Quy trình trao đổi thông tin theo ISO là gì? – SPS

Quy trình trao đổi thông tin theo ISO là một trong những quy trình thường thấy trong các bộ tiêu chuẩn ISO như ISO 9001 (Hệ thống quản lý chất lượng), ISO 14001 (Hệ thống quản lý môi trường), ISO 45001 (Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp),…

TRAO ĐỔI THÔNG TIN LÀ GÌ?

Trao đổi thông tin là hoạt động giải trí thông tin cho cá thể, phòng / ban, đơn vị chức năng. bộ phận, tổ chức triển khai biết thông tin cần trao đổi và nhận lại những thông tin phản hồi từ đối tượng người dùng được thông tin .

CÁC HÌNH THỨC TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Về cơ bản, có thể chia các hình thức trao đổi thông tin thành các loại dưới đây:

• Thư điện tử: Là phương tiện thông tin liên lạc hiện đang được sử dụng rộng rãi trong bối cảnh công nghệ thông tin ngày càng phát triển
• Văn bản: Là hình thức công văn, quyết định, thông báo, báo cáo, thư từ, các biểu mẫu ghi nhận và chuyển thông tin… giữa nội bộ với nhau hoặc với bên ngoài
• Lời nói: Là hình thức trao đổi trực diện hoặc qua điện thoại
• Hội họp: Là hình thức trao đổi thông tin tập thể để cùng nhau bàn bạc nhằm tìm ra và giải quyết giải quyết một số vấn đề liên quan đến hoạt động chung của bộ phận, giữa các bộ phận và của toàn tổ chức hoặc giữa tổ chức với các bên liên quan
• Đào tạo: Là hình thức thông tin tập thể nhằm truyền đạt thông tin, gây nhận thức hoặc nâng cao năng lực cho các cán bộ, nhân viên trong tổ chức và các cá nhân có liên quan hoạt động trong phạm vi tổ chức

MỤC ĐÍCH CỦA QUY TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN THEO ISO

Trao đổi thông tin được cho phép tổ chức triển khai phân phối và nhận được những thông tin tương quan đến mạng lưới hệ thống quản trị thiên nhiên và môi trường của mình, gồm có :

• Các nghĩa vụ môi trường cần tuân thủ
• Các thông tin liên quan đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa
• Kết quả hoạt động môi trường
• Các khuyến nghị để cải tiến liên tục.

LỢI ÍCH CỦA TRAO ĐỔI THÔNG TIN THEO ISO

Giúp thông tin được thông tin tới đối tượng người dùng cần trao đổi

• Giúp các hoạt động được tiến hành suôn sẻ
• Nhanh chóng tìm ra nguyên nhân của vấn đề và có biện pháp xử lý kịp thời khi sự cố xảy ra
• Hạn chế các vi phạm, sai sót do thiếu thông tin hoặc không được thông báo kịp thời
• Cải thiện mối quan hệ trong nội bộ tổ chức và mối quan hệ với các bên liên quan
• Tăng cường phối hợp giữa các bên

YÊU CẦU CỦA QUY TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN THEO ISO

• Thông tin phải được lãnh đạo phê duyệt trước khi trao đổi
• Đảm bảo tính minh bạch
• Thông tin trao đổi phải đáp ứng nhu cầu của các bên quan tâm có liên quan
• Tạo điều kiện cho các bên liên quan tham gia vào quy trình trao đổ thông tin
• Trao đổi thông tin một cách chính xác, không xuyên tạc hay tự ý sửa đổi thông tin
• Truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu, tránh gây hiểu lầm
• Không loại trừa các thông tin có liên quan

QUY TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC

• Bước 1: Thu thập các thông tin nội bộ, yêu cầu của pháp luật và các bên quan tâm
• Bước 2: Xác định đối tượng tiếp nhận chính chính và các nhu cầu của tổ chức về thông tin hoặc đối thoại
• Bước 3: Lựa chọn thông tin liên quan tới lợi ích của đối tượng tiếp nhận thông tin chính
• Bước 4: Xác định loại thông tin được truyền đạt tới đối tượng tiếp nhận thông tin
• Bước 5: Quyết định các phương pháp và hình thức trao đổi thông tin phù hợp,
• Bước 6: Định kỳ đánh giá và quyết định tính hiệu lực của quá trình trao đổi thông tin

>>> Xem thêm: Quản lý rủi ro chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

—————————–

Để được hướng dẫn xây dựng Quy trình trao đổi thông tin theo ISO hoặc tìm hiểu về dịch vụ chứng nhận ISO, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với SPS theo thông tin dưới đây:

• Số hotline: 0969.555.610 / 0914.791.188

• Địa chỉ: Tầng 12A Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội
• Email: sales@sps.org.vn
• Website: https://dichvubachkhoa.vn/