Vậy hãy cùng CoffeeHR tìm hiểu những phương pháp để sắp xếp thời gian hiệu quả nhất tại bài viết dưới đây .
Contents
Quản lý thời gian là gì?
Theo cách hiểu đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân chính là việc sắp xếp và phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định. Việc chúng tantalum lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào mục đích của bản thân, bạn hoàn toàn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm .
5 Lợi ích của quản lý thời gian
Có rất nhiều lợi ích của việc quản trị thời gian thông minh, nhưng chúng tantalum chưa nắm bắt được qi tiết. Hiểu được điều này, CoffeeHR sẽ chia sẻ chi tiết về những vai trò quan trọng của kỹ năng này trong cuộc sống của mỗi cá nhân.
Tăng năng suất và hiệu quả công việc
Có một sự thật rằng việc quản trị thời gian sẽ giúp bạn nâng cao năng suất lao động và đạt chất lượng công việc cao hơn. Bởi trong cùng một công việc và trong cùng khoảng thời gian giống nhau, hiệu quả làm việc của mỗi người sẽ khác nhau .
Người biết cách tận dụng, quản lý thời gian tốt hơn sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách thoải mái và đúng tiến độ của công việc. Và ngược lại, người không biết quản trị thời gian thông minh sẽ dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, “ chạy đua ” với thời hạn công việc .Giảm áp lực công việc
Một lợi ích quan trọng cần được kể đến của quản trị quỹ thời gian là cách để bạn giảm tải áp lực trong mọi công việc. Nghĩa là việc phân chia và thực hiện công việc một cách khoa học và hợp lý theo kế hoạch lập sẵn sẽ giúp bạn giải quyết tất cả vấn đề nhanh gọn. Đặc biệt là với tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong xử lý các vấn đề .
Sớm đạt được thành công
Bạn là một người biết cách sắp xếp công việc hợp lý thì khả năng sẽ hoàn thành công việc sớm hơn và chính xác hơn rất nhiều. Bởi vì thế, bạn dễ dàng đạt được thành công theo từng giai đoạn trong cuộc sống và công việc .
Hiểu theo cách ngược lại, những người làm việc theo cảm tính, không có sự sắp xếp thường sẽ dễ thất bại vì không hoàn thành đúng thời hạn hoặc bỏ quên các nhiệm vụ đã được giao phó .
Cân bằng cuộc sống
Tầm quan trọng của việc sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp cân bằng cuộc sống hợp lý. Chúng tantalum đều có vốn thời gian như nhau là twenty-four giờ một ngày, để dành cho bản thân, armed islamic group đình và công việc .
Quản trị thời gian hợp lý là bạn vừa có thể tập trung hoàn thành tốt công việc của mình, sẽ vừa có đủ thời gian thư giãn, chăm sóc những người thân và chính bản thân mình .
Đẩy lùi các thói quen xấu
Bạn có biết, tại sao sắp xếp thời gian khoa học lại góp phần loại bỏ các thói quen xấu của bản thân ? Đó là bởi việc trì hoãn công việc không chỉ hạ thấp năng lực bản thân mà sẽ còn ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc được giao .
6 Kỹ năng quản lý thời gian phổ biến
Bạn đã tìm cho mình bản kế hoạch xây dựng quản trị thời gian khoa học chưa ? Đừng quá lo lắng ! CoffeeHR sẽ chia sẻ cho bạn những kỹ năng cơ bản để giúp bạn có thể dễ dàng thực hiện quản trị thời gian cho riêng mình tốt hơn. Hãy cùng theo dõi nhé !
Xác định cấp độ công việc
Kỹ năng đầu tiên bạn cần thực hiện đó là xác định cấp độ công việc của bản thân. Phân biệt các cấp độ công việc đúng đủ giúp bạn biết cách quản lý sắp xếp thời gian phù hợp với mình .
Lời khuyên là bạn nên chia công việc thành hai mức độ bao gồm :
- Mức độ khẩn cấp
- Mức độ quan trọng
Những lượng “ công việc khẩn cấp ” sẽ yêu cầu sự chú ý của bạn ngay lập tức để hoàn thành. Và việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó hay không sẽ phụ thuộc vào các yếu tố khác .
Bên cạnh đó, đối với “ công việc quan trọng ”, nếu như bạn không hoàn thành thì sẽ gây ra nhiều hậu quả về sau cho bạn. Chính bởi vậy, yếu tố phân chia cấp độ khá quan trọng trước chi bắt tay vào thực hiện các bước tiếp theo .Đặt ra mục tiêu
Việc bạn tự đặt right ascension mục tiêu cụ thể cho bản thân được xem là kỹ năng quản lý thời gian vô cùng hiệu quả. Cách xác định được mục tiêu đúng đắn sẽ giúp bạn có thêm động lực cố gắng hơn mỗi ngày .
Tuy vậy, bạn cũng cần phải thiết lập mục đích chính xác và có khả thi thực hiện. Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu thông minh – chic sau :
- Specific: Xác định ngay từ đầu mục tiêu cụ thể và rõ ràng.
- Measurable: Mục tiêu đặt ra cần phải được đo lường để xem xét bạn có đạt được mục tiêu hay là bất khả thi.
- Attainable: Mục tiêu có thể đạt được và bạn cần lựa chọn mục tiêu phù hợp với khả năng của mình.
- Relevant: Các mục tiêu đặt ra nên liên quan đến cuộc sống và công việc để tạo động lực hơn cho bạn.
- Time-bound: Phân chia các mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để hoàn thành tốt nhất.
Lập kế hoạch thực hiện
Sau chi bạn đã đặt radium mục tiêu cụ thể thì cần biết cách lập kế hoạch công việc. Việc xây dựng kế hoạch qi tiết sẽ giúp bạn tận dụng thời gian tốt nhất và làm việc đạt hiệu quả. Dưới đây là kỹ năng lập kế hoạch CoffeeHR chia sẻ mà bạn có thể tham khảo :
- Bước 1: Đặt ra mục tiêu lớn cho bản thân
- Bước 2: Xây dựng kế hoạch chi tiết bằng cách xác định các nhiệm vụ nhỏ cần hoàn thành để đạt mục tiêu lớn
- Bước 3: Chuẩn bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng để thực hiện tốt các bước đã đề ra trong kế hoạch
- Bước 4: Tính toán thời gian hợp lý cho công việc bạn đặt ra
- Bước 5: Xác định phương pháp cụ thể theo dõi quá trình hoàn thành mục tiêu
Tránh làm nhiều việc trong một lúc
Quản lý thời gian và tránh làm nhiều việc trong một lúc hay còn gọi là “ Đa nhiệm ”. Trường hợp mà bạn không có đủ năng lực chuyên môn thì “ Đa nhiệm ” thực sự không phù hợp với bạn .
Tốt hơn hết, bạn cần chia nhỏ nhiệm vụ để từng bước hoàn thành. Bên cạnh đó, việc bạn chỉ tập trung vào các nhiệm vụ đơn lẻ sẽ armed islamic group tăng hiệu quả hơn cho công việc .
Làm chủ tâm lý
Hãy luôn luôn giữ cho bản thân thoải mái là một trong những cách đạt hiệu quả tốt nhất trong công việc. Bởi chắc chắn rằng nếu bạn có tinh thần thư giãn, không có căng thẳng thì sẽ đưa right ascension các quyết định đúng đắn, chính xác và hợp lý hơn. Dưới đây là chia sẻ về những cách giúp bạn điều chỉnh tâm lý :
- Cười: Hành động “cười” này giúp bạn giảm các hormone căng thẳng và gia tăng sự hạnh phúc trong bạn
- Thiền: Theo nghiên cứu, thiền trong khoảng thời gian ít nhất 10 phút giúp giải tỏa stress
- Ăn sô cô la đen: Thực phẩm socola đen này giúp bạn giảm thiểu căng thẳng, mệt mỏi đã được chứng minh khoa học
- Nghe nhạc: Hãy thưởng thức một bài hát yêu thích sẽ khiến bạn thư giãn và thoải mái hơn
- Khiêu vũ: Hoạt động vừa nâng cao tinh thần vừa có ích cho sức khỏe
Xử lý “kẻ cắp thời gian”
Luôn có những “ kẻ cắp thời gian ” trong quá trình bạn nỗ lực hoàn thành những mục tiêu đã đề radium. Thật vậy, bạn sẽ có thể gặp phải những người hoặc yếu tố khiến bạn phân tâm, xao nhãng chi thực hiện các công việc của bản thân .
Gọi là những “ kẻ cắp thời gian ” có thể là việc cá nhân, đồng nghiệp hỏi chuyện, lướt web… Và tốt hơn hết, bạn cần giải quyết vấn đề này triệt để, đảm bảo không ảnh hưởng tới chất lượng công việc.6 Phương pháp quản lý thời gian thông minh hơn
Bên cạnh đó, những phương pháp quản trị thời gian thông minh cũng sẽ là yếu tố giúp bạn đạt được nhiều thành công hơn trong cuộc sống. Vậy có những phương pháp nào là hợp lý và được ứng dụng rộng rãi ?
Quy tắc 4D: Do – Dump – Delegate – Defer
Bí quyết của quy tắc 4D rất đơn giản và dễ làm, là giải quyết công việc này trước chi làm việc khác. Phương pháp quản lý thời gian 4D bao gồm four yếu tố :
- Do (Làm): Đó là yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt. Chỉ đơn giản là vậy.
- Dump (từ bỏ): Nghĩa của từ này có thể là “Rác rưởi, đồ bỏ đi” – bạn gọi là gì cũng được. Nhưng ý nghĩa rất đơn giản, đôi khi bạn cần từ bỏ một số công việc vô nghĩa, chính điều này sẽ tiết kiệm một quỹ thời gian đáng kể. Hãy thường xuyên đặt câu hỏi: “Liệu có vấn đề gì nếu bạn không làm việc đó hay không?”, và đó là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa.
- Delegate (Giao việc): Giả sử như công việc này cần phải làm nhưng người khác có thể làm tốt hơn khả năng của bạn. Vậy hãy giao việc cho người đó ngay và nhớ rằng nếu bạn tự làm, bạn sẽ lãng phí nhiều thời gian quý báu của mình và làm cho người khác mất đi cơ hội học hỏi kinh nghiệm từ công việc này. Chính bởi thế, bạn hãy tỏ ra hào phóng và tin tưởng giao việc cho người khác khi họ làm tốt hơn.
- Defer (Hoãn lại): Có phải bạn không làm việc đó ngay bây giờ được? Nếu thế hãy lấy cuốn sổ tay và lập kế hoạch thời gian chính xác mà bạn sẽ làm việc đó. Hãy lưu ý rằng hoãn lại công việc đó là lựa chọn cuối cùng của bạn. Trường hợp những công việc hoãn lại đang tăng dần lên, thì bạn cần phải xem xét chữ D thứ 2 và thứ 3 (từ bỏ và giao việc).
Như vậy, ý nghĩa của phương pháp này đó là chỉ tập trung giải quyết triệt để một việc quan trọng trước chi chuyển sing việc tiếp theo. Luôn luôn dành thời gian tập trung vào những điều quan trọng nhất, những vấn đề bạn nghĩ là cần làm nhất, những điều giúp bạn đến gần mục tiêu của mình hơn .
Phương pháp 80/20 (Pareto)
Theo nghiên cứu của nhà kinh tế học người Ý Vilfredo pareto và nguyên tắc pareto của ông : “ Trong hầu hết trường hợp, eighty % kết quả là do twenty % nguyên nhân gây ra ” .
Nguyên tắc 80/20 này có thể bao hàm tất cả các nhận định sau :
- 20% công nhân tạo ra 80% kết quả
- 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu
- 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố
- 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng
Và dĩ nhiên bunco số eighty – twenty không thể đúng tuyệt đối được. Điểm nhấn mấu chốt mà pareto muốn đề cập ở đây là hầu hết mọi thứ, mọi điều trong cuộc sống không được phân phối đồng đều, một số nào đó đóng góp nhiều hơn những thứ khác .
Bạn có thể nỗ lực tập trung giải quyết twenty % công việc, nhưng đem lại sự khác biệt tốt hơn thay vì tốn tài nguyên để xử lý eighty % công việc khác. Việc bạn ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 sẽ góp phần làm tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất doanh nghiệp một cách đáng kể nhất .
Về cơ bản, nguyên tắc pareto này nhấn mạnh eighty % thành quả sẽ được tạo radium bởi twenty % đóng góp. Chính bởi vậy, bạn nên áp dụng phương pháp 80/20 này để xác định twenty % công việc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất cho bản thân mình .Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10
Phương pháp forty – thirty – twenty – ten cũng là một phương pháp quản trị thời gian hiệu quả, một trong những chuẩn vàng. Nguyên tắc được áp dụng trong hầu hết các lĩnh vực cuộc sống cho cá nhân cũng như doanh nghiệp .
Áp dụng quy tắc này bạn nên dành forty % thời gian để làm những việc quan trọng nhất, tiếp là thirty % thời gian thực hiện những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, bạn cần dành twenty % thời gian để làm những việc quan trọng thứ bachelor of arts và ten % thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại sau cùng .
Quy tắc quản lý thời gian forty – thirty – twenty – ten cho công việc nghĩa là :
- 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
- 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
- 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
- 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại
Với quy tắc này, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất mà rất hợp lý : cần tập trung vào barium việc ưu tiên hàng đầu. Cần ưu tiên làm lần lượt chỉ bachelor of arts việc này và sẽ dành chút thời gian làm những việc khác – nhưng không quá nhiều thời gian .
Nhìn vào quy tắc forty – thirty – twenty – ten này, tantalum thấy rằng chúng tantalum nên sử dụng số thời gian gấp đôi để đáp ứng giải quyết vấn đề ưu tiên số một indeed với vấn đề ưu tiên số barium. Như vậy là công việc ưu tiên hàng đầu sẽ có ảnh hưởng hơn rất nhiều then với những việc khác bạn làm .
Bạn hãy thay đổi lối tư duy công việc quan trọng về mặt lý thuyết spill the beans tư duy hoàn thành thực tế trong công việc bằng cách đầu tư thời gian dành cho nó .Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro – một kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng, cách này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc chất lượng hơn. Nguyên tắc của Pomodoro khá đơn giản :
- Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút & nghỉ 5 phút), giả sử bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu.
- Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% toàn thời gian đã định.
- Giả sử công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn sẽ cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa các công việc cho đến hết Pomodoro đó.
- Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn sẽ cần phải nghỉ ngơi thực sự: hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng – những việc đơn giản và không cần sử dụng tư duy nhiều. Nên tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi mà thôi.
Ma trận Eisenhower
Phương pháp ma Trận eisenhower là một mô hình bao gồm có four tiêu chí sau đây :
- Khẩn cấp
- Không khẩn cấp
- Quan trọng
- Không quan trọng
Nghĩa là bạn nên sắp xếp công việc dựa theo mô hình eisenhower này để ưu tiên các công việc quan trọng cần phải thực hiện luôn và ngay. master of arts trận eisenhower này sẽ hỗ trợ việc right ascension quyết định và sử dụng thời gian hiệu quả của bạn tốt hơn .Phương pháp MIT
Phương pháp massachusetts institute of technology có nghĩa là most significant task, nó sẽ tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm và hoàn thành trong ngày. Phương pháp massachusetts institute of technology này sẽ hỗ trợ bạn phân chia công việc khoa học và hợp lý để tiết kiệm thời gian. Những công việc ưu tiên nên thuộc nhóm khẩn cấp & quan trọng ở trong phương pháp milliampere Trận eisenhower .
Lời kết
Với những chia sẻ hữu ích trên về các cách quản lý thời gian hiệu quả, CoffeeHR mong rằng các bạn sẽ áp dụng các phương pháp đó thông minh và hợp lý. Chúc các bạn đạt được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống !Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp Tuyển dụng cho Doanh nghiệp của bạn .
Hotline : ( +84 ) ninety-seven 306 0459
Facebook : CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự