10 rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện

Rủi ro trong tổ chức sự kiện là một điều không ai mong ước xảy ra nhưng không ai hoàn toàn có thể bảo vệ sẽ tránh được trọn vẹn. Việc quản trị rủi ro đáng tiếc cũng là một trong những điều vô cùng quan trọng mà một Event Manager phải chuẩn bị sẵn sàng trong quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Bạn càng kỳ vọng sự kiện của mình được diễn ra tuyệt đối bao nhiêu, nhưng nếu không có giải pháp phòng bị trước những phát sinh ngoài ý muốn giật mình thì thực tiễn sẽ làm bạn tuyệt vọng nặng nề bấy nhiêu .

Chính vì thế, bạn cần phải xem xét rằng với sự kiện của mình, những sự cố hoàn toàn có thể xảy ra sẽ là gì, bạn có kế hoạch nào để phòng tránh, giảm thiếu những phát sinh không mong ước đó không hoặc có những giải pháp nào để xử lý rủi ro đáng tiếc trong quy trình tiến hành sự kiện. Nếu không muốn sự kiện của mình gặp phải quá nhiều sai sót, hãy xem bài viết dưới đây và nhớ rõ 10 rủi ro đáng tiếc thường xảy ra trong những sự kiện để không phạm phải sai lầm đáng tiếc đáng tiếc .

 

1. Rủi ro về kỹ thuật của thiết bị sự kiện

Có lẽ tất cả chúng ta đã từng tận mắt chứng kiến tối thiểu 1 sự kiện đèn tự nhiên vụt tắt, âm thanh tự nhiên hú lên hoặc im bặt không nghe thấy gì trong khi đang diễn ra. Đó là những rủi ro đáng tiếc về mặt kỹ thuật của những thiết bị trên sân khấu, gây tác động ảnh hưởng nghiêm trọng đến chương trình, đôi lúc còn phải dừng lại sẽ khiến khách tham gia cảm thấy không dễ chịu vì không phải chỉ vì chờ đón mà quan trọng là chúng hoàn toàn có thể làm mất mạch cảm hứng mà tất cả chúng ta đang kiến thiết xây dựng cho sự kiện .

Đối với những thiết bị về điện như âm thanh, ánh sáng, bạn cần quan tâm đấu một tủ điện dự trữ để khi có sự cố mất điện vẫn hoàn toàn có thể duy trì được thêm vài phút đến khi kỹ thuật điện chính đã được giải quyết và xử lý không thay đổi. Còn so với mạng lưới hệ thống màn hình hiển thị LED thì bạn cần có 1 máy tính hoặc máy tính đủ khoẻ để tránh thực trạng treo máy, sập nguồn, thêm vào đó là 1 vài máy tính sẵn sàng chuẩn bị để dự trữ cho những sự cố không mong ước .

2. Rủi ro về an toàn trong thiết bị sự kiện

Rủi ro về sự bảo đảm an toàn luôn là một trong những sự cố gây tác động ảnh hưởng nhất trong sự kiện, chúng thường phát sinh từ những thiết bị như mạng lưới hệ thống âm thanh, mạng lưới hệ thống ánh sáng, màn hình hiển thị LED, hoặc những thiết bị đặc trưng khác. Những rủi ro đáng tiếc về bảo đảm an toàn sẽ càng dễ xảy ra và khó xử lý hơn trong những sự kiện ngoài trời, đặc biệt quan trọng là khi gặp phải mưa và bão. Mặc dù, tất cả chúng ta có những thiết bị đặc trưng dành cho sự kiện outdoor, tuy nhiên so với những đường điện thì vẫn có rủi ro tiềm ẩn gặp yếu tố khi gặp nước. Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn sàng sẵn bộ “ te ”, để tránh bị điện giật .

Ngoài ra, rủi ro về an toàn đối với các thiết bị sản xuất trên sân khấu vẫn luôn có nhiều nguy hiểm như:

• Sân khấu ở địa hình không bằng phẳng, hoặc trên cát, dễ dẫn đến việc bị lún, nghiêm trọng hơn sẽ làm sập sân khấu => Cần phải gia công sản sân khấu thật chắc chắn.
• Sân khấu cao, khiến người di chuyển lên xuống dễ bị ngã => Cần gia cố thêm hành lang an toàn để đảm bảo việc di chuyển của nhân sự.

 

3. Rủi ro trong việc quản lý an ninh nội bộ

Sự kiện thường là nơi tập trung chuyên sâu đông người cùng tham gia trong những hoạt động giải trí. Thế nên, việc tiếp xúc, va chạm giữa nhiều người là không hề tránh khỏi, đặc biệt quan trọng là so với những sự kiện tiệc tùng, tiệc tùng âm nhạc thì nhiều lúc sẽ xảy ra mất cắp, đám đông làm mưa làm gió hay có khách tham gia sử dụng những loại chất cấm, chất kích thích và gây rối đánh nhau tại chương trình .

Vì thế, hãy luôn có một đội ngũ bảo an túc trực tại những điểm và đội ngũ helper giám sát ở những khu vực tránh để xảy ra những việc như gây thương tích, sử dụng chất cấm vì nếu điều đó xảy ra, đơn vị chức năng tổ chức sẽ là người phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý .

4. Rủi ro có “khách không mời”

Một sự kiện lớn và lôi cuốn thì việc có nhiều người xâm nhập là trọn vẹn dễ xảy ra. Việc có những vị khách không mời hoàn toàn có thể không gây tác động ảnh hưởng hoặc mất mát gì vì họ hoàn toàn có thể chỉ đơn thuần là vào xem “ chùa ”. Tuy nhiên, nếu xảy ra trộm cướp, mất cắp hoặc có một ý đồ gì khác thì việc trấn áp là rất là khó khăn vất vả vì tất cả chúng ta sẽ không có thông tin của những vị khách đó, mặc dầu có kiểm tra camera giám sát thì cũng rất khó để truy lùng được hung thủ .

Chính vì thế, những sự kiện thường phòng tránh rủi ro đáng tiếc này bằng cách dùng hàng rào bạo động quây kín và có những cổng soát vé khắt khe để tránh trường hợp có kẻ tà đạo đột nhập. Ngoài ra, bạn cũng cần một đội ngũ bảo mật an ninh có kinh nghiệm tay nghề cùng mạng lưới hệ thống nhân sự chuyên nghiệp để bảo vệ giải quyết và xử lý những trường hợp thật linh động, tránh những hậu quả đáng tiếc xảy ra .

5. Rủi ro không lường của sự kiện quá nhiều trẻ em

Trẻ em thường rất năng động và hay tò mò về những thứ mới lạ, việc chúng dễ táy máy tay chân hoàn toàn có thể trở thành mối nguy không chỉ ảnh hưởng tác động đến những thiết bị ship hàng sự kiện mà nhiều lúc còn gây ra những tai nạn thương tâm thương tiếc .

Để đảm bảo an toàn trong các trường hợp có trẻ em, bạn cần những hoạt động sau:

• Xây dựng hệ thống loa phát thanh để tìm trẻ lạc
• Luôn nhắc nhở các phụ huynh trông con cẩn thận
• Các khu vực có điện phải được khoá lại và có người giám sát
• Các thiết bị kỹ thuật, khu vực trưng bày cần được đặt xa tầm với của trẻ
• Xây dựng 1 vài khu vui chơi riêng dành cho bọn trẻ

6. Rủi ro về thực phẩm và chất lượng tiệc

Không ít trường hợp người tham gia bị ngộ độc thực phẩm sau khi dùng tiệc. Điều này nhờ vào hầu hết ở khâu F&B. Để bảo vệ thực phẩm luôn chất lượng nhất, hãy lựa chọn những khu vực và đặt tiệc tại những nhà hàng quán ăn hạng sang, khách sạn 4 – 5 *. Trong trường hợp kinh phí đầu tư không được cho phép thì hãy vận dụng giải pháp bằng tay thủ công nhưng vẫn hữu hiệu nhất đó là cử người giám sát và kiểm tra thật kỹ thực đơn trước khi ra món .

Một vài trường hợp ít nguy hại hơn nhưng vẫn hoàn toàn có thể gây phiền phức đó là việc ra thức ăn chậm hoặc đồ ăn bị nguội. Thời gian dùng tiệc cũng là 1 phần rất quan trọng trong suốt sự kiện. Vì vậy, để chương trình hoàn toàn có thể diễn ra thành công xuất sắc thì cũng cần đưa ra những giải pháp dự trữ để giải quyết và xử lý những trường hợp phát sinh từ yếu tố này như : thỏa thuận hợp tác với quản trị F&B về ngữ cảnh của chương trình, lao lý rõ ràng giờ nào ra món ăn và nhu yếu cam kết thực phẩm phải luôn đúng chuẩn, món ăn phải nóng và bảo đảm an toàn .

7. Rủi ro trong y tế

Các sự kiện trong thời đại mới luôn mang tính sôi động, hướng người tham gia đến việc tự tin nhảy nhót và hoạt động mạnh nhiều hơn. Điển hình như những show diễn EDM, những tiệc tùng âm nhạc cuối năm hoặc những sự kiện mang đặc thù thể dục thể thao. Những sự kiện năng động như thế này tiềm ẩn hàng loạt rủi ro đáng tiếc về sức khỏe thể chất và y tế mà đôi khi không hề lường trước được .

Phương án tốt nhất để giảm thiểu những rủi ro đáng tiếc này đó là sẵn sàng chuẩn bị 1 đội ngũ y tế có kinh nghiệm tay nghề giải quyết và xử lý trường hợp linh động, túc trực cho đến khi chương trình trọn vẹn kết thúc, trang bị chuẩn bị sẵn sàng 2 – 3 xe cứu thương cho những trường hợp nguy cấp. Ngoài ra, tuỳ vào tình hình thực tiễn của sự kiện mà tất cả chúng ta sẽ có những giải pháp phòng tránh sự cố y tế đặc trưng riêng không liên quan gì đến nhau. Tuy nhiên, băng bông thuốc đỏ, thuốc đau bụng, cán đỡ y tế, oxy và xe cứu thương là những thứ bắt buộc không hề thiếu .

8. Thời tiết ngoài ý muốn

Điều kiện thời tiết luôn là những thứ tác động ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện dù tổ chức indoor hay outdoor. Đối với sự kiện indoor, thời tiết sẽ chỉ tác động ảnh hưởng ở mức độ khách tham gia không hề đến hoặc lúc về sẽ khó khăn vất vả hơn. Tuy nhiên, so với sự kiện outdoor thì thời tiết không thuận tiện thực sự là một rủi ro đáng tiếc nghiêm trọng và không một ai muốn đối lập. Dù rằng, lúc bấy giờ đã có những thiết bị dùng cho sự kiện outdoor nhưng điều đó cũng không hề bảo vệ được sẽ tránh khỏi những rủi ro đáng tiếc sập lún, cháy nổ vì mưa và bão hay cảm nắng, dễ bắt lửa cỏ khô khi gặp nắng nóng .

Vì thế, với những sự kiện outdoor, tất cả chúng ta cần phải xem trước dự báo thời tiết đế lên giải pháp tương thích và bảo đảm an toàn nhất, tránh gây ra thực trạng hỗn loạn cho khách tham gia cũng như gây khó khăn vất vả hơn cho cả ekip tổ chức. Đảm bảo những mái che, nhà bạt hay khoảng trống để che nắng, che mưa hoàn toàn có thể sử dụng tốt .

Bên cạnh đó, nhiều lúc tất cả chúng ta còn phải sử dụng đến cột thu lôi trong trường hợp sấm chớp quá mạnh, gây nguy hại trực tiếp đến nhiều đối tượng người tiêu dùng. Vậy nên, để hoàn toàn có thể lên giải pháp chuẩn bị sẵn sàng tốt nhất, hãy liên tục update dự báo thời tiết, tối thiểu 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện .

9. Chậm tiến độ triển khai các hạng mục

Tiến độ việc làm bị chậm, không theo kịp thời hạn dự trù cũng là 1 trong những rủi ro đáng tiếc dễ gặp nhất ở những sự kiện. Chỉ cần 1 khuôn khổ bị trật nhịp thì đã hoàn toàn có thể kéo theo những khuôn khổ tương quan đó và gây ra những hệ luỵ như trễ thời hạn chuyển giao, không kịp lịch tổng duyệt hay chất lượng khuôn khổ không đạt, … Việc bảo vệ quá trình thực việc làm cũng khá khó khăn vất vả khi đa số những đơn vị chức năng tổ chức thường muốn vừa đẹp vừa rẻ, dẫn đến việc lựa chọn những nhà thầu không đủ chất lượng .

Tuy nhiên việc này hoàn toàn khắc phục được với 1 vài mẹo như sau:

• Phân luồng tiến độ hợp lý khi thi công, thường là setup sân khấu, sau đó đến hệ thống giàn truss, âm thanh ánh sáng, và tiếp theo là màn hình LED, sau khi xong những cụm chính mới đến các cảnh trí.
• Thực hiện đồng thời thi công và tổng duyệt, tức là thời gian tổng duyệt ngay sau khi thi công xong khu vực sân khấu. Trong lúc tổng duyệt thì thi công các booth khu vực lobby.
• Chỉ định 1 nhân sự trong ekip làm việc, giám sát tiến độ và trách nhiệm của các nhà thầu thi công.

Một số lý do dẫn đến chậm tiến độ thi công:

• Về phương tiện di chuyển: cần lưu ý trước những phương án cho các nhà cung cấp khi không thể di chuyển đến địa điểm tổ chức bằng xe tải mà phải dùng xe con.
• Về việc cắt giảm chi phí: để đôi bên cùng có lợi thì khi bạn mặc cả chi phí với các nhà cung cấp, họ vẫn sẽ đồng ý với mức chi phí đó, tuy nhiên họ có thể sẽ giảm bớt số lượng nhân sự thực hiện thi công và sản xuất cho sự kiện của bạn, khi không đủ nhân lực thì việc chậm tiến độ là điều chắc chắn không tránh khỏi.
• Vấn đề về trang phục: đây là một trở ngại lớn khi thi công tại khách sạn hoặc trung tâm thương mại, bảo vệ và quản lý bắt buộc nhân sự phải đi giày và có đồ bảo hộ mới được thi công sản xuất. Nhưng đa phần, những đơn vị cung cấp thường không để ý vấn đề bảo hộ lao động, gây ra tranh chấp và bị giữ lại ở ngoài mà không thể vào trong thực hiện hạng mục được. Vì thế, bạn phải phổ biến điều này với nhà cung cấp trước để họ chuẩn bị được đầy đủ hơn.

10. Sự cố cháy nổ từ những hiệu ứng sân khấu

Các sự kiện hoành tráng chắc như đinh sẽ không khi nào thiếu được pháo điện, pháo trang kim, hiệu ứng khói, lửa, … Những hiệu ứng lộng lẫy ấy là điểm nhấn giúp cho sự kiện của bạn thêm huy hoàng hơn, ấn tượng hơn và tạo cảm xúc kích thích khách tham gia hơn. Tuy nhiên, việc “ chơi với lửa ” hay những bình khói lạnh là 1 việc rất là nguy hại. Các tai nạn thương tâm bỏng lạnh, bỏng nóng liên tục xảy ra tại những sự kiện. Thậm chí khi những bình khói không được thực thi đúng cách sẽ hoàn toàn có thể gây tác động ảnh hưởng đến tính mạng con người .

Chính thế cho nên, để phòng tránh những sự cố nghiêm trọng này, hãy lựa chọn những chuyên viên thành thạo việc thực thi hiệu ứng, họ sẽ có những quy cách để bảo vệ bảo đảm an toàn nhất hoàn toàn có thể cho sự kiện và cả những người hiện hữu tại đó, giảm thiểu tối đa thiệt hại .

Kết luận

Trên đây là 10 rủi ro thường gặp và cũng khá nguy hiểm khi có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện của bạn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có những cái nhìn sâu sắc và kỹ lưỡng hơn trong việc lên kế hoạch quản lý rủi ro, để những sự kiện tiếp theo của bạn trở nên thật hoàn hảo.

Biên tập: Loan Lê

Nguồn : sukienachau

Source: https://dichvubachkhoa.vn
Category : Dịch Vụ Sửa Chữa