- THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ three
- Table of Contents
LỜI MỞ ĐẦU ……………………………………………………………………………………………………………… four one. Lý do chọn đề tài ……………………………………………………………………………………………………… four two. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài ……………………………………………………………………… five three. Phạm vị và đối tượng nghiên cứu ……………………………………………………………………………….. five four. Phương pháp nghiên cứu …………………………………………………………………………………………… five CHƯƠNG one …………………………………………………………………………………………………………………. six LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁCVĂN THƯ – LƯU TRỮ …………………………………………. six I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ …………………………………………….. six one. Khái niệm về công tác văn thư …………………………………………………………………………………… six two. Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư ………………………………………………………………………. six three. Yêu cầu của công tác văn thư …………………………………………………………………………………….. seven four. Nội dung của công tác văn thư …………………………………………………………………………………… eight 4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản ……………………………………………………………………. eight 4.2 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản ……………………………………………………………………… nine 4.2.1 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến …………………………………………………………….. nine 4.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ………………………………………………………………. fifteen 4.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nội bộ ………………………………………………………… twenty-two 4.2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản mật ……………………………………………………………. twenty-two 4.3 Công tác tổ chức quản lý và sử dụng bunco dấu …………………………………………………………… twenty-two 4.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ ……………………………………………………………………………… twenty-three two. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ ………………………………………….. twenty-six one. Một số khái niệm ……………………………………………………………………………………………………. twenty-six two. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ………………………………………………………………………………………. twenty-six three. Chức năng của công tác lưu trữ ………………………………………………………………………………… twenty-seven four. Phân loại tài liệu lưu trữ ………………………………………………………………………………………….. twenty-eight 4.1.Xác định giá trị của tài liệu lưu trữ ………………………………………………………………………….. twenty-eight 4.2.Bổ sing tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ ……………………………………………………………………….. twenty-nine 4.3. Thống kê tài liệu lưu trữ ……………………………………………………………………………………….. thirty 4.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ …………………………………………………………………………………………. thirty-one 4.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ ………………………………………………………………………………………… thirty-two 4.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ……………………………………………………………………………… thirty-three five. Mối quan hệ công tác giữa văn thư và lưu trữ …………………………………………………………….. thirty-three CHƯƠNG two ……………………………………………………………………………………………………………… thirty-five THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ three ………………………………………………………………………………………………………………. thirty-five I. TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ three …………………………………………….. thirty-five one Quá trình hình thành và phát triển Trường Cao đẳng nghề số three ……………………………………… thirty-five two. Cơ cấu tổ chức của Nhà trường ………………………………………………………………………………… thirty-seven Sơ đồ one : cơ cấu tổ chức Trường cao đẳng nghề số 3- ………………………………………………………. thirty-seven 2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng banish ………………………………………………………………… thirty-eight three. Chức năng nhiệm vụ và lĩnh vực lưu lượng đào tạo của nhà trường ………………………………. thirty-nine 3.1 Chức năng nhiệm vụ của Nhà trường. ……………………………………………………………………… thirty-nine 3.2 Lĩnh vực lưu lượng đào tạo …………………………………………………………………………………….. forty four. Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị đào tạo ………………………………………………………….. forty-two 4.1 Cơ sở vật chất ………………………………………………………………………………………………………. forty-two 4.2 Trang thiết bị dạy nghề ………………………………………………………………………………………….. forty-three five Những thuận lợi khó khăn của Nhà trường …………………………………………………………………. forty-three 5.1 Thuận lợi ……………………………………………………………………………………………………………… forty-three 5.2 Khó khăn ……………………………………………………………………………………………………………… forty-three - 6.Kết quả hoạt động đào tạo dạy nghề của Nhà trường những năm gần đây ………………………. forty-three 6.1 Tình hình lao động của Nhà trường …………………………………………………………………………. forty-three 6.2 Kết quả hoạt động của Nhà trường trong những năm gần đây …………………………………….. forty-four 1.Cơcấutổchức vănphòngtạitrườngCaođẳngnghề số3 ……………………………………………………….. forty-six 1.1 Sơ đồ two : Cơ cấu về tổ chức văn phòng …………………………………………………………………….. forty-six 1.2 Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi loại nhân sự trong văn phòng ………………………………. forty-six two. Thực trạng công tác văn thư …………………………………………………………………………………….. forty-eight 2.1 Bố trí và sắp xếp phòng làm việc của tổ văn thư ……………………………………………………….. forty-eight 2.2 Điều kiện làm việc của tổ văn thư ………………………………………………………………………….. forty-nine 2.3. Nhiệm vụ cụ thể của tổ văn thư ……………………………………………………………………………… forty-nine 2.3.1 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến …………………………………………………………… fifty 2.3.2 Quy trình xử lý văn bản đến tại trường Cao đẳng nghề số 3- ……………………………………. fifty-one 2.3.3 Công tác chuyển văn bản đi tại trường cao đẳng nghề số 3- …………………………………….. fifty-seven 3.2.4 Quy trình giải quyết văn bản đi ……………………………………………………………………………. fifty-eight 2.5 Quản lý và sử dụng con dấu tại Trường …………………………………………………………………… sixty-four 2.6 Công tác lưu trữ giấy tờ, lập hồ sơ ………………………………………………………………………….. sixty-five 2.7 Sao lục và tiêu huỷ tài liệu …………………………………………………………………………………….. sixty-five three. Thực trạng công tác lưu trữ ……………………………………………………………………………………… sixty-six 3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ ………………………………………………………………………………………… sixty-six 3.2 Xác định giá trị của tài liệu lưu trữ ………………………………………………………………………….. sixty-seven 3.3 Bổ sing tài liệu vào các kho lưu trữ ………………………………………………………………………… sixty-seven 3.4 Thống kê tài liệu lưu trữ ………………………………………………………………………………………… sixty-eight 3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ ………………………………………………………………………………………….. sixty-eight 3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ ………………………………………………………………………………………… sixty-nine 3.7 Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ ………………………………………………………………………….. sixty-nine four. Đánh giá nhận xét về công tác văn thư – lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số three ……………… seventy 4.1 Ưu điểm công tác văn thư – lưu trữ ………………………………………………………………………… seventy 4.2 Nhược điểm công tác văn thư – lưu trữ ……………………………………………………………………. seventy 4.3 Nguyên nhân của ưu điểm của công tác văn thư – lưu trữ ………………………………………….. seventy-one 4.4 Nguyên nhân nhược điểm của công tác văn thư – lưu trữ …………………………………………… seventy-one CHƯƠNG three …………………………………………………………………………………………………………….. seventy-two MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ three ………………………… seventy-two 3.1.Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ ……… seventy-two Điều kiện thực hiện các giải pháp …………………………………………………………………………………. seventy-seven Sự nỗ lực cố gắng của cán bộ nhân viên văn thư – lưu trữ ……………………………………………….. seventy-seven Sự quan tâm, chỉ đạo và giúp đỡ của ban Giám Hiệu Nhà trường ……………………………………. seventy-seven Sự quan tâm giúp đỡ của các bachelor of arts in nursing ngành Nhà nước …………………………………………………………. seventy-eight KẾT LUẬN ………………………………………………………………………………………………………………. seventy-nine
- LỜI MỞ ĐẦU
1.Lý practice chọn đề tài Nền kinh tế thị trường right ascension đời là một bước ngoặt vô cùng to lớn và là một dấu mốc quan trọng của nền kinh tế loài người. song song với sự hình thành và phát triển của nó là hàng loạt các quy luật kinh tế, nguyên tắc kinh tế. Cạnh tranh là một trong các quy luật cơ bản và tất yếu của nền kinh tế thị trường hiện nay. Trong thời cuộc nhân loại đang đẩy mạnh quá trình quốc tế hoá thì cạnh tranh càng trở nên gay gắt, khốc liệt. Đặc biệt hiên nay chi mà Việt Nam đã armed islamic group nhập tổ chức kinh tế thế giới world trade organization nên có rất nhiều cơ hội và thách thức. Tuy nhiên do sự not yếu về mặt kinh nghiệm và khoa học công nghệ so với các nước trên thế giới nên các cơ quan, đơn vị Nhà nước Việt Nam đã, đang và sẽ phải trải qua rất nhiều khó khăn và thử thách. Trường Cao đẳng nghề số 3là một đơn vị được giao nhiệm vụ đào tạo ngành nghề, giải quyết việc làm cho người lao động. Để duy trì và phát triển bền vững, lâu dài thì điều bắt buộc đối với Nhà trường là phải thường xuyên, tích cực phát huy nội lực và tiềm lực sẵn có của đơn vị, biết tận dụng những cơ hội khách quan mang lại để tồn tại và đứng vững trên thị trường. Đối với mọi cơ quan, đơn vị thì văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ mặt của cơ quan, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức. Tất cả mọi công việc của Trường sẽ giúp banish Giám Hiệu Nhà trường quản lý điều hành có hiệu đều phải thông qua công tác văn phòng. Trong đó công tác văn thư – lưu trữ tài liệu là rất quan trọng. Đây là một trong những mắt xích quan trọng của bộ máy văn phòng, là khởi nguồn đem đến sự thành công của Nhà trường. Tổ chức tốt công tác văn thư – lưu trữ quả trong mọi hoạt động của Nhà trường cũng như phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các phòng ban, đơn vị Nhà trường. Mặt khác là một sinh viên của trường Đại học Dân Lập Hải Phòng được tham armed islamic group học tập, nghiên cứu tại trường four năm và một tháng được thực tập tại trường Cao đẳng nghề số three, em rất quan tâm đến vấn đề văn thư – lưu trữ. Đó là nguồn cảm hứng và động lực thôi thúc em không ngừng học hỏi, tìm hiểu trong thời gian em thực tập tại trường. Từ những thực tế thu thập trong quá trình thực tập và được sự hướng dẫn nhiệt tình của Thạc Sỹ Trần Thị Ngà, vì vậy em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài : Tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số three Bài khoá luận của em gồm three chương : Chương one : Lý luận chung về công tác văn thư – lưu trữ
- Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số three Chương three : Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số three. two. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Bài khoá luận của em tâph trung nghiên cứu lý luận chung về công tác văn thư – lưu trữ đồng thời phân tích thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số three. Để thấy được những ưu điểm, nhược điểm của công tác lưu trữ – văn thư tại trường. Từ đó đưa right ascension kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ và tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số three three. Phạm vị và đối tượng nghiên cứu Bài khoá luận nghiên cứu về công tác văn thư – lưu trữ của Trường Cao đẳng nghề số three. four. Phương pháp nghiên cứu Bài khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau – Phương pháp phân tích – Phương pháp tổng hợp – Phương pháp so sánh – Phương pháp thống kê – Phương pháp duy vật biện chứng
- CHƯƠNG I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁCVĂN THƯ – LƯU TRỮ I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ one. Khái niệm về công tác văn thư Trong hoạt động của văn phòng cơ quan, đơn vị văn bản được coi là phương tiện truyền thông hiệu quả nhất. Thông tin qua văn bản có độ chính xác, can cậy cao sẽ phục vụ đắc lực cho văn phòng cơ quan, mà ở đó công tác văn thư là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông can. Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư : Quan niệm đơn giản gọi công tác văn thư là công tác công văn, giấy tờ, toàn bộ công việc sự vụ hành chính. Đây là quan niệm hẹp chưa phản ánh hết được công việc của văn thư. Có quan niệm cho rằng công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng và prohibition hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan. Vậy công tác văn thư được hiểu là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho công tác quản lý, gồm toàn bộ những công việc về xây dựng và bachelor of arts in nursing hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị Nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội và ác đơn vị vũ trang gọi chung là cơ quan. two. Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư là tổng hợp các hoạt động nhằm đảm bảo thông canister bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý, là một nội dung đặc biệt quan trọng trong công tác quản trị văn phòng của cơ quan đơn vị nói riêng. Đồng thời công tác này có ý nghĩa trên nhiều phương diện : Thứ nhất : công tác văn thư đảm bảo cung cấp những thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông canister cần thiết phục vụ quản lý của Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải đầy đủ thông canister cần thiết. Thông canister phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông can chủ yếu nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng truyền đạt, phổ biến những thông can mang tính chất pháp lý . - Thứ hai: Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, đồng thời hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với pháp luật, góp phần cải cách thủ tục hành chính. Thứ barium : Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan đơn vị cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong đơn vị phục vụ cho việc tra cứu trước mắt, phục vụ cho công tác tổng kết rút radium kinh nghiệm, đối chiếu chi cần thiết sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan đơn vị là sát thực có hiệu quả. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, các văn bản giữ lại đầy đủ nội dung các văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì chi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của một cơ quan một cách trung thực. Thứ tư : Công tác văn thư nhằm đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ là nguồn bổ sing chủ yếu thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc armed islamic group. Các hồ sơ tài, tài liệu có giá trị trong hoạt động của cơ quan được nộp vào lưu trữ trong cơ quan, đơn vị. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giấy tờ càng hoàn chỉnh bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng them bấy nhiêu. Ngược lại nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ Quốc armed islamic group không hoàn chỉnh. three. Yêu cầu của công tác văn thư Công tác văn thư là một bộ phận trong công tác quản trị văn phòng liên quan trực tiếp đến công văn giấy tờ. serve đó trong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau : Nhanh chóng : Công tác văn thư phục vụ cho công tác quản lý. Nếu công tác văn thư chậm thì công tác quản lý sẽ không có hiệu quả thậm chí không có ý nghĩa. Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần làm tốt công việc trong cơ quan. Chính xác : Tất cả các khâu từ khâu tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản, ký duyệt vào sổ, đánh máy…chuyển giao văn bản đòi hỏi phải thực hiện đúng
- quy trình, đúng nguyên tắc, đúng đối tượng. Vì thế thông can đối với văn thư là phải chính xác cả về nội dung lẫn hình thức. Bí mật : Nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, đơn vị có nhiều vấn đề thuộc phạm six bí mật của đơn vị, Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật, chỉ có người liên quan mới mới được biết về nội droppings văn bản. Những văn bản đã có dấu mật thì phải chuyển đúng đối tượng không để lọt tới tay người không có trách nhiệm nhất là kẻ xấu. Hiện đại : Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và trang bị kỹ thuật hiện đại. serve vậy yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và các cơ quan đơn six nói riêng để có hiệu quả và chất lượng tốt nhất. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày càng là một nhu cầu cấp thiết và cấp bách nhất. Tuy nhiên việc áp dụng khoa học kỹ thuật hiện đại lại phải tiến hành từng bước với sự phát triển của quốc armed islamic group, dân tộc, phù hợp với tình hình đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát sinh sing chế liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư. four. Nội droppings của công tác văn thư Nội dung của công tác văn thư đã được hội đồng chính phủ quy định tại nghị quyết số142/CP ngày 28/09/1963 ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ bao gồm : Xây dựng và banish hành văn bản Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung trên trong một cơ quan, một tổ chức là do nhiều bộ phận cùng tham armed islamic group theo chức trách dress thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định. 4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội, tổ chức kinh tế, các đơn vị vũ trang… Gọi chung là văn bản. Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc cụ thể sau : Soạn thảo văn bản : Căn cứ vào chức năng quyền hạn của cơ quan và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó .
- Trình duyệt văn bản : Tất cả các bản thảo đều phải được trình duyệt trước chi đưa right ascension đánh máy và trình ký, người duyệt văn bản ký tất vào bản thảo mà mình đã duyệt. Những văn bản gửi đi doctor of osteopathy thủ trưởng cơ quan hoặc phó thủ trưởng cơ quan ký đều phải được chánh văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước chi trình ký và banish hành. Thủ trưởng cơ quan xem xét duyệt và ký văn bản theo thẩm quyền được giao và phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản ký. Bổ spill the beans và xử lý kỹ thuật văn bản : Trong quá trình xem xét nếu thấy thiếu xót về nội droppings hoặc chưa đúng về thể thức thì chánh văn phòng sẽ yêu cầu bổ sing, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy và inch sao văn bản. Ký và bachelor of arts in nursing hành văn bản : Văn bản sau được chánh văn phòng kiểm tra yêu cầu bổ whistle chỉnh sửa lần cuối rồi chuyển đến người có thẩm quyền để ký chính thức. Tất cả những văn bản sau chi ký sẽ chuyển whistle bộ phận văn thư để làm các thủ tục banish hành. 4.2 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì việc tổ chức quản lý văn bản là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong hoạt động của công tác văn thư. 4.2.1 Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến Khái niệm văn bản đến Văn bản đến là tất cả những công văn, giấy tờ, tài liệu, thư từ sách báo, đơn từ… bash cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến. Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư để đăng ký vào sổ công văn, quản lý thống nhất ở văn thư. Văn bản đến ở cơ quan, đơn vị đều phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật. Văn bản phải trình thủ trưởng, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước chi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Các cá nhân, đơn vị chi nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cán bộ văn thư. Quy trình xử lý văn bản đến Bước one : Kiểm tra sơ bộ văn bản đến chi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, đơn vị mình cán bộ văn thư nhận trực tiếp văn bản phải kiểm tra sơ bộ xem ngoài bì văn bản đó có gửi đúng cho cơ quan mình không ? Số lượng văn bản có đủ không ? Nếu thiếu phải hỏi lại người chuyển văn bản cho đơn vị mình. Phải kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hay không ? Nếu có dấu hiệu bị rách, bị
- Tên cơ quan nhận văn bản Số đến…………… Đến Ngày đến………… bóc văn bản bên trong hay không ? Nếu có phải báo lại cho người phụ trách văn thư cơ quan và phải lập văn bản với người đưa văn bản đến. Bước two : Phân loại sơ bộ văn bản đến Sau chi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi đến cơ quan mình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận thành hai loại : – Loại phải đăng ký : Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan, gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những cán bộ có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan – Loại không phải đăng ký : gồm tất cả các thư riêng, sách báo, tạp chí … Bước three : Bóc bì văn bản chi bóc bì văn bản cán bộ văn thư phải chú ý đến các nguyên tắc sau : Những phong bì có dấu hiệu “ khẩn ”, “ thượng khẩn ”, “ hoả tốc ” phải được bóc bì trước để giải quyết kịp thời. chi bóc bì văn bản phải nhẹ nhàng không được làm rách văn bản bên trong, không được làm mất phần số và ký hiệu văn bản đã ghi ở ngoài phong bì, không được làm mất dấu hiệu bưu điện trên phong bì. Đối với văn bản thường : chi tiến hành bóc bì văn bản, cán bộ văn thư phải lấy văn bản right ascension nhẹ nhàng tránh làm rách văn bản, phải đối chiếu ký hiệu văn bản đã được ghi bên ngoài phong bì với số ký hiệu văn bản xem có khớp nhau không ? Chú ý : Nếu văn bản gửi đi không đúng thì phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản hoặc nếu có phiếu gửi thì sau chi nhận đủ văn bản cán bộ văn thư phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi rồi trả lại cho cơ quan gửi văn bản. Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo thì chi bóc giữ lại bì đính kèm văn bản để làm bằng chứng. Đối với văn bản mật : Sau chi bóc bì ngoài cán bộ văn thư thấy dấu chỉ mức độ mật thì có hai trường hợp xảy ra : Nếu cán bộ văn thư được thủ trưởng phân công bóc bì và đăng ký văn bản mật thì văn thư tiến hành bóc bì văn bản. Nếu cán bộ văn thư không phân công nhiệm vụ bóc bì và đăng ký văn bản mật thì cán bộ văn thư chỉ được bóc bì ngoài còn bì trong phải giữ nguyên rồi chuyển cho người có trách nhiệm bóc bì và đăng ký văn bản mật. Bước four : Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến Mục đích của công việc đóng dấu, ghi số, ghi ngày đến là để xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan. Mẫu dấu đến cơ quan
- 3 cm
5 cm
Bước five : Xin ý kiến phân phối văn bản Cán bộ văn thư chuyển những văn bản đã được đóng dấu đến trình lên thủ trưởng cơ quan để xin ý kiến phân phối văn bản. Sau chi được thủ trưởng cơ quan cho ý kiến phân phối văn bản thì cán bộ văn thư sẽ chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Lưu ý : chi sắp xếp văn bản trình người có thẩm quyền duyệt thì những văn bản có dấu hoả tốc, dấu thượng khẩn phải được sắp xếp lên trên. Bước six : Vào sổ văn bản đến Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước chi chuyển giao văn bản đến các đơn vị và các cá nhân có liên quan. Vào sổ văn bản đến nhằm mục đích nắm được số lượng văn bản đến cơ quan, nội dung văn bản cũng như biết được đối tượng giải quyết văn bản đến. chi vào sổ tránh đánh trùng hoặc bỏ sót sẽ gây khó khăn cho việc thống kê và tra cứu tài liệu. Có thể đăng ký văn bản đến bằng các hình thức vào sổ, thẻ đăng ký hoặc máy united states virgin islands tính. Văn bản đến ngày nào thì vào sổ ngày đó. Theo công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày eighteen tháng 07 năm 2014 của Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn về quản lý văn bản đi, đến. Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì chỉ nên lập hai sổ sau : – 01 sổ đăng ký văn bản mật – 01 sổ đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản gửi đến cơ quan. Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến trong một năm thì lập các sổ đăng ký chi tiết hơn : – 01 sổ đăng ký các văn bản quy phạm pháp luật – 01 sổ đăng ký văn bản thường – 01 sổ đăng ký văn bản mật – 01 sổ đăng ký đơn thư Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được trình bày như sau : Bìa ngoài : - TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên bộ phận ( đơn vị ) Năm : …… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Từ số……đếnsố Từ ngày….đến ngày
- Nội dung phần ghi trong sổ STT Số đến Nơi gửi VB đến Số ký hiệu Ngày tháng VB đến Trích yếu nội dung Số lượng Lưu hồ sơ Nơi nhận VB Ký hiệu one two three four five six seven eight nine ten Đối với mẫu sổ đăng ký văn bản đến mật thì có thêm cột “ mức độ mật ” sau cột trích yếu bìa cũng giống như bìa sổ đăng ký văn bản đến của văn bản thường. Những đơn thư, thư tín được đăng ký theo mẫu riêng như sau : Mẫu sổ như sau : Bìa ngoài : Nội dung phần ghi trong sổ Số đến Họ tên địa chỉ người gửi Số ký hiệu Ngày tháng VB đến Trích yếu nội dung Mức độ mật Nơi nhận Ký hiệu one two three four five six seven eight Bước seven : Phân phối chuyển giao văn bản đến Tất cả những văn bản đến cơ quan sau chi có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển giao ngay tới người có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu sau : – Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ – chi chuyển văn bản, cán bộ văn thư phải giao tận tay cho người có trách nhiệm giải quyết không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ. TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên bộ phận ( đơn vị ) Năm : …… SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN THƯ Từ số……đếnsố Từ ngày….đến ngày
- Lưu ý: Không để cho người không liên quan xem và biết được nội droppings văn bản. chi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ và phải có chữ ký của người nhận văn bản. Mẫu sổ chuyển giao văn bản : Bìa ngoài Nội droppings phần ghi trong sổ Ngàytháng chuyển VB Số đến Đơn vị ( Người nhận ) Ký nhận VB Ghi chú one two three four five Đối với sổ chuyển giao văn bản mật giống mẫu sổ chuyển giao văn bản thường nhưng có thêm cột mức độ mật sau cột đơn vị ( người nhận ). Bước eight : Tổ chức giải quyết và theo dõi văn bản đến của cơ quan Đối với văn bản thường Nội droppings công việc trong văn bản thuộc phạm united states virgin islands trách nhiệm của cá nhân, đơn vị nào thì practice đơn vị, cá nhân ấy trực tiếp giải quyết. Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét, giải quyết nhanh chóng đặc biệt là những công việc khẩn cấp, cần thiết phải xin ý kiến lãnh đạo. chi có ý kiến lãnh đạo ghi trên văn bản thì không đóng dấu lên lề văn bản đó mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Đối với văn bản mật Việc tổ chức và giải quyết văn bản mật thì cán bộ văn thư phải trao tận tay văn bản mật cho người có trách nhiệm giải quyết, không được tự ý bóc văn bản chi có dấu hiệu chỉ mức độ mật. Đối với những người được giữ và biết về nội droppings văn bản mật thì phải tuân TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên bộ phận ( đơn vị ) Năm : …… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Từ số……đếnsố Từ ngày….đến ngày
- theo những nguyên tắc cơ bản sau : – Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm six người có trách nhiệm giải quyết – Không mang tài liệu mật về nhà hoặc đi công tác. Nếu nhất thiết phải mang đi công tác phải có sự đồng ý của lãnh đạo, không giao cho người khác gữi hộ, không để bất kỳ nơi nào không có người trách nhiệm giữ gìn. – Không được, sao chụp ghi chép những điều bí mật trong văn bản, không được trao đổi những điều bí mật trong văn bản trong điều kiện không associate in nursing toàn. – Theo dõi kiểm tra giải quyết văn bản đến, mục đích nhằm nâng cao hiệu quả, tiến độ giải quyết công việc của cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản indeed với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước. Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản. Có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản sol với thời gian quy định. 4.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi Khái niệm văn bản đi Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu hành chuyển nội bộ và văn bản mật ) serve cơ quan tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. Việc quản lý và giải quyết văn bản đi phải dựa trên nguyên tắc : Tất cả những văn bản bash cơ quan soạn thảo được gửi tới các đối tượng có liên quan phải được thực hiện một nguyên tắc chung là : chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản chi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian, gây ách tắc trong xử lý giải quyết công việc, làm giảm hiệu quả của văn bản đã prohibition hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao văn bản. Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản về các đối tượng liên quan để lập danh sách và tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Mọi văn bản công văn giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan gửi đi radium ngoài đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký và đóng dấu làm các thủ tục gửi đi. Nhằm hạn chế ngăn chặn việc lạm dụng giấy tờ, lạm dụng victimize dấu cơ quan, làm sai chế độ hoặc giải quyết công việc sai nguyên tắc .
- Quy trình xử lý văn bản đi Bước one : Đăng ký văn bản đi Công việc của cán bộ văn thư ghi chép thông tin cần thiết của văn bản đi vào những phương tiệnđăngký, để quản lý chặt chẽ văn bản đi của cơ quan và để tra tìm văn bản được nhanh chóng. Việc đăng ký này phải được thực hiện các thủ tục sau : – Đánh số lên văn bản : Số của văn bản là số đăng ký số thứ tự trong năm kể từ ngày đầu năm, với những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ. Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều đăng ký tập trung ở văn thư để lấy số chung theo hệ thống số ở cơ quan, không được lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức soạn thảo radium văn bản. – Ghi ngày tháng lên văn bản : Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào các phương tiện đăng ký. Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong phương tiện đăng ký phải giống nhau, phải ghi rõ resound chính xác. – Đăng ký văn bản đi : Tuỳ theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít để lập sổ đăng ký cho phù hợp. Theo công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày eighteen tháng 07 năm 2014 của Cục lưu trữ Nhà nước hướng dẫn về việc quản lý văn bản đi, đến. Đối với những cơ quan, tổ chức prohibition hành dưới five hundred văn bản đi trong một năm thì chỉ nên lập hai sổ sau : – 01 sổ đăng ký văn bản mật – 01 sổ đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản đi. Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành từ five hundred văn bản đến 2000 văn bản trong một năm thì lập các sổ sau : – 01 sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật – 01 sổ đăng ký văn bản thường – 01 sổ đăng ký văn bản mật Mẫu sổ : Đăng ký chung cho văn bản đi Bìa sổ :
- TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên bộ phận ( đơn vị ) Năm : …… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ số……đếnsố Từ ngày….đến ngày TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên bộ phận ( đơn vị ) Năm : ……………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI Từ số……đếnsố Từ ngày….đến ngày Quyển số …………. Nội dung phần ghi trong sổ : Ngày tháng VB Số ký hiệu VB Trích yếu Nơi nhận Nơi gửi VB Ghi chú one two three four five six Mẫu sổ đăng ký văn bản mật Bìa sổ Nội dung phần bên trong Ngày tháng VB Số ký hiệu VB Trích yếu Mức độ mật Nơi nhận Nơi gửi VB Ghi chú one two three four five six seven Bước two : Chuyển giao văn bản đi Việc chuyển giao văn bản đi phải tuân theo một số nguyên tắc cơ bản sau : Các văn bản đi sau chi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của
- cơ quan thì phải được chuyển giao nhanh chóng, không được chậm trễ về thời gian gây ách tắc trong xử lý cũng như việc giải quyết công việc. Việc gửi văn bản đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản, tránh nhầm lẫn. Những văn bản có dấu hiệu mật phải được chuyển trước, những văn bản có nội dung quan trọng thì phải gửi kèm theo phiếu gửi. Các tiến hành chuyển giao văn bản đi cụ thể như sau : Thứ nhất : Lựa chọn và trình bày phong bì. Tuỳ thuộc vào số lượng văn bản nhiều hay ít, kích thước của văn bản to hay nhỏ mà chọn phong bì cho thích hợp. Phong bì phải làm bằng loại giấy tờ tốt, bền dai, không dễ bị thấm nước, bên ngoài không nhìn thấy chữ bên trong của văn bản. Việc trình bày phong bì phải theo một khuân mẫu nhất định cụ thể : Mẫu và cách ghi các thông can trên phong bì văn bản Hướng dẫn trình bày phong bì văn bản : ( one ) : Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản ( two ) : Địa chỉ của cơ quan, đơn vị ( nếu cần ) ( three ) : Số điện thoại, số fax ( nếu cần ) ( four ) : Địa chỉ e-mail, web site của cơ quan, tổ chức ( nếu có ) ( five ) : Số ký hiệu của văn bản trong phong bì ( six ) : Dấu chỉ mức độ “ mật ”, “ khẩn ” ( nếu có ) ( seven ) : Tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản ( eight ) : Địa chỉ cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản ( nine ) : Biểu tượng của cơ quan tổ chức ( nếu có ) ( ten ) : Tem …… .. ( one ) …… .. …… .. ( two ) …… .. …… .. ( three ) …… .. …… .. ( four ) …… .. Số : … ( five ) …… .. Kính gửi…. ( seven ) …… .. … .. ( eight ) …… .. … .. ( nine ) …… .. nine six ten
- Đối với văn bản mật phải làm two phong bì, phong bì ngoài không ghi mức độ mật, phong bì trong ghi mức độ mật Lưu ý : chi trình bày phong bì không được viết tắt, những chữ không thông dụng, không được xuống dòng một cách tuỳ tiện, không nên dùng phong bì quá hẹp và giấy quá mỏng. Thứ hai : Việc đưa văn bản vào bì thư Sau chi trình bày phong bì, gấp văn bản nhỏ lại ( văn bản thường được gấp thành four phần bằng nhau, mặt chữ gấp vào trong ) và cho vào phong bì rồi dán cẩn thận. Chú ý không để hồ dính vào văn bản để chi bóc bì không làm rách tài liệu hoặc bị mất chữ, gây trở ngại cho người nhận chi xử lý, giải quyết. Trước chi gấp văn bản để vào trong phong bì phải kiểm tra đối chiếu tên cơ quan, đơn vị, cá nhân trên nội dung văn bản tránh trường hợp nhầm lẫn chi gửi nhiều văn bản cùng một lúc. Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc dấu hiệu “ mật ”. chi chuyển đi nhất thiết phải kèm theo phiếu gửi để tiện cho quá trình kiểm tra, theo dõi trong quá trình xử lý giải quyết. Thứ barium : Việc lập sổ và chuyển giao văn bản đi Văn bản sau chi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan. Văn bản có thể gửi trực tiếp nhưng phổ biến là gửi theo đường bưu điện. Dù gửi trực tiếp hay gửi qua đường bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao văn bản. Nếu chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và trực tiếp cho các cơ quan thì đăng ký vào sổ “ chuyển giao văn bản đi ” Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi Bìa ngoài TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên bộ phận ( đơn vị ) Năm : ……………… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Từ số……đếnsố Từ ngày….đến ngày Quyển số ………… .
- Nội dung phần ghi trong sổ Ngày tháng chuyển VB Số ký hiệu VB Nơi nhận VB Ký nhận Ghi chú one two three four five Nếu chuyển giao văn bản qua bưu điện thì đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản qua bưu điện. Dùng hình thức đăng ký sổ chuyển giao qua văn bản qua bưu điện yêu cầu nhân viên của bưu điện chi đã nhận đủ văn bản, phải đăng ký xác nhận và đóng dấu bưu điện vào cột thứ five của sổ chuyển giao. Mẫu sổ chuyển giao văn bản cũng giống như văn bản đi nhưng khác tên gọi : Sổ chuyển giao văn bản qua đường bưu điện : TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên bộ phận ( đơn vị ) Năm : ……………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI Từ số……đếnsố Từ ngày….đến ngày Quyển số ………… .
- Bìa ngoài
Nội dung phần ghi trong sổ Ngày tháng gửi VB Số ký hiệu VB Số lượng bì VB Nơi nhận Ký nhận đóng dấu one two three four five Công việc kiểm tra gửi văn bản đi thuộc trách nhiệm của các cá nhân sau : Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc kiểm tra văn bản từ hình thành văn bản đến xử lý văn bản đi. Chánh văn phòng và người phụ trách công tác văn thư của cơ quan, đơn vị phải kiểm tra nội droppings, thể thức, thủ tục và quy chế văn bản đi để đảm bảo đúng các quy định của Nhà nước. Cá nhân phụ trách các đơn vị, các tổ chức phải kiểm tra nội dung văn bản theo dõi hình thành và xử lý văn bản tại đơn vị mình phụ trách. Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm kiểm tra, giải quyết văn bản đi của cơ quan bằng cách dùng phiếu gửi qua bưu điện hoặc định kỳ làm bản thống kê những văn bản quan trọng đã gửi đến các cơ quan. Bước three : Sắp xếp quản lý văn bản lưu Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan nào cũng phải ban hành văn bản để gửi đi và đều phải lưu lại ít nhất two bản, một bản lưu lại bộ phận văn thư cơ quan, một bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn. – Cách bố trí sắp xếp Đối với văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp thì việc sắp xếp các văn bản lưu chỉ dựa vào số và thời gian ban hành để thực hiện việc sắp xếp. Văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì xếp lên trên, văn bản nào có số lớn, ngày tháng sau thì TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên bộ phận ( đơn vị ) Năm : ……………… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN QUA BƯU ĐIỆN Từ số……đếnsố Từ ngày….đến ngày Quyển số …………. - xếp ở dưới.
– Việc bảo quản và phục vụ nghiên cứu Văn thư cơ quan phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng năm hoặc từng nhiệm kỳ lên giá hoặc lên tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập văn bản lưu đến chi nộp vào lưu trữ cơ quan. Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu, sử dụng tra cứu các văn bản lưu đi tại chỗ và có sổ theo dõi việc mượn tài liệu văn bản đó. 4.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nội bộ Văn bản nội bộ là những văn bản, công văn, tài liệu ban hành trong nội bộ cơ quan. Để quản lý tốt văn bản nội bộ, phần trong cột gồm các mục sau : nội droppings, số ký hiệu, ngày ký, trích yếu, người nhận, nơi nhận. Các nghiệp vụ tiếp theo giống như cách giải quyết đối với văn bản thường. 4.2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản mật Đối với văn bản mật đi : Văn bản mật đi cũng phải đăng ký vào sổ riêng. Văn bản mật phải được gửi trong 02 phong bì, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật như : mật, tối mật, tuyệt mật. Các bước tiếp theo cũng phải tiến hành giống như văn bản thường. Đối với văn bản mật đến : Văn bản mật đến được đăng ký vào một sổ riêng, không đăng ký chung vào sổ công văn thường. Đối với phong bì có dấu chỉ mức độ mật thì văn thư không được bóc bì mà chỉ được đăng ký số, ký hiệu ngoài bì, còn phần trích yếu thì bỏ trống. Nếu được người có trách nhiệm cho phép ghi trích yếu thì văn thư mới được bổ sung vào. Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công thực hiện mới được phép bóc bì văn bản mật. Các nghiệp vụ tiếp theo giống như cách giải quyết đối với văn bản thường. 4.3 Công tác tổ chức quản lý và sử dụng bunco dấu Theo nghi định số 58/2001/NĐ – CP của chính phủ về việc quản lý và sử dụng convict dấu như sau : “ victimize dấu được sử dụng trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan tổ chức nước ngoài tại Việt Nam và một số chức danh Nhà nước. convict dấu thể hiện tính pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh của Nhà nước ”. do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là hết sức cần thiết. Những quy định trong việc quản lý và sử dụng victimize dấu bao gồm : – victimize dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy và có trách nhiệm giữ gìn và - đóng dấu tại cơ quan đơn vị. Trong trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ định của lãnh đạo cơ quan. – Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan đơn vị. – memorize dấu phải được bảo quản trong hòm tủ có khoá cả trong và ngoài giờ làm việc. Không được tuỳ tiện mang bunco dấu theo người. – con dấu chỉ được đóng lên văn bản chi đã có chữ ký của người có đủ thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ. – Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu ngược, phải huỷ văn bản làm văn bản khác. – Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo cáo ngay cho cơ quan công associate in nursing gần nhất và cơ quan công associate in nursing đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời thông báo huỷ bỏ convict dấu bị mất. – con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo quy định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ. – Phải sử dụng đúng mầu mực act nhà nước quy định ( màu đỏ ), không được dùng màu mực dễ phai. Tuyệt đối không dùng vật cứng để cọ rửa bunco dấu. Việc quản lý và sử dụng convict dấu có ý nghĩa rất quan trọng make đó thủ trưởng cơ quan phải quy định cụ thể việc sử dụng và quản lý convict dấu một cách chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Văn phòng phải nghiên cứu đề xuất dự thảo quy chế báo cáo thủ trưởng cơ quan prohibition hành để thực hiện thống nhất. – Dấu chỉ mức độ “ mật ” Dấu chỉ mực độ mật chỉ rõ mức độ mật của sự việc nêu ra trong nội dung văn bản. Dấu chỉ mức độ mật bao gồm three loại : “ mật ”, “ tối mật ”, “ tuyệt mật ” và dress người ký văn bản quyết định. – Dấu chỉ mức độ “ khẩn ” Dấu chỉ mức độ khẩn chỉ rõ sự cần thiết phải chuyển ngay văn bản tới tay người nhận. Dấu chỉ mức độ “ khẩn ” gồm three loại : Khẩn – Thượng khẩn – Hoả tốc do người ký văn bản quyết định. 4.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ Khái niệm Hồ sơ là tập gồm toàn bộ ( hoặcmột ) văn bản tài liệu có liên quanvới nhauvề một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể đượchình thànhtrongquá trìnhgiảiquyếtcông việc thuộc phạm six chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân. Lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng
- – Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả. – Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị sau chi đã giải quyết xong đều phải sắp xếp lại và lập hồ sơ. Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ văn thư sắp xếp văn bản có khoa học, gửi đầy đủ và có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc tra cứu tài được nhanh chóng có năng suất, chất lượng và hiệu quả. – Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu. – Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ. – Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư. Tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các nội droppings nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu. Những nguyên tắc cơ bản chi lập hồ sơ – Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao. Trong chi lập hồ sơ nếu có những văn bản không liên quan đến công việc của mình, không thuộc phạm six quản lý thì không đưa vào hồ sơ thì những văn bản đó để riêng. – Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh có sự liên hệ mật thiết, hợp lý phản ánh được tình hình tự nhiên hay diễn biến tự nhiên của công việc. Theo nguyên tắc này thì văn bản phải được thu thập đầy đủ nhất là những văn bản chủ yếu và những văn bản liên quan tới nhau. Nội dung của những văn bản trong hồ sơ phải khớp với tên hồ sơ. Nội droppings và phương pháp lập hồ sơ : Tất cả các công văn đi, đến đều phải có bản lưu tại bộ phận văn thư cơ quan. Nếu văn bản đi của cơ quan thường là một trong số các bản chính có đủ chữ ký và bunco dấu được lưu tại bộ phận văn thư. Nếu văn bản đến cơ quan thì bản chính gửi cho ban ngành chức năng trực tiếp còn một bản sao lưu lại bộ phận văn thư cơ quan. Lập hồ sơ lưu trữ hiện hành được tiến hành như sau : Lập danh mục hồ sơ : Danh mục hồ sơ là những bản kê những hồ sơ mà cơ quan cần lập trong một thời gian nhất định ( thường là một năm ). Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ nhất là những hồ sơ phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước. Cuối mỗi năm cán bộ văn thư phải lập bản dự kiến chính là bản danh mục hồ sơ phải lập trong năm của cơ quan make thủ trưởng cơ quan ký bachelor of arts in nursing hành. Phân loại các đề mục trong danh mục hồ sơ để lập và lưu trữ theo các danh mục đó. Tiêu đề của hồ sơ : Tiêu đề hồ sơ phải ghi ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc. Sau chi dự kiến được sắp xếp theo thứ tự thì các hồ sơ về
- các công việc được tổng hợp được xếp lên trên, các hồ sơ về công việc cụ thể xếp ở dưới. Thông thường có những các sắp xếp sau : – Sắp xếp theo thứ tự thời gian – Sắp xếp theo số văn bản – Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc – Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản – Sắp xếp theo vần chữ cái Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài phải ghi “ Mục lục văn bản ” đã inch sẵn trên mẫu bìa hồ sơ của cục lưu trữ Nhà nước quy định. Mẫu tờ mục lục văn bản STT Số ký hiệu Ngày tháng Tác giả Trích yếu nội droppings Tờ số Ghi chú one two three four five six seven Viết bìa hồ sơ : Bìa hồ sơ inch sẵn hay viết tay đều phải tuân theo tiêu chuẩn của cục lưu trữ Nhà nước banish hành. Chữ viết trên bìa phải cẩn thận, rõ ràng, đầy đủ và chính xác. Yêu cầu cơ bản chi lập hồ sơ : Lập hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức. Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. Tổ chức việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Sau chi hồ sơ giải quyết xong thì được để lại phòng hoặc để lại tổ công tác một năm để theo dõi nghiên cứu chi cần thiết, sau chi hoàn chỉnh hồ sơ đó mới nộp vào lưu trữ. chi nộp hồ sơ tài liệu vào cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ nào phải được bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại đơn vị, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thì huỷ theo quy định. Các cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật, xem xét thời hạn bảo quản, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá làm công cụ kiểm tra tìm phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng. Như vậy công việc lập hồ sơ có vị trí quan trọng trong công tác văn thư vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ. Công việc cần phải được tiến hành thường xuyên để kịp thời bổ whistle nguồn tài liệu cho công tác lưu trữ nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu và sử dụng tài liệu của cơ quan, đơn vị .
- II. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ one. Một số khái niệm Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông can. Tất cả những công văn đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi, hồ sơ tài liệu liên quan đều phải đi vào lưu trữ. Như vậy : Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức có khoa học, những văn bản có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông can quá khứ. Phông lưu trữ : Tài liệu để tra cứu được tổ chức thành các đơn vị, tài liệu nhằm phục vụ cho việc bảo quản và khai thác một cách thuận tiện, các đơn vị tài liệu này được gọi là phông lưu trữ. Vậy : Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động cảu một cơ quan Nhà nước, một tổ chức chính trị – xã hội, một đơn vị vũ trang, một trường hoặc một cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn học… được đưa vào boả quản trong kho lưu trữ nhất định. Tóm lại Tài liệu lưư trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Một tổ chức chính trị – xã hội, một đơn vị vũ trang, một cơ quan hoặc cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế khoa học, văn hoá… được dưa vào bảo quản trong kho lưu trữ để sử dụng vào các mục đích xã hội, memorize người. two. Ý nghĩa của tài liệulưutrữ Công tác lưu trữ là khâu quan trọng trong quá trình xử lý thông can, là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan. Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị thì có ý nghĩa trên nhiều mặt trong quá trình quản lý : Ý nghĩa chính trị : Ở bất kỳ thời đại nào các giai cấp thống trị đều sử dụng tài liệu lưu trữ để chống lại các giai cấp đối kháng nhằm bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình. Tài liệu lưu trữ cung cấp các thông canister cần thiết, tin cậy để nghiên cứu tổng kết rút radium kinh nghiệm công tác để lãnh đạo cơ quan đề ra phương hướng, những quyết định quản lý phù hợp với chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước. Về kinh tế : Sử dụng tài liệu lưu trữ để điều tra tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khí tượng, thuỷ văn, thổ nhưỡng, tài nguyên rừng, biển… làm cơ sở cho việc phát triển kinh tế từng vùng, từng ngành. Sử dụng tài liệu lưu trữ để làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch để phát triển kinh tế xã hội hang năm, nhiều năm. Sử dụng tài liệu lưu trữ để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi công, để quản lý và sửa chữa các công trình
- xây dựng cơ bản. Về nghiên cứu khoa học : Sử dụng tài liệu lưu trữ để tổng kết các quy luật vận động và sự phát triển các sự kiện vận động. Tài liệu lưu trữ là một sử liệu đặc biệt quan trọng và chính xác, để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật của lịch sử giúp cho các thế hệ mai sau hiểu đúng lịch sử dân tộc. Tài liệu lưu ttrữ còn gọi là tài sản văn hoá dân tộc. Trong pháp lệnh lưu trữ Quốc armed islamic group được uỷ bachelor of arts in nursing thường vụ Quốc Hội thông qua ngày 04/04/2000 nêu rõ tài liệu lưu trữ Quốc armed islamic group là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Không chỉ vậy tài liệu lưu trữ còn phản ánh những thành quả lao động sáng tạo cả về vật chất lẫn tinh thần của nhân dân tantalum qua các thời kỳ lịch sử đó là những chứng tích về văn hoá cùng với các loại di sản văn hoá khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong bảo tang, các công trình kiến trúc, hội hoạ, … Tài liệu lưu trữ để lại cho xã hội loài người các loại văn tự rất có giá trị. Như vậy : Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên mọi phương diện nó vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử. three. Chức năng của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một ngành của Nhà nước với chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. do đó công tác văn thư lưu trữ có các chức năng sau : – Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và associate in nursing toàn tài liệu, phông lưu trữ Quốc armed islamic group – Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ Quốc armed islamic group góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nưứoc đề ra trong từng giai đoạn cách mạng. Hai chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau. Nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề để thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc armed islamic group. four. Nội droppings của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý của Nhà nước boa gồm về lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức kế hoạch bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nội droppings công tác lưu trữ bao gồm những nội dung cơ bản sau : Phân loại tài liệu lưu trữ Xác định giá trị của tài liệu lưu trữ Bổ spill the beans tài liệu vào các kho lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Việc tổ chức công tác lưu trữ theo nội dung trên trong một cơ quan, một tổ chức là cause nhiều bộ phận cùng tham armed islamic group theo chức trách, dress thủ trưởng cơ quan đơn vị quy định. four. Phân loại tài liệulưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những chức năng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả những tài liệu đó. Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ Quốc armed islamic group, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện associate in nursing toàn. Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như : xác định giá trị, bổ whistle, thống kê tài liệu… Trên cơ sở phân loại tài liệu lưu trữ việc xác định bổ sing tài liệu sẽ được tiến hành thuận lợi. Đồng thời xác định chuẩn xác tài liệu, giá trị tài liệu, bổ sing tài liệu đầy đủ cũng là điều kiện để tiến hành có hiệu quả việc phân loại tài liệu. 4.1.Xác định giá trị của tài liệulưu trữ Xác định giá trị của tài liệu lưu trữ là việc nghiên thời gian cần được bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt đọng của cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản cho các phòng, các kho lưu trữ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, văn hoá, khoa học… Thông qua việc đánh giá sẽ loại right ascension những tài liệu thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng và các phông lưu trữ. Mục đích cơ bản của công tác xác định giá trị của tài liệu là quy định thời armed islamic group cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại radium để huỷ bỏ tài liệu đã hết giá trị. Xác định tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm bớt qi phí bảo quản. do mục đích và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu, chi thực hiện công tác này phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng .
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập ở các cơ quan có tài liệu lưu trữ đem right ascension đánh giá. Điều nine pháp lệnh bảo vệ lưu trữ Quốc armed islamic group đã quy định : việc lựa chọn những giá trị lưu trữ Quốc armed islamic group để bảo quản và loại ra những tài liệu lưu trữ hết giá trị để tiêu huỷ phải có hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ quyết định. Hoạt động của hội đồng đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan chuyên môn đề nghị, cơ quan lưu trữ cấp trên duyệt. Các tài liệu dự định tiêu huỷ phải lập biên bản riêng trong đó ghi rõ : thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho cơ quan, đơn vị có tài liệu có tài liệu đưa ra tiêu huỷ, số lượng đơn vị bảo quản. Biên bản phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt sau chi đã xem xét, kiểm tra có cán lưu trữ chứng kiến và phải báo cáo với cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên trực tiếp. 4.2.Bổ spill the beans tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ Bổ sing tài liệu là công tác sưu tầm, thu thập thêm làm phong phú và hoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ cơ quan, các kho lưu trữ Nhà nước ở TW và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất. Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ ngoài những ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, lịch sử… có tầm cỡ Quốc armed islamic group còn có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã ban hành right ascension văn bản đó. Nếu để tài liệu mất mát, thất lạc không tổ chức được việc bổ sing kịp thời thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo nàn, khả năng phục vụ sẽ ngày càng bị hạn chế. Công tác bổ sing tài liệu đòi hỏi phải được tiến hành thường xuyên, thiết thực và kịp thời. chi bổ sing tài liệu thì cần phải chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong thực tế. chi bổ spill the beans tài liệu cần phải chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm six rộng trong điều kiện mở rộng áp dụng những phương tiện kỹ thuật hiện đại. Trong những văn bản của Nhà nước về công tác lưu trữ đặc biệt là pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc armed islamic group có quy định trách nhiệm tổ chức công tác bổ sing tài liệu. Theo đó công tác này sẽ được tiến hành ở các phòng prohibition, các kho lưu trữ dưới sự chỉ đạo chung về nghiệp vụ của cục lưu trữ Nhà nước. Để tổ chức tốt công tác bổ spill the beans tài liệu cần chú ý những đặc điểm sau : Các cơ quan quản lý lưu trữ lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch bổ sing tài liệu. Trong quá trình bổ spill the beans tài liệu, các tài liệu nhập vào kho lưu trữ phải kèm theo mục lục thống kê. Trên cơ sở đó các cán bộ nghiệp vụ tiến hành kiểm tra số lượng tài
- liệu trên thực tế. Phải chủ động trong công tác bổ whistle tài liệu. Thực hiện tôt công tác tuyên truyền, vận động cơ quan, cán bộ công nhân viên giao nộp tài liệu đặc biệt những tài liệu quý hiếm theo quy định của Nhà nước. 4.3. Thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội droppings tài liệu, tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ. Là một khâu nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ, công tác thống kê giữ vị trí quan trọng trong tài liệu lưu trữ. Những số liệu thống kê là cơ sở để các phòng, các kho lưu trữ xây dựng kế hoạch, bổ sing thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Căn cứ vào số liệu thống kê, cơ quan quản lý lập các kế hoạch nhằm quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ trong phạm six cả nước. Trong quá trình tiến hành công tác thống kê tài liệu lưu trữ phải tuân thủ các nguyên tắc sau : Đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu đó. Đảm bảo thống kê tài liệu toàn diện, kịp thời, chính xác và triệt để. Đảm bảo thực hiện quan điểm tập trung thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ Quốc armed islamic group. Nội dung công tác thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ cơ quan và thống kê tài liệu trên phạm united states virgin islands cả nước Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ. Thống kê hệ thống công cụ tra cứu phương tiện bảo quản tình hình tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu và đội ngũ cán bộ lưu trữ. Để làm tốt công tác thống kê cần xây dựng và sử dụng các loại thống kê thích hợp sau : Mục lục hồ sơ Số đăng ký mục lục Phiếu phòng Danh sách phòng Sổ nhập, sổ xuất tài liệu lưu trữ Thẻ phông, bộ thẻ phông, sổ đăng ký các tài liệu đặc thù… Có thể dùng các loại sổ sách để làm công cụ phục vụ cho công tác thống kê. Sổ
- thống kê tài liệu lưu trữ louisiana tài sản Quốc armed islamic group, có ý nghĩa và giá trị đặc biệt. Các loại sổ này phải được lập theo mẫu serve Nhà nước quy định được sử dụng và quản lý như một tài liệu mật. Hiện nay trong thời kỳ khoa học kỹ thuật phát triển cao có thể sử dụng máy six tính làm công cụ lưu trữ rất có hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, phục vụ tốt cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo quản lý. 4.4. Chỉnh lý tài liệulưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, bổ spill the beans, xác định giá trị tài liệu… để tổ chức khoa học các phông lưu trữ, đặc biệt là xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học nhằm khai thác thật triệt để, toàn diện tài liệu ở các phông, kho lưu trữ. Công tác chỉnh lý tài liệu trong một phông lưu trữ phải tuân theo các nguyên tắc chỉnh lý theo phông. Toàn bộ tài liệu trong một phông lưu trữ phải được bảo toàn nguyên vẹn, bảo đảm không phá vỡ mối liên hệ giữa chúng. Nguyên tắc chỉnh lý theo phông tạo điều kiện thuân lợi cho việc hệ thống hoá, thống kê bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu. Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu bao gồm : Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. Tiến hành lập hồ sơ đối với những phông tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra các hồ sơ đã lập, hoàn thiện các hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ. Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo phương án đã chọn. Quá trình chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ được tiến hành theo trình tự sau : + Khảo sát tài liệu, nghiên cứu và xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử hình thành phông. + Xây dựng kế hoạch lập hồ sơ hoặc kiểm tra hoàn thiện hồ sơ. + Lập các bảng hướng dẫn đối với một loại công việc cụ thể. Ví dụ hướng dẫn công tác bổ sung tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ… + Chọn và xây dựng phương án phân loại, dự kiến nhân lực và thời gian thực hiện công tác chỉnh lý. + Chỉnh lý tài liệu theo phương án đã định, hoàn thành việc hệ thống hoá tài liệu. + Tổng kết chỉnh lý nhằm rút kinh nghiệm, thấy được ưu điểm, khuyết điểm của quá trình chỉnh lý để làm tốt công tác chỉnh lý cho các đợt tiếp theo .
- 4.5.Bảo quản tài liệulưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và associate in nursing toàn tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ Quốc armed islamic group là di sản của dân tộc, có giá trị đối với việc xây dựng và bảo vệ đất nước. Chính vì vậy bảo quản lưu trữ tài liệu là công việc có ý nghĩa quan trọng. Đây cũng là công việc khó khăn đặc biệt trong điều kiện hoàn cảnh lịch sử, địa lý, khí hậu … của nước tantalum. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm : Tạo điều kiện tốt nhất để kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ. Bảo đảm giữ gìn toàn vẹn trạng thái lý hoá của tài liệu. Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, quản lý việc xuất nhập tài liệu theo quy định chặt chẽ. Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên, lập phông bảo hiểm đối với những tài liệu có giá trị đặc biệt, chuẩn bị các tài liệu đưa đi tu bổ, phục chế, sao chụp. Những nguyên nhân chủ yếu gây hư hại cho tài liệu lưu trữ : practice chất liệu và các quá trình chế tác. Tài liệu lưu trữ nói chung là thông can được giữ lại trên một vật thể nào đó. Chất liệu và quá trình chế tác của mỗi loại tài liệu qua từng thời kỳ lịch sử khác nhau. Vì vậy chế độ và điều kiện bảo quản đối với mỗi loại tài liệu cũng khác nhau. Để bảo quản tôt tài liệu lưu trữ, cần nắm được những đặc điểm của các tài liệu đồng thời phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật chuyên môn. Điều kiện tự nhiên, môi trường bảo quản, điều liện nguyên nhân khắc nghiệt là một nguyên nhân gây ra hư hại tài liệu. Điều kiện nhiệt đới nóng ẩm, mưa nhiều, bức xạ mặt trời lớn gây radium tác hại làm cho tài liệu lưu trữ nhanh bị hỏng. Những yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu : độ ẩm, nhiệt độ ánh sáng, bụi sáng, nấm mốc và các loại côn trùng… Điều kiện bảo quản và sử dụng : Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng một phần còn perform điều kiện bảo quản và sử dụng chúng không được bảo đảm. Thiếu phương tiện bảo quản, thiếu ý thức trách nhiệm và hiểu biết chuyên môn, chi tiếp xúc với các tài liệu không tuân thủ các yêu cầu nghiệp vụ… Tất cả những việc đó đều ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ. Vì thế yêu cầu cơ bản về cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ : Yêu cầu về nhà kho : Cần xây dựng nàh kho lưu trữ chuyên droppings trên những địa điểm thích hợp, bảo đảm các yêu cầu về thiết kế và kiến trúc nhằm tạo điều kiện bảo vệ và bảo quản để giữ gìn tốt nhất tài liệu lưu trữ. Yêu cầu về trang bị bảo quản tài liệu lưu trữ : Trong các kho lưu trữ các trang
- thiết bị vừa là phương tiện bảo quản associate in nursing toàn tài liệu, vừa là phương tiện quản lý tốt hồ sơ, tài liệu. Yêu cầu về trang thiết bị chuyên dùng : Để làm tốt công tác bảo quản và bảo vệ tài liệu lưu trong kho cần phải có thiết bị chống ẩm, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ, chống nấm mốc và côn trùng. 4.6. Tổ chức sử dụng tài liệulưutrữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong các kho lưu trữ là toàn bộ công tác bảo đảm cung cấp cho các cơ quan Nhà nước và xã hội, những thông tin cần thiết cung cấpcho mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học tuyên truyền giáo dục, quân sư, ngoại giao và các quyền lợi chính đáng của công dân. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong các phòng, các kho lưu trữ là một mặt của hoạt động thông can. Mọi hoạt động của các phòng, kho lưu trữ đều hướng vào mục tiêu cuối cùng là : tổ chức sử dụng tốt có hiệu quả các tài liệu lưu trữ. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ mục đích chủ yếu sau : + Mục đích chính trị : Các tài liệu lưu trữ được đưa vào phục vụ nghiên cứu, thực hiện các nghiệp vụ chính trị, các đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, bảo vệ chủ quyền đất nước… + Mục đích kinh tế : Dùng tài liệu lưu trữ trong việc nghiên cứu, giải quyết các vấn đề trong dự án, kế hoạch hoá phát triển đất nước, cải tiến tổ chức, quản lý kinh tế. + Mục đích khoa học : Tài liệu lưu trữ trong việc nghiên cứu, giải quyết các vấn đề khoa hoc cấp thiết, phục vụ cho các mục tiêu kinh tế, xã hội của đất nước. Tổ chức sử dụng tài liệu phải đảm bảo các nguyên tắc sau : Đảm bảo đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Đảm bảo thực hiện các nguyên tắc, chế độ đã được quy định. Đảm bảo phục vụ công tác thông can tư liệu nhanh, chính xác. five. Mối quan hệ công tác giữa văn thư và lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ có mối quan hệ khăng khít trong quá trình xử lý thông tin. Vì thế trong điều lệ công tác, công văn giấy tờ banish hành kèm theo nghị định 142/CP ngày 29/09/1963 của hội đồng Chính Phủ đã quy định “ Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước. Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản lý Nhà nước ”. do vậy mà công tác văn thư càng làm tốt và làm chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin một cách khoa học chính xác và có hiệu quả. Ngược lại lưu trữ là sự tích luỹ kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư. doctor of osteopathy vậy cần phải quan tâm đến
- chất lượng công tác văn thư và kết hợp luôn với công tác lưu trữ gọi chung là bộ phận văn thư lưu trữ. Như vậy việc tìm hiểu lý luận về công tác văn thư lưu trữ là việc nghiên cứu, tìm hiểu về khái niệm, vị trí, vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với sự tồn tại, phát triển của cơ quan, đơn vị. Nghiên cứu nội dung của công tác văn thư lưu trữ là một quá trình bao gồm : việc xây dựng và banish hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, công tác tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu. Việc tổ chức công tác văn thư như vậy trong một cơ quan, đơn vị là do nhiều bộ phận cùng tham armed islamic group theo chức trách serve thủ trưởng cơ quan quy định. Đối với công tác lưu trữ của một cơ quan, đơn vị là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức có khoa học, những văn bản có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ, nó bao gồm các nội dung cơ bản sau : Phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị của tài liệu lưu trữ, bổ spill the beans tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên đây là những lý luận chung nhất về công tác văn thư – lưu trữ của một cơ quan, đơn vị cần phải làm để thường xuyên bổ spill the beans, làm phong phú thêm cho tài liệu lưu trữ Quốc armed islamic group .
- CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ three I. TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ SỐ three Tên cơ quan : Trường Cao đẳng nghề số 3- Trụ sở chính : Số 282 Lê Duẩn- Quận Kiến An- Hải Phòng Điện Thoại : 0313 877987 – 0313 790218 – 0313 876250 one Quá trình hình thành và phát triểnTrường Cao đẳng nghề số three Trường Cao đẳng nghề số 3-là trường dạy nghề khu vực Miền Bắc được và Bộ Tư lệnh quân khu three giao nhiệm vụ đào tạo, dạy nghề cho các đối tượng bộ đội xuất ngũ, các đối tượng xuất ngũ, các đối tượng thuộc diện chính sách và thanh niên có nhu cầu học nghề, tìm việc làm trên địa bàn, các tỉnh thuộc Quân Khu three và Miền Bắc. Vị trí đóng quân của Nhà trường có four khu, thuộc địa bàn hai phường Bắc Sơn và Quán Trữ, được đóng quân xen kẽ giữa các đơn vị bộ đội và nhân dân địa phương. Căn cứ vào quyết định số : 1072/1999/QĐ-BQP ngày 21/06/1999 của Bộ trưởng về việc thành lập Trường Cao đẳng nghề số 3-. Quá trình xây dựng và trưởng thành của nhà trường là một quá trình phấn đấu bền bỉ, sáng tạo tự lực cánh sinh, tự đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ. Trong giai đoạn đầu trường đào tạo nghề khu vực Miền Bắc, nay đổi thành Trường cao đẳng nghề số 3- lúc đầu gặp rất nhiều khó khăn như cơ sở vật chất còn nghèo nàn chưa đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật, dụng cụ giảng dạy chưa phong phú đa dạng, đội ngũ giáo viên giảng viên còn thiếu kinh nghiệm.Nhưng được quân khu three giao trọng trách dạy nghề cho các bộ đội và các đối tượng xuất ngũ, Nhà trường không chỉ huy động lực lượng cán bộ Đảng viên đi tư vấn thu hút học sinh đến với Nhà trường mà còn thực hiện chiến lược phát triển, đào tạo nghề, những năm vừa qua, trường đã được các cơ quan cấp trên và thành phố Hải Phòng, tỉnh Nam Định tạo điều kiện đầu tư về cơ sở vật chất xây dựng cơ bản, có hệ thống nhà xưởng, phòng học, khu nội trú, sân bãi tập và trang, thiết bị, phương tiện huấn luyện khá đa dạng. Từ chỗ chỉ thực hiện đào tạo five nghề ngắn hạn, đến nay nhà trường đào tạo twelve nghề ngắn hạn, seven nghề dài hạn chính quy và five nghề liên kết từ trung cấp đến đại học. Trường không ngừng mở rộng quy mô, tăng lưu lượng gắn với nâng cao chất lượng đào tạo, từng bước chuyển từ đào tạo nghề ngắn hạn sing nghề dài hạn, nhiều ngành nghề thu hút đông học viên theo học . - Trong 5 năm gần đây, trường đã đào tạo cho hơn 30.000 người, trong đó bộ đội xuất ngũ chiếm 36,4 %. Học viên tốt nghiệp đạt trình độ tay nghề, bậc thợ chuyên môn, đáp ứng nhu cầu sử dụng lao động của các doanh nghiệp, tiếp cận với công nghệ, kỹ thuật mới tại các cơ sở làm việc. Các ngành nghề liên kết ( kỹ sư nông nghiệp, cao đẳng công nghệ thông canister, cao đẳng văn hóa, trung cấp văn thư lưu trữ, may thời trang ) mở radium nhiều cơ hội mới cho các đối tượng. Cùng với đào tạo, trường còn phối hợp tốt với các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp để tư vấn, giới thiệu, giải quyết việc làm và đưa đi xuất khẩu lao động được hơn 25.000 người. Nhà trường đã tận dụng hết khả năng mà Quân khu tạo điều kiện để nâng cao, nâng cấp cơ sở vật chất tăng doanh thu cho ngân sách Nhà nước lên hàng tỷ đồng. Có được kết quả đó là sự nỗ lực cố gắng không ngừng của banish Giám Hiệu, cán bộ giáo viên, giảng viên, học sinh trong trường, đã và đang công tác và học tập tại trường.Với đội ngũ cán bộ giáo viên dày dặn kinh nghiệm, tâm huyết với nghề có tinh thần cầu tiến. Trường cao đẳng nghề số 3-đã và đang đáp ứng nhu cầu học tập đào tạo và dạy nghề, ngày càng khẳng định vị thế của nhà trường trong xã hội .
- Phó hiệu trưởng
chính trị Phó hiệu trưởng dịch vụ việc làm Phòng đào tạo Phòng giáo vụ ban chính trị ban tài chính ban hậu cần và hành chính ban kỹ thuật Phòng dịch vụ việc làm Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng đào tạo two. Cơ cấu tổ chức của Nhà trường Sơ đồ one : cơ cấu tổ chức Trường cao đẳng nghề số 3- ( Nguồn Phòng hành chính và hậu cần )Read more : Kiểu dữ liệu số trong Python | How Kteam
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhà trường là cơ cấu trực tuyến – chức năng bao gồm 01 Hiệu trưởng và 03 phó Hiệu trưởng và các phòng ban chức năng. Hiệu trưởng là người lãnh đạo nhất của Nhà trưởng, chịu trách nhiệm trước Đảng, Nhà nước, điều lệnh, điều lệ quân đội về quản lý hành chính, quản lý nhân sự, quản lý tài chính đồng thời tổ chức và điều hành quá trình đào tạo theo quy chế, đảm bảo duy trì chế độ nề nếp chính quy, khả năng sẵn sàng chiến đấu, đảm bảo công tác hậu cần cho cán bộ, giáo viên, công nhân viên, học sinh đang công tác tại trường. Cùng với Hiệu trưởng là 03 Phó Hiệu trưởng có chức năng nhiệm vụ riêng, giải quyết các công việc chi Hiệu trưởng vắng mặt hoặc được uỷ quyền, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Hiệu trưởng trong từng lĩnh vực. 2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng bachelor of arts in nursing Phòng đào tạo Phòng đào tạo là phòng tham mưu cho ban giám hiệu chỉ đạo, quản lý điều hành mọi hoạt động của nhà trường, tổ chức và duy trì mọi hoạt động của Nhà Trường, xây dưng nội dung chương trình hoạt động cho toàn khoá, cho từng đối tượng, từng loại hình đào tạo, chủ trì việc lập kế hoạch đào tạo và phối hợp các tổ chức xã hội lập công tác khác của nhà trường, hợp đồng triển khai kế hoạch đào tạo chi đã được phê duyệt. Tổ chức điều hành quá trình đào tạo : Duy trì thực hiện các quy chế, các quy định trong quá trình đào tạo, tổng hợp tình hình báo cáo Hiệu trưởng và cấp trên. Phòng giáo vụ Phòng giáo vụ bao gồm tập thể cán bộ, giáo viên, giảng viên của Nhà Trường có nhiệm vụ giảng dạy và nghiên cứu khoa học và chịu sự lãnh đạo của ban giám hiệu, hướng dẫn các nghiệp vụ của nhà trường, có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức giảng dạy, nghiên cứu khoa học, tổ chức thực hiện kế hoạch giáo dục, tổ chức kiểm tra biên soạn giáo trình, tài liệu trong pham six phụ trách. Cải thiện và hoàn thiện trang thiết bị dạy học. banish chính trị ban chính trị đảm bảo công tác Đảng, công tác chính trị, hoạt động dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng uỷ Nhà trường, sự chỉ đạo của ban giám hiệu và cơ quan cấp trên. Nhiệm vụ của prohibition chính trị thực hiện theo quyết định số 37/QĐ-TW ngày 09 tháng 05 năm 1998 của ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Viêt Nam và hướng dẫn của tổng cục chính trị, prohibition chính trị trong nhà trườngcó trách nhiệm tham armed islamic group chỉ đạo dạy các môn chính trị. prohibition tài chính Giúp banish Giám Hiệu xây dựng quy định mức lương, phương án trả lương, giải
- quyết các chính sách chế độ liên quan đến tiền lương của cán bộ công nhân viên, thu học phí các lớp, lệ phí cấp phát tiền lương và thanh toán các khoản thu chi theo đúng quy định. prohibition hậu cần và hành chính banish hậu cần và hành chính chịu trách nhiệm mua sắm trang thiết bị vật dụng cho các phòng bachelor of arts in nursing, chuẩn bị cơ sở vật chất thiết bị cho các cuộc họp, hội thảo đảm bảo công tác hậu cần, associate in nursing ninh trật tự, quản lý đất đai, cơ sở vật chất đảm bảo phục vụ huấn luyện.Ban kỹ thuật ban kỹ thuật Tổ chức điều hành xenon, trang thiết bị phục vụ huấn luyện và giảng dạy, tiếp nhận quản lý xăng dầu, vật tư vũ khí chế tài, quân trang quân dụng trang bị cho cán bộ sỹ quan trong trường. Phòng dịch vụ việc làm Phòng có nhiệm vụ tổ chức, tuyển sinh, chiêu sinh làm thủ tục, nhập học cho các sinh viên học các ngành nghề, tư vấn nghề cho bồ đội quân nhân xuất ngũ, các đối tượng chính sách và giới thiệu việc làm cho học sinh, sinh viên sau đào tạo. three. Chức năng nhiệm vụ và lĩnhvực lưu lượng đào tạo của nhà trường 3.1 Chức năng nhiệm vụ của Nhà trường. Nhà trường là tổ chức có tư cách pháp nhân, hoạt động dưới sự lãnh đạo của cấp uỷ Đảng, được Nhà Nước và giao nhiệm vụ đào tạo và cấp văn bằng chứng chỉ Quốc armed islamic group. Nhà trường chịu sự chỉ huy của người chỉ huy và sự chỉ đạo của nghiệp vụ cơ quan cấp trên, cơ quan quản lý Nhà Nước về lĩnh vực dạy nghề, có trách nhiệm thực hiện luật giáo dục ( Theo điều lệ Trường dạy nghề Quân đội nhân dân Việt Nam ). – Tổ chức các hoạt động đào tạo dạy nghề : Đào tạo ra những công nhân bậc cao về các ngành nghề : hàn, điện, lái máy xúc, máy ủi, lutetium, may mặc, xây dựng, sửa chữa ô tô, thi và cấp giấy phép lái xe…theo nhiệm vụ cấp trên giao cho trường với những khoá học ngắn hạn và dài hạn ngoài ra liên kết đào tạo với các cơ sở đào tạo theo yêu cầu phát triển của Quân đội và đất nước. – Tổ chức sản xuất và dịch vụ nhằm tạo việc làm tại chỗ, tận dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, kết hợp giữa dạy nghề và nâng cao tay nghề chuyển giao công nghệ theo quy định của pháp luật. – Xây dựng Nhà trường cách mạng chính quy, từng bước hiện đại, có môi trường văn hoá lành mạnh.Thực hiện nghiêm túc các quy định, các chỉ thị của cấp trên, điều lệnh, điều lệ của Quân đội, pháp luật của Nhà nước. – Thực hiện các nhiệm vụ khác của giao .
- 3.2 Lĩnh vực lưu lượng đào tạo. Các ngành nghề đào tạo của Nhà trường