Sơ đồ Gantt là gì? Tải về mẫu sơ đồ Gantt chi tiết [Miễn phí] – CoffeeHR

Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày triển khai những task

Sơ đồ Gantt được biết đến là một trong những công cụ quản lý tiến độ và công việc của dự án hiệu quả. Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt để quản lý dự án hiệu quả hơn như thế nào? Cùng tìm hiểu thêm ưu điểm, nhược điểm và các kiến thức khác về sơ đồ Gantt với bài viết dưới đây nhé.

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt còn có tên gọi khác là biểu đồ Gantt hoặc sơ đồ ngang Gantt. Đây là công cụ lâu đời dùng để quản lý dự án và vẫn được ứng dụng trong ngày nay. Sơ đồ Gantt cung cấp cho người dùng các đầu mục nhiệm vụ cụ thể, mốc thời gian hoàn thành và tiến độ công việc một cách trực quan.

Sơ đồ Gantt được thiết kế với 2 trục:

• Trục hoành thể hiện mốc thời gian hoàn thành công việc
• Trung tung minh họa các đầu mục công việc

Chính vì phong cách thiết kế đơn thuần và tiện lợi, sơ đồ Gantt tương thích với lên timeline, quản trị quy trình tiến độ việc làm hoặc những dự án Bất Động Sản của doanh nghiệp .

Đối tượng phù hợp sử dụng sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt được phong cách thiết kế một cách dễ hiểu, gồm những việc làm và mốc thời hạn rõ ràng. Biểu đồ Gantt được nhìn nhận là tương thích với những việc làm cần những đặc thù sau .

• Lập ra kế hoạch công việc và dòng thời gian tổng quát: vì sơ đồ Gantt hiển thị rõ ràng những đầu mục nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian và thứ tự thực hiện. Nhờ thế mà cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quát về dự án.
• Phối hợp nhiều bộ phận liên quan: sơ đồ Gantt sẽ cung cấp chi tiết là quá trình thực hiện công việc đến đâu, tại thời điểm nào. Điều này nhằm giúp các bộ phận tham gia dự án nắm được tiến độ công việc của dự án. Nhờ đó, họ sẽ phối hợp nhịp nhàng để nắm bắt và hoàn thành công việc đúng tiến độ.
• Ước tính thời gian và khối lượng công việc: sơ đồ Gantt cung cấp khối lượng công việc số lượng nhân lực tham gia dự án. Điều này giúp quản lý phân công và điều phối công việc hiệu quả.
• Lịch trình dự án đơn giản: sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn tạo một lịch trình đơn giản để tóm tắt sơ bộ dự án cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên.

Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt

Ưu điểm

Sơ đồ Gantt là công cụ tuyệt vời lập kế hoạch thời hạn và việc làm đơn thuần cho dự án Bất Động Sản nhỏ. Sơ đồ Gantt giúp người đọc dễ thấy việc làm và thời hạn đơn cử và bao quát tổng thời hạn dự án Bất Động Sản .

• Quản lý nhiều thông tin cùng lúc

Sơ đồ Gantt được phong cách thiết kế đơn thuần, dễ nhìn với 2 trục chính, giúp người đọc nắm thông tin quan trọng của dự án Bất Động Sản. Nó gồm có tên việc làm cần triển khai, người đảm nhiệm, thời hạn mở màn và diễn ra của việc làm, mối link giữa việc làm và toàn thể dự án Bất Động Sản nói chung .

• Nâng cao năng suất công việc

Sơ đồ Gantt phân phối mối liên hệ giữa việc làm nhỏ và hàng loạt dự án Bất Động Sản. Yếu tố này giúp người tiếp đón việc làm hiểu được tầm quan trọng và vai trò của mắt xích nhỏ trong hàng loạt dự án Bất Động Sản. Điều này thôi thúc người triển khai dữ thế chủ động hoàn thành xong việc làm để không tác động ảnh hưởng đến tiến trình của những đầu mục việc làm tiếp theo .

• Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Khối lượng việc làm và số lượng nguồn lực được sơ đồ Gantt biểu lộ một cách khách quan. Nhờ đó mà người quản trị hoàn toàn có thể sắp xếp tối ưu và phân chia nguồn nhân lực hài hòa và hợp lý cho từng đầu mục việc làm, bảo vệ chất lượng dự án Bất Động Sản .

Nhược điểm

• Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia được xây dựng từ trước

Nếu sơ đồ Gantt được thiết kế xây dựng cùng lúc với cấu trúc phân loại việc làm thì sẽ rất bất lợi. Người quản trị sẽ phải đổi khác và sửa lại hết nếu việc làm bị bỏ sót, thời hạn bị thống kê giám sát sai hoặc những yếu tố tác động ảnh hưởng khác khó Dự kiến .

• Chỉ vận hành tốt với các nhóm nhỏ

Mặc dù phong cách thiết kế đơn thuần và dễ hiểu, nhưng sơ đồ Gantt sẽ trở nên phức tạp với những dự án Bất Động Sản có hàng trăm đầu mục việc làm khác nhau. Với những việc làm và thời hạn lê dài, sẽ rất khó để xem tổng quát dự án Bất Động Sản trên một màn hình hiển thị. Đồng thời, việc update việc làm, quy trình tiến độ sẽ rất mất thời hạn, không hiệu suất cao với người dùng .
Ví dụ với một việc làm trong dự án Bất Động Sản. Công việc đó gồm có nhiều trách nhiệm con phải triển khai xong. Sẽ rất khó để biểu đồ Gantt bộc lộ toàn bộ đầu mục con và quản trị thời hạn hoàn thành xong chúng .

• Chưa xử lý tốt các ràng buộc của dự án

Một dự án Bất Động Sản có ba yếu tố trọng tâm là thời hạn, ngân sách và khoanh vùng phạm vi. Tuy nhiên, yếu tố chính của sơ đồ Gantt là thời hạn. Chính vì thế, mức độ ưu tiên việc làm rất khó trấn áp nếu có nhiều có nhiều đầu mục việc làm phức tạp, đan xen lẫn nhau. Do vậy, việc ràng buộc những việc làm của dự án Bất Động Sản chưa được giải quyết và xử lý tốt .

4 Bước vẽ sơ đồ Gantt hiệu quả

Mặc dù sơ đồ Gantt hoàn toàn có thể phong cách thiết kế đơn thuần bằng bản vẽ tay nhưng việc update, thay thế sửa chữa thông tin khi có biến hóa sẽ rất mất thời hạn. Vì vậy, sơ đồ Gantt sẽ thuận tiện nếu được triển khai trên những công cụ, ứng dụng tương hỗ. Các bước vẽ sơ đồ Gantt đơn cử như sau .

Bước 1: Xác định đầu mục công việc

Bước tiên phong là liệt kê toàn bộ việc làm cần thực thi trong dự án Bất Động Sản. Để xác lập rõ những việc làm, bạn cần xác lập rõ tiềm năng cần đạt được của dự án Bất Động Sản. Sau đó, việc xác lập thời hạn triển khai xong việc làm của dự án Bất Động Sản cũng sẽ rõ ràng hơn nhiều .

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Bước tiếp theo là lập mối link giữa những việc làm. Đây cũng là điểm mạnh của sơ đồ Gantt khi biểu lộ được những mối đối sánh tương quan của những đầu mục. Có một số ít mối quan hệ giữa những trách nhiệm như sau .
Công việc “ tuần tự ” hay còn gọi là “ tuyến tính ” là những việc làm phải được triển khai xong trước thì mới triển khai được việc làm tiếp theo .
Công việc “ song song ” là những đầu mục việc làm hoàn toàn có thể triển khai xong cùng lúc với nhau. Trong dự án Bất Động Sản, có nhiều đầu mục việc làm song song thì thời hạn thực thi càng được rút ngắn .
Bạn nên nắm rõ những mối liên hệ tuần tự hoặc song song giữa những đầu mục. Điều này giúp bạn tổ chức triển khai việc làm và trình diễn dự án Bất Động Sản rõ ràng hơn .
Trong biểu đồ Gantt, có 3 loại mối liên hệ thông dụng :

• Start to Start (SS): công việc SS bắt đầu cho đến khi công việc trước đó bắt đầu.
• Finish to Finish (FF): công việc FF kết thúc sau khi công việc trước đó kết thúc.
• Finish to Start (FS): công việc FS bắt đầu sau khi công việc trước liên quan kết thúc.

Có một mối liên hệ trong sơ đồ Gantt đó là Start to Finish. Đây được đánh giá là loại hiếm gặp.

Bước 3: Biểu diễn lên biểu đồ Gantt

Sau khi tích lũy vừa đủ tài liệu thiết yếu, bạn hoàn toàn có thể chọn vẽ tay hoặc phong cách thiết kế trên ứng dụng tương hỗ. Hiện nay, có nhiều công cụ tương hỗ chuyên nghiệp như Gantto, Base Wework, … được cho phép bạn truy vấn vào tài liệu từ bất kể vị trí nào nhằm mục đích giúp việc đàm đạo, báo cáo giải trình dự án Bất Động Sản thuận tiện hơn .
Một số công cụ phong cách thiết kế dựa trên đám mây giúp bạn và những thành viên trong nhóm phối hợp làm việc tốt hơn nhờ việc hoàn toàn có thể truy vấn tài liệu, đàm đạo, báo cáo giải trình dự án Bất Động Sản từ bất kể vị trí nào .

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Theo dõi biểu đồ, nếu dự án Bất Động Sản của bạn chuyển dời theo trục tung có nghĩa là nó đang tăng trưởng. Tuy nhiên sẽ có nhiều biến hóa trong thời hạn tiến hành dự án Bất Động Sản do nhiều yếu tố khác ảnh hưởng tác động. Vì vậy, bạn cần quan tâm update và kiểm soát và điều chỉnh để không ảnh hưởng tác động đến tiến trình hàng loạt dự án Bất Động Sản. Điều này sẽ giúp bạn update thông tin cho thành viên trong nhóm và đối tác chiến lược kịp thời .

Cách vẽ sơ đồ Gantt bằng Excel

Chuẩn bị dữ liệu cần vẽ

Trong phần Thực hiện dự án Bất Động Sản, thêm những mục sau để bổ trợ tài liệu. Mục đích của việc bổ trợ là để tính được trong thực tiễn đã triển khai xong bao nhiêu Tỷ Lệ so với tiềm năng đề ra .
Trong bảng Thực hiện ( actual ), thêm cột Tỷ lệ hoàn thành xong ( % completion ). Còn trong bảng Data Preparation, thêm mục Số ngày đã thực thi ( Days completed ). Trong đó, cần quan tâm sau :

• Nếu Thời gian dự án (Project timeline) cho mục Plan thì sẽ không tính Số ngày thực hiện (Days completed)
• Nếu Thời gian dự án (Project timeline) cho mục Thực hiện (actual)thì Số ngày thực hiện = Tỷ lệ hoàn thành x số ngày

Tạo 1 biểu đồ Gantt mới

Để tạo biểu đồ mới, sử dụng trong thẻ Insert trên thanh công cụ. Sau đó, chọn hình tượng Chart / Bar / Stacked Bar .

Nhập dữ liệu vào biểu đồ

Sau khi biểu đồ Open, bấm vào biểu đồ, thẻ Chart Tools sẽ hiển thị. Chọn mục Design, sau đó chọn tiếp Select Data. Bước này nhằm mục đích nhập tài liệu để lập biểu đồ Gantt .
Mục Chart data range là để điền vùng tài liệu. Quy trình điền vùng tài liệu như sau .

• Thêm vùng dữ liệu mới là Start date: Trong Legend Entries (series), chọn Add.
• Thay đổi thứ tự : đưa Start date lên trước Days.
• Tiếp theo là chỉnh sửa lại cho mục Horizontal (category) Axis Labels ở mục Edit

Đây là hiệu quả sau khi triển khai xong xong những bước .

Sắp xếp thứ tự các task

Nếu muốn biến hóa những Task theo mong ước, ta làm như sau :

• Bấm chọn tên các Task trong biểu đồ.
• Cửa sổ Axis Option hiện lên. Bấm chọn cho mục Categories in reverse order.

Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện các task

Để quản trị quá trình dự án Bất Động Sản hiệu suất cao hơn, phần Số ngày thực thi những Task cần được hiển thị. Trong biểu đồ có 2 phần : phần tô vàng và phần tô xanh. Phần tô xanh chính là Số ngày triển khai những Task. Để ẩn phần tô vàng, bấm chuột phải vào thanh biểu đồ, sau đó chọn Format Data Series, trong mục Fill chọn No fill và mục Border ta chọn No Line .

Thay đổi các khoảng thời gian cho phù hợp

Khi vẽ biểu đồ sẽ Open khoảng chừng thời hạn do Excel yêu cầu. Vì vậy, ta cần kiểm soát và điều chỉnh những khoảng chừng thời hạn tương thích với dự án Bất Động Sản thực tiễn. Ta làm như sau. Nhập 2 ngày mục tiêu vào vị trí bất kể, sau đó chọn định dạng ô cho 2 vị trí đó là General để hiển thị giá trị ngày dưới dạng số lượng. Đây là hai số biểu lộ khoảng chừng thời hạn mới. Sau đó, lấy hai số này để nhập vào khoảng chừng thời hạn ở bảng phía trên để thay thế sửa chữa cho khoảng chừng thời hạn cũ .

Theo dõi tỷ lệ hoàn thành các task

Để theo dõi tỷ suất hoàn thành xong, tất cả chúng ta cần màn biểu diễn Days completed vào biểu đồ và tích hợp với Days. Ta cần thêm đối tượng người dùng mới là Error Bar vào biểu đồ. Quá trình thực thi như sau :

• Bấm vào biểu đồ, trong thẻ Chart tools/Design, ở mục Add Chart Element ở phía dưới, chọn Error Bars
• Chọn More Error Bar Options.
• Sau đó, mục Add Error Bars based on Series (chọn vùng dữ liệu để thêm) xuất hiện. Trong trường hợp này, ta chọn Start date.

Khi mục Format Error Bars Open, ta thiết lập những tính năng như sau :

• Direction: Plus
• End syle: No cap
• Error Amount: chọn Custom/ Specify Value và chọn tới vùng Days Completed

Sau đó, ta sẽ kiểm soát và điều chỉnh định dạng hiển thị cho vùng này như sau :

• Chọn màu: bạn nên chọn màu có độ tương phản lớn so với màu mặc định
• Chọn độ rộng: điều chỉnh sao cho Error Bar sẽ chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc.

Một biểu đồ Gantt hoàn hảo sẽ như sau :

Tải về mẫu sơ đồ Gantt 

Mẫu sơ đồ Gantt đơn giản giúp quản lý các công việc hiệu quả được chia theo tháng

 

Mẫu sơ đồ Gantt chi tiết theo tuần của dự án:

Bài viết đã giải đáp câu hỏi Sơ đồ Gantt là gì và Cách vẽ sơ đồ Gantt quản lý hiệu quả mà người đọc quan tâm và thắc mắc. Mong là bài viết đã cung cấp cho bạn đọc những kiến thức và thông tin có ích về sơ đồ Gantt. Nhờ đó, việc lựa chọn công cụ phù hợp với dự án của doanh nghiệp sẽ dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

CoffeeHR có hơn 10 năm đồng hành cùng rất nhiều doanh nghiệp, tập đoàn. Liên hệ ngay CoffeeHR để nhận được DEMO FREE giải pháp tối ưu quản trị cho Doanh nghiệp của bạn.

• Hotline: (+84) 97 306 0459
• Facebook: CoffeeHR – Cà Phê Nhân sự