QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO ISO | GPKV | Giải pháp kho hàng

Quy trình quản lý kho, quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động vô cùng quan trọng yêu cầu độ chính xác và tỉ mỉ cao, đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn. Chính vì vậy, việc cần thiết nhất là cần xây dựng quy trình quản lý kho khoa học, chuyên nghiệp để hạn chế tình trạng thất thoát, hư hại hàng hóa. Trong bài viết hôm nay EPS Việt Nam sẽ giới thiệu cho các bạn quy trình quản lý kho hàng theo ISO đã được áp dụng thành công ở nhiều cửa hàng kinh doanh.

Quản lý kho hàng và những kỹ năng cần thiết cho nhân viên

QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO ISO

1. Thế nào là quy trình quản lý kho theo iso?

ISO là tên viết tắt của tổ chức triển khai tiêu chuẩn hóa quốc tế độc lập, phi chính phủ ( International Organization for Standardization ). Tổ chức này có trụ sở tại Geneva – Thụy Sĩ .

Quy trình ISO được định nghĩa như sau: “xác định và đưa ra trình tự các bước để hướng dẫn việc thực hiện một hoạt động hay một quá trình trong hệ thống quản lý của tổ chức”.

Bạn đang đọc: QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO ISO | GPKV | Giải pháp kho hàng

Định nghĩa đơn thuần về quản lý kho là trình tự theo dõi và trấn áp sản phẩm & hàng hóa trong kho được pháp luật mà tổng thể nhân viên cấp dưới phải tuân theo. Việc triển khai quy trình tiến độ một cách khắt khe và đúng lao lý sẽ giúp quy trình thao tác trở nên chuyên nghiệp hơn, khoa học hơn. Nhờ đó mà những mẫu sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đưa đến cho người tiêu dùng sẽ có nhiều quyền lợi hơn .

2. Quy trình quản lý kho theo ISO diễn ra như thế nào?

• Quản lý cơ sở dữ liệu

Có nghĩa là mỗi doanh nghiệp cần có cơ sở tài liệu riêng để thực thi quy trình quản lý kho của mình. Đây là những thông tin quan trọng và có tính bảo mật thông tin. Nhân viên sẽ làm 1 số ít thao tác việc làm sau : kiểm tra hàng tồn trong kho, phân loại hàng, update hoặc cấp mã mới theo quy chuẩn, theo dõi số lượng hàng sau mỗi lần thanh toán giao dịch nhập – xuất .

• Mua hàng

Chủ doanh nghiệp cần đưa ra quyết định hành động sẽ mua sản phẩm & hàng hóa với số lượng như thế nào. Việc này phải dựa trên tình hình tồn kho hiện tại. Không nên nhập những hàng còn tồn kho nhiều mà lại không tạo ra doanh thu. Sau khi xem xét tình hình thì hãy lên kế hoạch chi tiết cụ thể về số lượng hàng sẽ mua .

• Nhập kho

Nhân viên được giao trách nhiệm đảm nhiệm công tác làm việc nhập kho phải thực thi những việc làm sau : đảm nhiệm sách vở nhập kho theo lao lý và kiểm tra xem thông tin đúng chuẩn chưa, ghi phiếu thanh toán giao dịch và in phiếu nhập, kiểm tra hàng và xác nhận nhận hàng, kiểm tra lại chất lượng và số lượng sản phẩm & hàng hóa vừa nhập kho, ghi đúng chuẩn lại số hàng trước khi nhập và sau khi nhập .

• Lưu kho

Bước thứ 3 trong quy trình tiến độ này là lưu kho. Nhân viên cần lập phiếu và biên bản lưu kho. Sắp xếp sản phẩm & hàng hóa mới nhập vào kho theo pháp luật và lập sơ đồ vị trí những kệ hàng trong kho. Đồng thời quy trình lưu kho phải tuân thủ lao lý phòng cháy chữa cháy, lao lý bảo đảm an toàn khi lưu kho .

• Xuất kho

Xuất kho sẽ gồm có những việc làm sau : đảm nhiệm và kiểm tra những sách vở chứng từ có tương quan đến nhu yếu xuất kho, phê duyệt, kiểm tra hàng tồn kho, lập phiếu xuất kho cho bên ý kiến đề nghị, sau khi xuất kho thì sẽ triển khai sắp xếp lại khoảng trống kho, ghi lại đúng mực số lượng hàng vừa xuất kho và lập thống kế báo cáo giải trình số lượng, chất lượng hàng sau xuất kho .

• Kiểm kê, thống kê, báo cáo

Sau khi triển khai những công tác làm việc nhập kho, lưu kho, mua hàng, lưu kho thì nhân viên cấp dưới quản lý kho hàng cần kiểm tra kho hàng định kì để so sánh với số lượng sản phẩm & hàng hóa ghi trong sổ sách. Lập biên bản kiểm kê kho sau khi hoàn thành xong. Thống kê và báo cáo giải trình lại với chủ doanh nghiệp .

3. Lợi ích của quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn ISO

Thực hiện quy trình quản lý kho theo ISO sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các cửa hàng, siêu thị, shop thời trang…

• Kiểm soát quá trình luân chuyển hàng hóa chặt chẽ.
• Giảm tình trạng ứ đọng hàng hóa, tồn kho, thất thoát hàng.
• Kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa xuất- nhập và lưu kho.
• Hạn chế các sự cố, rủi ro trong việc thực hiện quy trình quản lý kho. Nếu có thì cũng dễ dàng giải quyết.
• Tăng năng suất làm việc cho nhân viên do mỗi người đảm nhận vị trí khác nhau trong từng khâu nên tăng trách nhiệm, tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực.
• Chủ động trong việc nắm tình hình kinh doanh của cửa hàng.
• Phát hiện kịp thời các sự cố để giải quyết.
• Tiết kiệm thời gian kiểm kê kho.
• Tăng chất lượng dịch vụ, tạo phong cách chuyên nghiệp, tăng sự hài lòng với khách hàng.

Trên đây là quy trình quản lý kho theo iso cơ bản. Trên thực tế tùy theo ngành nghề, mặt hàng, quy mô doanh nghiệp mà các công tác trong quy trình có thể có chút khác biệt. Tuy nhiên, để việc thực hiện quy trình quản lý kho diễn ra hiệu quả và dễ dàng thì bạn nên ứng dụng thêm các phần mềm quản lý kho để hỗ trợ. Với các phần mềm đó thì việc ghi lại các thông tin, dữ liệu sẽ chính xác và tăng tính bảo mật dữ liệu.

4. Vì sao cần quản trị kho hàng hàng?

Trong một doanh nghiệp, sản phẩm & hàng hóa tồn kho khi nào cũng là một trong những gia tài có giá trị lớn nhất trên tổng thành quả gia tài của doanh nghiệp đấy. thường thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40 % – 50 % tổng thành quả gia tài của một đơn vị chức năng .
Chính vì lẽ đó, việc làm chủ tốt hàng tồn kho luôn là một yếu tố rất là quan trọng và trọng điểm trong quản trị sản xuất tác nghiệp .
Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không hề thiếu được, qua đó công ty hoàn toàn có thể giữ lượng tồn kho ở mức “ vừa đủ ”. nghĩa là không “ quá nhiều ” mà cũng đừng “ quá ít ”. vai trò của quản trị tồn kho là phải vấn đáp được 2 câu hỏi : Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu ? và Khi nào triển khai đặt hàng ?

4.1. Tránh thất thoát sản phẩm & hàng hóa

Hiện tượng thất thoát sản phẩm & hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên do, đấy hoàn toàn có thể là nhân viên cấp dưới gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá .
Tình trạng nhân viên cấp dưới gian lận xảy ra khá thông dụng tại nhiều shop. Việc nhân viên cấp dưới “ quen tay ” nhiều lần không những khiến những nhân viên cấp dưới khác chịu oan uổng, văn hóa truyền thống shop đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ shop. Vì thế, việc quản lý kho minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa sự “ táy máy ” của nhân viên cấp dưới kho và nhân viên cấp dưới bán hàng .
Bên cạnh đó là những tổn thất do trượt giá, so với nhiều shop kinh doanh bán lẻ hàng công nghệ tiên tiến như điện máy, đồ gia dụng, … mẫu sản phẩm rất nhanh bị “ lỗi mốt ”, bị thay thế sửa chữa và trượt giá. Một chiếc smartphone mới sinh ra hoàn toàn có thể xuống giá vài triệu / chiếc chỉ trong một tuần. Mặc dù thường được nhà cung ứng trợ giúp và tương hỗ mức giá tốt nhất, tuy nhiên doanh thu của shop vẫn bị tác động ảnh hưởng lớn bởi trượt giá. Vì lẽ đó, việc kiểm tra, so sánh liên tục lượng hàng bán ra và lượng sản phẩm & hàng hóa tồn kho sẽ giúp shop tránh được những tổn thất đáng kể, có quá trình nhập hàng thích hợp .

4.2. Giảm khoản chi trong quản trị kho hàng

Tiết kiệm mẫu sản phẩm, nguyên vật liệu

Hàng hóa / nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng … buộc phải tiêu hủy vì không hề cung ứng nhu yếu kinh doanh thương mại. Việc này sẽ gây ra tổn thất không nhỏ cho shop. Tuy vậy, nếu sản phẩm & hàng hóa / nguyên vật liệu tồn kho được tổng hợp và thống kê khắt khe, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì shop sẽ tránh được sự phung phí không đáng có .

Tiết kiệm ngân sách lưu kho

Phí lưu kho thường không cố định và thắt chặt mà nó phụ thuộc vào vào số lượng và size sản phẩm & hàng hóa mà bạn tàng trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay những sản phẩm & hàng hóa quá cồng kềnh, shop phải dùng nhiều thiết bị lưu kho cùng những khoản chi khác như điện, nước, nhân công, … thì ngân sách lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, cần phát hiện sớm những mẫu sản phẩm có tồn kho lớn, những sản phẩm & hàng hóa tiêu tốn nhiều ngân sách lưu kho, để có phương pháp làm giải phóng, lưu chuyển mẫu sản phẩm tồn kho kịp thời, tiết kiệm ngân sách và chi phí được nhiều ngân sách lưu kho không thiết yếu .

Tiết kiệm ngân sách mua hàng

Tồn kho lớn là điều chẳng chủ shop nào mong ước. Mỗi đồng vốn bỏ ra đều được kỳ vọng sẽ mang lại mức doanh thu cao nhất. Nếu như vốn không sinh lời, tức là vốn “ chết ”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai tiềm năng, phung phí, thậm chí còn là phải bỏ đi .

• Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop quần áo, nhập nhiều những mẫu sản phẩm khó bán, không được người mua hàng ưa dùng, lại dễ thời, thì năng lực bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn.
• Đối với nhà hàng/tiệm café/quán ăn, quản lý kho chính là quản lý nguyên vật liệu và nhiệm vụ này vô cùng thiết yếu. Quản lý kho hàng nguyên liệu tốt giúp nhà hàng đơn thuần xác lập khoản chi nhập hàng mỗi ngày, 

  nắm rõ ràng

  Xem thêm: Tìm việc làm tuyển dụng ngành nghề khác tại TP.HCM, lao động phổ thông, tự do – https://dichvubachkhoa.vn

   lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn dùng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp không còn hạn sử dụng,…

Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu suất cao

Đối với nhà hàng quán ăn, khi đã dự trù được số lượng món ăn sẽ bán trong ngày / tuần / tháng, định lượng được mỗi món ăn cần bao nhiêu nguyên vật liệu, số lượng từng loại nguyên vật liệu là bao nhiêu, nhà hàng quán ăn sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc mua hàng .
Quản lý kho hàng nguyên vật liệu tốt giúp nhà hàng quán ăn dữ thế chủ động và thuận tiện nắm rõ ràng số lượng sản phẩm & hàng hóa và ngân sách nhập hàng mỗi ngày, tránh được những khủng hoảng cục bộ sản phẩm & hàng hóa không đáng có do hết sạch nguồn hàng .

4.3. Tăng doanh thu nhờ quản trị kho hàng hiệu suất cao

Vấn đề về nguyên vật liệu và loại sản phẩm của những shop là thừa thì phung phí mà thiếu thì thất thoát lệch giá, tương quan đến hiệu suất bán hàng, làm mất khách và khiến shop trở nên thiếu chuyên nghiệp .
Kiểm kho liên tục giúp bạn mau lẹ biết được loại sản phẩm nào đang hút khách để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyễn mãi thêm với hàng ế, hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, shop sẽ tối ưu được lệch giá và doanh thu .

4.4. Tăng hiệu suất cao vốn lưu động

Vốn lưu động là gì?

Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động giải trí kinh doanh thương mại và tái đầu tư của những shop trong thời gian ngắn. Vốn lưu động được biết đến từ nguồn nguồn vốn tự lực và lệch giá của shop, chi cho tiềm năng nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, shop sẽ bị “ bất động ” vì vẫn chưa có tiền mở màn bán hàng .
Sản phẩm trong kho – gồm có sản phẩm & hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Nếu như sản phẩm & hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời hạn quay vòng vốn. đơn cử như sau :

Dự trù lượng vốn lưu động vừa khít

Điều này có ý nghĩa rất lớn so với nhiều shop có ngân sách kinh tế tài chính thấp .

• Báo cáo số lượng mẫu sản phẩm tồn kho theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người có trách nhiệm quản lý thuận tiện định hướng cho việc nhập loại sản phẩm đúng lúc, trải qua đó kiểm soát và điều chỉnh dòng vốn lưu động.
• Định lượng nguyên vật liệu và báo giá vốn mỗi món ăn/thức uống đối với mô hình nhà hàng/tiệm café giúp shop chủ động đưa rõ ra lượng vốn thích hợp. Cửa hàng chỉ cần nhân khoản chi cho 1 món ăn/thức uống với số lượng sẽ bán trong ngày/tuần/tháng.
• Nghiệp vụ quản lý kho sẽ chỉ ra loại mẫu sản phẩm còn tồn nhiều, để chủ cửa hàng đưa rõ ra kế hoạch kích cầu bằng việc giảm giá, khuyến mãi. …

Thay vì phải lên ngân sách vốn cho 1 tháng / 1 quý, chủ shop hoàn toàn có thể dự trù khít hơn bằng cách khai thác triệt để dòng tiền vào .
Ví dụ : nhân viên cấp dưới nhà hàng quán ăn hoàn toàn có thể gợi ý món cho khách, tung ra những combo hoặc khuyến mại những món ăn được chế biến từ nguyên vật liệu tươi còn nhiều trong kho .

Rút ngắn thời gian quay vòng vốn lưu động

Thời gian quay vòng vốn lưu động là thời hạn luân chuyển một lượng vốn lưu động nhất định để bảo vệ việc làm bán hàng được diễn ra trôi chảy không bị gián đoạn. Thay vì phải lên kế hoạch kinh tế tài chính để mua hàng trong 1 quý, người quản lý hoàn toàn có thể rút ngắn thời hạn và lượng vốn lưu động xuống 1 tháng hoặc 2 tháng .
Điều này yên cầu người có trách nhiệm quản lý phải nắm rõ mức lệch giá bán hàng, tình hình loại sản phẩm tồn kho, loại hàng nào trong kho có nhà cung ứng không thay đổi ( về Chi tiêu, chất lượng và số lượng ). Rõ ràng, việc dữ thế chủ động quản lý kho hàng sẽ làm giảm bớt áp lực đè nén cho đồng vốn lưu động .

Nếu bạn cần chúng tôi hỗ trợ tư vấn về các giải pháp kho vận hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: (+84) 913 635 131

Xem thêm: Thu mua điều hòa cũ-Bán Thanh lý điều hòa cũ giá rẻ Hà Nội: 9000BTU,12000BTU,18000BTU

Quy trình quản lý kho hàng

Quản lý Thất thoát hàng hóa

Chúng tôi có những công nghệ bạn cần
>> Phần mềm quy trình quản lý kho của riêng công ty bạn

Source: https://dichvubachkhoa.vn
Category : Mua Bán Đồ Cũ