sử dịch dịch vụ ngày càng tăng, dịch vụ đặc trưng thì ngoài việc ghi rõ dịch vụ, bưu cục / Trung tâm còn phải ghi tiền cước dịch vụ này ô ” Cước cộng thêm ” .+ Hình thức thanh toán giao dịch :+ Nếu người gửi là người mua lẻ thì thanh toán giao dịch ngay tại thời gian nhận gửi ; bưu cục / Trung tâm tích chọn vào ô ” Tiền mặt ” .+ Nếu người gửi là những tổ chức triển khai / cơ quan / doanh nghiệp và có thỏa thuận hợp tác giao dịch thanh toán trả sau ( thường thì là thanh toán giao dịch chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày chốt nợ công ) thì bưu cục / Trung tâm tích vào ô ” Ghi nợ ” .+ Các nội dung khác :+ Nhân viên đồng ý bưu gửi ( thường là nhân viên cấp dưới giao nhận ) ký tên và đóng dấu nhật ấn của bưu cục / Trung tâm vào ô ” Họ tên, chữ ký GDV nhận “. Lưu ý : bưu gửi gật đầu ngày nào thì phải đóng dấu nhận ấn biểu lộ ngày đó .+ Người gửi ký tên và ghi ngày / tháng / năm gửi vào ô ” Họ tên, chữ ký người gửi ” .

1.4. Cách ghi/thể hiện thông tin trên bưu phẩm, bưu kiện

– Địa chỉ người gửi và địa chỉ người nhận :+ Ghi rõ ràng, vừa đủ địa chỉ của người gừi và người nhận, gồm có họ tên cá thể ; tên công ty / cơ quan ; số nhà ; tên đường / tổ / xóm / thành phố ; tên phường / xã ; Q. / huyện ; tỉnh thành .+ Được viết bằng vần âm Latinh và chữ số tự nhiên .- Ghi số vận đơn lên bưu phẩm, bưu kiện ( ở góc trên, bên phải ) .- Đóng dấu nhật ấn lên bưu phẩm, bưu kiện ( ở bên số vận đơn ) .- Bưu gửi có từ 02 kiện trở lên thì phải ghi thứ tự số kiện ở liền sau số vận đơn .

2. ĐÓNG CHUYẾN THƯ ĐI

– Phân loại bưu gửi trước khi đóng chuyến thư :+ Thư, sản phẩm & hàng hóa phải được phân loại ra trước khi đóng gói bảng kê ; không được kê thư và sản phẩm & hàng hóa chung trong một bảng kê .+ Chia bưu gửi theo từng mô hình dịch vụ trước khi đóng gói ; bưu gửi đi nhanh ( đường hàng không ) và bưu gửi đi chậm ( đi đường đi bộ ) không được kê chung trong cùng một bảng kê .- Công cụ, dụng cụ sử dụng để đóng chuyến thư :+ Đối với bưu phẩm : dùng túi ni lông size ( thường thì ) 70×50 ( cm ) để đóng gói. Mỗi gói thư chứa tối đa 60 bưu gửi. Các bưu gửi được đóng chung trong một gói bắt buộc phải kê chung trong một bảng kê ( bảng kê cấp 1 ) .+ Đối với bưu kiện :+ Dùng túi dứa ( bao tải ) để đóng gói những bưu kiện có size nhỏ, vừa. Số lượng bưu kiện trong mỗi bao tải phụ thuộc vào vào kích cỡ của bưu kiện. Các bưu kiện được đóng chung trong một bao tải bắt buộc phải kê chung trong một bảng kê ( bảng kê cấp 1 ) .+ Khai thác hoàn toàn có thể đóng gói những bưu kiện vào thùng carton kích cỡ ( thường thì ) 65×40 x55 ( cm ) .+ Thực hiện cân khối lượng bảng kê ( gói ) và nhập khối lượng bảng kê lên mạng lưới hệ thống .- Cách thức đóng bảng kê ( thường thì ) :+ Các bưu gửi được đóng thành một bảng kê, được gọi là bảng kê cấp 1. Đối với bảng kê cấp 1, đơn vị chức năng được phép đóng bảng kê về Khai thác thường trực hoặc được phép ” đóng thẳng ” bảng kê về một Khai thác khác / Đơn vị khác .+ Các bảng kê cấp 1 được đóng thành một bảng kê tổng, được gọi là bảng kê cấp 2. Đơn vị đóng chuyến thư về Khai thác thường trực .+ Đối với 1 số ít trường hợp có hành trình dài đường thư đặc biệt quan trọng, đơn vị chức năng được phép đóng chuyến thư về 02 Khai thác. Ví dụ : BC Cà Mau được phép đóng chuyến thư đi Khai thác 4 ( so với bưu gửi đi miền Tây ) và được phép đóng chuyến thư đi Khai thác 1 ( so với bưu gửi đi những khu vực khác ) .

3. NHẬN CHUYẾN THƯ ĐẾN

– Các thao tác thiết yếu phải thực thi trước khi Khai thác chuyến thư đến :+ Kiểm tra thực trạng bên ngoài gói / bọc để phát hiện những suy suyển, hư hỏng, rách nát ( nếu có ) .+ Cân lại khối lượng hàng loạt chuyến thư đến, so sánh với khối lượng ghi trên bảng kê tổng, phát hiện và giải quyết và xử lý kịp thời những trường hợp nhầm lẫn, xô lệch, thất thoát .- Khai thác chuyến thư đến :+ Ưu tiên mở những túi gói bị suy suyển, hư hỏng ( nếu có ) .+ Mở túi gói phải bảo vệ không là hư hỏng bưu phẩm, bưu kiện bên trong ; không bị sót bưu gửi trong túi gói .+ Nhận bảng kê tổng ( cấp 2 ) và bảng kê con ( cấp 1 ). Kiểm tra, so sánh tài liệu trên ứng dụng bưu chính ( viết tắt là PMS ) có khớp với bưu phẩm, bưu kiện trong thực tiễn nhận được hay không .- Xử lý những trường hợp đặc biệt quan trọng khi mở túi gói :+ Thừa, thiếu túi gói hoặc bưu gửi :+ Ghi chú lại số bảng kê hoặc số vận đơn bị thừa, thiếu .+ Thông báo qua điện thoại cảm ứng ngay tại thời gian đó cho đơn vị chức năng trước liền kề. Sau đó, gửi email cho những đơn vị chức năng tương quan. Trong trường hợp không liên hệ được bằng điện thoại cảm ứng thì đồng ý hình thức email .+ Lập biên bản chất lượng .+ Lạc tuyến :+ Đối với túi gói :+ Báo cho đơn vị chức năng trước liền kề .+ Lập phiếu gửi nội bộ và gửi trả gói túi bị lạc tuyến .+ Lập biên bản chất lượng .+ Đối với bưu gửi :+ Nhận chuyến thư, lên sổ phát thông thường ( sổ phát của quản lý ) .+ Lập phiếu chuyển tiếp, chọn nguyên do ” Lạc tuyến ” .+ Lập biên bản chất lượng .+ Suy suyển, hư hỏng :+ Ghi chú lại số bảng kê hoặc số vận đơn bị suy suyển, hư hỏng .+ Thông báo qua điện thoại thông minh ngay tại thời gian đó cho đơn vị chức năng trước liền kề. Sau đó, gửi email cho những đơn vị chức năng tương quan. Trong trường hợp không liên hệ được bằng điện thoại cảm ứng thì đồng ý hình thức email .+ Lập biên bản chất lượng .+ Chênh lệch khối lượng gói thư, kiện hàng : mức chênh lệch khối lượng được đồng ý :+ Đối với gói / kiện có khối lượng đến 5 kg thì được phép chênh lệch tối đa 200 gram .+ Đối với gói / kiện có khối lượng trên 5 kg đến 10 kg thì được phép chênh lệch tối đa 300 gram .+ Đối với gói / kiện có khối lượng trên 10 kg thì được phép chênh lệch tối đa 500 gram .

4. LÊN SỔ PHÁT

– Sau khi nhận hàng loạt chuyến thư xong, đơn vị chức năng triển khai phân loại bưu gửi theo từng địa phận – tương ứng với khoanh vùng phạm vi phát của mỗi nhân viên cấp dưới giao nhận ( NVGN ). Việc sắp xếp bưu gửi của mỗi tuyến giao nhận phải tuân hành trình đi phát ( thường thì là từ địa chỉ gần đến địa chỉ xa ). Sau đó, đơn vị chức năng thực thi lên sổ phát theo sự phân loại đó .- Các bưu phẩm, bưu kiện được theo sổ phát theo nguyên tắc như sau :+ Lên sổ phát theo từng tuyến NVGN. Bưu gửi thuộc tuyến nhân viên cấp dưới nào thì lên sổ phát cho tuyến nhân viên cấp dưới đó .+ Bưu gửi sử dụng dịch vụ COD sẽ lên sổ phát riêng ( nhưng vẫn bảo vệ nguyên tắc phân loại theo từng tuyến giao nhận ) để dễ quản trị .+ Bưu gửi chuyển hoàn ( từ đơn vị chức năng khác về ), bưu gửi lạc tuyến sẽ lên sổ phát của nhân viên cấp dưới quản lý và điều hành ( NVĐH ) .+ Tất cả những bưu gửi sẽ phải được lên sổ phát trong vòng 30 phút kể từ lúc nhận chuyến thư đến .+ Một bưu gửi không được phép lên 02 sổ phát khác nhau .- Các bưu gửi có sử dụng dịch vụ ngày càng tăng mang đặc thù ưu tiên về thời hạn phát ( phát hẹn giờ, phát trong ngày, hồ sơ thầu, phát ưu tiên … ) thì phải giải quyết và xử lý ngay theo nhu yếu ghi trên phiếu gửi .

5. PHÁT BƯU GỬI& NHẬP THÔNG TIN LÊN HỆ THỐNG

5.1. Nguyên tắc phát bưu phẩm, bưu kiện

– Đơn vị phát phải nhanh gọn tổ chức triển khai phát những bưu phẩm, bưu kiện đến cho người nhận ; bảo vệ chỉ tiêu chất lượng so với từng loại dịch vụ .- Các hình thức phát bưu phẩm, bưu kiện :+ Phát tận nơi người nhận ( theo chỉ định trên phiếu gửi ) hoặc ,+ Phát đến địa chỉ của người nhận ( phát cho lễ tân, văn thư, bộ phận nhận thư … ) hoặc ,+ Phát tại điểm thanh toán giao dịch của Công ty ( theo chỉ định trên phiếu gửi ) .

5.2. Tiến trình thực hiện phát bưu phẩm, bưu kiện

– Phát bưu phẩm, bưu kiện đến địa chỉ người nhận :+ NVGN phải phát đúng địa chỉ cá thể / cơ quan / công ty. Đối với địa chỉ phát lần đầu thì cần phải hỏi kỹ người nhận tại địa chỉ phát để tránh trường hợp phát nhầm .+ Yêu cầu người nhận ký, ghi rõ, khá đầy đủ họ và tên. Riêng dịch vụ ” Phát tận nơi “, ” Lấy số CMND người nhận ” thì nhu yếu người nhận xuất trình CMND và ghi số CMND lên phiếu gửi. Nếu người nhận không triển khai những nhu yếu này thì sẽ không phát .+ Đối với bưu gửi phát không thành công xuất sắc trong lần phát 1 thì phải ghi rõ nguyên do, thời hạn phát. Tùy theo từng trường hợp, NVGN sẽ triển khai phát lại lần 2 hoặc chuyển giao bưu gửi lại cho nhân viên cấp dưới quản lý và điều hành để thực thi giải quyết và xử lý .Lưu ý :+ Trong mọi trường hợp, NVGN không được phép ký tên giúp người nhận .+ Không được phép bỏ bưu gửi vào nhà, thùng thư và tự ý ký nhận ( dù không người nhận nhu yếu triển khai ) .+ Phát bưu gửi ở Công ty / Cơ quan : nếu công ty / cơ quan có bảo vệ và NVGN được phép vào bên trong để phát bưu gửi thì NVGN bắt buộc phải vào bên trong phát bưu gửi cho lễ tân / bộ phận nhận bưu gửi ; không được phép phát cho bảo vệ .+ Phát bưu gửi có địa chỉ người nhận là trường học :+ Người nhận là giáo viên thì cần có tên khoa và số điện thoại di động của người nhận. Trường hợp này NVGN phải vào tận nơi phát .+ Người nhận là sinh viên thì phải có lớp và số điện thoại di động. Trường hợp này hoàn toàn có thể vào phát hoặc hoàn toàn có thể gọi cho người nhận, nhu yếu họ ra lấy .+ Phát bưu gửi có địa chỉ người nhận là cơ quan bảo mật an ninh quân đội, công an, và một số ít cơ quan nhà nước đặc trưng : người nhận phải có bộ phận ( khoa ) và số điện thoại thông minh đi động. Trường hợp này NVGN phải vào tận nơi phát .+ Phát bưu gửi có địa chỉ người nhận là tòa nhà :+ Trường hợp tòa nhà được phép đi vào phát bưu gửi : NVGN thực thi phát như thường thì, tức là NVGN phải vào đến tận nhà riêng hoặc công ty để phát, tuyệt đối không được phát ở lễ tân hoặc bảo vệ tòa nhà .+ Trường hợp tòa nhà không được phép vào phát bưu gửi : thì được phép phát cho bảo vệ hoặc lễ tân của tòa nhà .- Phát bưu phẩm, bưu kiện tại điểm thanh toán giao dịch của Công ty :+ Yêu cầu người nhận xuất trình CMND để so sánh với tên người nhận ghi trên phiếu gửi .+ Yêu cầu người nhận ký, ghi rõ, khá đầy đủ họ và tên, số CMND .

6. XỬ LÝ BƯU GỬI KHÔNG PHÁT ĐƯỢC

– Bưu gửi vẫn không phát được sau khi đã triển khai phát 02 lần tại cùng một địa chỉ vào 02 buổi liền kề thì NVGN chuyển giao bưu gửi cho NVĐH, trên phiếu gửi ghi rõ thời hạn 02 lần phát và nguyên do không phát được .- NVĐH giải quyết và xử lý theo tiến trình như sau :+ Xác định lý do không phát được :+ Nếu bưu gửi có số điện thoại cảm ứng liên hệ thì NVĐH liên hệ với người nhận để kiểm tra lại tính đúng mực của nguyên do không phát được .+ Nếu bưu gửi không có số điện thoại thông minh liên hệ thì NVĐH địa thế căn cứ vào địa chỉ nhận, tìm kiếm trên google hoặc liên hệ tổng đài 116 ( nếu ở Thành Phố Hồ Chí Minh và TP. Hà Nội ) hoặc tổng đài 1080 để tìm số điện thoại thông minh liên hệ .+ Xử lý bưu gửi không phát được :+ Nếu không liên hệ được với người nhận hoặc nguyên do không phát được đã đúng chuẩn thì NVĐH sẽ thông tin cho đơn vị chức năng phát ( điện thoại thông minh / email ) .+ Trong vòng 48 giờ kể từ lúc nhận chuyến thư :+ Nếu đơn vị chức năng đồng ý bổ trợ thông tin thì sẽ thực thi phát lại hoặc chuyển tiếp hoặc hủy ;+ Nếu đơn vị chức năng gật đầu không bổ trợ thông tin hoặc nhu yếu chuyển hoàn thì đơn vị chức năng phát sẽ chuyển hoàn bưu gửi cho đơn vị chức năng gật đầu .+ Nếu người nhận chuyển địa chỉ thì đơn vị chức năng phát phải báo cho đơn vị chức năng gật đầu. Khi đơn vị chức năng chấp nhập nhu yếu chuyển tiếp thì đơn vị chức năng phát mới được phép chuyển tiếp .

– Thao tác chuyển hoàn, chuyển tiếp:

+ Lập phiếu chuyển hoàn / chuyển tiếp, ghi rõ : số vận đơn, đơn vị chức năng gật đầu, Lý do chuyển hoàn / địa chỉ mới chuyển tiếp .+ Bấm, kẹp phiếu chuyển hoàn / chuyển tiếp theo bưu gửi .+ Đóng dấu nhật ấn lên phiếu chuyển tiếp để xác lập đơn vị chức năng, thời gian chuyển tiếp .