Quy trình mua hàng cơ bản trong chuỗi cung ứng – VILAS

Đầu tiên, tất cả chúng ta cần hiểu được thực chất của Procurement và Purchasing. Vì 2 thuật ngữ này thường được hiểu là một, đều chỉ nói đến hoạt động giải trí mua hàng. Tuy nhiên, trên thực tiễn, Procurement là một quy trình mang tính kế hoạch, gồm có việc lên kế hoạch và bảo vệ những hoạt động giải trí từ tìm nguồn cung ứng đến việc thu mua sản phẩm & hàng hóa được diễn ra hiệu suất cao, đúng kế hoạch. Nói một cách dễ hiểu hơn, Purchasing chính là một phần của Procurement
Procurement = Sourcing + Purchasing .
Purchasing chỉ đơn thuần là hoạt động giải trí mua hàng dựa trên những kế hoạch và nhu yếu đã được thiết lập trước đó. Thế nhưng để việc mua hàng đúng với nhu yếu, bảo vệ những yếu tố về mặt chất lượng, số lượng, những phương pháp và khu vực giao hàng, … cần rất nhiều kỹ năng và kiến thức, và cần phải được thực thi theo đúng quy trình. Bài viết dưới đây sẽ đề cập đến quy trình Mua hàng, mời bạn tìm hiểu thêm

5 Bước cơ bản trong quy trình Purchasing trong chuỗi cung ứng:

Bước 1: Xác định nhu cầu đối và yêu cầu đề nghị mua hàng

Đầu tiên, nhân sự chịu trách nhiệm mua hàng sẽ cùng làm việc với các bên liên quan (Stakeholders) để xác định được loại hàng hóa/dịch vụ cần phải mua. Theo đó, người mua sẽ đề nghị gửi yêu cầu  mua hàng (PR – Purchase Requisition). PR thường sẽ khác nhau ở mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên sẽ đảm bảo những yếu tố cơ bản phục vụ cho việc mua hàng như: 

• Mô tả mẫu sản phẩm và số lượng
• Tên nhà phân phối ( nếu có )
• Giá bán
• Tên và bộ phận của người mua

Người mua hàng sẽ được nhận Purchase Requisition từ những bên tương quan trong doanh nghiệp trải qua mạng lưới hệ thống quản trị thông tin như SAP, B2B, Coupa, .. Các mạng lưới hệ thống này giúp doanh nghiệp tạo nhu yếu mua hàng nhanh gọn, tránh sai sót, đặc biệt quan trọng là vô hiệu quy trình thủ công bằng tay. Hoặc những công ty có quy mô nhỏ, không có mạng lưới hệ thống Procurement hoàn toàn có thể tạo và gửi bằng Form, điển hình như Excel .

Bước 2: Phê duyệt PR

Sau khi nhận được PR từ những bên tương quan, nhân sự đảm nhiệm sẽ gửi đến những cấp quản trị để ký xác nhận, thường là những nhân sự chịu nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị ngân sách – phòng Tài chính / Kế toán ( Cost Center Owner ). Tùy vào quy mô mua hàng lớn hay nhỏ sẽ có nhân sự phê duyệt tương ứng .
Việc xác nhận PR giúp bảo vệ không sử dụng ngân sách vượt mức được cho phép. Không những thế việc theo dõi và phê duyệt PR còn giúp doanh nghiệp tránh được những đơn hàng trùng lặp .

Bước 3: Tạo PO – Purchasing Order

Purchasing Order hay đơn đặt hàng sẽ được tạo bởi phòng Mua hàng sau khi nhận được PR đã được phê duyệt Purchase Requisition. Ngày nay với khuynh hướng quy đổi số, Purchasing Order thường được tạo bằng mạng lưới hệ thống mua hàng điện tử Purchasing Control. Cũng giống như PR, PO ở mỗi doanh nghiệp thường sẽ khác nhau nhưng vẫn bảo vệ 1 số ít trường thông tin cơ bản như :

• Số PO
• Ngày lập PO
• Người bán / người mua : Tên, thông tin liên hệ
• Mô tả về sản phẩm & hàng hóa / loại sản phẩm
• Số lượng sản phẩm & hàng hóa / loại sản phẩm
• Thông số kỹ thuật của mẫu sản phẩm

• Đơn giá

  Xem thêm: Bán Đàn Guitar Cũ | Mua Bán Đàn Guitar Qua Sử Dụng Giá Rẻ Tại TpHcm – Dịch Vụ Thiên Thành
• Tổng giá trị hợp đồng
• Điều khoản giao dịch thanh toán
• Điều kiện giao hàng
• Các điều kiện kèm theo đặc biệt quan trọng như Discount, FOC, …
• Chữ ký của bên mua và bên bán

THAM GIA: CỘNG ĐỒNG LOGISTICS VÀ SUPPLY CHAIN VIỆT NAM

PO là chứng từ vô cùng quan trọng so với doanh nghiệp, nó giúp cho việc so sánh và theo dõi thanh toán giao dịch giữa doanh nghiệp với những nhà sản xuất, bảo vệ quy trình giao nhận hàng diễn ra thuận tiện, theo đúng những gì đã ghi trên đơn đặt hàng. Với không thiếu thông tin thiết yếu, PO giúp bảo vệ tính pháp lý và nhu yếu nhập hàng của người mua. Cả người mua và nhà phân phối hoàn toàn có thể sử dụng PO trong những trường hợp đơn đặt hàng không được giao như đã trao đổi .

Bước 4: Nhận hàng hóa/dịch vụ

Dựa trên trên đơn đặt hàng, những nhà sản xuất sẽ triển khai sản xuất hay sẵn sàng chuẩn bị sản phẩm & hàng hóa / dịch vụ, theo đúng số lượng đã đề cập, và giao đúng ngày đã thỏa thuận hợp tác. Thông thường sản phẩm & hàng hóa / dịch vụ sẽ được giao cho những phòng ban tương ứng, và nhân sự quản phòng ban đó sẽ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm ký xác nhận khi nhận được hàng .
Vd : nếu sản phẩm & hàng hóa được giao cho bộ phận kho, thì quản trị kho hàng sẽ là người ký xác nhận, hoặc nếu là dịch vụ Marketing, thì quản trị bộ phận Marketing sẽ ký xác nhận .

Bước 5: Thanh toán 

Cuối cùng sau khi đã hoàn tất việc giao nhận sản phẩm & hàng hóa / dịch vụ, những nhà sản xuất sẽ thực thi đề xuất thanh toán giao dịch. Trách nhiệm của bên mua hàng là bảo vệ những trường thông tin về sản phẩm & hàng hóa như loại hàng, số lượng, … khớp đúng chuẩn. Ví dụ nếu PR đề cập đến mục sản phẩm & hàng hóa cần mua là máy in, số lượng là 5, thì PO và Invoice đều phải đề cập đến trường thông tin tương tự như PR. Có như vậy, mạng lưới hệ thống mới đồng ý và liên tục những bước thanh toán giao dịch tiếp theo .
Tại những doanh nghiệp lớn, trách nhiệm giao dịch thanh toán nên thuộc về phòng kinh tế tài chính, phòng mua hàng chỉ nên tập trung chuyên sâu vào việc tìm nguồn và hoàn tất trách nhiệm mua hàng cho doanh nghiệp theo đúng những tiềm năng đã đặt ra. Vì bộ phận mua hàng không phải người trực tiếp thanh toán giao dịch hóa ngân sách. Nhưng trước hết, cả phòng mua hàng và kinh tế tài chính cần phân loại nghĩa vụ và trách nhiệm rõ ràng, và phòng mua hàng cần hướng dẫn để những nhà sản xuất hiểu được quy trình và vai trò nghĩa vụ và trách nhiệm giao dịch thanh toán đơn hàng .

Tạm kết:

Mua hàng không đơn thuần là việc mua sản phẩm & hàng hóa / dịch vụ theo đơn đặt hàng có sẵn, mà việc mua hàng cần phải có đủ kiến thức và kỹ năng, luôn bảo vệ những thông tin liền mạch từ những bên tương quan, giữa những bộ phận yêu cầu mua hàng, bộ phận tìm nguồn cung và những nhà cung ứng. Mua hàng cần phải theo đúng quy trình đã định sẵn và bảo vệ mua đúng : chất lượng, số lượng, nhận hàng đúng ngày và khu vực .

Chương trình đào tạo

Chuyên viên mua hàng (Purchasing Executive)

“ Chuyên môn hóa nghiệp vụ mua hàng ”