Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng và thu tiền

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng và thu tiền như nào? Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc trong bài viết dưới đây về quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng và mua hàng.

Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền của khách hàng.

Nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, tương quan đến nhiều đối tượng người dùng, thời hạn và khu vực khác nhau. Cho nên cần phải có quy trình luân chuyển chứng kế toán từ qua những bộ phận có tương quan để tổ chức triển khai ghi nhận và giải quyết và xử lý thông tin .

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán

• Lập hoặc thu nhận chứng từ
• Kiểm tra chứng từ
• Sử dụng ghi sổ kế toán
• Bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BÁN HÀNG & THU TIỀN

• (1) Nhận đặt hàng
• (2) Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng
• (3) Kiểm tra hàng tồn kho
• (4) Lập lệnh bán hàng
• (5) Chuẩn bị giao hàng
• (6) Giao hàng và vận chuyển hàng
• (7) Cập nhật giảm hàng tồn kho
• (8) Lập hóa đơn
• (9) Theo dõi phải thu khách hàng
• (10) Thu tiền
• (11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo

1. Sơ đồ luân trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng

VD : Công ty Dược phẩm A
Công ty sử dụng mạng lưới hệ thống chứng từ theo Quyết định số 15/2006 / QĐ – BTC ngày 20/3/2006 và Thông tư số 200 của Bộ Tài chính. Các chứng từ kế toán bán hàng và thu tiền bộc lộ cho những nhiệm vụ kinh tế tài chính trong thực tiễn phát sinh và triển khai xong. Hệ thống chứng từ trong khâu bán hàng được công ty sử dụng gồm : Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế tài chính, Biên bản giao hàng, Hóa đơn GTGT, Biên bản hàng bán bị trả lại, Biên bản giảm giá hàng bán, Phiếu thu, Giấy báo Có .

Đối với khâu bán hàng

• (1) Khách hàng gửi đặt hàng
• (2) Nhân viên bán hàng tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra kho và tín dụng khách hàng
• (3) Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đơn đặt hàng
• (3a) Nếu đơn đặt hàng không được duyệt, nhân viên bán hàng thông báo cho khách hàng biết lý do hủy đơn hàng
• (3b) Nếu đơn đặt hàng được duyệt, nhân viên bán hàng tiến hành lập hóa đơn
• (4) Hóa đơn GTGT được nhân viên bán hàng chuyển xuống kho để thông báo xuất hàng giao cho khách hàng
• (5a) Trường hợp khách hàng nhận hàng tại kho
• (5b) Nhân viên vận chuyển giao hàng tại địa chỉ khách hàng

2. Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nghiệp vụ thu tiền

VD : Công ty Dược phẩm B

Đối với khâu thu tiền

• (1) Thủ kho giao hóa đơn GTGT (liên 3) cho kế toán công nợ, khi nhận hóa đơn kế toán công nợ phải ký nhận vào “Sổ giao nhận Hóa đơn GTGT” và được lưu ở kho
• (2) Kế toán bán hàng căn cứ vào Hóa đơn GTGT của hàng bán do nhân viên bán hàng lập, đối chiếu số liệu trên hóa đơn với số liệu trên chương trình kế toán
• (3) Nếu phát sinh chênh lệch kế toán bán hàng phản hồi thông tin cho nhân viên bán hàng biết để giải quyết sai sót phát sinh
• (4) Theo dõi công nợ khách hàng
• (5) Kế toán thanh toán căn cứ chuyển giấy báo Có, Phiếu thu cho Kế toán công nợ đối chiếu, kiểm tra tình hình thu hồi công nợ tiến hành cập nhật số liệu
• (6) Kế toán thanh toán ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan

Khi thiết kế xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần địa thế căn cứ vào đặc thù tổ chức triển khai quản trị, tổ chức triển khai cỗ máy kế toán, nhu yếu quản trị so với nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh trên chứng từ. Đảm bảo cho chứng từ hoạt động qua những bộ phận một cách khoa học, hài hòa và hợp lý, tránh thực trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vo ( trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng )

Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền Công ty Dược A-B

Bước 1: Xem xét nhu cầu của thị trường

– Kế hoạch bán hàng năm, quý, tháng
– Nhu cầu lan rộng ra thị trường
– Nhu cầu của người mua

Bước 2: Tham gia đấu thầu

Sau khi trình làng sản phẩm & hàng hóa, trường hợp những cơ sở y tế có nhu yếu sử dụng mẫu sản phẩm công ty, công ty sẽ tham gia đấu thầu .

Bước 3: Ký kết hợp đồng mua bán

Khi công ty trúng thầu sẽ triển khai ký kết hợp đồng mua và bán với những cơ sở đó, hợp đồng có nội dung sau :

– Tên địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán.

– Tên địa chỉ, điện thoại cảm ứng, fax, mã số thuế, thông tin tài khoản ngân hàng nhà nước, người đại diện thay mặt cho đơn vị chức năng mua .
– Danh mục những loại sản phẩm hai bên thỏa thuận hợp tác mua và bán : Tên thuốc, hàm lượng, nồng độ, nơi sản xuất, hạn dùng, quy cách đóng gói, đơn vị chức năng, số lượng, đơn giá, thành tiền .
– Chất lượng sản phẩm & hàng hóa
– Phương thức giao dịch thanh toán
– Phương thức xử lý khiếu nại, khiếu kiện
Trưởng phòng kinh doanh thương mại kiểm tra lại hợp đồng trình Phó tổng giám đốc đảm nhiệm kinh doanh thương mại ký .

Bước 4: Nhận đơn đặt hàng

– Trực tiếp : Nhân viên bán hàng nhận đơn hàng trực tiếp tại những khoa dược bệnh viện, phòng khám trên địa phận .
– Gián tiếp : Phòng nhiệm vụ kinh doanh thương mại nhận đơn đặt hàng qua điện thoại thông minh, Fax

Bước 5: Kiểm tra tín dụng, tồn kho

Nhân viên bán hàng thực thi kiểm tra hàng có đủ trong kho theo như nhu yếu của người mua hay không ? Tiếp đến triển khai kiểm tra hạn mức tín dụng thanh toán người mua. Sau đó chuyển đơn hàng cho trưởng phòng nhiệm vụ kinh doanh thương mại phê duyệt .

Bước 6: Cấp phát hàng hóa

– Chuẩn bị hàng :
+ Xác định vị trí để hàng, kiểm tra so sánh lại tên hàng, hàm lượng nồng độ, nơi sản xuất, số lô, hạn dùng trên phiếu báo lô với biểu hàng .
+ Lấy đúng chủng loại, số lượng, số lô ghi trên lệnh bán hàng, xếp và để riêng từng loại .
– Kiểm tra hàng : Nhân viên luân chuyển, kiểm tra so sánh hàng lấy ra khỏi kho .

Bước 7: Xuất hóa đơn

Nhân viên lập hóa đơn phòng kế toán triển khai in hóa đơn dựa trên lệnh bán hàng, phiếu giao hàng và đơn đặt hàng .

Bước 8: Giao nhận vận chuyển

– Sau khi hoàn thành xong những thủ tục nhận hàng, người nhận hàng đi giao chuẩn bị sẵn sàng phương tiện đi lại luân chuyển tương thích với nhu yếu cần bảo vệ được sự bảo đảm an toàn về số lượng, chất lượng, hình thức trên suốt lộ trình giao hàng .

– Khi giao hàng cho khách hàng xong, người được giao nhiệm vụ gửi hàng sau khi đã nhận và kiểm tra đầy đủ hóa đơn, chứng từ, có trách nhiệm trả về công ty và các bộ phận có liên quan.

Bước 9: Ghi nhận công nợ

Sau khi nhận được hàng loạt chứng từ bán hàng do nhân viên cấp dưới bán hàng gửi sang. Kiểm tra sự thống nhất của bộ chứng từ và so sánh thông tin trên hóa đơn với tài liệu trên mạng lưới hệ thống. Nếu phát sinh chênh lệch kế toán thành toán sẽ thông tin cho nhân viên cấp dưới bán hàng để xử lý sai sót phát sinh và triển khai ghi nhận nợ công người mua .

Bước 10: Thu tiền

Kế toán lệch giá – nợ công khi nhận được giấy báo ngân hàng nhà nước hoặc phiếu chi do người mua phát hành ( trong trường hợp thu nợ bằng tiền mặt ) chứng tỏ tiền hàng phải thu người mua đã được thanh toán giao dịch. Đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu người mua với tiền thu được. Cập nhật số tiền người mua giao dịch thanh toán vào Bảng kê thu tiền người mua để theo dõi việc chi hoa hồng .

Hy vọng thông bài qua bài viết trên, bạn đọc có thêm kiến thức tham khảo về quy trình luân chuyển chứng từ. Chúc các bạn thành công!

Source: https://dichvubachkhoa.vn
Category : Điện Tử Bách Khoa