Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác và đơn giản

Hàng tồn kho gồm có những mẫu sản phẩm tàng trữ đang chờ bán, hàng dự trữ của doanh nghiệp, mẫu sản phẩm lỗi chờ sửa, thành phần đang lắp ráp chưa hoàn thành xong, hoặc những nguyên vật liệu, dụng cụ công cụ Giao hàng quy trình sản xuất kinh doanh thương mại, … Với hầu hết doanh nghiệp, hàng tồn kho chiếm tỷ suất rất lớn trong gia tài kinh doanh thương mại nên được đặc biệt quan trọng chăm sóc .Do đó, khâu kiểm kê sản phẩm & hàng hóa tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nhưng với số lượng sản phẩm & hàng hóa khổng lồ lên đến hàng trăm ngàn mã hàng, yên cầu doanh nghiệp phải kiến thiết xây dựng chiêu thức kiểm kê hàng tồn sao cho thật logic, để tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, công sức của con người, đồng thời vẫn bảo vệ tính đúng chuẩn .

Nếu bạn đang có kho lưu trữ, thì đừng bỏ qua quy trình kiểm kê hàng tồn kho mẫu dưới đây. Các bước hướng dẫn cụ thể sẽ giúp đơn giản hóa quy trình quản lý kho hàng hóa của bạn.

1. Tầm quan trọng của việc kiểm kê hàng tồn kho

• Nhờ kiểm hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ

  Bạn đang đọc: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác và đơn giản

  phát hiện kịp thời hàng hết hạn hoặc gần hết hạn, hàng có yếu tố, hàng có lượng tồn vượt định mức … để có cách giải quyết và xử lý, xả hàng tương thích .

• Giúp giải phóng hàng tồn kho đúng lúc, góp thêm phần hạn chế sự tiêu tốn lãng phí không đáng có ( hàng hết hạn, hư hại ), giảm ngân sách thuê kho ( thuê nhân công, sử dụng dịch vụ tàng trữ, … ), từ đó tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp một khoảng chừng không hề nhỏ .
• Dòng vốn lưu động được sử dụng hiệu suất cao hơn cho những hoạt động giải trí khác của doanh nghiệp thay vì dồn quá nhiều vào hàng tồn kho ứ đọng .
• Nếu có sự xô lệch giữa số lượng kiểm kho trong thực tiễn với báo cáo giải trình tồn kho, sẽ nói lên nhiều yếu tố : sự yếu kém trong năng lượng quản trị kho hoặc có sự gian lận lấy cắp hay tuồn hàng ra ngoài, … Nhờ vậy chủ doanh nghiệp sẽ có địa thế căn cứ để tìm hiểu, ngăn ngừa sự thiệt hại kịp thời .

2. Hai giải pháp kiểm kê hàng tồn kho

2.1 Kiểm kê hàng tồn liên tục

Mức độ kiểm kho tiếp tục hoàn toàn có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng. Áp dụng cho doanh nghiệp tàng trữ những loại sản phẩm thiết bị, máy móc, sản phẩm & hàng hóa đặc trưng có giá trị cao, đơn vị chức năng kiến thiết xây dựng lắp ráp, …Ưu điểm là hoàn toàn có thể xác lập được đúng mực, liên tục lượng hàng tồn kho vào bất kể thời gian nào, hạn chế tối đa những yếu tố thất thoát, xô lệch. Chủ doanh nghiệp sẽ chớp lấy được tình hình sản phẩm & hàng hóa sớm để có kế hoạch kinh doanh thương mại, xả hàng. Tuy nhiên kiểm kho liên tục sẽ khá tốn nhân sự lẫn thời hạn, khối lượng việc làm của kế toán cũng nhiều hơn .

2.2 Kiểm kê hàng tồn định kỳ

Thời gian kiểm hàng tồn kho được lên kế hoạch đơn cử, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp .Hình thức này được nhiều doanh nghiệp lúc bấy giờ vận dụng so với mô hình kinh doanh thương mại hàng số lượng lớn, giá trị thấp hoặc trung bình, mẫu sản phẩm phong phú chủng loại mẫu mã, hàng thương mại điện tử tiếp tục xuất lẻ, …Ưu điểm là việc làm tập trung chuyên sâu vào một thời gian, không mất nhiều thời hạn như hình thức kiểm kê liên tục. Có thể áp lực đè nén trong vài ngày nhưng xét về lâu ngày thì kế toán sẽ “ dễ thở ” hơn .Khuyết điểm là thời hạn giãn cách giữa những lần kiểm kho khá xa, nên chủ doanh nghiệp khó chớp lấy đúng mực tình hình, nếu có yếu tố sơ sót sẽ khó tìm hiểu phát hiện hơn .Như vậy, tùy nhu yếu của doanh nghiệp cũng như quy mô kho, loại hàng, nguồn nhân lực và chủ trương kho hàng để chọn ra chiêu thức kiểm kê hàng tồn kho tương thích. Sau đó, vận dụng quá trình kiểm kê hàng tồn kho như bên dưới để trấn áp tình hình kho hàng hiệu suất cao nhất .

3. Quy trình kiểm kê kho hàng

3.1 Trước khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho

Đối với kiểm kê hàng định kỳ, không thường xuyên thì có các việc bạn cần làm như sau:
– Thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt hơn. Trong những ngày tiến hành kiểm kê kho hàng, nếu cảm thấy cần thiết có thể thông báo với nhà cung cấp hoặc đối tác, khách hàng (nếu có) để tránh sự phiền hà, hoặc hạn chế tần suất nhập xuất hàng.     
– Phân công người chịu trách nhiệm tham gia kiểm kê kho hàng (thường là thủ kho kết hợp với kế toán, hoặc người quản lý, chủ doanh nghiệp,…)
– Lên kế hoạch kiểm kê cụ thể: khu vực nào kiểm hàng trước, khu vực nào kiểm hàng sau, từ ngày nào đến ngày nào,…

Trước ngày triển khai kiểm kho, cần thanh tra rà soát lại báo cáo giải trình list tồn kho gần nhất để thực thi thanh lý, xả hàng hoặc giải quyết và xử lý hàng cận date, hàng hư lỗi, … Việc này nhằm mục đích để giảm bớt khối lượng việc làm trong quy trình tiến độ kiểm kê sản phẩm & hàng hóa .

3.2 Các bước kiểm kê kho hàng hóa

Bước 1: Căn cứ vào phần mềm quản lý, báo cáo tồn kho hoặc thẻ kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ nhất (Lưu ý sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã dự định). Trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các cột chi tiết như Tên hàng; Mã hàng; Số lượng hàng trong báo cáo; Số lượng kiểm kê thực tế; Ghi chú,…Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản kiểm kê kho hàng hóa bên dưới.

TẢI MẪU BIÊN BẢN KIỂM KÊ KHO HÀNG

Bước 2: Tiến hành kiểm điểm số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Nguyên tắc nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.

Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê (cột số lượng thực tế) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có, cần kiểm đếm lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất.

Bước 4: Sau khi đã chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo. Trường hợp có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp (như thủ kho, nhân viên kho khu vực,…) phải giải trình cụ thể.

Bước 5: Nếu có chênh lệch, điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo thực tế

Bước 6:  Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất, các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ.

Bước 7: Với các trường hợp sai lệch, ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân. Có các trường hợp sau:

• Chênh lệch thừa ( số lượng thực tiễn nhiều hơn trong báo cáo giải trình ) hoàn toàn có thể donhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo giải trình, làm báo cáo giải trình sai, quên nhập số liệu vào mạng lưới hệ thống khi nhập hàng, …
• Chênh lệch thiếu ( hàng ít hơn trong báo cáo giải trình ) là yếu tố cần đặc biệt quan trọng chăm sóc. Có thể do nhân viên cấp dưới quênquét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí, cũng không loại trừ năng lực thất thoát hàng do mất cấp, gian lận, …

4. Cách để kiểm kê kho hàng thuận tiện và đúng mực

• Tiến hành kiểm hàng hóa tồn kho định kỳ thường xuyên, không để quá lâu sẽ dễ nhầm lẫn hoặc khó rà soát khi có sai sót
• Cách sắp xếp kho hàng khoa học đóng vai trò rất quan trọng giúp hỗ trợ quy trình kiểm kê tài sản được diễn ra để thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn.
• Bản thân người thủ kho và những nhân viên cấp dưới kho phải thao tác khoa học theo đúng quy trình tiến độ quản trị kho hàng được hoạch định trước
• Để không phải mất thời gian công sức cho việc tự kiểm kê, báo cáo quản lý kho hàng, doanh nghiệp của bạn có thể thuê bên dịch vụ thứ 3 chuyên lưu trữ hàng hóa và chịu trách nhiệm bảo quản, báo cáo hàng tháng. Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng nhằm tiết kiệm ngân sách, nhân sự nhưng vẫn mang lại hiệu quả rõ rệt. Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ lưu trữ hàng hóa và báo cáo tồn kho chuyên nghiệp Tại Đây.

4.2 / 5 – ( 10 bầu chọn )