Hàng tồn kho và 5 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

“Hàng tồn kho” là một trong những thuật ngữ kinh tế học cơ bản nhưng vẫn có nhiều người hiểu sai. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về Hàng tồn kho là gì trong bài viết dưới đây. Bên cạnh đó, công tác quản lý hàng tồn kho luôn được các doanh nghiệp chú trọng thực hiện thường xuyên và không ngừng cải tiến nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến 6 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, đã được nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên thế giới áp dụng.

Nội dung bài viết

I. Hàng tồn kho là gì ? Nguyên nhân sống sót hàng tồn kho

Thông thường, khi nhắc đến hàng tồn kho, nhiều người nghĩ ngay đến những lô sản phẩm & hàng hóa bị tồn dư lại do không bán được hàng. Tuy nhiên, đó là cách hiểu sai lầm đáng tiếc. Vậy định nghĩa đúng của hàng tồn kho là gì ? Hãy cùng khám phá ngay sau đây .

1. Hàng tồn kho là gì ?

Trong kinh doanh và kinh tế học, hàng tồn kho được định nghĩa là những sản phẩm được doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng hoặc nguyên vật liệu được dự trữ trong kho để sử dụng cho việc sản xuất hàng hóa.

Một góc nhìn đơn cử hơn về định nghĩa hàng tồn kho là gì theo phụ lục 3, quyết định hành động số 1676 / QĐ-BTC ngày 01/09/2021 của Bộ kinh tế tài chính như sau : Hàng tồn kho là những gia tài :

• Có hình thái là nguyên vật liệu hoặc công cụ, dụng cụ tiêu hao trong quá trình sản xuất;
• Có hình thái là nguyên vật liệu hoặc công cụ, dụng cụ tiêu hao hoặc được phân phối trong quá trình cung cấp dịch vụ;
• Được nắm giữ để bán hoặc phân phối trong một chu kỳ hoạt động bình thường; hoặc đang trong quá trình sản xuất để bán hoặc để phân phối.

Như vậy, hàng tồn kho chính là sợi dây link giữa việc sản xuất và kinh doanh thương mại của một doanh nghiệp. Đồng thời chúng còn là một loại gia tài thời gian ngắn chiếm tỷ trọng lớn. Chính vì thế, việc quản lý hàng tồn kho hiệu suất cao sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất kinh doanh thương mại tương thích, đồng thời tối ưu ngân sách lưu kho, góp thêm phần ngày càng tăng doanh thu cho những doanh nghiệp .

Hàng tồn kho còn được sử dụng như một tiêu chuẩn quan trọng để nhìn nhận tình hình hiện tại cũng như địa thế căn cứ để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh thương mại trong thời hạn tiếp theo trải qua chỉ số vòng xoay hàng tồn kho. Đây là chỉ số biểu lộ số lần doanh nghiệp thay thế sửa chữa lượng sản phẩm & hàng hóa dự trữ trong kho của mình trong một thời kỳ nhất định, thường là theo năm. Các bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm thêm thông tin về chủ đề này tại bài viết : Vòng quay hàng tồn kho là gì ?

2. Nguyên nhân sống sót hàng tồn kho

Có 5 nguyên do hầu hết khiến những doanh nghiệp ra quyết định hành động dự trữ hàng tồn kho Giao hàng cho công tác làm việc điều phối hoạt động giải trí kinh doanh thương mại, đơn cử như sau :

a. Độ trễ giữa đáp ứng và nhu yếu sử dụng

Việc đáp ứng mẫu sản phẩm đến tay người tiêu dùng so với thời gian họ có nhu yếu sử dụng luôn sống sót một độ trễ nhất định. Các doanh nghiệp nỗ lực khắc phục tối đa yếu tố này bằng cách tích trữ một lượng sản phẩm & hàng hóa nhất định để bảo vệ sẵn sàng chuẩn bị đáp ứng khi thị trường có nhu yếu cũng như dữ thế chủ động nguồn nguyên vật liệu cho quy trình sản xuất .

b. Tính chất mùa vụ của một số ít loại sản phẩm & hàng hóa

Một số loại sản phẩm & hàng hóa đặc trưng có đặc thù mùa vụ, tức là nhu yếu tiêu thụ loại sản phẩm & hàng hóa này trên thị trường đổi khác theo mùa hoặc theo chu kỳ luân hồi nhất định. Trong khi đó, năng lượng sản xuất của những doanh nghiệp là cố định và thắt chặt hoặc biến hóa không đáng kể. Ví dụ như sản phẩm & hàng hóa ship hàng cho dịp Noel chỉ hút khách khi gần đến dịp nghỉ lễ. Điều đó dẫn đến sự tích trữ hàng tồn kho của những doanh nghiệp với Dự kiến nhu yếu tiêu thụ đáng kể trong tương lai .

c. Tính bất định trong hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại

Trên thực tiễn, những sự cố hoặc rủi ro đáng tiếc tiền ẩn trong nguồn cung, nguồn cầu hoặc trong công tác làm việc giao nhận sản phẩm & hàng hóa như không đúng thời hạn, không đủ số lượng, … sẽ ảnh hưởng tác động đến hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại tại thời gian đó. Chính thế cho nên, doanh nghiệp thường tích trữ một lượng nguyên vật liệu nguồn vào sản xuất nhất định để đề phòng cho những rủi ro đáng tiếc không đáng có .

d. Tính kinh tế tài chính nhờ quy mô

Sản xuất sản phẩm & hàng hóa với quy mô lớn giúp tối ưu ngân sách và giá tiền bán mẫu sản phẩm. Chính vì thế, doanh nghiệp lựa chọn sản xuất với sản lượng sản phẩm & hàng hóa lớn gồm có hàng bán ra thị trường là đa phần và một phần hàng tồn kho, thay vì chỉ sản xuất ra một sản lượng sản phẩm & hàng hóa nhỏ hơn và tương ứng với năng lực bán hàng tại thời gian đó .

e. Gia tăng giá trị mẫu sản phẩm so với 1 số ít loại sản phẩm & hàng hóa đặc biệt quan trọng

Trong sản xuất, có 1 số ít loại sản phẩm & hàng hóa chỉ đạt được những nhu yếu về giá trị sử dụng khi được giữ lại kho trong một thời hạn nhất định. Ví dụ như ngành công nghiệp sản xuất bia, bia cần thời hạn để trở nên ngon hơn sau khi được tạo ra .

3. Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho hoàn toàn có thể gồm có nhiều loại sản phẩm & hàng hóa khác nhau tùy theo quyết định hành động sản xuất và dự trữ của doanh nghiệp. Ở góc nhìn tổng quan, hoàn toàn có thể phân nhóm hàng tồn kho dựa trên tiêu chuẩn đặc thù sản phẩm & hàng hóa thành 4 loại cơ bản như sau :

• Hàng tồn kho là nguồn vật tư: Đây là những vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất như đồ dùng văn phòng, nhiên liệu, vật liệu làm sạch máy móc,…
• Hàng tồn kho là nguyên liệu thô: Những loại nguyên liệu thô được doanh nghiệp giữ lại để phục vụ cho quá trình sản xuất trong tương lai, được gửi đi để gia công hoặc chế biến và đã mua, đang trên đường về.
• Hàng tồn kho là bán thành phẩm: Đây là những sản phẩm đã trải qua quá trình sản xuất, tuy nhiên chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng chưa được làm thủ tục hoàn thành sau khi sản xuất.
• Hàng tồn kho là thành phẩm: Những sản phẩm đã hoàn thiện, lưa kho để chờ bán.

II. Quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một phần gia tài quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Chính thế cho nên, việc quản lý hàng tồn kho là công tác làm việc thiết yếu để bảo vệ gia tài được tàng trữ một cách tối ưu .

1. Quản lý hàng tồn kho là gì ?

Quản lý hàng tồn kho là việc tổ chức triển khai quản lý, sắp xếp, trấn áp, dữ gìn và bảo vệ, … sản phẩm & hàng hóa trong kho tàng trữ và hoạt động giải trí điều tiết xuất nhập kho. Đây là công tác làm việc rất quan trọng, yên cầu phải triển khai một cách liên tục và xuyên suốt. Điều này vừa giúp cho doanh nghiệp hoàn toàn có thể trấn áp đúng mực số lượng sản phẩm & hàng hóa tồn dư để có kế hoạch bán hàng tiếp theo, vừa tối ưu hóa ngân sách tàng trữ hàng tồn kho cho doanh nghiệp .

2. Các hoạt động giải trí chính trong quản lý hàng tồn kho

Công tác quản lý hàng tồn kho với quá trình khá phức tạp và gồm có nhiều đầu việc khác nhau. Nhìn chung, những việc làm chính gồm có : Quản trị hiện vật, quản trị kế toàn và quản trị kinh tế tài chính hàng tồn .

a. Quản trị hiện vật

Hoạt động quản trị hiện vật tập trung chuyên sâu hầu hết vào việc dữ gìn và bảo vệ và bảo vệ chất lượng sản phẩm & hàng hóa luôn tốt nhất. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần giám sát cụ thể và đơn cử về hình thức và diện tích quy hoạnh lưu kho tương thích cũng như những loại phương tiện đi lại, thiết bị máy móc mang lại hiệu suất cao tốt nhất .

b. Quản trị kế toán

Công tác quản trị kế toán hàng tồn kho sẽ đem lại những chỉ số kinh tế tài chính – kế toán quan trọng để từ đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể đưa ra những quyết định hành động sản xuất và bán hàng. Điều này yên cầu kế toán kho cần thống kê giám sát lượng hàng tồn kho một cách cẩn trọng, kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và liên tục để chớp lấy kịp thời thực trạng sản phẩm & hàng hóa để có những giải pháp tương thích một cách kịp thời .

c. Quản trị kinh tế tài chính hàng tồn

Hoạt động quản trị kinh tế hàng tồn kho liên quan đến kế hoạch kinh doanh trong tương lai. Doanh nghiệp cần cân bằng giữa 2 mục tiêu: (1) Lượng hàng dự trữ để đảm bảo quy trình sản xuất không bị gián đoạn, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. (2) Tối thiểu hóa số lượng hàng dự trữ trong kho để giảm chi phí lưu trữ.

III. Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu suất cao

Hiểu được tầm quan trọng của hàng tồn kho, doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu suất cao. Dưới đây là 1 số ít giải pháp đã được nhiều doanh nghiệp vận dụng và thu được hiệu suất cao cao .

1. Sắp xếp kho hàng hài hòa và hợp lý

Việc sắp xếp sản phẩm & hàng hóa trong kho một cách mưu trí sẽ thuận tiện hơn trong việc nhập xuất kho cũng như kiểm kê sản phẩm & hàng hóa trong kho, đồng thời tối ưu hóa khoảng trống tàng trữ. Nhờ đó, thực trạng thất thoát hay nhầm lẫn sản phẩm & hàng hóa được cải tổ đáng kể .
Có thể sắp xếp kho hàng theo 2 cách phổ cập : Sắp xếp cố định và thắt chặt và sắp xếp vị trí linh động. Trong đó, sắp xếp cố định và thắt chặt giúp việc tìm kiếm sản phẩm & hàng hóa trở nên nhanh gọn vì đã nắm rõ vị trí của chúng ở đâu trong nhà kho. Tuy nhiên chiêu thức này không tối ưu so với diện tích quy hoạnh kho nhỏ nhưng có lượng hàng lớn có có sự luân chuyển tiếp tục .
Đối với giải pháp sắp xếp vị trí sản phẩm & hàng hóa một cách linh động, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí được tối đa diện tích quy hoạnh kho hàng bởi một loại sản phẩm & hàng hóa không cố định và thắt chặt ở một nơi nào. Vị trí của chúng được lưu lại và bộc lộ trên map kho. Mặc dù vậy, giải pháp này yên cầu nhiều thời hạn để sắp xếp và hiển thị kho hàng .

2. Thiết lập những cấp tồn kho cho mỗi loại sản phẩm

Mỗi loại sản phẩm nên được phân cấp tồn kho theo 2 dạng : mức tồn kho tối thiểu và mức tồn kho tối đa. Đối chiếu lượng hàng trong kho với mức tồn tối thiểu, doanh nghiệp thuận tiện xác lập thời hạn và số lượng hàng cần nhập về. Tương tự như vậy, mức tồn kho tối đa giúp doanh nghiệp tránh thực trạng nhập hàng quá dư thừa và có sự dữ thế chủ động cho hoạt động giải trí kinh doanh thương mại trong thời hạn tới .

3. Thiết lập mã vạch sản phẩm & hàng hóa

Mã vạch là một loại công nghệ tiên tiến nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động hóa trải qua một dãy kí tự được ấn định trên loại sản phẩm. Chúng giúp phân biệt sản phẩm & hàng hóa một cách khoa học, thuận tiện, tránh trùng lặp và hạn chế sai sót trong quy trình xuất nhập sản phẩm & hàng hóa một cách tối đa. Bên cạnh đó, mã vạch còn giúp việc sắp xếp sản phẩm & hàng hóa trong kho trở nên khoa học và chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm chi phí ngân sách cho doanh nghiệp .
Để sử dụng mã vạch một cách hiệu suất cao, trước hết doanh nghiệp cần phân loại sản phẩm & hàng hóa theo đặc thù quy định, sau đó sử dụng mã vạch ấn định vào từng nhóm sao cho dễ quản lý nhất. Khi sử dụng, chỉ cần quét mã qua thiết bị thì mạng lưới hệ thống sẽ ngay lập tức hiển thị được thông tin mẫu sản phẩm cũng như vị trí kệ hàng, số lượng tồn, … cụ thể nhất .

4. Tiến hành kiểm kê kho hàng liên tục và định kỳ

Kiểm kê sản phẩm & hàng hóa là việc làm vô cùng quan trọng, cần được triển khai một cách liên tục để bảo vệ số lượng và chất lượng sản phẩm & hàng hóa khớp với thông tin trên mạng lưới hệ thống quản lý hàng tồn kho hoặc sổ sách ghi chép. Điều này giúp doanh nghiệp sớm phát hiện những sai sót trong quy trình tiến độ cũng như sự thiếu vắng số lượng hay giảm sút chất lượng sản phẩm & hàng hóa một cách sớm nhất và có giải pháp xử lý kịp thời .
Một số cách kiểm kê hàng tồn kho thông dụng, được phần đông doanh nghiệp vận dụng hoàn toàn có thể kể đến như :

• Kiểm kê vật lý: Tất cả hàng tồn kho được kiểm kê cùng một lúc. Ưu điểm của phương pháp này là tính xác thực cao, tuy nhiên đòi hỏi thời gian và công sức bỏ ra lớn. Thông thường, các doanh nghiệp chỉ tiến hành kiểm tra vật lý vào thời điểm cuối năm để phục vụ cho các công tác thuế, tài chính,…
• Kiểm kê tại chỗ: Là hình thức lựa chọn một loại hàng hóa cụ thể, sau đó tiến hành kiểm kê và so sánh giữa số lượng thực tế và sổ sách kế toán. Phương pháp này cho biết các mặt hàng tồn kho có được bán chạy hay không và số lượng hàng còn lại trong kho ở bất kỳ thời điểm nào. Mặc dù vậy, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian, nhân sự để thực hiện công tác này, đặc biệt là kế toán.
• Kiểm kê theo chu kỳ: Việc kiểm kho được thực hiện theo kế hoạch đề ra. Ưu điểm của phương pháp này là có thể tập trung công việc vào một thời điểm nhất didnh, tuy nhiên thời gian giữa các lần kiểm kê khá lâu nên nếu có vấn đề bất ngờ xảy ra, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn.

​ 5. Áp dụng những quy mô quản lý hàng tồn kho hiệu suất cao

Các quy mô quản lý hàng tồn kho được điều tra và nghiên cứu và triển khai thực nghiệm tại nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên quốc tế. Việc ứng dụng những quy mô này sẽ mang lại những hiệu suất cao nhất định cho những doanh nghiệp. Một số quy mô quản lý hàng tồn kho phổ cập như sau :

a. Mô hình FIFO hoặc LIFO

Mô hình FIFO ( First in – First out ) với nội dung những loại sản phẩm & hàng hóa nào nhập trước sẽ ưu tiên xuất trước. Những sản phẩm & hàng hóa còn tồn lại sẽ là những sản phẩm & hàng hóa mới được nhập gần đầy nhất. Phương pháp này tương thích với những loại sản phẩm có đặc thù thời gian ngắn như nông sản, hóa mỹ phẩm, thời trang, …
Mô hình LIOF ( Last in – First out ) ngược lại so với FIFO, những loại sản phẩm & hàng hóa mới nhập vào kho sẽ được ưu tiên xuất trước để bảo vệ tận dụng thời gian loại sản phẩm có mức giá tốt, cân đối chi phí sản xuất với kế hoạch bán hàng tương thích. Phương pháp này thường được sử dụng với những mẫu sản phẩm có thời hạn tồn kho lâu như vật tư kiến thiết xây dựng, nội thất bên trong, …
Theo đó, so với cả 2 giải pháp FIFO và LIFO, doanh nghiệp cần sắp xếp vị trí sản phẩm & hàng hóa trong kho một cách khoa học để thuận tiện nhất cho việc xuất nhập sản phẩm & hàng hóa .

b. Mô hình ABC analysis

Kỹ thuật nghiên cứu và phân tích ABC là sự cải biến của nguyên tắc Pareto 80 : 20 với việc phân loại hàng tồn kho thành 3 nhóm địa thế căn cứ vào mối quan hệ giữa số lượng và giá trị của chúng. Cụ thể như sau :

• Nhóm A: Những loại hàng hóa có giá trị hàng năm cao nhất (với giá trị từ 70 – 80% so với tổng giá tri hàng dự trữ) nhưng chỉ chiếm khoảng 15 % về số lượng. Đây là nhóm hàng hóa cần kiểm soát chặt chẽ và kiểm kê thương xuyên, thông thường là 1 lần/tháng.
• Nhóm B: Những hàng hóa có giá trị hàng năm ở mức trung bình (từ 15% – 25% so với tổng giá tri hàng dự trữ) nhưng sản lượng chỉ chiếm khoảng 30%. Hàng hóa nhóm này cần được kiểm soát ở mức tối ưu, thường là chu kỳ 3 tháng cho một lần kiểm kê kế toán.
• Nhóm C: Những hàng hóa có giá trị hàng năm nhỏ ( chỉ khoảng 5% tổng giá trị dự trữ) nhưng lại chiếm khoảng 55% so với tổng sản lượng. Nhóm hàng này chỉ yêu cầu quản lý ở mức đơn giản, vừa phải với chu kỳ 6 tháng cho một lần kiểm kê.

Mô hình ABC analysis có chính sách phân loại và quản lý sản phẩm & hàng hóa một cách rõ ràng và khoa học. Nhờ đó, việc lập báo cáo giải trình đúng mực về từng nhóm sản phẩm & hàng hóa trở nên thuận tiện và đúng chuẩn. Ngoài ra, nghiên cứu và phân tích ABC còn giúp nâng cao trình độ của nhân viên cấp dưới thao tác trong kho khi triển khai liên tục và đúng mực những chu kỳ luân hồi kiểm kê .

c. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế tài chính cơ bản EOQ

Phương pháp quản lý hàng tồn kho EOQ được sử dụng để giám sát lượng đặt hàng tối ưu nhất để đưa vào tàng trữ trong kho hàng sao cho mức tồn kho tối ưu nhưng vẫn cung ứng được nhu yếu bán hàng của doanh nghiệp
Mô hình EOQ phân phối công thức giám sát đơn cử như ảnh sau :

Trong đó :

• EDQ: Lượng đặt hàng mỗi năm.
• D: Nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm, có thể sử dụng số liệu từ năm trước bằng cách lấy lượng tồn đầu năm cộng với lượng tồn nhập thêm trong năm rồi trừ đi lượng tồn cuối năm.
• S: Chi phí chi trả cho việc đặt hàng.
• H: Chi phí cho việc lưu trữ hàng hóa

6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho

Các giải pháp quản lý hàng tồn kho truyền thống lịch sử hoặc thủ công bằng tay đều tốn kém nhiều thời hạn và sức lực lao động triển khai. Thâm chí những giải pháp này còn hoàn toàn có thể xảy ra sai sót hoặc số liệu không đúng chuẩn. Chính vì thế, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hàng tồn kho là điều thiết yếu để giúp doanh nghiệp trấn áp sản phẩm & hàng hóa một cách chuyên nghiệp và thuận tiện hơn. Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm hiểu và khám phá thêm về những ứng dụng tương hỗ quản lý kho hàng do những đơn vị chức năng uy tín phân phối .

Bên cạnh những phương pháp nêu trên, doanh nghiệp nên trang bị cho kho hàng của mình một số loại thiết bị nâng hạ và di chuyển hàng hóa chuyên dụng để việc nhập xuất kho và sắp xếp hàng hóa trở nên nhanh chóng và tối ưu hơn, tiết kiệm chi phí và công sức. Tiêu biểu trong số đó là sản phẩm xe nâng hàng trong kho với khả năng nâng hạ mạnh mẽ cùng kích thước nhỏ gọn, tinh tế. Quý khách hàng vui lòng liên hệ hotline 0869 285 225 để được các chuyên gia của chúng tôi tư vấn tận tình và báo giá tốt nhất.

Trên đây là bài viết “ Hàng tồn kho là gì và 6 giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu suất cao ”. Hy vọng rằng những thông tin mà chúng tôi cung ứng sẽ giúp ích cho bạn .

Source: https://dichvubachkhoa.vn
Category : Mua Bán Đồ Cũ