Các Quy Trình Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp

Kiểm soát nội bộ là những chiêu thức và chủ trương được phong cách thiết kế để ngăn ngừa gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu suất cao hoạt động giải trí, và nhằm mục đích đạt được sự tuân thủ những chủ trương và quy trình tiến độ được thiết lập

Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

Một mạng lưới hệ thống trấn áp nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại những quyền lợi sau cho công ty :

• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;
• Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;
• Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;
• Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; và
• Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.

Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân.

Bạn đang đọc: Các Quy Trình Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp

Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ

Việc thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ đòi hỏi một số nguyên tắc chung:

• Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng;
• Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;
• Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau;
• Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;
• Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ;
• Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
• Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;
• Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;
• Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ.

Vai trò của kiểm toán nội bộ

Một số công ty chọn có một “ kiểm toán nội bộ ” chịu nghĩa vụ và trách nhiệm bảo vệ mạng lưới hệ thống trấn áp nội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của phòng kế toán vì những giải pháp trấn áp nội bộ cũng vận dụng cho cả phòng kế toán .
Cụ thể, kiểm toán nội bộ thường có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra :

• Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty;
• Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị; và
• Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.
• Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Luật Doanh nghiệp Nước Ta, công ty nghĩa vụ và trách nhiệm hữu hạn và công ty CP có trên 11 cổ đông phải có Ban Kiểm soát. Mặc dù vai trò và quyền hạn của Ban Kiểm soát theo Luật Doanh nghiệp không rõ ràng ở một mức nào đó, nhưng có năng lực Ban Kiểm soát đóng vai trò của kiểm toán nội bộ như miêu tả trên .

KIỂM SOÁT BÁN HÀNG VÀ GIAO HÀNG

1. Cam kết hợp lý về lịch giao hàng

Rủi ro : Đội ngũ nhân viên cấp dưới bán hàng hoàn toàn có thể làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà nhà máy sản xuất không hề phân phối .
Giải pháp : Công ty nên vận dụng một phương pháp là nhân viên cấp dưới bán hàng cần nhận được từ trước sự phê duyệt của phòng kế hoạch sản xuất trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một phương pháp khác là phòng kế hoạch sản xuất định kỳ trình lên phòng kinh doanh thương mại bản báo cáo giải trình về hiệu suất sản xuất còn lại .

2. Nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện

Rủi ro : Đơn đặt hàng hoàn toàn có thể được đồng ý mà có những lao lý hoặc điều kiện kèm theo không đúng chuẩn hoặc từ người mua không được phê duyệt .
Giải pháp : Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này nên được đánh số trước và phải được người có thẩm quyền ký duyệt khi gật đầu đơn đặt hàng. Đơn này nên phản ánh đơn cử :

• Quy trình bán hàng liên quan;
• Từng điều khoản, điều kiện và quy cách cụ thể mà có thể khác nhau giữa các đơn hàng khác nhau;
• Đã kiểm tra về việc xác nhận về tình trạng còn hàng và lịch giao hàng; và
• Đã kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, hoặc, đối với những khách hàng mới thì cần có sự phê duyệt của bộ phận kiểm tra tín dụng hoặc cán bộ phụ trách kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng.3.

3. Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý

Rủi ro : Nhân viên bán hàng hoàn toàn có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho người mua để tăng cường doanh sốbán hàng và do đó làm cho công ty phải chịu rủi ro đáng tiếc tín dụng thanh toán quá mức. Giải pháp : Người hoặc phòng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu nên được tách biệt khỏi người hoặc phòng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm bán hàng. Hơn nữa, công ty nên xác lập rõ ràng những chủ trương bán chịu phản ánh rủi ro đáng tiếc tín dụng thanh toán tương quan đến thông tin về người mua. Trong điều kiện kèm theo lý tưởng, công ty nên có một mạng lưới hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng thanh toán của người mua. Nhìn chung, công ty nên vận dụng hạn mức bán chịu chặt trẽ hơn so với những người mua chỉ thanh toán giao dịch một lần và những người mua nhỏ, vì nhóm người mua này thường có rủi ro đáng tiếc không trả được nợ lớn hơn những người mua lớn và liên tục. Vì những công ty Nước Ta hoàn toàn có thể có khó khăn vất vả trong việc kiểm tra chất lượng tín dụng thanh toán của người mua quốc tế, chúng tôi gợi ý những công ty nên luôn luôn dùng L / C so với người mua quốc tế và ngân hàng nhà nước phát hành L / C phải lớn và có uy tín .

4. Giao chính xác số lượng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng

Rủi ro : Công ty hoàn toàn có thể giao cho người mua số lượng hàng hoặc quy cách không đúng chuẩn làm cho người mua phàn nàn, không đồng ý sản phẩm & hàng hóa đã giao hoặc dẫn đến những ngân sách phụ thêm không thiết yếu, ví dụ điển hình như giao hàng thêm lần nữa hoặc phí luân chuyển phụ thêm. Giải pháp : Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt. Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và cung ứng những thông tin thiết yếu để cho người luân chuyển nội bộ của công ty hoặc công ty luân chuyển bên ngoài hoàn toàn có thể thực thi giao hàng. Nếu hoàn toàn có thể vận dụng được, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói trước khi vận chuyển1. Ngoài ra, nếu Công ty sử dụng dãy số hoặc mã vạch thì phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số hoặc mã vạch đó. Cuối cùng, phiếu giao hàng phải được người mua ký để công ty có vật chứng về người mua đã thực tiễn nhận được hàng và đồng ý hàng đó .

5. Lập hoá đơn chính xác

Rủi ro : Nhân viên lập hóa đơn hoàn toàn có thể quên lập một số ít hóa đơn cho sản phẩm & hàng hóa đã giao, lập sai hóa đơn hoặc lập một hóa đơn thành hai lần hoặc lập hóa đơn khống trong khi trong thực tiễn không giao hàng .
Giải pháp : Hóa đơn chỉ nên lập địa thế căn cứ vào :

• Phiếu giao hàng đã được khách hàng ký nhận;
• Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng; và
• Hợp đồng giao hàng, nếu có. Công ty nên ghi lại trên hoá đơn hoặc trên sổ sách kế toán số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mã số đơn đặt hàng để giúp kiểm tra tham chiếu.

Công ty nên sử dụng một list giá cả đã được phê duyệt để giúp cho việc ghi đúng chuẩn giá bán trên hóa đơn .
Một người độc lập như kế toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ nên thực thi kiểm tra giá cả và việc cộng trừ trên hóa đơn theo cách hoặc là ngẫu nhiên hoặc là so với những hóa đơn vượt quá một giá trị nhất định .

6. Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt

Rủi ro : Thủ quỹ hoặc nhân viên cấp dưới thu ngân hoàn toàn có thể đánh cắp tiền mặt người mua thanh toán giao dịch trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là lệch giá .
Giải pháp : Việc sử dụng hóa đơn mỗi khi giao hàng cùng với mạng lưới hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kiểm kho định kỳ sẽ giúp bảo vệ phát hiện ra những thanh toán giao dịch bán hàng mà không hạch toán. Mối nguy hại của việc bị phát hiện sẽ làm giảm động lực thủ quỹ hay nhân viên cấp dưới thu ngân đánh cắp tiền .
Khuyến khích người mua giao dịch thanh toán bằng giao dịch chuyển tiền qua ngân hàng nhà nước cũng giúp làm giảm bớt rủi ro đáng tiếc và những ngân sách hành chính tương quan đến bán hàng bằng tiền mặt .
Việc sử dụng máy đếm tiền điện tử hoặc máy phát hành hóa đơn ở những điểm bán hàng trong một số ít trường hợp cũng giúp ích vì những máy này in ra biên lai cho người mua và bản ghi nội bộ về thanh toán giao dịch trên tệp tin máy tính hoặc băng từđược khóa trong máy. Tệp tin hoặc băng từ không được để cho thủ quỹ tiếp cận .
Công ty nên thực thi kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ máy đếm tiền hoặc máy phát hành hóa đơn .
Cuối cùng, nên tách biệt công dụng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và tính năng hạch toán thu tiền trên thông tin tài khoản .
Hệ thống đo lường và thống kê hoặc cân nặng nên đáng đáng tin cậy và nếu mạng lưới hệ thống này có lỗi thì cần cố gắng nỗ lực khắc phục để mạng lưới hệ thống đáng an toàn và đáng tin cậy ở mức 100 %. Tuy nghe có vẻ như hiển nhiên nhưng chúng tôi nhận thấy một yếu tố phổ cập so với những công ty Nước Ta là giao sai số lượng hàng cho người mua, đôi lúc dẫn đến tăng ngân sách đáng kể .

KIỂM SOÁT MUA HÀNG

1. Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng

Rủi ro : Người không có thẩm quyền hoàn toàn có thể vẫn đề xuất mua hàng được .
Giải pháp : Công ty nên chuẩn hóa và đánh số trước những phiếu đề xuất mua hàng của từng phòng ban ý kiến đề nghị mua hàng như thể một giải pháp trấn áp những phiếu đề xuất mua hàng hiện tại để bảo vệ rằng hàng ý kiến đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận đúng mực. Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được so sánh đến thông tin tài khoản trên sổ cái để người ý kiến đề nghị mua hàng có nghĩa vụ và trách nhiệm về ngân sách chi. Việc mua hàng chỉ được thực thi khi trình phiếu đề xuất mua hàng được chuyển nhượng ủy quyền .

2. Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp

Rủi ro : Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng ví dụ điển hình đặt hàng mà nhân viên cấp dưới này sử dụng cho mục tiêu riêng và hoàn toàn có thể trình hóa đơn để được giao dịch thanh toán tương quan đến khoản mua hàng hư cấu đó .
Giải pháp : Nên tách biệt công dụng đề xuất mua hàng và tính năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua triển khai và phòng thu mua phải độc lập với những phòng khác .
Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung ứng khi nhận được phiếu đề xuất mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề xuất mua hàng, và phân phối những thông tin tương quan đến sản phẩm & hàng hóa / dịch vụ, số lượng, giá thành, quy cách, v.v …. Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề xuất mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán giao dịch sau đó .

3. Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp

Rủi ro: Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp.

Xem thêm: Mua Bán Xe Máy Cũ Tại Quận 12, TP.HCM Giá Rẻ, Mới Nhất T6/2022 – https://dichvubachkhoa.vn

Giải pháp : Công ty nên vận dụng phương pháp yên cầu tối thiểu ba làm giá từ ba nhà phân phối độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó .
Công ty nên hoán đổi vị trí những nhân viên cấp dưới mua hàng để tránh thực trạng một người có quan hệ với 1 số ít nhà phân phối nhất định trong một thời hạn dài. Ngoài ra, công ty nên vận dụng một chủ trương kỷ luật ngặt nghèo khi phát hiện nhân viên cấp dưới nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ triển khai kiểm tra việc này .
Công ty cũng nên vận dụng phương pháp mà những phòng ý kiến đề nghị mua hàng định kỳ cho quan điểm phản hồi vềhoạt động của phòng thu mua .

4. Nhận đúng hàng

Rủi ro : Nhân viên nhận hàng hoàn toàn có thể nhận sai hàng – ví dụ điển hình như sản phẩm & hàng hóa sai về số lượng, chất lượng hay quy cách .
Giải pháp : Nên tách biệt công dụng nhận hàng với tính năng ý kiến đề nghị mua hàng, khi có thểđược, và tính năng đặt hàng .
Nhân viên nhận hàng, thường là thủ kho ở một số ít công ty, chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến. Những biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung ứng .
Nhân viên nhận hàng nên triển khai những giải pháp thích hợp để đo lường và thống kê sản phẩm & hàng hóa nhằm mục đích bảo vệ sản phẩm & hàng hóa thực nhận giống hệt với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một nhân viên cấp dưới kiểm tra chất lượng độc lập nên tương hỗ việc nhận hàng nếu những quy cách quá phức tạp mà nhân viên cấp dưới nhận hàng không thểđánh giá đúng mực được. Biên bản nhận hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy tương thích .
Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã triển khai xong và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề xuất mua hàng để làm dẫn chứng về quá trình mua hàng đã triển khai xong .

5. Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành

Rủi ro : Nhà cung ứng hoàn toàn có thể phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hóa đơn đúp .
Giải pháp : Khi công ty nhận được hóa đơn của nhà sản xuất, toàn bộ những hóa đơn nên được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của những số hóa đơn hoàn toàn có thể giúp xác lập việc tổng thể những hóa đơn nhận được đã được hạch toán .
Một giải pháp trấn áp tốt cũng gồm có việc đóng dấu lên hóa đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã thông tin tài khoản, nếu tương thích, và tên viết tắt của nhân viên cấp dưới thực thi việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quy trình so sánh chứng từ .
Kế toán nên kiểm tra những chi tiết cụ thể của hóa đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng tương quan và lưu giữ chung những chứng từ này. Việc này bảo vệ là toàn bộ những hóa đơn, vốn là cơ sở để thanh toán giao dịch cho nhà sản xuất, sẽ tương quan đến những thanh toán giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng .

6. Thanh toán mua hàng chính xác

Rủi ro : Khi giao dịch thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt hoàn toàn có thể có thanh toán giao dịch nhầm nhà phân phối, hoặc với chữ ký được ủy quyền không đúng, hoặc đề xuất kiến nghị thanh toán giao dịch những khoản trá hình hoặc cho người trá hình hoặc hóa đơn bị giao dịch thanh toán hai lần liền .
Giải pháp : Phòng kế toán, hoặc so với 1 số ít công ty là bộ phận nợ công phải trả của phòng kế toán, nên lưu giữ một list những ngày đến hạn thanh toán giao dịch. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hóa đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán giao dịch .
Phòng mua hàng nên có nghĩa vụ và trách nhiệm thông tin cho phòng kế toán về bất kể biến hóa gì tương quan đến việc mua sắm mà hoàn toàn có thể dẫn đến đổi khác giao dịch thanh toán, ví dụ điển hình như thời hạn thanh toán giao dịch, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v … .. Ngoài ra, bất kể biến hóa nào như thế cần sự chuyển nhượng ủy quyền thích hợp trước khi đổi khác việc giao dịch thanh toán .
Tất cả những séc, ủy nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước. Hóa đơn đã thanh toán giao dịch nên được đóng dấu “ Đã thanh toán giao dịch ” và số thứ tự của những séc, ủy nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại .

KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO VÀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

1. Bảo vệ hàng tồn khoRủi ro: Hàng tồn kho có thể bị mất cắp và việc mất cắp có thể được che dấu. Một khả năng khác là công nhân có thể huỷ bỏ hoặc dấu kín những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt về những sản phẩm đó.Giải pháp: Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho (kế toán hàng tồn kho) khỏi chức năng trông giữ hàng tồn kho (thủ quỹ). Nên cất giữ vật tư và thành phẩm vào nơi có khoá và chỉ người có thẩm quyền mới có khoá mở chỗ đó.Giống như cách kiểm soát tiền mặt, mọi hàng hoá nhập và xuất từ kho hàng phải có phiếu nhập và xuất hàng và phiếu này phải được thủ kho ký. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toán cùng với các chứng từ khác, khi phù hợp, để thủ kho cập nhật sổ kho và để kế toán hàng tồn kho hạch toán chính xác số hàng tồn kho trong sổ cái và sổ phụ.Thủ kho chỉ nên đồng ý xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền và chỉ thị này phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thể kết hợp với phiếu xuất hàng.Hàng tồn kho, bao gồm cả sản phẩm dở dang, phải được dán nhãn và theo dõi ở quy mô lô hàng nhỏ nhất có thể được và ở mỗi công đoạn sản xuất nhỏ nhất có thể được – để có thể dễ dàng phát hiện ra bất kỳ hàng hoá nào thất lạc. Hệ thống theo dõi thường bao gồm sổ sách kế toán, sổ sách sản xuất và một số loại nhãn hoặc mã vạch trên hàng hoá.Khi di chuyển sản phẩm dở dang giữa các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất, phiếu lưu chuyển sản phẩm cần được chuyển giao giữa các tổ trưởng của các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất đó.Ít nhất là hàng tháng công ty nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng.
2. Lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định đầy đủRủi ro: Các giao dịch mua và thanh lý tài sản cố định có thể bị hạch toán sai. Điều này dẫn đến sai các số dư tài sản cố định trên bảng cân đối kế toán, làm méo mó các hệ số hoạt động liên quan đến tài sản hoặc tính sai khấu hao tài sản cố định.Giải pháp: Phòng kế toán nên lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định như là sổ phụ ghi chi tiết từng hạng mục tài sản cốđịnh. Các thông tin cơ bản của một bản đăng ký tài sản cốđịnh là nguyên giá từng tài sản và giá trịtăng thêm hay thay đổi, và khấu hao luỹ kế của tài sản đó. Các thông tin khác bao gồm mã số, vị trí đặt để, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất. Số dư trên bản đăng ký tài sản cốđịnh phải được đối chiếu định kỳ với giá trị ròng của các tài khoản tài sản cố định trên sổ cái.Ít nhất là hàng năm, công ty nên tiến hành kiểm kê tất cả tài sản cố định, và đối chiếu số lượng kiểm kê thực tế với bản đăng ký tài sản cố định. Việc kiểm kê và đối chiếu cũng phải tìm ra bất kỳ tài sản nào không sử dụng, hư hỏng hay đã khấu hao đủ mà vẫn còn tiếp tục tính khấu hao.Những bản sao của bản đăng ký tài sản cốđịnh nên được gửi cho phòng hành chính và bộ phận mà tài sản cốđịnh đặt ởđó vì điều này giúp các bộ phận trong việc bảo vệ các tài sản này hàng ngày. Ngoài ra, nên có một hệ thống để cập nhật bản đăng ký tài sản cốđịnh được kịp thời thông qua sự phối hợp giữa các bộ phận này với phòng kế toán.

KIỂM SOÁT TIỀN MẶT VÀ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG

1. Kiểm soát tiền mặt

Rủi ro: Tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc mất cắp.
Giải pháp: Nên có một hệ thống như là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu và chi tiền mặt. Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt và thu tiền mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt.

Nên có hạn mức thanh toán giao dịch tiền mặt và mọi khoản thanh toán giao dịch vượt quá một mức nhất định phải được thanh toán giao dịch qua thông tin tài khoản ngân hàng nhà nước .
Vào một thời gian chỉ nên có một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có khóa .
Bút toán thanh toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên cấp dưới riêng biệt lập và nhân viên cấp dưới này không được tiếp cận hoặc có công dụng trông giữ tiền mặt. Số dư tiền mặt trên sổ cái cần được so sánh hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập .

2. Đối chiếu ngân hàng

Rủi ro : Công ty hoàn toàn có thể không ngăn ngừa hoặc phát hiện kịp thời những khoản chuyển khoản qua ngân hàng hoặc rút tiền ngân hàng nhà nước có gian lận hoặc có lỗi .
Giải pháp : Kế toán ngân hàng nhà nước nên thực thi việc so sánh số dư trên sổ phụ ngân hàng nhà nước với số dư trên sổ sách kếtoán của công ty. Việc so sánh này nên được một người có thẩm quyền kiểm tra và người này không được tham gia vào việc giải quyết và xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền. Ngoài ra, việc so sánh này nên được thực thi định kỳ, tối thiểu là hàng tháng. Bất kỳ chênh lệch nào cũng nên được so sánh với những khoản tiền gửi chưa được ngân hàng nhà nước giải quyết và xử lý hoặc những séc đã phát hành nhưng chưa trình ngân hàng nhà nước và bất kể khoản mục nào không so sánh được cần phải báo cáo giải trình ngay cho Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc Tài chính đểcó giải pháp giải quyết và xử lý .

3. Kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng mà không được phép

Rủi ro : Người có thẩm quyền ký duyệt cho thông tin tài khoản ngân hàng nhà nước của công ty hoàn toàn có thể thông tư việc chuyển khoản qua ngân hàng hoặc rút tiền cho mục tiêu không được phép. Một cách khác là nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể có được chữ ký có thẩm quyền cho việc giao dịch chuyển tiền hoặc rút tiền ngân hàng nhà nước do người có thẩm quyền ký duyệt không chú ý kỹđến chứng từ mà người đó ký .
Giải pháp : Công ty nên vận dụng một cách thực yên cầu nhiều chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó – ví dụ điển hình như một chữ ký của Kế toán Trưởng / Giám đốc Tài chính và một chữ ký của Tổng Giám đốc .
Mọi chuyển khoản qua ngân hàng chỉđược phê duyệt khi những chứng từ kế toán được trình lên. Các chứng từ này gồm có

i) phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt;
ii) đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng, nếu có; và
iii) biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện dịch vụ, khi phù hợp.

KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN

1. Uỷ quyền tiếp cận tài liệu của công tyRủi ro: Dữ liệu kế toán và tài liệu của công ty (hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản, hồ sơ nhân viên,…) có thể bịsửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá huỷ.Giải pháp: Từng người sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất và bất kỳ phầm mềm nào cũng cần được thiết kế để vận hành với đúng tài khoản người sử dụng đó.Các phần mềm cụ thể cũng nên được thiết kế theo cách mà những người sử dụng cụ thể được trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cả phần mềm, hoặc tiếp cận một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu. Công ty nên có chính sách rõ ràng bằng văn bản vềđiều này và chính sách này nên được Cán bộ Quản lý IT hoặc một người khác có thẩm quyền lưu giữ và thực hiện.Sổ ghi người sử dụng máy tính và các phần mềm cần được kích hoạt khi có thể. Những người sử dụng thường xuyên không được phép có khả năng xoá hoặc sửa đổi sổ ghi (nghĩa là họ không được có quyền của cán bộ quản lý IT). Định kỳ công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về các sổ ghi để xác định những người sử dụng không được phép.
2. Bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của công tyRủi ro: Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty và phần mềm độc quyền của công ty có thể bị hư hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại hay ăn cắp.Giải pháp: Các tệp tin và bản ghi cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hàng ngày nhưng nhất định không được ít hơn mức hàng tuần.Trong điều kiện lý tưởng nên có 2 tệp tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tệp tin cất giữ an toàn ở văn phòng và một tệp tin cất giữ an toàn ngoài văn phòng.Quy trình lập bản sao dự phòng phải được kiểm tra định kỳ và nên có một kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trường hợp tệp tin dữ liệu chính bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng bị hỏng.Các dữ liệu quan trọng nên được cất giữở máy chủ trung tâm, hoặc hệ thống lưu giữ mạng, và không nên lưu giữở các máy tính riêng lẻ. Điều này là rất quan trọng vì các đĩa cứng riêng lẻ dễ bị hỏng hóc, dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu trên các đĩa cứng đó. Máy chủ và hệ thống lưu giữ mạng nên sử dụng RAID hoặc các hệ thống khác để ngay cả khi một đĩa cứng bị hỏng, dữ liệu cũng không bị mất.Máy chủ tệp tin trung tâm, hệ thống lưu giữ liên quan đến mạng, và các đĩa dự phòng nên được đểởnơi an toàn, có khóa và chỉ một số người hạn chế có thể tiếp cận.
3. Bảo vệ hệ thống máy tínhRủi ro: Phần cứng, phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sử dụng trái phép hoặc do tin tặc, do cài đặt phần mềm không đăng ký, hoặc do virus phá hoại.Giải pháp: Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virus, chẳng hạn như Norton Anti-Virus, trên tất cả các máy tính và thực hiện quy định là định kỳ chạy và cập nhật phần mềm này. Phần mềm diệt virus nên được thiết kế để quét tất cả các tệp tin công ty nhận qua email hoặc mở ra.
   Công ty nên có pháp luật không được chạy ứng dụng nào chưa thiết lập, không có bản quyền hoặc ứng dụng tự chạy mà không được sự phê chuẩn bằng văn bản của cán bộ quản trị IT hoặc cấp quản trị tương thích. Trong khi đó, người sử dụng thông thường mà dùng máy chạy trên thiên nhiên và môi trường Windows chỉ nên có quyền của “ người sử dụng ” để họ không hề thiết lập những ứng dụng vào máy tính của họ. Theo cách này, chỉ cán bộ quản trị IT mới hoàn toàn có thể setup ứng dụng vào những máy tính .

   Nếu công ty có hệ thống mạng máy tính mà kết nối với Internet thì công phải bắt buộc phải có bức tường lửa giữa mạng của công ty với internet. Nếu các máy tính đơn lẻ kết nối trực tiếp với internet, thì từng máy tính nên có bức tường lửa cho phần mềm, chẳng hạn như Norton Firewall, cài đặt trong từng máy và cần được thiết kế chính xác.

   Xem thêm: MUA BÁN XE TẢI CŨ Ở THÁI BÌNH | Uy tín số 1 Thái Bình

   Tham khảm cụ thể tại : https://www.masterskills.org/Internal-auditting-skills-training.htm

   —————— ** —————–
   👉 Học viện Masterskills Vietnam 

   👈
   🏣 Văn phòng: Lầu 9, Tòa nhà Vietcomreal, 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM
   🕒 Thời gian làm việc: Từ 8h30 ~ 17h00 (Từ Thứ hai đến Thứ sáu)
   🏣 Học tại Tp.HCM: Tầng 2, Tòa nhà TS Building, Số 17, Đường số 2, Cư xá Đô Thành, P.4, Q.3, Tp.HCM
   🏣 Học tại Hà nội: Tầng 7, Trung Tâm TM Vân Hồ, Số 51, Lê Đại Hành, Q.Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội
   📞 Tel.(028) 22 194 047
   📧 Email:info@masterskills.org

Theo Saga