Hướng dẫn sử dụng Google Form cho người mới bắt đầu

Hướng dẫn chi tiết cách dùng Google Form và tất tần tật các thiết lập liên quan để tạo, chia sẻ và làm việc cùng biểu mẫu. Tất cả gói gọn trong 1 bài viết, đừng bỏ lỡ nha.

      Form hay những Biểu mẫu là một trong những công cụ linh động nhất của Internet. Cho dù bạn cần tích lũy thông tin liên hệ của khách truy vấn hay tạo những bài kiểm tra, khảo sát, … thì những biểu mẫu chính là lựa chọn tương thích nhất. Với Google Form, bạn chỉ mất vài phút để tạo riêng cho mình một biểu mẫu thích mắt, chuyên nghiệp và trọn vẹn không lấy phí .

Google Form là gì?

Google Form — cùng với Docs, Sheets, và Slides — là một phần của bộ công cụ ứng dụng trực tuyến của Google để giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong trình duyệt của mình miễn phí. Đây là một công cụ dễ sử dụng và là một trong những cách đơn giản nhất để lưu dữ liệu trực tiếp vào bảng tính vì theo mặc định, dữ liệu thu thập từ Form sẽ được chuyển trực tiếp sang bảng tính của Google Sheets.

Khi bạn cần thu thập dữ liệu cho bảng tính của mình, Google Form là lựa chọn tối ưu nhất. Trong chương này, chúng ta hãy cùng khám phá các tính năng, công cụ và tiện ích bổ sung của Google Form để giúp bạn tạo biểu mẫu bạn cần trong vài phút.

Google Form mở màn hoạt động giải trí như một tính năng của Google Sheets vào năm 2008, hai năm sau lần ra đời lần tiên phong của Trang tính. Bạn hoàn toàn có thể thêm biểu mẫu vào bảng tính, định dạng nó trong một trang tính riêng không liên quan gì đến nhau và xem những phản hồi biểu mẫu của bạn trong một trang tính khác. Mặc dù những tính năng này rất cơ bản, nhưng nó mang lại hiệu suất cao thiết thực .Kể từ đó, Google từ từ đã thêm nhiều tính năng hơn nữa vào Form, sau đó sau cuối đã biến nó thành ứng dụng độc lập của riêng mình vào đầu năm năm nay. Ngày nay, bạn hoàn toàn có thể tạo và quản trị biểu mẫu tại docs.google.com/forms, với những mẫu và quyền truy vấn nhanh vào toàn bộ những biểu mẫu của bạn .

Google Form hiện là một công cụ biểu mẫu rất đầy đủ tính năng được phân phối không tính tiền với thông tin tài khoản Google của bạn. Bạn hoàn toàn có thể thêm những loại câu hỏi tiêu chuẩn, câu hỏi kéo và thả theo thứ tự bạn muốn, tùy chỉnh biểu mẫu với những chủ đề ảnh hoặc sắc tố đơn thuần và tích lũy câu vấn đáp trong Biểu mẫu hoặc lưu chúng vào bảng tính Google Sheets .Hãy khởi đầu khám phá tạo một biểu mẫu liên hệ nhanh để bạn hoàn toàn có thể thấy Google Form dễ sử dụng như thế nào .

Xem thêm: Cách tự động tính toán các khoản chi tiêu với Google Sheets và Google Form

Cách tạo biểu mẫu miễn phí từ Google Form

Tạo một biểu mẫu mới trong Google Form

Cách đơn giản nhất để tạo biểu mẫu là bắt đầu ngay từ ứng dụng Google Form. Tới docs.google.com/forms, sau đó, hoặc chọn một mẫu hoặc bắt đầu một trang trống.

Ngoài ra còn có một link đến Google Form trong Docs, Sheets, và Slides .

• nhấp vào File -> New -> Form để bắt đầu một biểu mẫu trống mới.
• Hoặc, trong Google Sheets, hãy nhấp vào Tools -> Create a Form để bắt đầu một biểu mẫu mới trống được liên kết tự động với bảng tính đó.

Đây là cách nhanh nhất để đưa tài liệu vào một bảng tính mới hoặc hiện có : mở bảng tính ở nơi bạn muốn có tài liệu, khởi đầu một biểu mẫu và những phản hồi của biểu mẫu sẽ tự động hóa được lưu ở đó mà không cần thêm bất kể thao tác nào .

Trình soạn thảo Form của Google

Trình soạn thảo Form rất đơn thuần. Form của bạn lấp đầy giữa màn hình hiển thị, với khoảng trống cho tiêu đề và miêu tả, theo sau là những trường biểu mẫu. Nhấp vào trường biểu mẫu để chỉnh sửa và thêm câu hỏi. Sử dụng hộp thả xuống bên cạnh trường để chọn loại trường, ví dụ điển hình như nhiều lựa chọn, checkbox, câu vấn đáp ngắn, …Google Form cung ứng 1 số ít tùy chọn thiết lập. Thanh công cụ nổi ở bên phải được cho phép bạn thêm nhiều trường biểu mẫu hơn. Trên menu trên cùng bên phải, bạn hoàn toàn có thể đổi khác bảng màu của biểu mẫu, xem trước biểu mẫu, sử dụng nút Gửi để san sẻ biểu mẫu và truy vấn những tùy chọn bổ trợ khác, gồm có thiết lập tiện ích bổ trợ cho Biểu mẫu. Chuyển từ tab Câu hỏi sang tab Câu vấn đáp trong trình chỉnh sửa biểu mẫu của bạn để xem những câu vấn đáp hiện tại cho biểu mẫu của bạn và link nó với một bảng tính .Tất cả những gì bạn cần làm là thêm câu hỏi của mình và gửi biểu mẫu đi, thế cho nên, hãy xem những tùy chọn biểu mẫu và những gì bạn hoàn toàn có thể làm với từng loại .

Xem thêm: Cách xác thực thông tin chính xác bằng Google Form nâng cao

Các trường trong Google Form

Google Form bao gồm 12 loại trường: 9 loại câu hỏi, cùng với các trường văn bản, hình ảnh và video. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng + trong thanh bên phải để thêm câu hỏi mới hoặc nhấp vào biểu tượng văn bản, hình ảnh hoặc video để thêm media vào biểu mẫu của bạn.

Mỗi trường gồm có một nút sao chép để sao chép trường, giúp bạn thuận tiện thêm những câu hỏi tương tự như vào biểu mẫu của bạn. Ngoài ra còn có một nút xóa, những tùy chọn để thiết lập một trường thành bắt buộc và một menu với những tùy chọn bổ trợ ở phía bên phải .Bạn hoàn toàn có thể quy đổi loại câu hỏi bất kể khi nào, tuy nhiên, hãy quan tâm rằng thiết lập trường và câu hỏi của bạn sẽ đặt lại nếu bạn chuyển từ nhiều lựa chọn, hộp kiểm hoặc menu sang bất kể loại câu hỏi nào khác. Để nhanh gọn điền những câu hỏi vào những trường, chỉ cần nhấn enter để khởi đầu thêm một câu hỏi khác .Nếu bạn vô tình vô hiệu một thành phần trong biểu mẫu hoặc thêm quá nhiều thành phần vào biểu mẫu, chỉ cần nhấn CMD + Z hoặc Ctrl + Z để hoàn tác, giống như cách bạn làm trong Goocle Docs .Dưới dây là list và cách sử dụng 12 trường có sẵn trong Google Form

1. Tiêu đề và Mô tả (Title and Description)
   • Các trường tiêu đề và mô tả được thêm tự động vào mọi biểu mẫu và trường — mặc dù mô tả bị ẩn theo mặc định trên hầu hết các trường — và bạn có thể thêm một khối tiêu đề bổ sung ở bất kỳ đâu bằng nút Tt. Bạn có thể để trống tiêu đề và mô tả trên các câu hỏi, nhưng phải điền tiêu đề của biểu mẫu chính.
   • Mô tả không bao gồm các tùy chọn định dạng — mặc dù bạn có thể bao gồm các liên kết (ở định dạng rút gọn, như gitiho.com hoặc kiểu có độ dài đầy đủ như vậy https://dichvubachkhoa.vn/) và người đọc biểu mẫu có thể nhấp vào các liên kết đó để xem trang web hoặc tài liệu liên quan của bạn.
2. Câu trả lời ngắn (Short Answer)
   • Trường này hoàn hảo để yêu cầu các đoạn văn bản nhỏ: tên, địa chỉ email, giá trị và hơn thế nữa. Bạn nhận được một dòng văn bản để trả lời câu hỏi — mặc dù người dùng của bạn thực sự có thể nhập bao nhiêu văn bản họ muốn.
   • Để đảm bảo bạn nhận được câu trả lời mình cần, trường này bao gồm xác thực dữ liệu số, văn bản, độ dài và biểu thức chính quy. Xác thực số giúp bạn theo dõi phạm vi giá trị, trong khi xác thực văn bản là hoàn hảo để theo dõi địa chỉ email hoặc liên kết.
3. Đoạn văn (Paragraph)
   • Cũng giống như trường câu trả lời ngắn, đây là trường dành cho văn bản — văn bản dạng dài. Độ dài và biểu thức chính quy là những xác thực dữ liệu duy nhất có sẵn ở đây, vì vậy chỉ sử dụng nó khi bạn muốn có phản hồi chi tiết hoặc ghi chú dài hơn trong câu trả lời.
4. Nhiều lựa chọn (Multiple Choice)
   • Trường mặc định cho các câu hỏi mới trong Google Form, nhiều lựa chọn cho phép bạn liệt kê các tùy chọn và yêu cầu người dùng chọn một. Sau đó, bạn có thể chuyển biểu mẫu sang một phần khác dựa trên câu trả lời hoặc xáo trộn các tùy chọn câu trả lời để tránh sai lệch
5. Hộp kiểm (Checkboxes)
   • Tương tự như trắc nghiệm, trường này cho phép bạn liệt kê các câu trả lời và cho phép người dùng chọn bao nhiêu tùy ý. Nó cũng bao gồm xác thực dữ liệu để yêu cầu người dùng chọn một số tùy chọn cụ thể. Tuy nhiên, nó không bao gồm phần nhảy.
6. Danh sách thả xuống (Dropdown)
   • Bạn uốn tất cả các tùy chọn câu trả lời hiển thị trong trong một menu? Trường này là dành cho bạn. Nó giống hệt như trường trắc nghiệm — với các tùy chọn nhảy và xáo trộn phần giống nhau — chỉ khác là các câu trả lời nằm trong một menu. Điều này rất hữu ích để giữ cho biểu mẫu của bạn nhỏ gọn khi có nhiều tùy chọn trả lời.
7. Thang đo tuyến tính (Linear Scale)
   • Trường cho phép mọi người chọn một số trong một phạm vi, thang đo tuyến tính cho phép bạn đặt tỷ lệ từ 0 hoặc 1 đến 2-10 với các nhãn cho các tùy chọn thấp nhất và cao nhất. Và vâng, biểu tượng cảm xúc cũng hoạt động cho các nhãn trong phần này.
8. Lưới trắc nghiệm (Multiple Choice Grid)
   
   • Lưới trắc nghiệm có lẽ là trường khó hiểu nhất, vì các trường được hiển thị trong một danh sách chứ không phải trong lưới như chúng sẽ xuất hiện cho người đọc. Về cơ bản, bạn sẽ thêm câu hỏi dưới dạng hàng và tùy chọn về chúng dưới dạng cột.
   • Bạn có thể bao gồm bao nhiêu hàng và cột tùy thích, tuy nhiên hãy lưu ý rằng người đọc sẽ phải cuộn sang phải để xem nhiều hơn 6 cột trên trình duyệt máy tính để bàn hoặc chỉ 3 cột trên thiết bị di động.
   • Bạn có thể muốn mở bản xem trước biểu mẫu trong khi thiết lập câu hỏi dạng lưới — chỉ cần nhấn vào biểu tượng con mắt ở trên cùng bên phải và làm mới trang đó để xem các thay đổi của bạn.
   • Ngoài ra, ngoài tùy chọn tiêu chuẩn để yêu cầu phản hồi, lưới cho phép bạn yêu cầu phản hồi trên mỗi hàng và cũng có thể giới hạn người dùng chỉ có một phản hồi trên mỗi cột.
9. Ngày tháng (Date)
   • Trường ngày được sử dụng khi bạn muốn hỏi một ngày hoặc giờ cụ thể, có lẽ để lên lịch cho một sự kiện hoặc ghi nhật ký một hoạt động. Trường ngày yêu cầu người trả lời phải đưa ra một ngày tháng cụ thể.
   • Lưu ý rằng định dạng ngày sẽ được hiển thị ở định dạng mặc định cho vị trí của bạn. Nếu Tài khoản Google của bạn được đặt thành ngôn ngữ tiếng Anh Mỹ, ngày tháng sẽ được định dạng là MM / DD / YYYY; Mặt khác, các tài khoản tiếng Anh ở Vương quốc Anh sẽ hiển thị ngày tháng là DD / MM / YYYY.
   • Người dùng của bạn sẽ thấy các tùy chọn ngày ở định dạng ngày của ngôn ngữ của bạn, trừ khi họ đăng nhập vào Tài khoản Google của mình, vì vậy hãy nhớ ghi nhớ điều đó khi tạo biểu mẫu.
   • Bạn có thể thay đổi ngôn ngữ Tài khoản Google của bạn tại myaccount.google.com/language .
10. Thời gian (Time)
    • Thời gian cho phép bạn yêu cầu khoảng thời gian tính bằng giờ, phút và (tùy chọn) giây để ghi lại thời gian diễn ra của một hoạt động.
11. Hình ảnh (Image)
    • Google Form cho phép bạn tải lên hình ảnh, chèn một hình ảnh từ liên kết hoặc Google Drive hoặc chụp ảnh từ webcam của riêng bạn (miễn là bạn đã cài đặt Flash). Hoặc, bạn có thể tìm kiếm các ảnh trên Google Images, bao gồm ảnh có kho miễn phí bản quyền và ảnh từ LIFE được cấp phép sử dụng bên trong Google Drive.
12. Video
    • Google Form chỉ hỗ trợ video YouTube mà bạn có thể thêm video này thông qua tìm kiếm hoặc bằng liên kết.
    • Với các trường hình ảnh hoặc video, bạn vẫn sẽ thấy có tiêu đề và mô tả chuẩn, cùng với các tùy chọn để thay đổi kích thước và hiển thị video hoặc hình ảnh được căn giữa, căn trái hoặc phải.

Với những câu hỏi khó hiểu, hãy tập hợp chúng lại với nhau và tạo thành một biểu mẫu hoàn hảo với những phần và logic để xu thế người dùng đến những câu hỏi đúng mực .

Xem thêm: 9 thủ thuật với Google Sheet cực hay ho mà ai cũng nên biết

Các phần và logic của Google Form

Ở phần trên, bạn đã biết cách tạo một biểu mẫu không lấy phí và những trường cung ứng bởi Google Form. Các biểu mẫu liên hệ đơn thuần chỉ cần một vài trường, nhưng những cuộc khảo sát dài hơn hoàn toàn có thể nhanh gọn trở nên choáng ngợp với hàng tá câu hỏi trên một trang .Trong trường hợp này, bạn nên tạo những phần khác nhau trong biểu mẫu, giúp bạn chia nhỏ biểu mẫu của mình thành nhiều phần để vấn đáp một bộ câu hỏi cùng một lúc .

Chỉ cần nhấp vào nút cuối cùng trên thanh công cụ bên phải để thêm một phần bên dưới câu hỏi hiện tại. Mỗi phần bao gồm tiêu đề và mô tả riêng, cùng với nút mũi tên ở trên cùng để hiển thị hoặc ẩn câu hỏi và giữ cho trình soạn thảo biểu mẫu của bạn gọn gàng.

Bạn hoàn toàn có thể kéo và thả câu hỏi giữa những phần, nhưng bạn không hề sắp xếp lại những phần này. Thay vào đó, bạn hoàn toàn có thể chuyển những câu hỏi ra ngoài và sau đó xóa phần không thiết yếu. Hoặc, nếu bạn muốn sử dụng lại một phần, chỉ cần nhấp vào menu của phần đó và chọn Nhân bản phần để tạo một bản sao khác của những câu hỏi đó .Sử dụng những bước nhảy Logic là một cách tuyệt vời để khởi đầu một biểu mẫu. Ví dụ đơn thuần nhất là câu hỏi tiên phong của bạn là giới tính, nếu người mua chọn giới tính là Nam, họ sẽ được chuyển đến 1 loạt câu hỏi tương quan đến mẫu sản phẩm dành cho phái mạnh như thuốc lá, rượu, xe hơi … trái lại, nếu khách truy vấn của bạn chọn Nữ, họ sẽ được chuyển hướng đến một loạt những câu hỏi khác tương thích hơn như Son môi, nước hoa, và thời trang .Để thực thi những bước nhảy logic này, bạn chỉ cần thêm những phần với những câu hỏi tùy chọn, sau đó thêm một phần sẽ chuyển đến những câu hỏi trắc nghiệm, hộp kiểm hoặc menu riêng không liên quan gì đến nhau hoặc đến chính phần đó. Hãy chắc như đinh rằng những người không nên thấy những câu hỏi đó cũng được gửi đến, hoàn toàn có thể là với những câu hỏi sửa chữa thay thế trong một phần riêng không liên quan gì đến nhau. Hoặc, bạn hoàn toàn có thể gửi họ thẳng đến cuối biểu mẫu để gửi câu vấn đáp của họ, nếu không có gì khác để hỏi .Các phần và bước logic biểu mẫu được cho phép bạn biến biểu mẫu của mình thành một ứng dụng nhỏ và chúng hoàn toàn có thể là một cách tuyệt vời để cô đọng những khảo sát chi tiết cụ thể thành những thắc mắc quan trọng nhất so với mỗi người .Hãy bảo vệ không chọn tên phần hiện tại của bạn, nếu không bạn sẽ tạo ra một vòng lặp mà người vấn đáp không khi nào hoàn toàn có thể đến cuối biểu mẫu của bạn .

Xem thêm: Cách tạo và soạn thảo văn bản trên Google Docs

Cách tạo các Bài kiểm tra (Quiz) trong Google Form

Sử dụng chính sách Quiz của Google Form là một cách thuận tiện tăng tương tác của bạn với khách truy vấn. Bên trong setup biểu mẫu của mình, bạn sẽ tìm thấy tab Quiz ( bài kiểm tra ) .

• Hãy đánh dấu mục “Đặt làm bài kiểm tra”
• Chọn Công bố điểm (ngay mỗi lần nộp hoặc Sau đó, sau khi đánh giá thủ công)
• Tiếp tục chọn các mục khác theo nhu cầu của bạn

Khi tính năng này được bật, bạn sẽ thấy nút Câu vấn đáp mới ở dưới cùng bên trái của mỗi câu hỏi. Nhấp vào nó, sau đó chọn câu vấn đáp đúng cho câu hỏi của bạn .

Bạn có thể tùy chọn thêm phản hồi câu trả lời cho cả câu trả lời đúng và sai, với một liên kết để người trả lời xem thêm thông tin nếu cần.

Lưu ý rằng các bài kiểm tra này chỉ hoạt động với các câu hỏi trắc nghiệm, hộp kiểm và danh sách thả xuống.

Cách dễ dàng thiết kế Google Form của bạn 

Nếu như muốn kể ra một nhược điểm của Google Form, thì đó chính là việc bạn không có nhiều lựa chọn trong việc thiết kế biểu mẫu. Biểu mẫu của Google bao gồm màu tiêu đề hoặc hình ảnh, cùng với một màu sắc sáng hơn làm nền. Theo mặc định, biểu mẫu mới có màu tím, trong khi biểu mẫu dựng thường bao gồm một hình ảnh.

Nhấp vào hình tượng bảng màu ở trên cùng bên phải để kiểm soát và điều chỉnh phong cách thiết kế của bạn. Bạn hoàn toàn có thể chọn một trong 15 màu không lấy phí. Hoặc bạn hoàn toàn có thể nhấp vào hình tượng ảnh để chọn ảnh hoặc bản vẽ kiểu Google Doodle từ thư viện của Google làm ảnh tiêu đề biểu mẫu của bạn. Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể chọn ảnh từ Google Drive hoặc tải lên ảnh mới và cắt ảnh để vừa với làm tiêu đề biểu mẫu. Sau đó, biểu mẫu sẽ tự động hóa chọn màu nền tương thích với ảnh của bạn .

Mặc dù hình ảnh tiêu đề có gồm có ảnh động. GIF, nhưng nếu bạn thêm chúng vào biểu mẫu của mình, chúng sẽ Open dưới dạng ảnh tĩnh tiêu chuẩn. Có lẽ trong tương lai Google Form sẽ tương hỗ GIF, nhưng hiện tại, hình ảnh tính và sắc tố là những tùy chọn phong cách thiết kế duy nhất trong Form .

Nếu bạn thêm ảnh của chính mình làm tiêu đề, Google sẽ chỉ lưu phiên bản đã cắt của ảnh đó vào Drive.

Xem thêm: Hướng dẫn cách chèn Google Sheets vào Google Docs để cập nhật dữ liệu tự động

Cách lưu trữ câu trả lời của biểu mẫu trong một bảng tính Google Sheets

Khi đã tạo biểu mẫu, bạn không cần phải làm gì thêm để lưu trữ câu trả lời của người trả lời trong Google Form. Theo mặc định, trong tab Câu trả lời (Responses), bạn sẽ thấy biểu đồ tóm tắt và danh sách các câu trả lời. Chế độ xem phản hồi riêng lẻ sẽ hiển thị biểu mẫu trực tiếp cùng với kết quả từ mỗi người trả lời.

Tab Câu trả lời rất hữu dụng nếu bạn muốn xem kết quả biểu mẫu nhanh chóng, nhưng để có thêm công cụ phân tích câu trả lời, bạn có thể liên kết biểu mẫu của mình với bảng tính Google Sheets. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng Sheets màu xanh lục trong tab Câu trả lời hoặc nhấp vào Chọn Đích đến cho câu trả lời trong menu, sau đó tạo bảng tính mới hoặc chọn một bảng tính hiện có để lưu trữ câu trả lời từ Form của bạn.

Lưu ý : Bạn hoàn toàn có thể tàng trữ tác dụng từ nhiều biểu mẫu trong một bảng tính ; mỗi câu vấn đáp của biểu mẫu sẽ được lưu vào một trang tính riêng không liên quan gì đến nhau. Tuy nhiên, bạn không hề lưu câu vấn đáp của nhiều biểu mẫu vào một trang tính duy nhất .Một điều tuyệt vời khi lưu những mục nhập Google Form vào bảng tính Google Sheets là hiệu quả được cập nhất rất nhanh. Mọi biến hóa của bạn như Tên trường, câu vấn đáp trong form đều được update ngay lập tức trong Sheets .Lưu ý rằng bạn hoàn toàn có thể đổi khác những câu hỏi của biểu mẫu và những tùy chọn vấn đáp bất kể khi nào, nhưng nếu bạn làm vậy, những mục đã được lưu trước đó sẽ không biến hóa. Google Form luôn giữ bản sao rất đầy đủ của toàn bộ tài liệu biểu mẫu của bạn, thế cho nên nếu bạn vô tình xóa nội dung nào đó khỏi bảng tính của mình, đừng lo ngại .Chỉ cần mở setup phản hồi trong biểu mẫu của bạn và hủy link nó khỏi bảng tính của bạn hoặc nhấp vào Biểu mẫu -> Hủy link Biểu mẫu bên trong bảng tính của bạn. Sau đó, liên kết lại biểu mẫu với bảng tính của bạn và Google Form sẽ thêm lại toàn bộ tài liệu biểu mẫu vào một trang tính mới .

Với dữ liệu biểu mẫu của bạn trong bảng tính, bạn có thể sử dụng công thức của Google Sheets để tính giá trị hoặc tạo biểu đồ tùy chỉnh nhằm trực quan hóa dữ liệu của mình. Thêm định dạng có điều kiện vào bảng tính và bạn sẽ có thể xem nhanh các mẫu trong câu trả lời biểu mẫu của mình.

Có một tính năng bổ sung hữu ích khác với Sheets mà bạn không nên bỏ lỡ: thông báo. Theo mặc định, Google Form có thể gửi email cho bạn bất cứ khi nào biểu mẫu được điền, nhưng hãy nhấp vào Công cụ -> Quy tắc thông báo trong Google sheets để xem các tùy chọn chi tiết hơn. Ở đó, bạn có thể chọn nhận email chỉ một lần mỗi ngày với bản tóm tắt tất cả các câu trả lời hoặc bất cứ khi nào thay đổi được thực hiện đối với mục nhập biểu mẫu.

Hơn nữa, để có nhiều tính năng hơn, bạn hoàn toàn có thể thêm tiện ích bổ trợ của Google Sheets để đưa công thức vào câu vấn đáp khảo sát, gửi thông tin tùy chỉnh, …

Xem thêm: 4 cách tạo các loại biểu đồ trong Google Sheets chuyên nghiệp

Cách chia sẻ biểu mẫu trong Google Form

Bạn đã tạo một biểu mẫu và giờ đây đã đến lúc san sẻ biểu mẫu đó với mọi người và nhận phản hồi cho những câu hỏi của bạn. Hoặc có lẽ rằng bạn muốn nhận phản hồi từ nhóm của bạn về biểu mẫu mới của mình. Dù mục tiêu san sẻ là gì, đây là những gì bạn cần làm trong Google Form .

Chia sẻ biểu mẫu để chỉnh sửa

Một trong những tính năng tốt nhất của Google Form là bạn hoàn toàn có thể san sẻ biểu mẫu cốt lõi với những người khác để họ giúp bạn tạo và chỉnh sửa biểu mẫu. Các tính năng san sẻ tương tự như như trong Google Docs và Sheets .Chỉ cần mở menu Form và chọn Thêm cộng tác viên, sau đó nhập địa chỉ email của từng cộng tác viên. Hoặc nhấp vào link Thay đổi … để đặt biểu mẫu ở chính sách công khai minh bạch trên web hoặc chỉ bên trong tổ chức triển khai của bạn .Bạn muốn tạo bản sao mẫu biểu mẫu của riêng mình ? Chỉ cần tạo biểu mẫu, sau đó nhấp vào menu của biểu mẫu và chọn Tạo bản sao. Hoặc san sẻ biểu mẫu khởi đầu của bạn và sau đó mọi người hoàn toàn có thể tạo bản sao của riêng họ

Cài đặt Chia sẻ  Google Form

Sau khi biểu mẫu của bạn triển khai xong, hãy nhớ kiểm tra setup biểu mẫu trước khi san sẻ nó với mọi người. Nhấp vào hình tượng bánh răng để mở setup, nơi bạn hoàn toàn có thể thêm trang xác nhận vào biểu mẫu của mình. Trang này hoạt động giải trí giống như trường miêu tả biểu mẫu không có định dạng nhưng tương hỗ cho những link .Bạn cũng hoàn toàn có thể chọn san sẻ biểu mẫu chỉ trong tổ chức triển khai của mình hoặc công khai minh bạch với bất kể ai có link. Ngoài ra còn có những tùy chọn để tích lũy tên người dùng của họ ( địa chỉ email Google Apps của họ ) hoặc chỉ được cho phép một phản hồi ( nhu yếu người vấn đáp đăng nhập vào thông tin tài khoản Google của họ ) .

Trong các tùy chọn phản hồi, bạn có thể cho phép người dùng gửi một câu trả lời khác, chỉnh sửa câu trả lời của họ hoặc xem tóm tắt tất cả các câu trả lời. Bạn cũng có thể yêu cầu Google hiển thị thanh tiến trình dựa trên số phần đã hoàn thành hoặc xáo trộn thứ tự câu hỏi.

Có một điều nữa bạn cần chú ý quan tâm : ngôn từ .Google sẽ hiển thị giao diện của biểu mẫu bằng ngôn từ mặc định cho vị trí của người nhận của bạn. Giả sử, nếu fan hâm mộ của bạn ở Nhật Bản và câu hỏi trong biểu mẫu của bạn bằng tiếng Anh, văn bản UI như Bắt buộc và Gửi sẽ bằng tiếng Nhật trong khi câu hỏi của bạn bằng tiếng Anh .

Xem thêm: Hướng dẫn bốn cách lưu hình ảnh từ Google Docs về máy tính rất dễ thực hiện

Chia sẻ biểu mẫu đã hoàn thành trực tuyến

Để san sẻ trực tuyến biểu mẫu hoàn hảo của mình, bạn chỉ cần nhấp vào nút Gửi ở trên cùng bên phải để san sẻ biểu mẫu qua email hoặc mạng xã hội, sao chép link đến biểu mẫu hoặc lấy mã nhúng để thêm vào website của bạn .Với link, bạn hoàn toàn có thể sao chép một link dài rất đầy đủ hoặc lấy một link rút gọn dạng goo.gl/forms/ để san sẻ thuận tiện hơn trên mạng xã hội. Tùy chọn nhúng gồm có những tùy chọn chiều rộng và chiều cao để tương thích với biểu mẫu trong phong cách thiết kế website của bạn .

Chia sẻ Google form bên trong email

Chia sẻ biểu mẫu qua email gồm có một tùy chọn bổ trợ : gồm có biểu mẫu trong email. Thao tác này sao chép những tùy chọn biểu mẫu thực tiễn của bạn vào email và nếu người nhận của bạn sử dụng Gmail, họ hoàn toàn có thể điền vào biểu mẫu bên trong hộp thư đến Gmail của họ, nhấp vào Gửi và gửi câu vấn đáp của họ mà không cần nhìn thấy biểu mẫu thực của bạn. Tuy nhiên, tính năng này chỉ hoạt động giải trí trong Gmail .

Chia sẻ biểu mẫu điền sẵn

Bạn muốn nhận phản hồi với một biểu mẫu được điền một phần? Có lẽ một người liên hệ nhấp vào một nút trên trang web của bạn nói rằng họ không thích một sản phẩm, vì vậy bạn muốn biểu mẫu khảo sát tự động phản ánh điều đó. Hoặc có thể bạn có một biểu mẫu cần được điền thông tin tương tự mỗi tuần và bạn không muốn nhập lại.

Đối với những trường hợp như thế này, hãy nhấp vào tùy chọn Nhận link được điền trước trong menu Form, sau đó điền vào những tùy chọn bạn muốn trên biểu mẫu. Nhấp vào nút Gửi ở cuối và Google sẽ phân phối cho bạn một link duy nhất để san sẻ bản sao của biểu mẫu đó với những câu vấn đáp được điền sẵn .

Chia sẻ dưới dạng bản in hoặc PDF

Google form được cho phép bạn dể dàng in biểu mẫu của mình. Chỉ cần nhấp vào In trong menu Form của bạn và Google Form sẽ tạo bản sao biểu mẫu theo kiểu phiếu vấn đáp mà bạn hoàn toàn có thể in hoặc lưu dưới dạng PDF .Các tùy chọn dạng lưới và trắc nghiệm hiển thị những ô trống để điền vào, trong khi những trường văn bản gồm có những dòng trống cho câu vấn đáp. Khi người vấn đáp đã điền vào biểu mẫu giấy của bạn, bạn chỉ cần nhập câu vấn đáp của họ vào bảng tính Google Sheets để lưu chúng cùng với những mục nhập biểu mẫu khác của bạn .

Xem thêm: CÁCH XÓA THÔNG TIN CÁ NHÂN KHỎI TÀI LIỆU OFFICE TRƯỚC KHI CHIA SẺ

Tiện ích bổ sung của Google Form

Google Form mặc dầu có ích, nhưng vẫn thiếu 1 số ít tính năng mê hoặc. Tiện ích bổ trợ của biểu mẫu được cho phép bạn thêm những tính năng khác vào biểu mẫu của mình, nhận thông tin tùy chỉnh, biến biểu mẫu của bạn thành tài liệu, …

Có hàng loạt thư viện những tiện ích bổ trợ được ẩn trong menu Google Form. Chỉ cần nhấp vào menu, nhấp vào Tiện ích bổ trợ …, sau đó tìm một tiện ích bổ trợ mà bạn muốn setup nó .Hầu hết những tiện ích bổ trợ của Google Form chạy trong hành lang cửa số bật lên ở phía dưới bên phải của trình chỉnh sửa biểu mẫu của bạn và chúng cũng hoàn toàn có thể gồm có một ngăn tùy chọn mở ra ở giữa trình chỉnh sửa của bạn. Để mở tiện ích bổ trợ, chỉ cần chọn nó trong menu tiện ích bổ trợ, quản trị setup của những tiện ích này được tìm thấy từ hành lang cửa số bật lên tiện ích bổ trợ và sau đó nó sẽ tự động hóa chạy trong nền .

Không có tùy chọn menu để quản lý hoặc xóa tiện ích bổ sung; thay vào đó, chỉ cần mở lại ngăn Tiện ích bổ sung, tìm tiện ích bổ sung bạn muốn xóa, nhấp vào nút Quản lý màu xanh lục, sau đó chọn Xóa trong menu của tiện ích đó.

Dưới đây là một số tiện ích bổ sung Form tốt nhất mà bạn có thể cần đến:

• All Questions Required?  thêm một nút chuyển đổi đơn giản để biến tất cả các câu hỏi được thành bắt buột — hoặc không — trong một cú nhấp chuột.
• CheckItOut cho phép bạn đăng nhập hoặc đăng xuất các mục bằng biểu mẫu, về cơ bản bằng cách sắp xếp lại dữ liệu từ danh mục này sang danh mục khác trong bảng tính.
• Choice Eliminator 2 loại bỏ các tùy chọn khỏi các câu hỏi trắc nghiệm, danh sách hoặc hộp kiểm nếu chúng đã được chọn.
• Data Director thêm câu trả lời của biểu mẫu vào các trang tính thay thế và gửi thông báo qua email dựa trên các điều kiện được thiết lập.
• docAppender thêm kết quả biểu mẫu của bạn vào cuối tài liệu Google Docs thay vì Sheets.
• formLimiter giới hạn số lần biểu mẫu của bạn có thể được trả lời, dùng để theo dõi một số câu trả lời, ngày và giờ hoặc một giá trị nào đó, cũng như vô hiệu hóa form của bạn khi nó đã được điền vào.
• Form Notifications gửi thông báo email tùy chỉnh cho bạn và tùy chọn gửi kết quả biểu mẫu và lời cảm ơn.
• Form Publisher tạo tài liệu Google Documents, tệp PDF hoặc bảng tính duy nhất cho mỗi mục nhập, sau đó chia sẻ chúng qua email.
• g(Math) thêm đồ thị và hàm số vào các dạng. Nhập công thức của bạn ở định dạng LaTeX hoặc thêm một hàm vào biểu đồ, sau đó chèn nó dưới dạng hình ảnh vào biểu mẫu của bạn.
• …

Hoặc, nếu bạn đang tàng trữ tài liệu biểu mẫu của mình trong bảng tính Google Sheets, có rất nhiều tiện ích bổ trợ dành cho Sheets giúp bạn thao tác hiệu suất cao hơn. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tự tạo Add-ons riêng của mình với Google Apps Script

Apps Scripts cho phép bạn thêm các tùy chọn biểu mẫu, gửi thông báo và hơn thế nữa chỉ với một vài dòng mã Javascript. Bạn có thể tìm Google Apps Scripts trực tuyến hoặc tìm hiểu cách xây dựng của riêng bạn bằng cách sử dụng các hướng dẫn của Google để tạo tiện ích bổ sung cho Biểu mẫu .

Nhờ năng lực tích hợp sâu với Google Sheets – và vô số tiện ích bổ trợ – Google Form hoàn toàn có thể là một công cụ can đảm và mạnh mẽ để thu thập dữ liệu và khai thác tài liệu để có thông tin chi tiết cụ thể mà không cần rời khỏi Google Apps .

Xem thêm: Hướng dẫn cách bảo vệ trang tính trong Google Sheets

Kết luận

Hy vọng, qua bài viết này bạn đã biết tạo một Form chuyên nghiệp với Google Form để thu thập dữ liệu dễ dàng. Khi các bạn thu thập dữ liệu bằng Google Form thì kết quả sẽ trả về dưới dạng bảng tính Google Sheet. Để có thể đọc hiểu được bảng tính, quản trị các dữ liệu trong bảng để rút ra được thông tin hữu ích thì các bạn cần biết dùng Google Sheet.

Gitiho có cung ứng khóa học về Google Sheet dành cho những bạn muốn sử dụng công cụ này vào việc làm :Khóa học sẽ giúp bạn sử dụng thành thạo Google Sheet, ứng dụng để thay thế sửa chữa một số ít tác vụ của Excel trong việc làm. Hệ thống bài giảng được sắp xếp kim chỉ nan xen kẽ với thực hành thực tế, giúp những bạn học đến đâu nắm chắc luôn đến đó. Trong thời hạn học, nếu những bạn có điều vướng mắc chưa hiểu thì hãy trao đổi với giảng viên trong mục Hỏi – Đáp nhé. Mọi câu hỏi của học viên sẽ được vấn đáp trong vòng 24 h. Chúc những bạn luôn học tập hiệu suất cao !
Cùng tham gia hội đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng