Quy trình quản lý hàng tồn kho và phương pháp quản lý hiệu quả

Hàng tồn kho hay hàng lưu kho là những nguyên vật liệu, sản phẩm,… đang được doanh nghiệp lưu trữ trong kho. Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là giải pháp cân bằng rủi ro cho doanh nghiệp nhằm tránh thiếu hụt hàng dự trữ hoặc hàng không bị tồn đọng quá mức cho phép. Dưới đây là một số cách quản lý hàng tồn kho được áp dụng phổ biến hiện nay dành cho các doanh nghiệp.

Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì? Tại sao phải quản lý hàng tồn kho?

Thế nào là quy trình quản lý hàng tồn kho?

Quản lý hàng tồn kho là việc trấn áp ngặt nghèo quy trình đặt hàng, tàng trữ và sử dụng hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho hoàn toàn có thể là nguyên vật liệu thô, linh phụ kiện, sản phẩm & hàng hóa bán thành phẩm, thành phẩm, …

Quản lý hàng tồn kho là bước quan trong không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào

Bạn cần thực hiện quy trình như sau: Quản lý mã hàng hóa → Quản lý khi hàng hóa được nhập vào kho → Hoạt động xuất kho khi cần thiết. 

Lý do cần phải quản lý hàng tồn kho?

Hàng tồn kho của công ty là một trong những gia tài quý giá nhất. Trong kinh doanh bán lẻ, sản xuất, dịch vụ thực phẩm, … thì nguồn vào và thành phẩm của một công ty là cốt lõi của hoạt động giải trí kinh doanh thương mại. Do đó, việc thiếu hàng tồn kho hoàn toàn có thể cực kỳ bất lợi cho những hoạt động giải trí sản xuất hoặc xuất hàng khi thiết yếu .
Theo đó, cần phải quản trị hàng tồn kho một cách hiệu suất cao nhất để kho hàng luôn cân đối ship hàng tốt nhất cho hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại. Đôi khi nó quyết định hành động đến những kế hoạch khác trong việc sản xuất và điều chuyển sản phẩm & hàng hóa. Dưới đây là 1 số ít nguyên do số 1 lý giải cho việc tại sao doanh nghiệp phải quản trị hàng tồn kho :
– Hạn chế thực trạng thiếu vắng hay thừa sản phẩm & hàng hóa
– Giảm được ngân sách hàng tồn kho, tăng biên độ doanh thu đáng kể
– Giúp xử lý hàng lỗi, hỏng nhanh hơn
– Rút gọn lại quy trình, giúp sản phẩm & hàng hóa được luân chuyển trơn tru hơn
– Dễ dàng hơn cho việc quản trị, tránh thất thoát sản phẩm & hàng hóa
– Giúp quản trị những số liệu kinh doanh thương mại đúng chuẩn hơn

Quản lý tồn kho tốt giúp doanh nghiệp tối ưu được nhiều quyền lợi

Các bước trong quy trình quản lý hàng tồn kho

Quy trình quản lý mã hàng

• Bước 1: Gửi yêu cầu cập nhật mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng với người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng.

• Bước 2: Kiểm tra lại tình trạng của mặt hàng và thực hiện đối chiếu để thêm mới hoặc chỉnh sửa mã hàng.

• Bước 3: Với yêu cầu thêm mới, người phụ trách cập nhật thông tin về mặt hàng; xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp để cấp mã hàng mới.

• Bước 4: Với yêu cầu chỉnh sửa, nếu không thể thay đổi được thì thực hiện thông báo cho người yêu cầu. Nếu có thể thay đổi thì thực hiện sửa mã hàng theo quy định.

Quản lý hoạt động nhập kho

Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu:

• Kiểm tra số lượng và chủng loại của nguyên vật liệu nhập kho theo phiếu xuất kho và hóa đơn .
• Chuyển Phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà sản xuất cho Kế toán kho vật tư để so sánh số lượng nguyên vật liệu ở thời gian hiện tại .
• Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho, nếu đạt nhu yếu thì triển khai nhập kho và kiểm tra số lượng rồi ghi nhận vào thẻ kho .

Nhập kho thành phẩm:

• Thủ kho nhập kho thành phẩm, ký vào Phiếu chuyển giao, lưu lại 1 liên tại kho và chuyển liên kia cho Bộ phận sản xuất .
• Thủ kho cập nhập thông tin về thành phẩm vào những Thẻ kho và Báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận kho .

Quản lý hoạt động xuất kho

• Xuất kho bán hàng :

Kế toán kho nhận được lệnh xuất kho kèm theo đơn hàng bán sẽ thực thi việc kiểm tra tồn kho và thực thi xuất kho theo hóa đơn .

Xuất kho bán hàng

• Xuất kho sản xuất :

Khi bộ phận có nhu yếu trực tiếp làm đề xuất xuất nguyên vật liệu thì Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt ý kiến đề nghị. Căn cứ vào nhu yếu xuất kho, Kế toán kho lập phiếu xuất kho và lấy xác nhận của những cá thể có tương quan. Thủ kho triển khai xuất kho theo phiếu xuất kho .

• Xuất chuyển kho :

Bộ phận có nhu yếu chuyển kho làm đề xuất chuyển kho. Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ phê duyệt. Kế toán kho địa thế căn cứ vào phiếu đề xuất chuyển kho đã được duyệt, thực thi thanh toán giao dịch. Thủ kho địa thế căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký xác nhận triển khai xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất kho .

• Xuất lắp ráp :

Bộ phận có nhu yếu lắp ráp hàng làm phiếu ý kiến đề nghị xuất và gửi người có quyền phê duyệt. Kế toán kho địa thế căn cứ vào phiếu ý kiến đề nghị xuất lắp ráp đã được duyệt, triển khai lập thanh toán giao dịch xuất lắp ráp. Thủ kho địa thế căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp có xác nhận thực thi xuất kho và ký xác nhận vào phiếu xuất .

Tham khảo sơ đồ quy trình quản lý hàng tồn kho

Những phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả

Mã hóa vật tư/hàng hóa

Việc mã hóa vật tư / sản phẩm & hàng hóa sẽ tránh được việc trùng lặp, sai sót trong quy trình quản trị hàng tồn kho. Xây dựng mã hàng có rất nhiều phương pháp khác nhau, tuy nhiên cần phải bảo vệ hai nguyên tắc cơ bản sau :

• Bắt buộc diễn đạt đặc tính loại sản phẩm và thống nhất cách đặt tên loại sản phẩm để việc sử dụng bộ mã trở nên hiệu suất cao hơn .

• Cần có bước khảo sát và tổng hợp những thông tin một cách chuyên nghiệp và tổng lực về vật tư / sản phẩm & hàng hóa, phân loại và lập list vật tư / sản phẩm & hàng hóa theo những tiêu thức tương thích với nhu yếu quản trị. Ngoài ra cần quan tâm quy ước mã hóa để bảo vệ bộ mã thống nhất và hoàn toàn có thể lan rộng ra, đồng thời giúp sử dụng để thuận tiện trong việc vận dụng những mã mới hoặc cho người mới sử dụng .

Gắn mã vật tư, sản phẩm & hàng hóa để thuận tiện trấn áp, quản trị hàng tồn

Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu

Xác định được mức tồn kho tối đa và tối thiểu so với mỗi vật tư / sản phẩm & hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc nhập hàng về nhiều hơn mức thiết yếu hoặc nhập kho quá ít không đủ ship hàng cho sản xuất kinh doanh thương mại. Từ do gây ra hậu quả như giảm lệch giá, việc sản xuất bị ngưng trệ .
Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu sẽ được thiết lập theo từng mẫu sản phẩm và được kiểm soát và điều chỉnh trong một khoảng chừng thời hạn nhất định, nhất là với ngành hàng kinh doanh thương mại thời vụ .

Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho khoa học

Thường thì những doanh nghiệp sẽ sắp xếp vật tư / sản phẩm & hàng hóa theo vị trí, đây là cách khoa học, thuận tiện và hài hòa và hợp lý. Mỗi loại vật tư / sản phẩm & hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực tương thích trong kho giúp thuận tiện quản trị kho hàng hiệu suất cao. Để sắp xếp sản phẩm & hàng hóa một cách khoa học thì những doanh nghiệp nên sử dụng mạng lưới hệ thống kệ kho chứa hàng để tàng trữ .
Có hai giải pháp sắp xếp sản phẩm & hàng hóa như sau :

• Sắp xếp vị trí cố định và thắt chặt ( fix location ) : đây là chiêu thức loại sản phẩm nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định và thắt chặt vị trí .
• Sắp xếp vị trí linh động ( không lấy phí location ) : đây là giải pháp không cố định và thắt chặt vị trí cho mẫu sản phẩm nào cả. Tất cả những vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, A3, B1, B2, B3, … và được hiển thị trên sơ đồ kho .

Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Cần phải triển khai kiểm kê sản phẩm & hàng hóa định kỳ để xem số liệu thực tiễn và sổ sách có khớp nhau hay không. Đồng thời khi kiểm kê, những loại sản phẩm & hàng hóa hỏng hóc, hết hạn sẽ bị phát hiện kịp thời. Công việc này giúp doanh nghiệp quản trị hàng tồn hiệu suất cao và đúng chuẩn. Các doanh nghiệp nên thực thi 6 tháng / lần để bảo vệ kho hàng được quản trị tốt nhất .

Kiểm kê, theo dõi hàng tồn kho định kì

Lưu ý: Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn cần phải biết được:

• Tỷ lệ hàng tồn kho hài hòa và hợp lý là bao nhiêu ?
• Cách trấn áp lượng hàng tồn ra làm sao ?
• Diện tích kho hàng có đủ điều kiện kèm theo chứa số lượng sản phẩm & hàng hóa như vậy không ?
• giá thành quản trị trong thời gian hàng tồn kho có tương thích không ?
• Ngân sách chi tiêu thời cơ của việc quản trị hàng tồn kho ?

>> Tham khảo : Các quy mô quản trị hàng tồn kho tiêu biểu vượt trội lúc bấy giờ

Sử dụng phần mềm để quản lý hàng tồn

Những ứng dụng tương hỗ quản trị kho lúc bấy giờ hoàn toàn có thể quản trị hàng tồn rất hiệu suất cao. Đối với những kho hàng lớn, phải quản trị nhiều số liệu phức tạp thì việc sử dụng ứng dụng là cực kỳ thiết yếu .
Phần mềm hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp trấn áp về giá trị, số lượng vật tư, sản phẩm & hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong tàng trữ. Lập và trấn áp phiếu nhập / xuất vật tư, sản phẩm & hàng hóa trong sản xuất và lưu thông .

Phần mềm quản trị hàng tồn Sapo

Ứng dụng hệ thống kệ kho hàng trong quản lý hàng tồn kho

Trong quản trị hàng tồn kho, để triển khai và thuận tiện trong quy trình mã hóa, sắp xếp, kiểm kê, … thì kho hàng cần phải được kiến thiết xây dựng chuyên nghiệp với mạng lưới hệ thống kệ kho hàng bảo vệ chứa sản phẩm & hàng hóa khoa học nhất .
Việc sắp xếp sản phẩm & hàng hóa ngăn nắp, ngăn nắp và rõ ràng tạo điều kiện kèm theo thuận tiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho thuận tiện hơn. Hiện nay 1 số ít mẫu kệ kho hàng, kệ công nghiệp đang được ứng dụng rất hiệu suất cao trong những kho vật tư / sản phẩm & hàng hóa như :

• Kệ v lỗ đa năng
• Kệ trung tải
• Kệ Selective
• Kệ Double Deep
• Kệ Drive in
• Kệ Con lăn
• Kệ tay đỡ
• Kệ sàn
• Kệ di động, …

Hàng tồn kho được sắp xếp ngăn nắp, khoa học trên giá kệ
Lựa chọn lắp ráp loại kệ kho hàng nào là tùy thuộc vào chủng loại sản phẩm & hàng hóa, tải trong kho hàng, tần suất xuất / nhập và tỷ lệ tàng trữ sản phẩm & hàng hóa. Lựa chọn loại kệ kho tương thích góp thêm phần giúp quản trị sản phẩm & hàng hóa nói chung và quản trị hàng tồn kho hiệu suất cao và tiết kiệm ngân sách và chi phí nhất .
Hiện nay, kệ công nghiệp VNT là đơn vị chức năng sản xuất kệ kho hàng chất lượng hạng sang tại Nước Ta lúc bấy giờ. VNT đã setup hàng nghìn nhà kho cho người mua trên toàn nước với mức ngân sách rẻ nhất .
VNT với 2 xí nghiệp sản xuất sản xuất hiệu suất cực lớn tại miền Bắc và miền Nam, chuẩn bị sẵn sàng cung ứng mọi nhu yếu của người mua về số lượng và chất lượng, đặc biệt quan trọng là tiến trình lắp ráp. VNT đủ năng lượng đáp ứng kệ kho hàng phân phối 100 % người mua trong nước và xuất khẩu ra thị trường quốc tế ( Mỹ, châu Âu, Khu vực Đông Nam Á, … ) .

Để được tư vấn về quản lý hàng tồn kho cũng như lắp đặt các mẫu kệ kho hàng tốt nhất. Vui lòng liên hệ Hotline 0942.083.698, VNT sẽ tư vấn tận tâm và đưa ra giải pháp phù hợp cho khách hàng. 

Tôi là Nguyễn Linh – Tôi đã có kinh nghiệm tay nghề hơn 5 năm tư vấn setup giá kệ công nghiệp, kệ kho hàng. Tôi kỳ vọng những kiến thức và kỹ năng mà mình san sẻ hoàn toàn có thể giúp mọi người thiết kế xây dựng được mạng lưới hệ thống kho bãi hiệu suất cao, tối ưu diện tích quy hoạnh và ngân sách .

Source: https://dichvubachkhoa.vn
Category : Mua Bán Đồ Cũ