Cách quản lý kho vật tư hiệu quả và tránh thất thoát

Quản lý kho hàng hay kho vật tư là công việc cực kỳ quan trong nhằm tránh thất thoát hàng hóa đáng tiếc. Bài viết sẽ chia sẻ với bạn đọc cách quản lý kho vật tư hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí cho việc quản lý hàng hóa. 

Kho vật tư là gì? 

Kho hàng hay kho vật tư là gì?

Kho hàng hay kho bãi là mô hình cơ sở logistics được sử dụng cho việc tàng trữ, dự trữ, dữ gìn và bảo vệ sản phẩm & hàng hóa hay vật tư của những đơn vị chức năng, doanh nghiệp nhằm mục đích đáp ứng nguyên vật liệu, sản phẩm & hàng hóa Giao hàng cho quy trình sản xuất hoặc xuất hàng ra thị trường .

Kho vật tư của doanh nghiệp

Kho hàng hay kho vật tư chính là hoạt động giải trí tương quan trực tiếp đến công tác làm việc tổ chức triển khai, dữ gìn và bảo vệ, cách quản lý số lượng sản phẩm & hàng hóa vật tư để đáp ứng trong quy trình sản xuất, phân phối sản phẩm & hàng hóa kịp thời đến người mua .

Tầm quan trọng của kho trong lưu trữ, quản lý vật tư, hàng hóa

• Tạo khoảng trống tàng trữ vật tư, sản phẩm & hàng hóa tân tiến và chuyên nghiệp .
• Tối ưu khoảng trống kho, giúp chứa được nhiều sản phẩm & hàng hóa hơn nhờ mạng lưới hệ thống giá kệ kho
• Bảo quản vật tư, sản phẩm & hàng hóa bảo đảm an toàn, chống hỏng hóc .
• Quản lý, giám sát, theo dõi vật tư, sản phẩm & hàng hóa thuận tiện, tránh thất thoát .
• Xuất – nhập vật tư, sản phẩm & hàng hóa nhanh gọn, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và tiền tài .

>> Xem thêm : Chức năng của kho hàng là gì ? Làm sao để tối ưu cho kho bãi ?

Quy trình quản lý kho vật tư

Để quản lý kho vật tư hiệu suất cao, cần kiến thiết xây dựng quy trình tiến độ chuyên nghiệp và chi tiết cụ thể. Có thể chia hoạt động giải trí của kho hàng thành 4 hình thức cơ bản như sau :

• Quản lý mã hàng ( tạo mới, đổi khác hoặc hủy bỏ )
• Quản lý nhập kho ( nhập kho mua hàng hoặc trực tiếp )
• Quản lý xuất kho ( xuất kho bán hàng, sản xuất, … )
• Quản lý khi chuyển kho thành phẩm

Quy trình quản lý mã hàng

– Khi cấp quản lý trực tiếp có nhu yếu thêm mới, biến hóa hoặc xóa bỏ mã hàng, sẽ phải gửi nhu yếu cho bộ phận hoặc người đảm nhiệm mã hàng để triển khai .

Quản lý mã sản phẩm & hàng hóa
– Bộ phận mã hàng sẽ địa thế căn cứ vào thông tin nhu yếu, kiểm tra sự sống sót của mẫu sản phẩm và so sánh .
– Tiến hành thực thi nhu yếu trên :

• Với nhu yếu cấp mã mới : Áp dụng cho những mẫu sản phẩm mới vừa nhập, chưa sống sót mã hàng trong kho trước đó .
• Với nhu yếu biến hóa hoặc xóa mã hàng : Xem xét, nhìn nhận sự thiết yếu xem biến hóa hoặc xóa mã có hài hòa và hợp lý không để có giải quyết và xử lý kịp thời .

– Thông báo về sự đổi khác mã hàng cho những bộ phận tương quan để có sự thống nhất trong cách thao tác .

Quy trình quản lý nhập kho (vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu hay thành phẩm)

• Thông báo kế hoạch nhập hàng hóa, vật tư, nguyên liệu,…

Bộ phận cần nhập kho sẽ yêu cầu lên kế toán, kho, phòng kế hoạch vật tư những loại sản phẩm & hàng hóa thiết yếu để kịp thời sắp xếp nhân sự nhập kho .

• Kiểm tra hàng và đối chiếu

Thủ kho địa thế căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu thực thi mua hàng, so sánh với số lượng nguyên vật liệu nhập vào và nhận hóa đơn ( phiếu giao nhận ) của mẫu sản phẩm từ đơn vị chức năng phân phối .

• Lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng ( hoặc có thêm kế toán ) .

• Hoàn thành nhập kho

Thủ kho khởi đầu triển khai nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào những khu vực tương thích sao cho hài hòa và hợp lý .

Các bước trong quy trình quản lý hàng xuất kho hàng hóa

• Gửi nhu yếu xuất sản phẩm & hàng hóa
• Kiểm tra hàng tồn kho
• Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
• Xuất kho

Quy trình quản lý khi chuyển kho thành phẩm

• Đơn vị có nhu yếu chuyển kho cần gửi yêu cầu lên ban giám đốc .

• Ban giám đốc khi nhận được yêu cầu cần xem xét và duyệt yêu cầu.

  Xem thêm: Mua Bán Ô Tô Cũ, Mới Tại Quảng Ngãi Giá Rẻ – T6/2022 – https://dichvubachkhoa.vn

• Khi nhận được thông tin từ ban giám đốc, kế toán cần thông tin đến đơn vị chức năng quản lý kho về thời hạn chuyển kho, nhân sự tương hỗ .
• Thực hiện chuyển kho và kế toán cập nhập lại thông tin trên mạng lưới hệ thống quản lý kho hàng .

Cách quản lý kho vật tư hiệu quả nhất

Quản lý thông tin hàng hóa, vật tư

Mỗi mẫu sản phẩm sẽ có những mã hàng khác nhau và đã lưu trong sổ sách quản lý. Vì vậy, người quản lý sẽ dựa trên thông tin từng mã hàng để thiết lập hạng mục sản phẩm & hàng hóa để thuận tiện hơn trong quy trình quản lý, theo dõi, giám sát .

Nhập kho

Khi có nhu yếu nhập hàng, thủ kho sẽ tiếp đón những chứng từ và thực thi kiểm hàng. Sau đó lập phiếu nhập kho và triển khai những thanh toán giao dịch theo đúng thủ tục. Người quản lý kho sẽ update số lượng sản phẩm & hàng hóa có trong kho sau khi đã triển khai những thanh toán giao dịch nhập .

Hoạt động nhập xuất sản phẩm & hàng hóa trong kho

Xuất kho

Dự vào nhu yếu xuất kho, quản lý kho sẽ đảm nhiệm thông tin, kiểm tra chứng từ. Sau khi đúng mực thông tin sẽ lập phiếu xuất kho và theo dõi, trấn áp quy trình xuất kho .

Báo cáo tồn kho

Thực hiện kiểm kê sản phẩm & hàng hóa tồn kho để nắm được số lượng và lập báo cáo giải trình nhập xuất hàng tồn – vật tư sản phẩm & hàng hóa dự trữ và báo cáo giải trình lại quản lý cấp trên để có kế hoạch giải quyết và xử lý hàng tồn hiệu suất cao .

Kiểm kê kho

Quản lý kho cần triển khai kiểm kho theo định kỳ nhằm mục đích so sánh số lượng sản phẩm & hàng hóa trong thực tiễn với sổ sách nhằm mục đích phát hiện sản phẩm & hàng hóa, vật tư hỏng hóc. Đồng thời nắm sát được số lượng sản phẩm & hàng hóa, tránh thất thoát đáng tiếc trong quản lý .

Những lưu ý không được bỏ qua khi quản lý kho vật tư

Chuẩn hóa bộ mã vật tư và tên vật tư

Chuẩn hóa bộ mã vật tư là việc làm quan trọng nhằm mục đích tránh bị loạn, bị rối trong quy trình quản lý kho hàng. Chú ý những mã không được trùng nhau, chồng chéo dẫn đến khó trấn áp .

Lên kế hoạch vật tư

Nhằm giúp người quản lý kho dữ thế chủ động, cả về mặt dòng tiền, mua hàng đến sắp xếp kho bãi, nhân sự .

Xây dựng kho bãi và tiêu chuẩn/chỉ dẫn lưu kho

Khi kiến thiết xây dựng kho sản phẩm & hàng hóa, vật tư cần đặc biệt quan trọng quan tâm đến những quy chuẩn, tiêu tiêu để kho bãi quản lý và vận hành trơn tru, tránh những thực trạng như : kho quá trũng, ngập úng khi mưa hay đường dẫn thoát lưu chưa tốt, mạng lưới hệ thống trang thiết bị lắp ráp chưa tương thích, …

Sử dụng phần mềm vào quản lý vật tư

Áp dụng công nghệ tiên tiến trong quản lý khi luôn là việc làm mang lại nhiều tiện ích. Những ứng dụng / ứng dụng quản lý vật tư sẽ giúp bạn giải quyết và xử lý và tương hỗ đắc lực trong việc quản lý kho hàng, vật tư .

Sử dụng hệ thống giá kệ kho hàng

Dùng mạng lưới hệ thống kệ kho hàng giá rẻ nhằm mục đích mục tiêu tàng trữ, chứa sản phẩm & hàng hóa, vật tư là giải pháp mưu trí lúc bấy giờ mà hầu hết những đơn vị chức năng, doanh nghiệp đang vận dụng cho kho hàng của mình. Ưu điểm và tầm quan trọng khi sử dụng mạng lưới hệ thống giá kệ chứa hàng cho kho để tàng trữ sản phẩm & hàng hóa, vật tư :

• Giúp khoảng trống kho hàng được mạng lưới hệ thống quy củ, chuyên nghiệp nhất .
• Lưu trữ được nhiều sản phẩm & hàng hóa, vật tư hơn. Đồng thời dữ gìn và bảo vệ chúng bảo đảm an toàn và không bị thất thoát .
• Giúp người quản lý kho dễ theo dõi, giám sát những hoạt động giải trí xuất – nhập sản phẩm & hàng hóa trong kho .
• Tiết kiệm ngân sách thuê nhiều kho bãi và nhân công .
• Đảm bảo bảo đảm an toàn cho cả sản phẩm & hàng hóa và con người thao tác trong kho .

• Sửdụng kệ để hàng trong kho hàng lâu dài, tiện ích và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Hệ thống kệ kho vật tư
Hiện nay, những đơn vị chức năng, doanh nghiệp sẽ tùy thuộc vào quy mô, lượng sản phẩm & hàng hóa, vật tư để lựa chọn loại kệ để vật tư tương thích như :

• Kho hàng diện tích quy hoạnh nhỏ, lượng sản phẩm & hàng hóa ít hoàn toàn có thể sử dụng loại giá kệ kho như kệ sắt v lỗ với tải trọng hàng hóa 50-100 kg / tầng kệ .
• Kho hàng hạng trung với lượng sản phẩm & hàng hóa vừa, diện tích quy hoạnh không quá lớn hoàn toàn có thể ưu tiên dùng kệ trung tải với năng lực chứa hàng từ 200 – 700 kg / tầng kệ .
• Với kho hàng công nghiệp quy mô lớn, lượng sản phẩm & hàng hóa “ khủng ” thì cần đến những loại kệ hàng nặng. Những loại kệ này có thể chứa lượng hàng hóa nặng và rất nặng, trung bình >500kg/tầng kệ.

Tổng kết: Bài viết đã chia sẻ những thông tin cần thiết về quy trình cũng như cách quản lý kho vật tư hiệu quả, bạn có thể lựa chọn những cách quản lý phù hợp để áp dụng tốt nhất cho nhà kho của doanh nghiệp mình. 

Để được tư vấn và cung cấp các loại giá kệ kho hàng Vinatech tốt nhất hiện nay, vui lòng liên hệ Hotline Vinatech 086.758.9999 để được báo giá. Vinatech là nhà sản xuất giá kệ kho hàng lớn nhất tại Việt Nam hiện nay, đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách về mẫu mã kệ, chất lượng, tiến độ lắp đặt và giá bán tốt nhất thị trường.

Bạn đọc quan tâm:

>> Tổng hợp 7 cách quản lý kho thực phẩm HIỆU QUẢ
>> Cách quản lý kho vải tối ưu diện tích quy hoạnh và tiết kiệm chi phí ngân sách nhất

VinatechGroup

Vinatech là đơn vị chức năng sản xuất giá kệ kho hàng, kệ nhà hàng siêu thị lớn nhất Nước Ta lúc bấy giờ, với rất nhiều mẫu sản phẩm giá kệ chất lượng số 1 .

Source: https://dichvubachkhoa.vn
Category : Mua Bán Đồ Cũ