Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu

Cùng với sự hội nhập kinh tế tài chính quốc tế, Ngành Xuất nhập khẩu tại Nước Ta được Open và ngày càng có vị trí ngày càng cao trên thị trường việc làm Nước Ta. Do vậy việc làm của nhân viên xuất nhập khẩu ngày càng nhiều và nhu yếu tuyển dụng tăng vượt bậc .

Vậy Công việc của nhân viên Xuất nhập khẩu như thế nào, hãy cùng Lê Ánh Hr tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

♥ Khóa học Hành chính nhân sự – Tổng hợp các kiến thức thực tế từ A-Z

I. Nhân viên xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên xuất nhập khẩu _ Import – Export Staff là vị trí nhân sự trực tiếp tham gia vào quá trình hoàn tất hồ sơ, các thủ tục hải quan cho doanh nghiệp để được tiến hành nhập khẩu hàng hóa hoặc bán hàng hóa ra nước ngoài.

II. Mô Tả Công Việc Của Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu + Mức Lương

Nhân viên xuất nhập khẩu chính là cầu nối giữa những doanh nghiệp với nhau. Họ sẽ đảm đương quy trình để những lô hàng hoàn toàn có thể lưu thông nhanh gọn, bảo vệ chuỗi đáp ứng hàng hoá toàn thế giới. Ngành xuất nhập khẩu gồm có những vị trí việc làm cơ bản như :

• Nhân viên mua hàng .
• Nhân viên chứng từ .
• Nhân viên kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu .
• Nhân viên hiện trường .
• Nhân viên phòng thanh toán giao dịch quốc tế tại ngân hàng nhà nước .
• … .

Vậy đơn cử, tại từng vị trí xuất nhập khẩu khác nhau sẽ có nội dung việc làm như thế nào, hãy cùng tìm hiểu và khám phá cùng Lê Ánh Hr nhé !

1. Nhân viên giao nhận

Đây là vị trí rất quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hiện nay. Bởi công việc của nhân viện hiện trường liên quan trực tiếp đến việc giao nhận các loại chứng từ, thủ tục. Hàng hoá có được vận chuyển suôn sẻ, an toàn hay không phụ thuộc rất nhiều vào tác vụ này. Cụ thể, công việc của nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu như sau: 

• Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm giao-nhận những chứng từ xuất nhập từ bộ phận tương quan như sales hoặc documentation .
• Giải quyết những thủ tục về thuế, thủ tục thông quan cho hoạt động giải trí xuất nhập khẩu sản phẩm & hàng hóa của công ty .
• Hỗ trợ người mua và xử lý những rắc rối tương quan đến sản phẩm & hàng hóa .
• Đảm bảo tối đa nguyên tắc xuất hàng đúng hẹn, nhập hàng đúng hẹn. Đảm bảo thông quan và xuất khẩu, tương hỗ kiểm tra sau thông quan .
• Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm đếm và điều chuyển sản phẩm & hàng hóa tại cảng. Đảm bảo hàng hoá đủ số lượng, không bị móp méo, hỏng hóc hay gặp sự cố khi luân chuyển đến .
• Phối hợp với những bên tương quan như quản trị kho bãi, luân chuyển hàng, hải quan … Mục đích giám sát hoạt động giải trí bốc dỡ, đóng gói hàng, luân chuyển từ những kho đến những khu vực tương thích theo đúng pháp luật .
• Thực hiện việc giao nhận những đơn hàng xuất nhập khẩu. Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về việc giao nhận sản phẩm & hàng hóa .
• Hỗ trợ những bộ phận khác như : kinh doanh thương mại, chứng từ để giải quyết và xử lý những sách vở, thủ tục thiết yếu .
• Liên hệ với người mua để hướng dẫn cụ thể những thủ tục, tài liệu sách vở cần hoàn thành xong ; hoặc những bên luân chuyển hàng hoá nếu có yếu tố cần xử lý .
• Thực hiện những việc làm khác theo nhu yếu của cấp trên .

Với khối lượng việc làm mức lương của nhân viên giao nhận cũng chia theo kinh nghiệm tay nghề và mức lương trung bình của nhân viên giao nhận như sau

• Với người mới vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm (dưới 1 năm): mức lương khởi điểm sẽ từ 6-9 triệu. Nếu công ty có khoản thưởng hiệu suất công việc thì mức thu nhập có thể cao hơn. 

• Với ứng viên có kinh nghiệm ( từ 2 năm trở lên), lương sẽ rơi vào khoảng 10-15 triệu đồng. Đương nhiên với các khoản thưởng hiệu suất hoặc KPI thu nhập có thể là 18-20 triệu đồng. 

• Với nhân viên dày dặn kinh nghiệm và có năng lực tốt, thậm chí làm việc cho nhiều doanh nghiệp cùng lúc thì thu nhập khủng lên đến 50 triệu/ tháng là hoàn toàn bình thường. 

2. Nhân viên chứng từ

Khi đảm nhiệm việc luân chuyển hàng từ quốc tế. Như việc giải quyết và xử lý những yếu tố bên quốc tế đều do đại lý bên quốc tế họ giải quyết và xử lý cho, chứ mình cũng chẳng thể sang bên đó mà làm, nên trách nhiệm của nhân viên chứng từ gồm có :

• Thường xuyên lan rộng ra và tìm kiếm những đối tác chiến lược quốc tế để tìm đại lý có giá tốt, khi đó sẽ giảm được ngân sách nguồn vào và từ đó tạo điều kiện kèm theo cho Sales kiếm được nhiều doanh thu hơn, hoặc có Ngân sách chi tiêu tốt hơn để cạnh tranh đối đầu với những công ty khác .

• Thường những công ty logistics sẽ có một vài đối tác chiến lược quen ở cùng một nước để so sánh giá, nên khi kiểm tra giá một lô hàng mới cho sales, nhân viên chứng từ nên kiểm tra với nhiều đối tác chiến lược để có giá tốt nhất, tạo điều kiện kèm theo cho Sales làm, không nên chỉ hỏi giá một bên đối tác chiến lược, trừ khi biết chỉ có công ty đó có giá tốt tuyến này .

  Khi chịu nghĩa vụ và trách nhiệm giải quyết và xử lý một lô hàng đơn cử nào đó, cần liên hệ ngặt nghèo với đại lý bên quốc tế để nắm được lịch trình và tiến trình làm hàng, giải quyết và xử lý ngay những yếu tố phát sinh nếu xảy ra : Nắm rõ lịch trình hàng, ngày đi, ngày về, có ngân sách phát sinh không, kiểm tra Bill trước khi đại lý phát hành bill chính thức …

• Khai E manifest : Gần ngày tàu cập cảng, hãng tàu hoặc Forwarder sẽ có thông báo hàng đến và có trách nhiệm khai báo với hải quan: hàng này là hàng gì, số lượng bao nhiêu, theo thông tin như khi bạn gửi chi tiết Bill cho hãng tàu. Như vậy việc khai thông tin hàng hóa với hải quan được gọi là khai manifest, khai đơn giản lắm nhưng nên cẩn thận, khai sai là hải quan sẽ khai phạt ngay.

• Khi hàng đến cảng hoặc sân bay thì phát hành thông báo hàng đến (A/N), lệnh giao hàng (D/O) hoặc ủy quyền đề khách hàng thuận lợi trong việc lấy hàng…Kiểm tra và theo dõi quá trình thanh toán với đầu nước ngoài.

Khi tiếp đón việc luân chuyển một lô hàng đi quốc tế ( gọi là handle hàng xuất ). Thì việc làm sẽ đỡ hơn là không cần thao tác với quốc tế, chỉ cần thao tác với hãng tàu thôi, nên dễ thở hơn đôi chút, việc làm chính gồm có :

• Liên hệ với hàng tàu hoặc hãng hàng không hoặc Co-loader để đặt Booking ( Đặt chỗ cho lô hàng đó ). Hãng hàng không thì đặc biệt quan trọng ở chỗ là chỉ nhưng công ty Logistics lớn là đại lý của hãng thì mới thao tác trực tiếp với hãng được .

• Kiểm tra với những bộ phận khác quy trình làm hải quan và luân chuyển hàng để xuất, đôn đốc những bộ phận để tránh việc nhỡ chuyến, hàng bị rớt lại

  Làm vận đơn ( Bill ). Trên Bill phải biểu lộ không thiếu nội dung nhu yếu và những thông tin đúng mực, điều này rất quan trọng. Khai VGM ( Đối với hàng SEA ) cho lô hàng là khai báo khối lượng hàng và Container, giờ đây cũng nhiều hãng tàu cho khai trên mạng lưới hệ thống .

Nhân viên chứng từ thường không phải chịu áp lực về doanh số. Công việc này cần có sự tỉ mỉ, chính xác và nắm vững kiến thức chuyên môn để làm tốt. Mức lương trung bình của vị trí công việc này thường dao động trong khoảng từ 7 triệu – 10 triệu đồng/tháng.

3. Nhân viên hiện trường

Rất khó để liệt kê được hết việc làm của nhân viên giao nhận mỗi ngày họ phải làm, vì tùy thuộc vào từng nghành nghề dịch vụ, mẫu sản phẩm công ty đặc trưng sản phẩm & hàng hóa và thời hạn làm hàng. Tuy vậy chúng tôi cũng sẽ liệt kê một vài đặc trưng chung mà nhân viên hiện trường Ops cần phải làm :

• Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm giao – nhận bộ chứng từ xuất – nhập từ sales / docs. Đồng thời chịu nghĩa vụ và trách nhiệm triển khai xong những thủ tục thiết yếu cho việc xuất hoặc nhập hàng cho công ty như nộp thuế, thông quan hải quan, …
• Hỗ trợ người mua, doanh nghiệp giải quyết và xử lý trouble tương quan tới sản phẩm & hàng hóa là người thao tác trực tiếp với hải quan nên cần có kinh nghiệm tay nghề thao tác cách giải quyết và xử lý trường hợp khôn khéo để được việc mình. Nên làm hiện trường mà không chịu nhịn được là sẽ bỏ nghề sớm
• Đảm bảo nguyên tắc tối đa xuất hàng đúng quy trình tiến độ, nhập hàng về đúng thời hạn, bảo vệ những khâu thông quan xuất, tương hỗ kiểm hóa sau thông quan .
• Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm đếm, giao nhận sản phẩm & hàng hóa tại cảng, thao tác với những bên tương quan : kho bãi, giao nhận, vận tải đường bộ, hải quan, giám sát … .
• Thực hiện giao nhận lệnh xuất nhập sản phẩm & hàng hóa cũng như chịu nghĩa vụ và trách nhiệm việc giao nhận sản phẩm & hàng hóa .
• Hỗ trợ những bộ phận khác như : sales / docs về việc đi làm những chứng từ, thủ tục thiết yếu .
• Liên hệ và thao tác với người mua, hướng dẫn làm thủ tục nhiệm vụ thiết yếu
• Làm việc với những bên điều vận sản phẩm & hàng hóa
• Thực hiện những việc làm khác có tương quan theo nhu yếu của cấp trên .

Công việc nhân viên giao nhận hiện trường XNK có mức lương dao động từ 7 triệu đồng cho tới 9 triệu đồng. Khi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm làm việc, bạn có cơ hội nâng mức lương của mình lên 12 – 17 triệu đồng tùy theo năng lực làm việc.

III. Câu hỏi phỏng vấn nhân viên xuất nhập khẩu

Nhu cầu tuyển dụng nghành xuất – nhập khẩu tương đối lớn. Tuy nhiên sự cạnh tranh đối đầu giữa những ứng viên cũng rất nóng bức. Vì vậy nếu bạn đang ứng tuyển việc làm nghành này thì vượt qua vòng phỏng vấn là điều rất quan trọng. Dưới đây là một số ít câu hỏi thường gặp khi đi phỏng vấn những vị trí Xuất nhập khẩu như sau :

1. Theo bạn, một ngày làm việc điển hình của người làm xuất nhập khẩu sẽ bao gồm những công việc gì?

Nhiệm vụ hàng ngày quan trọng nhất của người làm xuất nhập khẩu chính là theo dõi những đợt giao hàng và những loại sản phẩm đang được luân chuyển. Sau đó họ sẽ dành thời hạn hoàn thành xong những hồ sơ, chứng từ xuất nhập khẩu và giải quyết và xử lý những yếu tố phát sinh trong việc làm. Điều quan trọng nhất bạn nên nhấn mạnh vấn đề với nhà tuyển dụng là bạn luôn có sẵn một list những việc cần làm hàng ngày. Nhờ vậy bạn luôn dữ thế chủ động trong việc làm và không bỏ sót việc .

2. Trong trường hợp một phần sản phẩm gửi đi bị hư hỏng, bạn sẽ xử lý như thế nào?

Trong quy trình luân chuyển, bốc dỡ loại sản phẩm, việc xảy ra hư hỏng là chuyện khó tránh. Nhưng bạn nên bình tĩnh vì đây chắc gì đã là lỗi do bạn. Bởi vậy, đừng vội nhận hết sai lầm đáng tiếc về phía mình. Thay vào đó hãy nói về cách bạn phát hiện ra hư hỏng và cách bạn giải quyết và xử lý .

3. Nếu trong quá trình đặt hàng hoặc vận chuyển có phát sinh vấn đề thì bạn sẽ xử lý như thế nào?

Trong thực tiễn hoàn toàn có thể phát sinh rất nhiều yếu tố như thời hạn giao hàng chậm trễ, thiếu hàng, hàng không bảo vệ chất lượng, … Khi được hỏi câu này bạn hãy khôn khéo đưa ra một trường hợp đơn cử và dựa vào kinh nghiệm tay nghề của bản thân để đưa ra hướng giải quyết và xử lý tương thích nhất .

4. Nếu xảy ra bất đồng quan điểm với đối tác về địa điểm giao hàng bạn sẽ làm gì?

Trong nghành nghề dịch vụ xuất nhập khẩu, việc sự không tương đồng quan điểm về thời hạn và khu vực giao hàng là việc rất thường gặp. Với câu hỏi này nhà tuyển dụng muốn kiểm tra năng lực nghiên cứu và phân tích và nhìn nhận của bạn có tốt hay không. Bạn hoàn toàn có thể vấn đáp rằng khi có sự không tương đồng quan điểm với đối tác chiến lược bạn sẽ xem xét những yếu tố về ngân sách và những thủ tục cùng những thuận tiện, khó khăn vất vả khi giao hàng tại những khu vực khác nhau .

5. Theo bạn, làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu có bắt buộc phải giỏi ngoại ngữ hay không?

Khi mà đối tác chiến lược và người mua của doanh nghiệp đa số là người quốc tế thì giỏi ngoại ngữ là nhu yếu bắt buộc so với những ai thao tác trong ngành xuất nhập khẩu. Khi vấn đáp thắc mắc này bạn không nên chỉ vấn đáp là có, mà bạn còn phải lý giải nguyên do cũng như nói đến cách bạn rèn luyện kỹ năng và kiến thức ngoại ngữ .

6. Vì sao bạn chọn làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu?

Bạn hoàn toàn có thể vấn đáp rằng, sau khi nghiên cứu và điều tra kỹ về nghành xuất nhập khẩu bạn nhận thấy bản thân có kỹ năng và kiến thức, kiến thức và kỹ năng và kinh nghiệm tay nghề tương thích với nghề này. Bạn hoàn toàn có thể nghiên cứu và phân tích dựa trên nhiều góc nhìn khác nhau để cho nhà tuyển dụng thấy được bạn thực sự tương thích với nghề xuất nhập khẩu ra làm sao. Ví dụ như tính cách hoặc kinh nghiệm tay nghề .

7. Bạn hãy mô tả sơ lược về những nhiệm vụ bạn đảm nhận trong công việc gần đây nhất?

Với câu hỏi này nhà tuyển dụng muốn nhìn nhận năng lượng và kinh nghiệm tay nghề thao tác trong thực tiễn của bạn để xem bạn có tương thích với vị trí họ đang tuyển hay không. Bạn hãy vấn đáp thắc mắc này một cách thành thật và ngắn gọn về những gì bạn đã đảm nhiệm. Đừng nói quá vì khi nhà tuyển dụng hỏi sâu hơn bạn sẽ không vấn đáp được .
Nếu không có nhiều kinh nghiệm tay nghề, bạn hoàn toàn có thể vấn đáp rằng bạn muốn theo đuổi việc làm này vì bạn mong ước có thêm thời cơ học hỏi và tăng trưởng kiến thức và kỹ năng. Bạn cũng muốn tìm một việc làm tốt để gắn bó lâu dài hơn .

8. Nếu như doanh nghiệp yêu cầu mã HS không đúng với thực tế hàng hóa thì bạn sẽ xử lý như thế nào?

Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn nhìn nhận kỹ năng và kiến thức xử lý yếu tố của bạn. Vì vậy bạn hãy phối hợp giữa kỹ năng và kiến thức và kinh nghiệm tay nghề của bản thân để có câu vấn đáp tốt nhất .
Bạn hoàn toàn có thể vấn đáp rằng, bạn sẽ kiểm tra tính đúng chuẩn của mã HS. Khi phát hiện doanh nghiệp sử dụng sai mã, bạn sẽ dùng kỹ năng và kiến thức trình độ để chứng tỏ cách làm của mình là đúng và thuyết phục doanh nghiệp sửa đổi .

9. Bạn hãy liệt kê những thông tin cần có trong điều khoản thanh toán?

Đây là một câu hỏi nhằm mục đích nhìn nhận kỹ năng và kiến thức trình độ của bạn. Thông thường, pháp luật thanh toán giao dịch phải gồm có những thông tin tối thiểu sau đây :
Thứ nhất là phương pháp giao dịch thanh toán, giao dịch thanh toán bằng phương pháp LC, TT, DA, DP ; số lần giao dịch thanh toán và số tiền mỗi lần thanh toán giao dịch .
Thứ hai là thông tin người thụ hưởng. Ở đây là thông tin ngân hàng nhà nước thụ hưởng, gồm có tên, địa chỉ, Swift Code / IBAN .

10. Để đảm bảo tính chính xác của chứng từ xuất nhập khẩu bạn sẽ làm gì?

Ở câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn tìm hiểu và khám phá kỹ năng và kiến thức nhiệm vụ của bạn. Bạn hoàn toàn có thể vấn đáp như sau : tiên phong tôi sẽ kiểm tra những chứng từ thiết yếu, mục tiêu sử dụng và nội dung của chứng từ. Khi có file tôi sẽ kiểm tra tính hợp pháp và đúng mực của chứng từ. Nếu phát hiện sai sót sẽ báo đối tác chiến lược chỉnh sửa. Sau khi đã kiểm tra thông tin trên chứng từ, tôi sẽ triển khai so sánh chéo giữa những chứng từ khác nhau để đảm tính đúng chuẩn và đồng điệu trên hàng loạt chứng từ .

Một số câu hỏi phỏng vấn xuất nhập khẩu phổ biến khác​

• Bạn hãy ra mắt về bản thân ?

• Bạn đã đạt được những thành tựu gì trong việc làm trước kia ?

• Khi gặp trường hợp khó khăn vất vả trong việc làm bạn sẽ giải quyết và xử lý như thế nào ?

• Bạn đã từng hụt hẫng về điều gì trong việc làm hay chưa ? Vì sao ?

• Bạn hãy san sẻ 1 số ít kinh nghiệm tay nghề khi quản trị việc chuyển giao sản phẩm & hàng hóa ?

• Bạn sẽ làm gì để thôi thúc việc hợp tác trong việc làm với những bộ phận khác ?

• Theo bạn thử thách lớn nhất khi lập ngân sách là gì ?

• Bạn có vận dụng công nghệ tiên tiến mới vào việc làm hay không ? Những ích lợi do công nghệ tiên tiến mang lại là gì ?

• Phân tích tài liệu hoặc thông tin có phải là một ưu điểm của bạn hay không ?

Bạn đã từng đàm phán thành công với nhà cung cấp hoặc khách hàng để cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng hay chưa?
Trên đây là những thông tin hữu ích về bản mô tả công việc của nhân viên Xuất nhập khẩu. Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ Quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các Khóa học Hành chính nhân sự. Khóa học này sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, được giảng dạy bởi các chuyên gia có hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực nhân sự giúp bạn có những kiến thức chắc chắn khi hành nghề!

Có thể bạn quan tâm:

♥ Cách tính trợ cấp thôi việc
♥ Ưu điểm yếu kém của những giải pháp phỏng vấn

♥ Cách tính lương tăng ca cho người lao động

♥ Mẫu biên bản thao tác chuyên nghiệp
♥ Cách tính BHXH mới nhất

Lê Ánh Hr chúc bạn thành công!