Chỉnh sửa dữ liệu là gì

Trong bài viết này

• Cập nhật dữ liệu bằng cách sử dụng biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu
• Tìm hiểu về những hình tượng mục nhập dữ liệu
• Thêm bản ghi vào bảng hoặc biểu mẫu

• Tìm bản ghi

  Bạn đang đọc: Chỉnh sửa dữ liệu là gì
• Xóa bản ghi
• Chỉnh sửa dữ liệu trong hộp văn bản hoặc trường
• Thêm ngày bằng cách sử dụng Trình chọn ngày
• Áp dụng định dạng văn bản đa dạng thức cho dữ liệu trong trường Văn bản dài
• Nhập văn bản vào tinh chỉnh và điều khiển bằng tín hiệu nhập
• Nhập dữ liệu bằng cách sử dụng list
• Nhập những chuỗi độ dài bằng 0
• Hoàn tác biến hóa

Tìm hiểu về các biểu tượng mục nhập dữ liệu

Bảng sau đây hiển thị 1 số ít hình tượng trong bộ chọn bản ghi mà bạn hoàn toàn có thể thấy khi update dữ liệu và ý nghĩa của chúng .

Ký hiệu	Ý nghĩa
	Đây là bản ghi hiện thời ; bản ghi đã được lưu như đang hiển thị. Bản ghi hiện thời được bộc lộ bằng sự đổi khác sắc tố trong bộ chọn bản ghi .
	Bạn đang chỉnh sửa bản ghi này ; những biến hóa so với bản ghi chưa được lưu .
	Bản ghi này bị một người dùng khác khóa ; bạn không hề chỉnh sửa bản ghi này .
	Đây là bản ghi mới, bạn hoàn toàn có thể nhập thông tin vào bản ghi này .
	Đây là trường khóa chính và có chứa một giá trị xác lập duy nhất bản ghi .

Đầu trang

Thêm bản ghi vào bảng hoặc biểu mẫu

1. Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Mới hoặc bấm vào Bản ghi (trống) mới hoặc nhấn Ctrl+Dấu cộng (+).

3. Tìm bản ghi bằng dấu sao trong bộ chọn bản ghi, rồi nhập thông tin mới của bạn .
4. Bấm hoặc đặt tiêu điểm vào trường tiên phong bạn muốn sử dụng, rồi nhập dữ liệu của bạn .
5. Để chuyển dời đến trường sau đó trong cùng một hàng, nhấn TAB, sử dụng những phím Mũi tên phải hoặc trái hay bấm vào ô trong trường tiếp theo .
   Trong bảng, để vận động và di chuyển sang ô tiếp theo trong một cột, sử dụng những phím Mũi tên lên hoặc xuống hay bấm vào ô mà bạn muốn .
6. Khi bạn xem một bản ghi khác hoặc đóng bảng hoặc biểu mẫu, Access sẽ lưu bản ghi mới mà bạn đã thêm. Để lưu những đổi khác một cách rõ ràng vào bản ghi hiện thời, nhấn Shift + Enter .

Đầu trang

Tìm bản ghi

Bạn phải tìm bản ghi trước rồi mới có thể chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi. Trong một biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu chỉ chứa một số lượng nhỏ các bản ghi, bạn có thể sử dụng nút dẫn hướng bản ghi để dẫn hướng qua các bản ghi cho đến khi bạn tìm thấy bản ghi mà mình cần. Khi có nhiều bản ghi, bạn có thể sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế để lọc tìm bản ghi.

Sử dụng các nút dẫn hướng bản ghi

Bạn hoàn toàn có thể dẫn hướng giữa những bản ghi bằng cách sử dụng những nút dẫn hướng .

Các nút mũi tên Bấm để dẫn hướng một cách tiện lợi đến bản ghi đầu tiên, trước, sau hoặc cuối cùng.

Bản ghi (trống) mới
Bấm để thêm bản ghi.

Bản ghi hiện tại
Nhập số bản ghi rồi nhấn ENTER để dẫn hướng đến bản ghi đó. Số bản ghi được tính tuần tự, từ đầu biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu— số bản ghi không tương ứng với bất kỳ giá trị trường nào.

Bộ lọc
Nút chỉ báo bộ lọc cho biết bộ lọc đã được áp dụng hay chưa. Bấm để loại bỏ hoặc áp dụng lại bộ lọc.

Tìm kiếm
Nhập văn bản vào hộp Tìm kiếm. Giá trị khớp đầu tiên được tô sáng trong thời gian thực khi bạn nhập từng ký tự.

Sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế

Hộp thoại Tìm và thay thế mang đến một cách khác để thay đổi số lượng nhỏ dữ liệu trong thời gian ngắn hơn và tốn ít công sức hơn. Bạn có thể sử dụng tính năng Tìm kiếm trong hộp thoại Tìm và thay thế để xác định bản ghi khớp. Khi bạn tìm thấy bản ghi khớp, bản ghi đó trở thành bản ghi hiện thời và bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi đó.

1. Bấm vào trường bạn muốn tìm kiếm .

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Tìm, bấm vào Tìm hoặc nhấn CTRL+F.

   Hộp thoại Tìm và thay thế xuất hiện.

3. Bấm vào tab Tìm.

4. Ở hộp Tìm gì, nhập giá trị bạn muốn khớp.

5. Hoặc, cũng có thể sử dụng danh sách Tìm trong để thay đổi trường mà bạn muốn tìm kiếm hay thay bằng tìm kiếm trong toàn bộ bảng cơ sở.

6. Hoặc, trong danh sách Khớp, hãy bấm vào Phần bất kỳ của trường. Việc chọn tùy chọn này sẽ giúp mở rộng phạm vi tìm kiếm hết mức có thể.

7. Trong danh sách Tìm kiếm, chọn Tất cả, rồi bấm vào Tìm tiếp.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng hộp thoại Tìm và thay thế sửa chữa để biến hóa dữ liệu .
Đầu trang

Áp dụng bộ lọc

Bạn hoàn toàn có thể vận dụng bộ lọc để số lượng giới hạn bản ghi được hiển thị thành chỉ những bản ghi khớp với tiêu chuẩn của bạn. Việc vận dụng bộ lọc giúp bạn thuận tiện hơn khi tìm kiếm bản ghi cần chỉnh sửa hoặc xóa .

1. Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.

2. Để đảm bảo rằng bảng hoặc biểu mẫu chưa được lọc, trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & lọc, bấm vào Nâng cao, rồi bấm vào Xóa mọi bộ lọc hoặc bấm vào Bộ lọc trong thanh dẫn hướng bản ghi.

3. Dẫn hướng đến bản ghi có chứa giá trị mà bạn muốn sử dụng như một phần của bộ lọc, rồi bấm vào trường đó. Để lọc dựa trên lựa chọn một phần, chỉ chọn những ký tự bạn muốn .

4. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sắp xếp & lọc, bấm vào Lựa chọn hoặc bấm chuột phải vào trường đó và áp dụng bộ lọc.

5. Để lọc những trường khác dựa trên lựa chọn, lặp lại bước 3 và 4 .

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Áp dụng bộ lọc để xem những bản ghi tinh lọc trong một cơ sở dữ liệu Access .
Đầu trang

Xóa bản ghi

Quy trình xóa này khá đơn thuần, trừ khi bản ghi có tương quan đến những dữ liệu khác và nằm ở bên ” một ” trong mối quan hệ một-nhiều. Để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu, theo mặc định, Access không được cho phép bạn xóa dữ liệu tương quan. Để biết thêm thông tin, xem mục Hướng dẫn dành cho mối quan hệ bảng .

1. Mở bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.

2. Chọn một hoặc nhiều bản ghi bạn muốn xóa .
   Để chọn một bản ghi, bấm vào bộ chọn bản ghi bên cạnh bản ghi đó, nếu có sẵn bộ chọn bản ghi .
   Để bung rộng hay thu hẹp vùng chọn, hãy kéo bộ chọn bản ghi ( nếu có ) hoặc nhấn SHIFT + MŨI TÊN XUỐNG hoặc SHIFT + MŨI TÊN LÊN .

3. Nhấn DELETE, chọn Trang đầu > Bản ghi > Xóa hoặc nhấn Ctrl+Dấu trừ (-).

Mẹo Nếu bạn chỉ cần xóa một số thông tin chứ không phải toàn bộ bản ghi, chỉ chọn dữ liệu trong từng trường mà bạn muốn xóa, rồi nhấn DELETE.

Đầu trang

Chỉnh sửa dữ liệu trong hộp văn bản hoặc trường

Access phân phối một tinh chỉnh và điều khiển văn bản để sử dụng với những trường Văn bản ngắn và Văn bản dài ( còn được gọi là Bản ghi nhớ ). Thông thường, bạn hoàn toàn có thể biết liệu trường cơ sở là văn bản ngắn hay văn bản dài nhờ kích cỡ của tinh chỉnh và điều khiển, thường phản ánh kích cỡ cần cho trường bảng cơ sở. Trường Văn bản ngắn hoàn toàn có thể tàng trữ tối đa 255 ký tự và trường Văn bản dài hoàn toàn có thể tàng trữ tối đa 64.000 ký tự .

Theo chủ đích, bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu của một số kiểu truy vấn. Ví dụ: bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu do một truy vấn chéo bảng trả về, đồng thời cũng không thể chỉnh sửa hoặc loại bỏ các trường được tính toán— các giá trị mà một công thức tính được khi bạn sử dụng cơ sở dữ liệu của mình nhưng công thức đó không nằm trong bảng.

1. Mở bảng hoặc truy vấn trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.
2. Bấm vào trường hoặc dẫn hướng đến trường bằng cách sử dụng phím TAB hoặc những phím mũi tên, rồi nhấn F2 .
   Trong Dạng xem biểu mẫu, bạn hoàn toàn có thể bấm vào nhãn của trường để chọn trường đó. Trong Dạng xem biểu dữ liệu, bạn hoàn toàn có thể chọn trường bằng cách bấm vào gần viền bên trái của trường khi con trỏ chuột trở thành dấu cộng ( + ) .
3. Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn nhập thông tin .
4. Nhập hoặc update văn bản bạn muốn chèn. Nếu bạn nhập sai, nhấn BACKSPACE ( xóa lùi ) .
5. Nếu có một trường có tín hiệu nhập, hãy nhập dữ liệu theo định dạng .
6. Để thao tác hiệu suất cao hơn, hãy khám phá những phím tắt sau đây :
   • Để chèn một dòng mới vào trường văn bản, nhấn Ctrl + Enter .
   • Để chèn giá trị mặc định cho trường, nhấn Ctrl + Alt + Phím cách .
   • Để chèn ngày hiện tại vào một trường, nhấn CTRL + DẤU CHẤM PHẨY .
   • Để chèn giờ hiện tại, nhấn CTRL + SHIFT + DẤU PHẨY ( ) .
   • Để kiểm tra chính tả, nhấn F7 .
   • Để tái sử dụng những giá trị tương tự như của bản ghi trước đó, chuyển đến trường tương ứng trong bản ghi trước đó, rồi nhấn CTRL + ‘ ( dấu nháy đơn ) .
   • Để lưu đổi khác của mình một cách rõ ràng, nhấn Shift + Enter .

   Để biết thêm thông tin, xem mục Phím tắt cho Access .

7. Để lưu dữ liệu, trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Lưu bản ghi hoặc nhấn Shift+Enter.

   Bạn không cần lưu biến hóa của mình một cách rõ ràng. Access đưa những đổi khác vào bảng khi bạn chuyển dời con trỏ đến trường mới trong cùng hàng, khi bạn chuyển dời con trỏ đến một hàng khác hoặc khi bạn đóng một biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu .

Đầu trang

Nhập văn bản vào điều khiển bằng dấu hiệu nhập

Có thể vận dụng tín hiệu nhập cho trường. Dấu hiệu nhập là một tập hợp những ký tự bằng chữ và chỗ dành sẵn buộc bạn phải nhập dữ liệu theo một định dạng đơn cử. Để biết thêm thông tin về tín hiệu nhập, hãy xem mục Kiểm soát định dạng mục nhập dữ liệu bằng tín hiệu nhập .

• Để nhập dữ liệu, hãy làm theo tín hiệu nhập :
  Định nghĩa tín hiệu nhập số điện thoại cảm ứng mặc định và định dạng tác dụng

Đầu trang

Áp dụng định dạng văn bản đa dạng thức cho dữ liệu trong trường Văn bản dài

Nếu trường Văn bản dài ( còn được gọi là trường Bản ghi nhớ ) tương hỗ định dạng văn bản đa dạng thức, bạn hoàn toàn có thể vận dụng những phông chữ, kích cỡ, kiểu và màu khác nhau cho văn bản của mình .

1. Mở biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu hoặc bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu.

2. Chọn trường Văn bản dài. Thông thường, bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm trường có tên là ” Chú thích “, ” Ghi chú ” hoặc ” Mô tả ” .

3. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Định dạng văn bản, sử dụng các nút và menu để định dạng văn bản.

   

   Bạn có thể áp dụng các phông chữ và kích cỡ khác nhau, tạo đậm văn bản hoặc nghiêng, thay đổi màu sắc, v.v.

   Nếu bạn muốn có thêm khoảng trống để sửa, hãy mở hộp thu phóng.

Đầu trang

Nhập dữ liệu bằng cách sử dụng danh sách

Danh sách giúp duy trì tính toàn vẹn dữ liệu và rất dễ sử dụng. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng list trong biểu mẫu, cũng như trong bảng và truy vấn. Access có ba loại list — list giá trị, trường tra cứu và list đa giá trị. Danh sách giá trị Hiển thị một tập hợp những mục mà bạn nhập theo cách thủ công bằng tay. Danh sách tra cứu sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu của họ từ một hoặc nhiều bộ tác dụng bảng mở trong dạng xem biểu dữ liệu. Danh sách đa giá trị xử lý nhu yếu kinh doanh thương mại thông dụng, mối quan hệ nhiều đối nhiều. Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể muốn theo dõi những yếu tố về tương hỗ người mua và gán nhiều người cùng một yếu tố trong một trường .
Có ba loại tinh chỉnh và điều khiển list :

Hộp tổ hợp

Hộp danh sách

Hộp tổ hợp đa chọn

Nhập một mục từ hộp tổ hợp

1. Mở biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu hoặc bảng hay truy vấn trong Dạng xem biểu dữ liệu.

2. Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh list, rồi chọn mục mà bạn muốn .
3. Để đưa lựa chọn của bạn vào cơ sở dữ liệu, vận động và di chuyển con trỏ sang trường khác hoặc nhấn Shift + Enter .

Nhập một mục từ hộp danh sách

1. Mở biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.

2. Cuộn list những mục trong hộp list xuống và chọn mục mà bạn muốn .
3. Để đưa lựa chọn của bạn vào cơ sở dữ liệu, chuyển dời con trỏ sang trường khác hoặc nhấn Shift + Enter .

Nhập các mục từ danh sách đa giá trị trong hộp tổ hợp đa chọn

1. Mở biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu hoặc bảng hay truy vấn trong Dạng xem biểu dữ liệu.

2. Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh list .

3. Chọn tối đa 100 hộp kiểm, rồi bấm vào OK.

Chỉnh sửa mục trong một danh sách

Để chỉnh sửa mục trong một list, list phải được được cho phép chỉnh sửa. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục xem xét phong cách thiết kế cho việc update dữ liệu .

1. Mở biểu mẫu, bảng hoặc tập hợp tác dụng truy vấn có chứa list .
2. Thực hiện một trong những thao tác sau :

   • Bấm chuột phải vào danh sách bạn muốn chỉnh sửa, rồi bấm vào Chỉnh sửa mục danh sách.

   • Bấm vào danh sách, rồi bấm vào nút để mở hộp thoại sửa mục danh sách hoặc biểu mẫu.

     

3. Màn hình hiển thị với bạn sẽ phụ thuộc vào vào loại list mà bạn muốn chỉnh sửa. Thực hiện một trong những thao tác sau đây .

   • Nếu bạn đang chỉnh sửa một danh sách giá trị hoặc trường đa giá trị, hãy dùng hộp thoại sửa mục danh sách để sửa dữ liệu danh sách, Giữ từng mục trên một dòng riêng biệt, rồi bấm vào OK sau khi bạn hoàn tất.

     Để chọn một giá trị mặc định cho các bản ghi mới, hãy bấm vào mũi tên thả xuống trong hộp giá trị mặc định, rồi bấm vào giá trị bạn muốn.

   • Nếu bạn đang chỉnh sửa trường tra cứu, biểu mẫu mục nhập dữ liệu sẽ Open. Sử dụng biểu mẫu đó để chỉnh sửa dữ liệu list .

4. Bấm OK.

Đầu Trang

Nhập các chuỗi độ dài bằng 0

Access được cho phép bạn phân biệt giữa hai loại giá trị trống : Giá trị null và những chuỗi độ dài bằng 0. Giá trị null cho biết một giá trị không xác lập, còn chuỗi độ dài bằng 0 cho biết những trường chứa khoảng trống. Ví dụ : giả sử bạn có một bảng dữ liệu người mua và bảng đó chứa trường số fax. Bạn hoàn toàn có thể để trống trường này nếu không chắc về số fax của người mua. Trong trường hợp đó, việc để trống trường sẽ nhập giá trị null, có nghĩa là bạn không biết giá trị là gì. Nếu sau này, bạn xác lập được rằng người mua không có máy fax, bạn hoàn toàn có thể nhập chuỗi độ dài bằng 0 vào trường để biểu lộ rằng bạn biết không có giá trị nào ở đó .

1. Mở bảng hoặc truy vấn trong Dạng xem biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu trong Dạng xem biểu mẫu.

2. Chọn trường mà bạn muốn, rồi nhập hai dấu ngoặc kép không có khoảng trống ở giữa (“”).

3. Di chuyển con trỏ sang bản ghi khác để đưa những biến hóa của bạn vào cơ sở dữ liệu hoặc nhấn Shift + Enter. Theo mặc định, những dấu ngoặc kép sẽ biến mất .

Đầu trang

Hoàn tác thay đổi

Nếu bạn nhập dữ liệu không đúng chuẩn, thường thì bạn hoàn toàn có thể hoàn tác biến hóa của mình. Hãy triển khai một hoặc nhiều thao tác sau :

• Để hoàn tác các thay đổi gần nhất của bạn, hãy chọn Hoàn tác trên Thanh công cụ truy nhập nhanh hoặc nhấn ESC.

• Để hoàn tác tổng thể đổi khác so với bản ghi, nhấn ESC lần nữa .

• Để hoàn tác các thay đổi sau khi bạn lưu thay đổi hoặc chuyển sang một bản ghi khác, hãy chọn Hoàn tác trên Thanh công cụ truy nhập nhanh.

  Xem thêm: Thiết kế xưởng sửa chữa ô tô chuyên nghiệp, hiện đại.

  Quan trọng Ngay khi bạn bắt đầu chỉnh sửa một bản ghi khác, áp dụng hoặc loại bỏ một bộ lọc hay chuyển sang một cửa sổ hoặc tab tài liệu khác, các thay đổi của bạn sẽ trở thành vĩnh viễn.

Đầu Trang