Kỹ năng giao tiếp giống như món ăn hàng ngày chúng ta thưởng thức. Nhưng kỹ năng giao tiếp là gì? Có các cấp độ kỹ năng giao tiếp nào? Hãy cùng Hotelcareers tìm hiểu nhé!
Contents
Giao tiếp là gì?
Giao tiếp ( Communication ) là quy trình truyền tải thông điệp từ chủ thể này tới một chủ thể khác. Thông điệp ở đây được hiểu là lời nói, ký hiệu, tín hiệu, quy tắc giao tiếp mà cả hai chủ thể cùng hiểu .
Kỹ năng là gì?
Kỹ năng ( Skill ) là cách một chủ thể triển khai hành vi dựa vào năng lượng hay năng lực để đạt tiềm năng mong ước trong một khoảng chừng thời hạn nhất định .
Có thể bạn quan tâm
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Từ định nghĩa về kỹ năng và giao tiếp ta có thể hiểu Kỹ năng giao tiếp (Communication Skills) là khả năng sử dụng ngôn ngữ, ký hiệu, dấu hiệu, quy tắc giao tiếp để truyền tải thông điệp đến người khác một cách tốt nhất. Đồng thời tiếp nhận thông điệp một cách chủ động hiệu quả, thúc đẩy quá trình giao tiếp hai chiều.
Tầm quan trọng của giao tiếp
Giao tiếp là nhu yếu cơ bản của con người, trải qua giao tiếp người khác mới biết bạn cần gì, muốn gì. Giao tiếp hoàn toàn có thể trải qua lời nói, hành vi, tín hiệu, ký hiêu, … Ví dụ một đứa trẻ dù chưa biết nói, nhưng khi nó cất tiếng khóc nghĩa là nó đang biểu lộ nhu yếu của mình, hoàn toàn có thể là nó đói, nó khát, nó cần sự yêu thương .
Nếu không có giao tiếp xã hội sẽ không sống sót, con người sẽ không hiểu nhau, không có sự link ràng buộc. Giao tiếp là cơ sở để duy trì và tăng trưởng những mối quan hệ xung quanh. Sẽ thật đáng sợ nếu một ngày nào đó con người không còn hiểu nhau .
Thông qua quy trình giao tiếp, xã hội hình thành những quy chuẩn đạo đức, văn hóa truyền thống giao tiếp, chuẩn mực xã hội. Từ đó, cá thể mỗi người tự kiểm soát và điều chỉnh bản thân để tương thích với hội đồng xã hội .
Vai trò của kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp giúp tạo dựng quan hệ
Chỉ có thông qua giao tiếp, vận dụng các kỹ năng giao tiếp hiệu quả bạn mới có thể xây dựng và mở rộng các mối quan hệ. Và các mối quan hệ là tiền đề giúp bạn phát triển sự nghiệp và có cuộc sống ổn định.
Kỹ năng giao tiếp giúp gắn kết quan hệ
Mỗi cá thể cá thể cần trang bị cho mình kiến thức và kỹ năng giao tiếp để đồng cảm những người xung quanh. Cha mẹ trải qua giao tiếp để hiểu, đồng cảm và san sẻ với con cái, ngược lại cũng nhờ những kiến thức và kỹ năng giao tiếp mà con cháu hiểu lòng cha mẹ. Đồng nghiệp trải qua kỹ năng và kiến thức giao tiếp để hiểu nhau, tương hỗ và cùng nhau thao tác hiệu suất cao .
Kỹ năng giao tiếp giúp làm việc nhóm hiệu quả
Làm việc nhóm là yêu cầu bắt buộc trong các doanh nghiệp, tổ chức. Việc sử dụng kỹ năng giao tiếp sẽ giúp các thành viên dễ dàng hiểu nhau, cùng phối hợp hành động vì mục tiêu chung của nhóm. Từ đó, đem lại hiệu quả cao cho nhóm, doanh nghiệp ngày càng phát triển bền vững.
Kỹ năng giao tiếp giúp tăng hiệu suất công việc
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả đặc biệt quan trọng nơi công sở. Để truyền đạt thông tin, ý tưởng tới đồng nghiệp, cấp trên hay đối tác bạn cần phải giao tiếp. Giao tiếp hiệu quả sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ, kế hoạch công việc được thực hiện nhanh hơn, hiệu suất công việc cao hơn.
Kỹ năng giao tiếp tạo thành công
Nếu các kỹ năng chuyên môn được xem là điều kiện cần thì kỹ năng giao tiếp chính là điều kiện đủ cho sự thành công của một người. Thật vậy, ở nơi làm việc luôn được xem là môi trường phức tạp nhiều cạnh tranh, giao tiếp tốt với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng chính là yếu tố giúp bạn thành công và thăng tiến trong nghề nghiệp.
Nếu bạn đang giữ vai trò quản trị, kiến thức và kỹ năng giao tiếp còn đặc biệt quan trọng quan trọng hơn. Lúc này bạn không chỉ giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên, đối tác chiến lược mà bạn còn phải giao tiếp với nhân viên cấp dưới cấp dưới. Kỹ năng giao tiếp tôt giúp bạn đồng cảm nhân viên cấp dưới từ đó đưa ra những chỉ huy hài hòa và hợp lý, phát huy thế mạnh của nhân viên cấp dưới để đạt được tiềm năng việc làm, kế hoạch phòng ban và công ty .
5 cấp độ kỹ năng giao tiếp
Cấp độ kỹ năng giao tiếp 5 sao – Excellent (Xuất sắc)
Những người đạt được năng lực giao tiếp 5 sao là những người dám đương đầu với trường hợp giao tiếp khó khăn vất vả nhất. Bình tĩnh, tự tin trình diễn những yếu tố phức tạp và nhạy cảm nhất cho người khác, dù đó chỉ huy cấp cao, đối tượng người tiêu dùng nguy khốn, những người đồng cấp hay kém hơn .
Người đạt Lever giao tiếp 5 sao luôn có kế hoạch giao tiếp rõ rang, giọng điệu linh động, ngôn từ phong phú, tính thuyết phục cao, tạo ảnh hưởng tác động lên người nghe. Ngoài năng lực truyền đạt, những người ở Lever xuất sắc còn biết lắng nghe và sẵn sàng chuẩn bị gật đầu quan điểm phản hồi .
Cấp độ kỹ năng giao tiếp 4 sao – Very good (Rất tốt)
So với những người giao tiếp 5 sao họ chỉ kém một chút ít. Họ không cần ai hướng dẫn vẫn tự tin giao tiếp trong trường hợp khó khăn vất vả. Khả năng thuyết trình mạch lạc những yếu tố phức tạp với những đối tượng người tiêu dùng khác nhau .
Những người giao tiếp ở Lever 4 sao có đủ năng lực giải quyết và xử lý những trường hợp phát sinh trong giao tiếp, hiểu rõ những gì mình đang truyền đạt. Đặc biệt là biết lắng nghe, chuẩn bị sẵn sàng đồng ý phản hồi từ người khác .
Cấp độ kỹ năng giao tiếp 3 sao – Good (Tốt)
Người đạt trình độ giao tiếp 3 sao hoàn toàn có thể vận dụng năng lượng lúc khó khăn vất vả, dù đôi lúc vẫn cần người khác hướng dẫn. Khả năng trình diễn rõ ràng, mạch lạc những nội dung cơ bản tới người nghe. Biết vận dụng ngôn từ, giọng điệu trong giao tiếp. Biết lắng nghe và khơi gợi giao tiếp hai chiều .
Cấp độ kỹ năng giao tiếp 2 sao – Average (Cơ bản)
Người đạt trình độ giao tiếp 2 sao chỉ hoàn toàn có thể vận dụng năng lượng trong những trường hợp giao tiếp có độ khó vừa phải, vẫn cần có sự tương hỗ và hướng dẫn từ người khác. Khả năng trình diễn rõ ràng tới nhiều đối tượng người tiêu dùng, nhưng nhiều lúc ngôn từ và giọng điệu không thật đúng mực. Biết lắng nghe, biết chăm sóc người nói, có ý thức khơi gợi giao tiếp hai chiều .
Cấp độ kỹ năng giao tiếp 1 sao – Poor (Kém)
Người 1 sao là trình độ giao tiếp kém, chỉ có năng lực vận dụng trường hợp cơ bản và vẫn cần rất nhiều sự hướng dẫn từ người khác. Có năng lực diễn đạt quan điểm của mình dù chưa thật mạch lạc. Biết lắng nghe nhưng không biết khơi gợi giao tiếp hai chiều .
Các kỹ năng giao tiếp cơ bản
Kỹ năng giao tiếp cơ bản là những kỹ năng một người bình thường phải rèn luyện thành thành thạo để gặt hái thành công trong công việc cũng như cuộc sống. Dưới đây là các kỹ năng cơ bản bạn cần biết.
Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp
Trước khi học nói bạn phải học lắng nghe. Lắng nghe không có nghĩa là không nói gì mà lắng nghe là một nghệ thuật và thẩm mỹ, lắng nghe dữ thế chủ động, khơi gợi cảm hứng cho người nói, tạo thành tương tác hai chiều .
Kỹ năng lắng nghe giúp các mối quan hệ trở nên gần gũi thân thiết. Để cải thiện kỹ năng lắng nghe, điều đầu tiên cần làm là không ngắt lời người nói, thi thoảng mỉm cười hoặc gật đầu để người nói biết bạn đang quan tâm đến vấn đề anh ta trình bày.
Kỹ năng quan sát trong giao tiếp
Cho dù là bạn nói hay nghe bạn cũng cần phải vận dụng kỹ năng và kiến thức quan sát để có những kiểm soát và điều chỉnh tương thích với đối tượng người dùng. Kỹ năng quan sát giúp bạn đoán định được tâm ý đối phương từ đó đưa ra quyết định hành động chuẩn xác. Ví dụ : Bạn là người bán hàng, bạn phải thuyết phục người mua mua mẫu sản phẩm, sử dụng kiến thức và kỹ năng quan sát giúp bạn biết người mua thích hãy không thích, liệu có cần đổi khác giải pháp, đâu là thời gian chốt .
Kỹ năng giao tiếp ứng xử
Chào hỏi, tạm biệt, cảm ơn là những câu bạn tiếp tục sử dụng trong mỗi cuộc giao tiếp. Vấn đề ở đây là văn hóa truyền thống, đối tượng người tiêu dùng, những tầng lớp khác nhau sẽ có những kỹ năng và kiến thức ứng xử khác nhau. Người Nước Ta phân ra những ngôi thứ khác nhau, do đó cách chào hỏi cũng phải linh động để không làm mất lòng nhau .
Bạn gặp một người hơn bạn chút tuổi bạn chào bằng chú / cô đương nhiên người nghe sẽ không thích, giống như bạn nói người ta già quá rồi. Với người mới quen bạn chào hỏi nhã nhặn kèm theo bắt tay, với người thân thiết bạn chào hòi thân thiện, thậm chí còn là vui đùa. Tùy vào mỗi thực trạng, đối tượng người dùng khách nhau mà ứng dụng những kỹ năng và kiến thức ứng xử khác nhau. Bạn cần nâng tầm nó lên thành thẩm mỹ và nghệ thuật ứng xử .
Kỹ năng thuyết phục
Trước hết tất cả chúng ta cần hiểu kỹ năng và kiến thức thuyết phục là gì ? Nó chính là năng lực làm đổi khác thái độ, niềm tin, hành vi của người khác. Có rất nhiều cách để triển khai điều này, như trải qua hành vi, việc làm nhưng thường người ta sẽ truyền một thông điệp hàm chứa cảm hứng, lý luận mang tính thuyết phục hoặc tích hợp những yếu tố để thuyết phục người khác. Kỹ năng thuyết phục gồm có những bước sau :
- Tạo dựng mối quan hệ
- Tạo dựng lòng tin đối với người khác
- Lựa chọn thời điểm thuyết phục, cách nói chuyện phù hợp.
- Nắm bắt được sự tương đồng
- Luôn có dẫn chứng và lập luận khi thuyết phục
Kỹ năng làm việc nhóm
Làm việc nhóm ( Teamwork ) là việc tập hợp nhiều người ( 2 người trở lên ) cùng thao tác để triển khai xong một tiềm năng nhất định. Cá nhân mặc dầu xuất sắc đến đâu cũng không hề tự mình làm toàn bộ những việc làm, đặc biệt quan trọng là một khối lượng việc làm lớn. Vì vậy, cần tập hợp nhiều người lại thành một nhóm để quy trình tiến độ việc làm nhanh hơn, hiệu suất cao hơn .
Số lượng người càng lớn, mối quan hệ và sự phối hợp càng trở nên phức tạp đòi hỏi phải có kỹ năng giao tiếp nhóm. Mọi người lắng nghe và thấu hiểu nhau, tạo dựng lòng tin phát huy tối đa điểm mạnh cá nhân, che đậy khuyết điểm. Tất cả vì mục tiêu hoàn thành công việc nhóm đảm nhận. Để có một nhóm tốt chúng ta phải trải qua các bước sau:
- Xác định mục tiêu của nhóm.
- Kết nối và xây dựng đội nhóm.
- Giải quyết xung đột, mâu thuẫn.
- Xây dựng quy trình làm việc nhóm.
- Hoàn thiện và phát triển nhóm.
Kỹ năng xử lý tình huống
Trong bất kể cuộc giao tiếp nào cũng sẽ xảy ra những trường hợp, hoàn toàn có thể là trường hợp đã được dự báo trước, hoàn toàn có thể là trường hợp giật mình. Vấn đề đặt ra với bạn là Dự kiến và giải quyết và xử lý trường hợp thế nào để đạt hiệu suất cao tốt nhất .
Cách tốt nhất để giải quyết và xử lý tình là Dự kiến nó, khi lường trước được bạn sẽ có nhiều giải pháp tương thích. Còn khi nó đã xảy ra, điều tiên phong là lắng nghe, đồng cảm, đồng cảm, san sẻ và ngay lập tức đưa ra giải pháp xử lý. Cuối cùng là thực thi đúng với lời hứa và lắng nghe phản hồi từ đối phương ( người mua ) .
Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp
Tưởng chừng đặt câu hỏi là một việc làm quá đỗi thuận tiện, ai cũng hoàn toàn có thể làm được. Tuy nhiên, thực sự là đặt câu hỏi cũng cần mưu trí và nên biết khi nào đặt câu hỏi. Trong cuộc trò chuyện, nếu chỉ lắng nghe thụ động thì người kia sẽ thấy nhàm và như đang chuyện trò một mình. Hãy dữ thế chủ động lắng nghe rồi trao đổi thông tin qua lại giúp cuộc trò chuyện trở nên ý nghĩa .
Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, ảnh hưởng lớn tới công việc và cuộc sống. Không phải ai sinh ra đã có kỹ năng giao tiếp tốt, biết cách trò chuyện hay, hấp dẫn. Có những người được coi là “sinh ra đã ở vạch đích” – có tài ăn nói, hoạt ngôn, dễ bắt chuyện,… Thế nhưng, bản thân họ cũng cần phải cố gắng, liên tục rèn luyện, nắm bắt cơ hội. Ai cũng có những cơ hội riêng, cũng có thể chạm tới thành công nếu không ngừng phấn đấu.
Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp thật tốt, bạn nên:
- Đọc sách đều đặn
- Mạnh dạn, tự tin.
- Tích cực tham gia các hoạt động tập thể để trải nghiệm, rèn luyện và tích lũy kỹ năng.
- Kết bạn với những người giao tiếp tốt để học hỏi, nâng cao khả năng.
- Sẵn sàng lắng nghe ý kiến đóng góp của người khác.
- Tạo dựng hình ảnh cá nhân, tạo dựng phong thái tự tin khi giao tiếp.
Lỗi thường gặp trong giao tiếp
- Lỗi ngắt lời => Giải quyết: Không ngắt lời, bình tĩnh lắng nghe. Nếu cần ngắt lời phải xin lỗi hoặc xin phép.
- Lỗi hay chê bai => Giải quyết: Không chê bai, nói xấu người khác trong bất cứ trường hợp nào. Nên tránh nói đế các vấn đề nhạy cảm, vùng miền, dân tộc, tôn giáo.
- Lỗi vòng vo => Giải quyết: Nói dứt khoát, rõ ràng vào vấn đề.
- Lỗi tư thế, cử chỉ giao tiếp => Giải quyết: không khoanh tay, xem đồng hồ, ngắm móng tay, không nheo mắt, nhìn chằm chằm, cười không chân thật, không gãi đầu, gãi cổ, cử động nhiều không tập trung khi giao tiếp, không nói quá to, không khua tay, múa chân, thể hiện thái độ lo lắng hay vui vẻ quá khi giao tiếp.
- Lỗi sai chủ đề => Giải quyết: Nói đúng chủ đề, không khơi gợi những chuyện người khác không muốn nghe, động chạm lòng tự ái.
- Lỗi sử dụng chủ ngữ => Giải quyết: Sử dụng tôi hay chúng ta một cách phù hợp.
- Lỗi thì thầm với người khác trong tập thể => Giải quyết: Trước tập thể đông người tuyệt đối không được thì thầm với cá nhân hay nhóm người nào đó.
- Lỗi không nhớ tên người đối diện => Giải quyết: Bằng mọi cách bạn cần nhớ tên người đang nói chuyện.
4.9 / 5 – ( 30 votes )
Source: https://dichvubachkhoa.vn
Category : Liên Hệ