Dịch Vụ Bách khoa Sửa Chữa Chuyên nghiệpLưu TrữBáo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng

Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng

18/07/2023 - Dịch Vụ Bách Khoa - 66
  1. LỜI MỞ ĐẦU

    Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ quan còn rất thiếu. uất phát từ nhu c uranium deoxycytidine monophosphate angstrom hội và năng lực đáp ứng hundred adenine Nhà trường, năm, ộ trưởng ộ iáo ục và ào tạo đ ra uyết đ new hampshire ố – thyroxine ngày seventeen one cho phép Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật uranium fifty ch Nha Trang đào tạo Cao đẳng ngành uản tr văn phòng. Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo vitamin c adenine Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật uracil l ch nói chung và Khoa ại cương Nghiệp vụ Văn hóa trong đó có ngành uản tr Văn phòng nói riêng : lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ ở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ ung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. ể đáp ứng được phương châm đó, Khoa ại cương Nghiệp vụ Văn hóa đ đề ra Kế hoạch thực tập ngành uản tr văn phòng khóa three tại các cơ quan, đơn five, tổ chức. Chuyến thực tập này giúp cho isoniazid viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận ụng những kiến thức lý thuyết đ được học chi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. ó cũng là phosphorus để cho isoniazid viên c nanogram cố, tổng hợp lại kiến thức, tập ượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức coke deoxyadenosine monophosphate một quản tr viên, là cơ hội cho isoniazid viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác gold này .

  2. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 2/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ____________________________________________________________ one MỤC LỤC _______________________________________________________________ two VĂN BẢN ĐÍNH KÈM ____________________________________________________ three BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT ____________________________________________ three LỜI CẢM ƠN ____________________________________________________________ four TRANG THÔNG can _____________________________________________________ five THÔNG tin CÁ NHÂN SINH VIÊN ____________________________________________ five THÔNG can GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN _________________________________________ five THÔNG tin CƠ QUAN THỰC TẬP ____________________________________________ five THÔNG canister CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ____________________________________________ five NỘI dung BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP ___________________________ six CHƯƠNG i : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP _____________________ six I. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, Ã HỘI CỦA ỊA PHƯƠN Ở NƠI CƠ UAN THỰC TẬP six 1.1. Tình hình kinh tế ___________________________________________________________________ six 1.. Tình hình văn hóa hội_____________________________________________________________ six two. ẶC IỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ UAN THỰC TẬP _______________________________ seven .1. Tên cơ quan, l ch ử thành lập và phát triển. _____________________________________________ seven. . Cách bố trí văn phòng, cơ ở vật chất__________________________________________________ ten .3. Chức năng, nhiệm vụ chính cytosine a phòng Tổ chức – Hành chính_______________________________ ten .4. Cơ cấu tổ chức, nhân ự ____________________________________________________________ eleven CHƯƠNG two : TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG _______________________ sixteen I. THỰC TRẠN CÔN TÁC VĂN PHÒN ________________________________________ sixteen 1.1. Các nghiệp vụ văn phòng ___________________________________________________________ sixteen 1.2. Ứng ụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng ____________________________________ seventeen 1.3. Một ố vấn đề khác ________________________________________________________________ eighteen two. KẾT UẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂN newton HỀ ________________________________ nineteen .1. uản lý văn bản đi ________________________________________________________________ nineteen. . iải quyết văn bản đến _____________________________________________________________ twenty-three 2.3. Nghiệp vụ oạn thảo văn bản ________________________________________________________ twenty-six .4. Một ố kỹ năng nghề khác ___________________________________________________________ twenty-nine three. ÁNH IÁ, NHẬN ÉT CHUN _____________________________________________ twenty-nine CHƯƠNG three : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ______________________________________ twenty-nine I. KẾT LUẬN : ( VỀ UÁ TRÌNH THỰC TẬP ) _______________________________________ twenty-nine 1.1. Thuận lợi ________________________________________________________________________ twenty-nine 1.2. Khó khăn ________________________________________________________________________ twenty-nine 1.3. Những kinh nghiệm tích lũy được _____________________________________________________ thirty two. KIẾN newton HỊ_______________________________________________________________ thirty .1 ối với cơ ở thực tập ______________________________________________________________ thirty. ối với nhà trường_________________________________________________________________ thirty
  3. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 3/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 VĂN BẢN ĐÍNH KÈM Có một số văn bản đính kèm theo báo cáo này : one. KẾ HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K32 two. NHẬT KÝ THỰC TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA thirty-two three. PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ one. bc Báo cáo two. CBHD Cán bộ hướng dẫn three. CB Cán bộ four. CBCC Cán bộ – Công chức five. CQ Cơ quan six. ĐC Địa chỉ seven. ĐT Điện thoại eight. GVHD Giáo viên hướng dẫn nine. HS-SV Học sinh, sinh viên ten. Khoa ĐC & NVVH Khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa eleven. QTVP Quản trị Văn phòng twelve. SV Sinh viên thirteen. TCCN Trung cấp chuyên nghiệp fourteen. TC-HC Tổ chức – Hành chính fifteen. TP. Thành phố Trường CĐ VHNT & deciliter Nha Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du sixteen. Trang lịch Nha Trang seventeen. VP Văn phòng
  4. Sinh viên thực

    tập : HUỲNH BÁ HỌC 4/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép tôi inch gửi lời cảm ơn tới thorium y Tr n Hải ương, cô Nguyễn thursday Vân Anh, ch Tr newton thorium Kim Thoa và toàn thể cô chú cán bộ, anh ch nhân viên tại phòng Tổ chức – Hành chính – Trường hundred VHNT l Nha Trang đ giúp đỡ tôi rất nhiệt tình trong uốt thời gian tôi về thực tập tại phòng. Ngoài right ascension cho tôi cảm ơn tất cả các bạn thực tập isoniazid đ cùng tôi làm việc tại phòng, các bạn đ chia ẻ công việc, giúp tôi rất nhiều. Và bài cáo này ẽ không hoàn thành tốt nếu không có ự giúp đỡ vitamin c angstrom cô Phạm Thu Trang – iáo viên hướng ẫn, cô đ tận tụy truyền ạy kiến thức cho tôi trong trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành tốt chuyến thực tập này. Với thời gian thực tế là tu normality ( bắt đ u từ ngày one thirteen đến thirteen four thirteen ). Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ ự giúp đỡ c adenine VH và hundred henry đ tạo cơ hội cho tôi áp ụng lý thuyết được trang b-complex vitamin vào công tác thực tiễn. Trong uốt thời gian thực tập, tôi đ có cơ hội thực hành các công tác VP như một nhân viên văn phòng thực thụ. ua đó tôi đ tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết vitamin c vitamin a mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về metric ton meter quan trọng coke adenine công tác VP. ua quá trình tự học hỏi deoxycytidine monophosphate vitamin a bản thân và ự giúp đỡ nhiệt tình speed of light a coke heat content, các nghiệp vụ VP, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công ở c vitamin a cá nhân tôi đ cải thiện rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đ đạt được. Tôi viết bản degree centigrade này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa cytosine NVVH để nhận được ự đóng góp ý kiến coulomb ampere các thorium y, cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ c a mình để tôi có cơ ở, nền tảng kiến thức để bước vào kỳ thi tốt nghiệp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác astronomical unit này với hawaii vọng góp ph north nhỏ trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà. Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn khổ c a bản deoxycytidine monophosphate này không tránh khỏi những hạn chế, artificial insemination ót. Một fifty normality nữa cho phép tôi inch cảm ơn VH carbon vitamin a nhà trường, vitamin c henry tại phòng TC- HC – Trường speed of light VHNT l Nha Trang đ tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt bc này.

    Reading: Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng

  5. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 5/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 TRANG THÔNG tin THÔNG can CÁ NHÂN SINH VIÊN I. TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN one. Họ và tên sinh viên : Huỳnh Bá Học two. Ngày tháng năm sinh : 08/5/1991 three. Quê Quán : Phù Mỹ, Bình Định four. Số CMND : 215095253 five. Số ĐT : 0120.5921.232 six. ĐC : 01 Nhà Thờ, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang two. THÔNG can KHÁC one. Mã số sinh viên : 10C090092 two. Lớp : CĐ QTVP K32C three. Ngành học : Quản trị Văn phòng four. Khóa học : 2010 – 2013 THÔNG tin GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN one. Họ và tên giáo viên : Phạm Thu Trang two. Chức vụ : Phó Trưởng khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa three. Nơi công tác : Trường Cao đẳng Văn hóa nghệ thuật & Du lịch Nha Trang four. ĐC nơi công tác : fifty-two, Phạm Văn Đồng, Phường Vĩnh Hải, TP Nha Trang five. Số ĐT liên hệ : 0975.394.869 THÔNG tin CƠ QUAN THỰC TẬP one. Tên đơn vị thực tế : Phòng Tổ chức – Hành chính ( Trường CĐ VHNT & deciliter Nha Trang ) two. ĐT : 0583.838.043 three. web site : hypertext transfer protocol : //cdk.edu.vn four. electronic mail : admin @ cdk.edu.vn five. ĐC : fifty-two Phạm Văn Đồng, Vĩnh Hải, Nha Trang, Khánh Hòa THÔNG tin CÁN BỘ HƯỚNG DẪN one. Họ và tên cán bộ : Nguyễn Thị Vân Anh two. Chức vụ : Chuyên viên Lưu trữ kiêm Văn thư three. Nơi công tác : Phòng TC-HC, Trường CĐ VHNT & deciliter Nha Trang four. ĐC nơi công tác : fifty-two, Phạm Văn Đồng, P. Vĩnh Hải, TP. Nha Trang five. Số ĐT liên hệ : 0903.543.868
  6. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 6/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 NỘI dung BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP CHƯƠNG iodine : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP I. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI CỦA ĐỊA PHƯƠNG Ở NƠI CƠ QUAN THỰC TẬP Trường CĐ VHNT & deciliter Nha Trang tọa lạc tại số fifty-two, Phạm Văn Đồng, Phường Vĩnh Hải, TP Nha Trang. Thành phố Nha Trang hiện nay có diện tích tự nhiên là 251 km², dân số 392.279 ( 2009 ). Phía Bắc giáp thị xã Ninh Hòa, phía Nam giáp huyện cam Lâm, phía Tây giáp huyện Diên Khánh, phía Đông giáp Biển Đông. Nha Trang là một thành phố ven biển và là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và du lịch của tỉnh Khánh Hòa, Việt Nam. Thành phố là một trong tám đô thị loại one trực thuộc tỉnh của Việt Nam. 1.1. Tình hình kinh tế Nha Trang là thành phố có nền kinh tế tương đối phát triển ở khu vực miền Trung. Năm 2011, gross domestic product bình quân đầu người của thành phố khoảng 3184 USD, tốc độ tăng trưởng gross domestic product tăng bình quân hàng năm từ thirteen – fourteen %. Cơ cấu kinh tế chuyển đổi tích cực theo hướng dịch vụ – công nghiệp – nông nghiệp. Nha Trang có nhiều đóng góp lớn về kinh tế đối với tỉnh Khánh Hòa. Tuy diện tích chỉ chiếm 4,84 %, Nha Trang chiếm đến hơn 1/3 dân số và hơn 2/3 tổng sản phẩm nội địa của Khánh Hòa, đóng góp 82,5 % doanh thu du lịch – dịch vụ và 42,9 % giá trị sản xuất công nghiệp toàn tỉnh, sản lượng thủy – hải sản của thành phố chiếm 41,7 % tổng sản lượng toàn tỉnh. Thương mại – Dịch vụ – Du lịch là ngành kinh tế đóng vai trò quan trọng tạo động lực phát triển đô thị và mang lại vị thế quan trọng cho Nha Trang. Hoạt động thương mại tư nhân phát triển mạnh, tạo nên một thị trường cạnh tranh. Trong ngành Du lịch, năm 2011, Nha Trang đón hơn two triệu lượt khách du lịch ( tăng 18,54 % sol với năm 2010 ), trong đó hơn 440.000 lượt khách quốc tế ( tăng 13,5 % ). Tổng doanh thu du lịch và dịch vụ ước tính khoảng 2.142,9 tỷ đồng ( tăng 20,28 % ). Về Xuất khẩu, năm 2010, tổng kim ngạch xuất khẩu trên địa bàn thành phố khoảng 424 triệu USD với khoảng fifty loại sản phẩm xuất đến trên hundred quốc armed islamic group và vùng lãnh thổ trên thế giới. Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là thủy sản, whitethorn mặc, thủ công mỹ nghệ … trong đó thủy sản là mặt hàng đóng góp giá trị xuất khẩu lớn. 1.2. Tình hình văn hóa xã hội Nha Trang là một thành phố trẻ, năng động với lịch sử chỉ hơn three hundred năm ( bắt đầu hình thành từ năm 1653 ). Hơn three thế kỷ rưỡi qua, thành phố có nhiều biến động lịch sử, ngày nay Nha Trang đã trở thành một trong những trung tâm văn hóa của tỉnh Khánh Hòa nói riêng và cả nước nói chung. Thành phố Nha Trang là vùng đất có bề dày lịch sử, văn hóa. Nhiều tài liệu khảo cổ học đã chứng minh rằng ngay từ thời tiền sử, victimize người đã sinh sống ở đây. Trên Hòn
  7. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 7/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Tre, người tantalum đã phát hiện ra nhiều công cụ bằng đá. Nha Trang có nhiều dấu tích của văn hóa Chăm-pa cổ trong đó nổi bật với khu tháp thờ bà mẹ Ponagar. Vị trí địa lý thuận lợi cộng với hệ thống giao thông vận tải hiện đại đã làm cho nơi đây trở thành vùng đất giao thoa giữa các nền văn hóa. Thành phố cũng được chọn làm nơi tổ chức các sự kiện lớn như festival Biển ( Nha Trang ), hay các cuộc thi sắc đẹp lớn trong nước và quốc tế. Có nhiều lễ hội dân gian diễn right ascension trong thành phố, trong đó có lễ hội Tháp bà Pônagar, Lễ hội Cá Voi v.v … tạo nên nếp sinh hoạt văn hóa đa dạng, phong phú, góp phần nâng cao công tác giáo dục truyền thống và phục vụ khách du lịch. two. ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 2.1. Tên cơ quan, lịch sử thành lập và phát triển. 2.1.1. Tên cơ quan Tên đơn vị thực tập : Phòng Tổ chức – Hành chính Trường CĐ VHNT & deciliter Nha Trang 2.1.2. Lịch sử thành lập và phát triển 2.1.2.1. Lịch sử nhà trường Được “ manh nha ” từ năm 1977 với lớp Dân calcium bài chòi, văn hóa quần chúng đầu tiên của khu vực Nam Trung bộ và Tây Nguyên. Tháng 7/1978 trường mới chính thức được thành lập với tên gọi ban đầu là trường Lí luận nghiệp vụ Phú Khánh. Trải qua hai lần thay đổi tên gọi thành trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Phú Khánh ( 8/1988 ) và trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Khánh Hòa ( 1989 ), đến tháng 7/2004, đáp ứng nguyện vọng của nhân dân địa phương và khu vực về xây dựng mô hình đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội cùng sự phát triển nhanh về quy mô ngành nghề đào tạo của nhà trường, trường được chính thức nâng cấp thành trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch Nha Trang theo Quyết định số 3745 ngày 5/7/2004 của Bộ trưởng Bộ giáo dục và đào tạo. Trải qua thirty-five năm xây dựng và phát triển, trường đã không ngừng phấn đấu đi lên, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu khoa học, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài trong các lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật và du lịch, góp phần phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế, văn hóa xã hội của địa phương và khu vực. Những ngày đầu thành lập, trường còn khó khăn thiếu thốn về nhiều mặt, cơ sở vật chất chưa được hoàn thiện, đội ngũ cán bộ giảng viên ( CBGV ) còn mỏng. Với số lượng CBGV chưa đến ten người năm 1978, fifty-two người năm 2004, đến nay memorize số đó đã tăng gấp nhiều lần. Hiện nay, trường có 08 khoa, 04 phòng bachelor of arts in nursing, 03 trung tâm, Đảng bộ gồm twelve chi bộ. Những năm qua, nhà trường luôn chú trọng đến công tác xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị trường học để đảm bảo phục vụ số lượng sinh viên ngày càng đông và thực hiện mục tiêu dạy học đáp ứng nhu cầu xã hội. Trong những năm qua, nhà trường luôn quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực và nâng cao chất lượng đào tạo ; chú trọng mở rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc giảng dạy và học tập. Đặc biệt, doctor of osteopathy nắm bắt được xu thế phát triển và nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực của tỉnh
  8. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 8/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Khánh Hòa và xã hội, từ năm 2000 đến nay trường CĐ VHNT & deciliter Nha Trang đã kịp điều chỉnh mục tiêu, nội droppings, phương pháp và hình thức đào tạo ; mở rộng quy mô, đa dạng hóa các loại hình, cấp bậc đào tạo, từng bước khẳng định được chất lượng và thương hiệu của mình. Những thành tích trên sẽ tạo động lực thúc đẩy tập thể thầy và trò trường Cao đẳng VHNT & deciliter Nha Trang tiếp tục phát huy truyền thống dạy tốt học tốt, tiếp bước viết nên những trang sử vẻ vang trong tương lai và tạo đà để trường phát triển quy mô thành trường Đại học trong một ngày gần nhất. 2.1.2.2. Lịch sử phòng Tổ chức – Hành chính Phòng Tổ chức – Hành chính của Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch Nha Trang được thành lập tháng 10/2004 trên cơ sở phòng Tổ chức – Hành chính của Trường Trung học Văn Hóa Nghệ Thuật Khánh Hòa. Phòng Tổ chức – Hành Chính là một trong năm phòng chức năng của nhà trường. Trong những năm qua, phòng luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao, góp phần vào những thành tích chung trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trường. Đội ngũ Cán bộ – Công nhân viên có tinh thần thái độ phục vụ tốt, có kinh nghiệm trong công tác, tập thể đoàn kết, được lãnh đạo nhà trường quan tâm tạo điều kiện cho công việc của phòng có chất lượng và hiệu quả. Tập thể Cán bộ – Công nhân viên luôn chấp hành và thực hiện tốt mọi chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật Nhà Nước, nội quy quy chế của nhà trường. hundred % Cán bộ – Công nhân viên có ý thức kỷ luật tốt, tuyệt đối phục tùng sự phân công điều động của lãnh đạo, vượt khó, đoàn kết tương trợ, phối hợp chặt chẽ với các phòng – khoa để hoàn thành nhiệm vụ chung của nhà trường .
  9. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 9/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 BẮC NHÀ BIỂU DIỄN CÁC PHÒNG HỌC DÃY NHÀ ampere DÃY NHÀ bel thiết bị dạy P. Trang PHÒNG học trusteeship council – HC SÂN TRƯỜNG ĐÔNG TÂY CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG KHÁC DÃY NHÀ c SÂN TRƯỜNG DÃY NHÀ five hundred NAM Vị trí phòng technetium – HC trong khuôn viên trường Trường CĐVHNT & deciliter Nha trang
  10. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 10/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 2.2. Cách bố trí văn phòng, cơ sở vật chất 2.2.1. Cách bố trí văn phòng Cách bố trí Văn phòng của VP khoa ĐT BDTC theo mô hình khép kín, tạo right ascension một không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo tính kín đáo, bí mật thông tin. Sơ đồ bố trí của văn phòng như sau : three four six two five one Lối vào Chú giải : one. Quầy làm việc của Trưởng phòng four. Tủ đựng văn phòng phẩm two. Quầy làm việc của chuyên viên five. Máy photocopy three. Các tủ đựng hồ sơ, tài liệu 2.3.2. Cơ sở vật chất VP khoa ĐT BDTC là một phòng khép kín, được trang bị đẩy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành các công việc chuyên môn như : Các phương tiện kỹ thuật : máy tính ( có kết nối internet ), máy in, máy photocopy, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, ĐT, fax… Các công cụ dụng cụ làm việc : quầy, bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng phẩm, … Các vật dụng cần thiết khác như : hộp yttrium tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy… 2.3. Chức năng, nhiệm vụ chính của phòng Tổ chức – Hành chính Phòng Tổ chức – Hành chính có các chức năng, nhiệm vụ sau : Quản lí, khai thác và sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản của nhà trường. Quản lí các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán bộ công viên chức, tài sản và lưu trữ hồ sơ văn bản theo đúng quy định. Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ giảng dạy và học tập, sinh hoạt của cán bộ giảng viên và học sinh sinh viên. Bảo đảm associate in nursing ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy trong nhà trường. Kết hợp với các phòng chức năng tổ chức cho các đoàn quốc tế radium vào trường, lo các thủ tục xuất nhập theo quy định của Pháp luật. Giúp lãnh đạo trường soạn thảo văn bản, kiểm tra trước chi trình k í. Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường trong các hoạt động và công tác đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật .
  11. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 11/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 – Chủ động đề xuất với lãnh đạo trường về kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giảng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của nhà trường. – Quan tâm và có biện pháp quản lí tốt khu vực sinh hoạt làm việc của cán bộ giáo viên, phòng thực hành thực tập của học sinh – sinh viên. 2.4. Cơ cấu tổ chức, nhân sự Kiểu cơ cấu tổ chức quản trị mà văn phòng khoa lựa chọn là kiểu Cơ cấu trực tuyến – chức năng, là kiểu được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho nhiều tổ chức hiện nay. Theo cơ cấu này người lãnh đạo được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. TRƯỞNG PHÒNG Bộ phận Bộ phận Bộ phận hậu Bộ phận Bộ phận bảo Văn thư – Tổ chức cán cần, nội vụ y tế, chính vệ Lưu trữ bộ sách xã hội SƠ Ồ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒN TC-HC Nhân sự Cơ cấu tổ chức : Tổng số cán bộ, công nhân viên : sixteen – Trưởng phòng : Trần Hải Dương – Có five bộ phận : Bộ phận Văn thư – Lưu trữ ; Bộ phận Tổ chức cán bộ ; Bộ phận hậu cần, nội vụ ; Bộ phận Bảo vệ. Nhìn chung, đội ngũ Cán bộ văn phòng đều có trình độ chuyên môn, có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với công việc. 2.4.1. Trưởng phòng Phòng Tổ chức – Hành chính làm việc theo chế độ thủ trưởng. Đứng đầu là Trưởng phòng practice Hiệu trưởng bổ nhiệm và chịu mọi trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật. Trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của văn phòng. Công việc cụ thể : – Quản lý chung. – Thiết lập, xây dựng các quy chế cho phù hợp với hoạt động của từng bộ phận. – Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách đối với người lao động tham mưu cho Lãnh đạo. – Xây dựng các quy trình, quy chế phối hợp trong công tác đối với các đơn vị trong trường .
  12. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 12/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 – Phối hợp kiểm tra quy trình phân phối và sử dụng các thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất. – Chịu trách nhiệm mua sắm văn phòng phẩm đảm bảo cho công tác học tập và giảng dạy của nhà trường. – Chịu trách nhiệm về công tác thi đua khen thưởng trong nhà trường. Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm phụ trách bộ phận tổ chức cán bộ. Cụ thể như sau : – Tham mưu cho prohibition Giám hiệu trong việc xây dựng bộ máy và tổ chức điều hành trong Trường, các nội quy, quy định về quản lý cán bộ giảng viên, bảo vệ associate in nursing ninh chính trị, trật tự associate in nursing toàn cơ quan. – Đề xuất việc xây dựng biên chế ; tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều động, thuyên chuyển, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng và kỷ luật đối với đội ngũ cán bộ giảng viên trong trường. – Đề xuất việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy hoạch về đội ngũ cán bộ ( cán bộ chuyên môn và cán bộ quản lý ) trong Trường. Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch của cán bộ giảng viên trong Trường, bổ sing lý lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng cán bộ giảng viên theo quy định. Ký các lọai giấy tờ trong phạm united states virgin islands đã được quy định ( giấy chứng nhận cán bộ giảng viên, giấy giới thiệu, … ). Quản lý toàn bộ nhân sự, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của trường. Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ associate in nursing ninh trật tự trong nhà trường. 2.4.2. Bộ phận Văn thư, lưu trữ Nhiệm vụ, chức năng chính Quản lý thống nhất việc prohibition hành văn bản của Nhà trường ; quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hiện hành ; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính, văn thư, theo quy định của pháp luật. Hiện tại Bộ phận Văn thư – Lưu trữ có 02 chuyên viên đảm nhiệm các mảng công việc khác nhau của văn phòng. Chuyên viên soạn thảo văn bản Cá nhân phụ trách : Trần Thị Kim Thoa Nội ung công việc : Công việc chính của chuyên viên là phụ trách soạn thảo văn bản của Nhà trường. Trực tiếp hoặc tham mưu lãnh đạo thực hiện những công việc : Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như : nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn, phụ cấp thâm niên nhà giáo định kỳ, đấu thầu mua sắm tài sản, hoàn thiện hồ sơ sửa chữa vật tư trang thiết bị, hợp đồng biên bản, giải quyết chế độ các chế độ phụ cấp : thâm niên vượt khung, thâm niên nhà giáo. Dựa trên nhu cầu nhân sự của trường lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho trường. – Lập hoạch định đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ quản lý và nghiệp vụ. Lưu trữ kiêm văn thư Nhân viên phụ trách : Nguyễn Thị Vân Anh Công tác văn thư bao gồm các nội dung như : Quản lý, sắp xếp, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng bunco dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định. Quản lý cấp phát công lệnh như giấy giới thiệu, giấy đi đường, cho cán bộ công nhân viên chức trong trường .
  13. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 13/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Công việc cụ thể : Xây dựng và đề xuất quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường ; Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý của văn bản ; kiểm tra thể thức, kỹ thuật soạn thảo, trình bày các văn bản hành chính của Trường trước chi ký ban hành ; Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu đến và đi trong phạm six quyền hạn ; Quản lý và sử dụng các bunco dấu của Trường theo quy định của Nhà nước ; Quản lý và phục vụ công tác thông can liên lạc, thư, báo chí ; Soạn thảo quyết định bình xét thi đua quý, năm ; các quyết định tổ chức thi các hoạt động ngoại khóa ; báo cáo ; công văn ; lịch trực bảo vệ hàng tháng ; lịch trực của lãnh đạo ngày lễ. Trích sao tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị, cán bộ viên chức và học sinh, sinh viên trong Trường ; Thừa lệnh Hiệu trưởng cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác ngoài trường, đóng dấu giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường ; Quản lý công tác hành chính, văn thư – lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường, chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước ; 2.4.3. Bộ phận hậu cần, nội vụ a. Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị có chức năng tham mưu Lãnh đạo trong công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất trong trường ; quản lý và giám sát việc sữa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa – vật kiến trúc, hệ thống điện – nước – điện thoại ; theo dõi, quản lý mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác giảng dạy, làm việc, học tập công tác nghiên cứu khoa học của trường. Công việc cụ thể : Nhân viên Hà Huỳnh Thiện và Trần Vũ Thanh Vương chuyên phụ trách mảng âm thanh, ánh sáng phục vụ các sự kiện, các buổi sinh hoạt ngoại khóa trong và ngoài trường. Đồng thời có trách nhiệm quản lý, điều hành, theo dõi các thiết bị nghe nhìn phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt hằng ngày. Ngoài right ascension, two nhân viên còn đảm nhận công tác giao liên. CB Nguyễn Hữu Trung có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, có biện pháp giải quyết kịp thời các sự cố về máy móc, trang thiết bị. Kiêm phụ trách công tác kiểm kê tổng hợp toàn bộ tài sản bao gồm đất đai, nhà cửa – vật kiến trúc, máy móc thiết bị, công cụ – dụng cụ, vật tư, các tài sản khác của các đơn vị trong trường học ; tổ chức kiểm kê, lập sổ tài sản, công cụ dụng cụ thường kỳ và kiểm kê đột xuất chi có yêu cầu ; ghi chép sổ sách, tăng giảm tài sản ; thường xuyên trình ban Giám hiệu duyệt thanh lý tài sản hư hỏng không còn sử dụng ; ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản tại các đơn vị để tiến hành báo cáo công tác cho Lãnh đạo theo quy định .
  14. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 14/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Trưởng phòng ngoài công việc chuyên môn còn phụ trách thêm việc tham mưu cho ban Giám Hiệu trong việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt trong toàn trường. Đồng thời thường xuyên theo dõi các phương tiện dạy học, trang thiết bị nội thất và kịp thời báo cáo cho đơn vị chức năng đến sửa chữa, bảo trì những tài sản bị hư hỏng hoặc trang bị thay thế, bổ sing tài sản cho các đơn vị. b. Tổ tạp vụ Có nhiệm vụ giữ gìn môi trường xanh – sạch – đẹp trong phạm six khuôn viên Nhà trường ; tổ chức quản lý và phát triển cảnh quan góp phần tạo môi trường sư phạm văn minh, lịch sự, lành mạnh đáp ứng được các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ dạy và học, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động giáo dục và đào tạo. Công việc cụ thể : Tổ chức trồng và chăm sóc cây xanh, bồn hoa, thu gom rác đưa về thùng chứa rác. Thực hiện các công việc vệ sinh hàng ngày như quét dọn sân trường, tiền sảnh, bãi xenon, sàn, sảnh, hành lang, cầu thang ; quét và thu gom rác, bụi ; vệ sinh làm sạch tổng thể khu vực gutter ; lau chùi bàn ghế và các trang thiết bị trong phòng, trên tường ; vệ sinh định kỳ theo tháng, quý ; hỗ trợ công việc phát sinh theo yêu cầu của nhà trường. Nhắc nhở các hiện tượng sai trái nội quy, quy định của nhà trường đối với học sinh, sinh viên giữ trật tự, vệ sinh môi trường. Phục vụ nước uống và công tác vệ sinh môi trường cho các sự kiện, sinh hoạt ngoại khóa của nhà trường. Phối hợp quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Nhà trường, đảm bảo associate in nursing ninh trật tự, associate in nursing toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ. 2.4.4. Bộ phận yttrium tế, chính sách xã hội Cán bộ phụ trách : Hán Trọng Toàn ( y tế ) ; Nguyễn Hữu Trung ( chính ách ). Có nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ CBCC, HSSV ; tổ chức thực hiện công tác phòng chống dịch, bệnh tật trong trường học ; tổ chức tuyên truyền về những nguy hiểm của dịch bệnh, nguyên nhân, biểu hiện bệnh lý, các thai nạn thương tích thường gặp, cách phòng chống, phổ biến cách phòng chống dịch bệnh ; vận động gìn giữ vệ sinh, associate in nursing toàn thực phẩm. Tổ chức theo dõi, lập danh sách đóng bảo hiểm yttrium tế của HSSV và CBCC và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế theo quy định ngành và pháp luật Nhà nước. Quản lý và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp theo lương ; về bảo hiểm xã hội ( ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức, thôi việc, tử tuất … ). Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho người lao động. 2.4.5. Bộ phận bảo vệ Thực hiện nhiệm vụ công tác bảo vệ associate in nursing ninh – trật tự cho Nhà trường và đưa đón lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên chi có các chuyến công tác, thực tế, hội họp …
  15. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 15/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Công việc cụ thể : Tổ chức, thực hiện việc tuần tra, canh gác, kiểm soát người, tài sản và phương tiện ra vào Trường theo đúng nội quy, quy định. Thường trực các cổng right ascension vào, tuần tra canh gác 24/24 giờ trong ngày ; giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của Trường, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, giảng viên, học sinh – sinh viên và khách đến làm việc với trường. Quản lý và điều hành tổ lái xenon phục vụ công tác của Lãnh đạo và các hoạt động của Trường ; Theo dõi hoạt động của từng xenon và lái xenon ; kiểm tra kỹ thuật của xenon trước chi đề xuất tu sửa. Thường trực cơ quan bảo vệ, cảnh giác phát hiện các hiện tượng kẻ xấu đột nhập, các loại vật tư, thiết bị ra vào cổng, kiểm tra các cửa phòng, các tài sản trong toàn trường Thường trực đón tiếp nhận thông can, khách đến liên hệ, hướng dẫn khách đến các phòng, khoa, trung tâm gặp cá nhân… chi có sự cố xử lý ngay đồng thời báo tin đến cơ quan chức năng gần nhất và người có trách nhiệm xử lý sự việc xảy radium nhằm bảo đảm associate in nursing toàn, associate in nursing ninh, trật tự, ngăn chặn ảnh hưởng local area network tỏa… Luôn ý thức phòng chống cháy, nổ, phòng chống kẻ xấu xâm nhập, trộm cắp tài sản cơ quan. Trực báo tín hiệu chuông vào học, giờ nghỉ, giờ thi…đúng quy định
  16. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 16/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 CHƯƠNG two : TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Các nghiệp vụ văn phòng Vì nhà trường là đơn vị sự nghiệp nhà nước nên nhìn chung các nghiệp vụ văn phòng nói chung và công tác văn thư tại phòng TC-HC nói riêng đều tuân thủ theo đúng các quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật nhà nước và các văn bản có liên quan như : – Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng four năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư ; – Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày eighteen tháng seven năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến ; – Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sing Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng four năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. – Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 về công tác lưu trữ ; – Nghị định sô 01/2012/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định qi tiết một số điều về Luật Lưu trữ ; – Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ; – Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế – kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và Phục vụ đọc giả tại phòng đọc. 1.1.1. Soạn thảo văn bản Việc soạn thảo, ban hành văn bản, văn phòng khoa tuân thủ chặt chẽ các quy định tại Điều one, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng four năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 1.1.1.1. uy trình oạn thảo Quy trình soạn thảo và banish hành văn bản gồm five bước như sau : Bước one. Xác định nhu cầu bachelor of arts in nursing hành văn bản Bước two. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sing bản thảo đã duyệt Bước three. Đánh máy, nhân bản Bước four. Kiểm tra văn bản trước chi ký ban hành Bước five. Ký văn bản ( Trình tự qi tiết được quy đ new hampshire tại các iều, seven, , nine, one Ngh đ new hampshire ố eleven four nitrogen -CP được ửa đổi, bổ ung tại các Khoản four, five, iều one, Ngh đ new hampshire ố nine one normality -CP ). 1.1.1.2. Các loại văn bản do phòng ban hành Nhà trường không có thẩm quyền banish hành văn bản quy phạm pháp luật. Để quản lý, điều hành và tổ chức các hoạt động, khoa đã prohibition hành các loại văn bản hành chính thông thường. Hệ thống văn bản hành chính mà nhà trường ban hành bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường
  17. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 17/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 không có tên loại gồm : Quyết định, Quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, bc, biên bản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy biên nhận hồ sơ, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, giấy giới thiệu, phiếu chuyển, thư công. 1.1.2. Công tác lưu trữ, bảo quản văn bản, tài liệu Vì quy mô Nhà trường không lớn lắm, khối lượng văn bản, tài liệu chưa nhiều nên công tác lưu trữ khá đơn giản. Tuy nhiên, công tác lưu trữ vẫn tuân thủ theo các quy định của pháp luật như : Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 về công tác lưu trữ ; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và các văn bản khác có liên quan. Công tác lưu trữ của phòng TC-HC gồm các công việc sau : Tiếp nhận văn bản đúng chủng loại ; xác định giá trị tài liệu để tiến hành lập hồ sơ. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, phân loại tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ. Tại phòng TC-HC, các văn bản hình thành trong hoạt động của nhà trường được lập thành các hồ sơ và dựa các đặc điểm chung như tên loại văn bản ; cơ quan, tổ chức bachelor of arts in nursing hành văn bản ; thời gian… nhằm mục đích phục vụ cho các công việc chung chi cần đến. Mặc dù trường chưa có kho lưu trữ tài liệu riêng nhưng thay vào đó là các tủ kệ bảo quản tài liệu khá hiện đại, có khóa bảo mật associate in nursing toàn. Để bảo quản tốt tài liệu văn phòng được nhà trường trang bị các thiết bị, vật dụng cần thiết như : Tủ hồ sơ, cặp đựng tài liệu, bìa @, hộp tài liệu, túi đựng hồ sơ … Cán bộ lưu trữ phân tài liệu theo tên loại, sắp xếp theo số văn bản được đóng vào bìa @ và hộp tài liệu ; giữa các loại văn bản, tài liệu được cất vào từng ngăn, từng ô riêng biệt và được dán nhãn qi tiết. chi tài liệu đã quá hạn sử dụng, không còn giá trị, chuyên viên tiến hành thanh lý theo quy định của nhà trường. 1.2. Ứng dụng công nghệ thông can vào công tác văn phòng Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc, văn phòng đã chú trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động của mình nhằm giúp quá trình giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời. Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông can trong công tác lưu trữ của VP tại Trường CĐ VHNT & deciliter Nha Trang đã và đang được triển khai để hiện đại hóa công tác quản lý. Vào thời điểm hiện tại, VP đã có : máy tính để bàn, máy tính bỏ túi, bàn ghế six tính, mạng internet tốc độ cao, ĐT bàn, ĐT di động và các thiết bị nghe nhìn khác. Các máy tính trong phòng được kết nối internet tốc độ cao tạo điều kiện thuận lợi trong việc liên lạc giữa phòng với các đơn vị khác trong và ngoài trường, dễ dàng cập nhật thông tin để có các biện pháp xử lý chỉ đạo, điều chỉnh kịp thời. Mặc dù văn phòng được trang bị nhiều máy tính và được dùng chung phần mềm quản lý của nhà trường nhưng vào thời điểm hiện tại văn phòng vẫn chưa có phần mềm quản lý chuyên biệt nào. Phần lớn CB thực hiện các công việc một cách thủ công dựa trên các chương trình office cài sẵn. Chính vì lý do này đã làm cho việc quản lý còn bị động, gặp nhiều lúng túng, khó khăn cho cán bộ, nhân viên .
  18. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 18/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 1.3. Một số vấn đề khác 1.3.1. Việc thực hiện thủ tục hành chính Mọi hồ sơ, giấy tờ mà khách trình tới, nếu đúng tuyến, đúng địa chỉ, đúng bộ phận phụ trách, nội dung phù hợp với chức năng, thẩm quyền giải quyết của phòng TCHC thì sẽ được CB giải quyết một cách nhanh chóng theo đúng trình tự quy định của nhà trường và pháp luật. Nếu hồ sơ, tài liệu, giấy tờ trình tới không đúng thẩm quyền giải quyết, không đúng tuyến hay giấy tờ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có dấu hiệu sai phạm thì cán bộ, nhân viên nhiệt tình giúp đỡ người đến liên hệ để họ có được phương án giải quyết tốt nhất. Để công việc văn phòng được tiến hành trôi chảy và hiệu quả, các thủ tục hành chính được phân loại cụ thể theo đúng chuyên môn của từng bộ phận phụ trách. Các loại thủ tục hành chính ở văn phòng được giải quyết theo nguyên tắc dân chủ, khách quan, phù hợp với luật pháp, đơn giản hóa và dễ tiếp cận. Văn phòng luôn đưa những phương án tối ưu nhất để tránh làm phiền hà, khó khăn đến người đến liên hệ công tác. 1.3.2. Văn hóa ứng xử 1.3.2.1. Giao tiếp hành chính Với phương châm vui lòng khách đến, hài lòng khách đi, phòng TC-HC đã nhiều tiến bộ rõ nét trong suốt thời gian qua, nhân viên biết ứng xử với khách lịch sự, ân cần, tế nhị, dân chủ hơn. Cán bộ trong phòng luôn có thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng khách chi giao tiếp, ân cần hướng dẫn, tích cực giải quyết yêu cầu của khách. Tích cực hợp tác trong việc giải quyết công việc, đáp ứng được các yêu cầu chính đáng của khách đến liên hệ công tác. Cho dù có đạt được mục đích của khách hay không, CB cũng chu đáo tiếp đón đồng thời tế nhị và kiên quyết chi từ chối. 1.3.2.2. Trang phục Trang phục của cán bộ, nhân viên tại phòng TC-HC tuân thủ theo các quy định có trong nội quy trang phục của nhà trường. Các ngày trong tuần từ thứ two đến thứ seven, đối với nam : áo sơ nautical mile, thắc caravat, cổ đeo thẻ cán bộ ; áo bỏ vào trong quần ; quần dài có màu sẫm, nai nịt gọn gàng, mang giày, hoặc dép có quai hậu. Đối với nữ : mặc vetton hoặc mặc váy, cổ đeo thẻ, mang giầy hoặc dép có quai hậu. Những ngày không bắt buộc mặt đồng phục, cán bộ nhân viên trong văn phòng ăn mặc tự cause nhưng phải chỉnh tề, lịch sự, thuận tiện cho công việc. 1.3.4. Mua sắm và sử dụng trang thiết bị văn phòng Mỗi học kỳ, phòng đều có các bảng dự trù kinh phí về việc mua sắm và sử dụng trang thiết bị văn phòng để trình lãnh đạo duyệt. Trang thiết bị văn phòng mua về phân phát cho các đơn vị chi có yêu cầu. Các trang thiết bị trong văn phòng được nhân viên sử dụng một cách tiết kiệm, hiệu quả, đúng chức năng của từng loại. Để tránh lãng phí ngân quỹ của nhà trường, phòng đã triệt để khai thác tối đa các trang thiết bị văn phòng, thận trọng trong khâu sử dụng, thường xuyên vệ sinh, bảo trì các trang thiết bị, tái sử dụng văn phòng phẩm nếu còn khả năng sử dụng, tiết kiệm trong khâu inch ấn, photograph tài liệu, cải tiến quy trình làm việc. chi trang thiết bị, tài sản bị hỏng hóc hay hết thời hạn hoạt động, được đưa vào kho để chờ thanh lý .
  19. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 19/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 two. KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂNG NGHỀ Trong thời gian thực tập tại Văn phòng, cá nhân tôi đã được thực lĩnh những nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư của cơ quan. Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư. Với sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ Văn thư, tôi đã có nhiều cơ hội, điều kiện để thực tập các nghiệp vụ văn phòng như một chuyên viên thực thụ. Công việc cụ thể như sau : 2.1. Quản lý văn bản đi 2.1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước chi thực hiện các công việc để phát hành văn bản perform Nhà trường bachelor of arts in nursing hành ( dress chuyên viên soạn thảo hay văn bản ban hành bởi các đơn vị khác ), cán bộ văn thư kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản ; nếu phát hiện có sai sót, sẽ kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2.1.2. hello ố c a văn bản và ố và ngày, tháng văn bản Các văn bản đi sau chi đã đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày và tính pháp lý ( có chữ ký chính thức của Lãnh đạo ) sẽ được đánh số theo hệ thống số chung của Nhà trường ( trừ trường hợp pháp luật có quy định khác ). Đối với những văn bản đăng ký muộn thus với ngày hiện tại, số của văn bản được chèn thêm ngay sau số của văn bản ngày trước đó kết hợp với các chữ cái “ a ”, “ b ”, “ c ” … để dễ dàng phân biệt. Thông thường việc đánh số và ghi ngày, tháng năm văn bản được thực hiện bằng bút bismuth một lần ( trong trường hợp chuyên viên soạn thảo chưa vô số trong máy tính ) ở bảng gốc và sau đó được dùng máy photocopy nhân thành nhiều bản để tránh trường hợp chép lại thủ công nhiều lần. Đối với văn bản mật, được đánh số và đăng ký riêng. 2.1.3. óng ấu trường và ấu mức độ khẩn, mật ( nếu có ) Văn thư có nhiệm vụ giữ hộp dấu. Trong hộp dấu có nhiều loại dấu khác nhau, bao gồm : các dấu trường ( gồm dấu tròn, dấu chức danh, dấu họ tên người ký, dấu công văn đến, … ). Ngoài right ascension, vì số lượng nhân sự có hạn nên bên cạnh bảo quản các dấu của trường nhân viên văn thư còn kiêm giữ dấu Đảng, Công đoàn. Tùy vào đơn vị, tổ chức ban hành mà văn bản có thể được đóng dấu Trường hoặc các tổ chức, đoàn thể. Nguyên tắc đóng dấu như sau : Văn thư tự tay đóng dấu và chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau chi đã có chữ ký của Lãnh đạo và người có thẩm quyền, tuyệt đối không đóng dấu khống chỉ. Dấu tròn được ưu tiên đóng trước tiên, vị trí đóng tại ô số eight của văn bản. chi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Để đảm bảo tính thẩm mỹ cho văn bản, văn thư cẩn thận đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu đỏ theo quy định. Tiếp đến, nếu văn bản thiếu tên chức danh hay họ tên người ký, văn thư tiếp tục đóng các dấu chức danh và dấu họ tên người ký .
  20. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 20/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Vị trí đóng dấu như sau : Trong trường hợp, văn bản có từ 02 trang trở lên, đối với văn bản indiana 01 mặt và từ 03 trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt nhằm tránh bị người khác thay đổi nội dung, bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang, trong thực tế có thể linh hoạt, không áp dụng máy móc. Dấu giáp lai còn được dùng để đóng tại vị trí giữa các loại giấy tờ có two liên chẳng hạn như giấy giới thiệu hoặc cũng có thể dùng để niêm phong bì thư gửi đi. Đóng dấu giáp lai cũng áp dụng đối với trường hợp văn bản, hồ sơ có ảnh. Mực được dùng để đóng giáp lai ảnh là một loại mực đỏ chuyên dụng khác với mực đóng trên giấy thông thường. Trước chi đóng dấu, phải đảm bảo ảnh được dán đã cố định, đúng vị trí yêu cầu để tránh trường hợp ảnh bị bong, tróc … Dấu đóng phải phủ lên một góc ảnh và phần còn lại của bunco dấu phủ lên văn bản chứa ảnh đó. Dấu tròn còn được dùng để đóng dấu treo để xác định giá trị của chứng từ, văn bản của các đơn vị nội bộ trong trường ( thường là các văn bản doctor of osteopathy các khoa của trường ban hành ) mang tính thông báo để biết ; dấu treo còn được đóng trên các phụ lục kèm theo văn bản chính hoặc các văn bản có quy định đóng dấu treo như Biên bản. Ngoài ra dấu treo còn có chức năng khẳng định văn bản được đóng dầu treo là một bộ phận của văn bản chính. Dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức.h Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật ( nếu có quy định ) .
  21. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 21/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Mô hình mô phỏng vanadium trí ấu treo trên văn bản óng ấu giáp lai ảnh volt trí ấu đóng ấu giáp lai văn bản 2.1.4. ăng ký văn bản đi Vì số lượng văn bản ban hành không lớn lắm ( dưới 2.000 văn bản/năm ) nên tất cả các loại văn bản hành chính đều được đánh số và đăng ký hỗn hợp. Vào sổ quản lý văn bản đi. Tại phòng, cán bộ văn thư thường xuyên sử dụng two loại sổ quản lý văn bản đi, một sổ dành cho các loại Hợp đồng và Biên bản thanh lý hợp đồng ,
  22. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 22/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 các văn bản hành chính khác ( trừ văn bản mật đi ) được đăng ký ở sổ còn lại. Riêng đối với văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng. Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy six tính. Hiện tại, phòng TC-HC vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng để quản lý văn bản nên việc đăng ký ( cập nhật ) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu được thực hiện bằng cách nhập dữ liệu vào bảng tính excel. Văn bản đi sau chi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý, văn bản đi được in radium giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý. Dù đăng ký bằng cách nào thì văn thư cũng phải nhập đầy đủ các thông tin của văn bản theo quy định, bao gồm : số, ký hiệu văn bản ; ngày tháng văn bản ; tên loại và trích yếu nội droppings văn bản ; người ký ; nơi nhận văn bản ; đơn vị, người nhận bản lưu ; số lượng bản ; ghi chú ( nếu cần thiết ). ỦY banish NHÂN TỈNH KHÁNH HÒA TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HÓA NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm : ……………… Từ ngày ………… đến ngày ………………. Từ số ……………….. đến số ……………….. Quyển số : …………………. Mẫu bìa ổ đăng ký văn bản đi tuân thursday đúng quy đ new hampshire tại phụ lục seven bachelor of arts in nursing hành kèm theo Thông tư ố seven one TT- nevada ngày tháng eleven năm one hundred a ộNội vụ
  23. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 23/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Số, ký Đơn vị, Ngày Nơi Số hiệu Tên loại và trích yếu Người người Ghi tháng nhận lượng văn nội dung văn bản ký nhận chú văn bản văn bản bản bản bản lưu ( one ) ( two ) ( three ) ( four ) ( five ) ( six ) ( seven ) ( eight ) ph nitrogen đăng ký văn bản đi theo mẫu có quy đ new hampshire tại phụ lục seven ban hành kèm theo Thông tư ố seven one TT- nevada ngày tháng eleven năm one c a ộ Nội vụ. 2.1.5. Làm thorium tục phát hành, chuyển phát và theo õi việc chuyển phát văn bản đi Tùy vào kích thước của văn bản to – nhỏ, nhiều – ít mà có thể lựa chọn phong bì loại lớn và phong bì loại nhỏ. Gấp và cho văn bản vào bì, chú ý tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì ; chi gấp để mật giấy có chữ vào trong, cẩn thận không làm nhàu, rách, bẩn văn bản. Dùng keo để dán kín phong bì ( có một số trường hợp dùng dùng dấu trường để đóng dấu niêm phong ở mép bì vừa dán ) ; không để keo, hồ dính văn bản. Ghi tên và địa chỉ Nhà trường và tên cá nhân, đơn vị và địa chỉ nơi nhận văn bản. Tiến hành đóng dấu khẩn, mật và dấu khác lên bì ( nếu có ). Chuyển phát văn bản đi ; văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành sau đó được chuyển cho giao liên chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác ; tất cả văn bản chuyển giao đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi. chi văn bản được chuyển tới, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Trong trường hợp nơi nhận văn bản ở xa trường, việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện bằng đường Bưu điện. chi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ ( nếu có ). Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính. Việc chuyển phát văn bản mật được phòng TC-HC thực hiện theo quy định tại Điều ten và Điều sixteen Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản three Thông tư số 12/2002/TT-BCA ( A11 ). 2.1.6. Lưu và theo õi việc chuyển phát văn bản đi Mỗi văn bản đi, phòng TC-HC lưu lại bản gốc ; bản lưu văn bản đi được sắp xếp thứ tự đăng ký. CB văn thư theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, trong trường hợp văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2.2. Giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến đều phải thông qua văn thư để đăng ký vào sổ quản lí thống nhất .
  24. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 24/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Quy trình diễn right ascension như sau : 2.2.1. Ký nhận văn bản Văn bản từ các đơn vị khác chuyển tới trường, nếu tên và địa chỉ nơi nhận đúng với tên và địa chỉ của trường, bảo vệ tiến hành ký nhận ; sau đó chuyển giao lại cho Văn thư. 2.2.2. Văn thư tiếp nhận văn bản Văn thư tiếp nhận văn bản đến ; kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong ( nếu có ). Trường hợp phát hiện thiếu, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, Văn thư báo cáo với Lãnh đạo để kịp thời giải quyết. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy facsimile hoặc qua mạng, Văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản ; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo với Lãnh đạo xem xét, giải quyết. 2.2.3. Phân loại ơ bộ, bóc bì văn bản đến Loại phải bóc bì : các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức. chi bóc bì lưu ký không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện ; Loại không bóc bì : các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong trường, tổ chức, Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho CB Văn thư để đăng ký. Đối với những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời. Trong trường hợp văn bản khẩn được chuyển đến muộn hơn thời gian thời hạn giải quyết công việc thì CB văn thư có trách nhiệm báo cáo ngay với Lãnh đạo để xem xét, giải quyết. 2.2.4. óng ấu “ ến ”, ghi ố và ngày đến Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “ Đến ” ; ghi số đến và ngày đến ( kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết ). Đối với văn bản đến được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc indium radium giấy và đóng dấu “ Đến ”. TRƯỜNG CĐ VHNT & deciliter NHA TRANG Số : ……………………………. Ngày : ………………………. ………………………………… Chuyển : …………………………………….. Mẫu ấu “ ến ” c ampere trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật uranium fifty ch Nha Trang Dấu “ Đến ” được đóng rõ ràng, ngay ngắn. Vị trí của dấu “ đến ” thông thường ở các vị trí như khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu ( đối với những văn bản có tên loại ), dưới
  25. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 25/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 phần trích yếu nội dung ( đối với công văn ) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm banish hành văn bản. Nhập đầy đủ các thông tin vào mẫu dấu “ Đến ” bằng viết bismuth vào văn bản đến. Nhập số văn bản đến, ngày văn bản đến ; căn cứ nội dung của văn bản đến, tùy vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân mà văn bản đươc chuyển tới để giải quyết. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân, tại mục “ Chuyển ” phải liệt kê đầy đủ tên các đơn vị, cá nhân đó. 2.2.5. ăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến và Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy six tính. Số lượng văn bản đến hằng năm của nhà trường không nhiều ( dưới 2000 văn bản đến ) nên các loại văn bản đến được đăng ký hỗn hợp vào một sổ duy nhất ( trừ văn bản mật ) và sổ đăng ký văn bản mật đến. Văn thư vào sổ đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông can cần thiết về văn bản. Nhập dữ liệu từ sổ đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy united states virgin islands tính và in right ascension giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý. ỦY ban NHÂN TỈNH KHÁNH HÒA TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HÓA NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm : ……………… Từ ngày ………… đến ngày ………………. Từ số ……………….. đến số ……………….. Quyển số : ………………….
  26. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 26/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Mẫu bìa ổ đăng ký văn bản đến theo đúng quy đ new hampshire tại phụ lục two ban hành kèm theo Thông tư ố seven one TT- nevada ngày tháng eleven năm one hundred angstrom ộNội vụ Đơn vị Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại và trích yếu Ký Ghi hoặc đến đến giả hiệu tháng nội droppings nhận chú người nhận ( one ) ( two ) ( three ) ( four ) ( five ) ( six ) ( seven ) ( eight ) ( nine ) ph nitrogen đăng ký văn bản đến theo mẫu có quy đ new hampshire tại phụ lục two ban hành kèm theo Thông tư ố seven one TT- nevada ngày tháng eleven năm one vitamin c ampere ộ Nội vụ. .. . Nhân bản, trình, chuyển giao văn bản đến Sau chi đóng dấu đến, điền thông tin vào mẫu dấu đến và đăng ký vào sổ đến, tiến hành photograph nhân bản văn bản. Số lượng bản sao cần photograph phụ thuộc vào số lượng đơn vị nhận văn bản. Riêng đối với văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được xử ly và chuyển giao ngay sau chi nhận được. Văn thư lưu bản sao, bản chính và các bản sao còn lại chuyển tới các đơn vị để trực tiếp giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. chi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư đóng dấu “ Đến ”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển qua mạng ( tương tự như trình tự của văn bản thông thường ). 2.2.7. Theo õi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết. Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 2.3. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản Phần lớn văn bản hành chính của trường được chuyên viên soạn thảo đảm nhận, các văn bản còn lại được văn thư và các đơn vị khác chịu trách nhiệm biên soạn. 2.3.1. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản Một số văn bản hành chính đơn giản như công văn, giấy mời, biên bản … có quy trình xây dựng và ban hành rất đơn giản, nhiều trường hợp có thể bỏ qua bước này để tiến hành bắt đầu quy trình soạn thảo. Tuy nhiên, đối với nhiều văn bản có giá trị pháp lý cao ; phạm six áp dụng rộng và lâu dài chẳng hạn như quy chế, nội quy, kế hoạch, chương trình …, để banish hành buộc phải trải qua quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Quy trình xây dựng và prohibition hành văn bản gồm các bước sau : ước one : Sáng kiến và oạn thảo văn bản
  27. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 27/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 – Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản thành lập banish soạn thảo hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo. – ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo. – Tổng kết, đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin. – Chọn lựa phương án hợp lý, xác định mục tiêu yêu cầu. – Biên tập và tổ chức đánh máy. ước : Lấy ý kiến tham armed islamic group ây ựng ự thảo – Đối tượng lấy ý kiến : Lãnh đạo, các chuyên armed islamic group, các đơn vị liên quan. – Hình thức lấy ý kiến : cho ý kiến trực tiếp, họp, đưa radium gợi ý – biểu quyết. – ban soạn thảo thu nhập các ý kiến tham armed islamic group bằng văn bản ước three : Thẩm đ new hampshire ự thảo – Sau chi lấy ý kiến, ban soạn thảo xem xét đề xuất việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản. ước four : em ét, thông qua – Hồ sơ trình duyệt gồm : phiếu trình, bản dự thảo đã thẩm định và các văn bản khác có liên quan. – Thông qua và ký ban hành – Đóng dấu văn bản ước five : Công bố – Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước, tùy theo nội dung phải được công bố, yết thị. ước : ửi và lưu trữ văn bản. – Đối với văn bản lưu hành nội bộ, đơn vị phải gửi đúng bộ phận, cá nhân thực hiện. – Lưu văn bản : văn bản được lưu tại văn thư và tại ban soạn thảo văn bản. 2.3.2. Nội droppings văn bản ban hành Trước chi bắt tay vào soạn thảo, chuyên viên xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của văn bản. Xác định rõ mục đích ban hành ; công việc cần giải quyết ; tiến độ giải quyết ; kết quả của việc thực hiện văn bản ; phán đoán được tính khả thi của văn bản ; nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo ; nội dung phải phù hợp với pháp luật hiện hành, mục tiêu đường lối của Đảng ; phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm six hoạt động của nhà trường ; Các văn bản ban hành đảm bảo tính khoa học : văn bản chứa đủ lượng thông tin quy phạm, thông tin thực tế cần thiết ; thông canister quản lý truyền đạt đặt qua văn bản đáng canister cậy, nhanh chóng, số liệu chính xác, đúng thực tế, có tính thời sự. Không sử dụng số liệu quá cũ ; thông can chung chung, lặp lại các văn bản khác. Đảm bảo logic về nội dung, nhất quán chủ đề, bố cục chặt chẽ, sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính – công cụ chuẩn mực : ngôn ngữ trong cách hành văn nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực, phổ thông. 2.3.3. Thể thức văn bản Thể thức văn bản mà khoa banish hành tuân thủ chặt chẽ theo các quy định có trong Thông tư số số 01/2011/TT-BNV ngày nineteen tháng 01 năm 2011 của Bộ nội vụ quy về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
  28. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 28/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Sơ đồ bố trí các thành ph n thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 theo đúng quy đ new hampshire tại phụ lục two, Thông tư ố one eleven TT-BNV ngày nineteen tháng one năm eleven c adenine ộ Nội vụ Ghi chú : Ô số : Thành phần thể thức văn bản one : Quốc hiệu two : Tên cơ quan, tổ chức banish hành văn bản three : Số, ký hiệu của văn bản four : Địa danh và ngày, tháng, năm banish hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội droppings văn bản 5b : Trích yếu nội droppings công văn six : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền eight : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn eleven : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm six lưu hành twelve : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản thirteen : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành fourteen : Địa chỉ cơ quan, tổ chức ; địa chỉ electronic mail ; địa chỉ web site ; số điện thoại, số teletypewriter, số fax fifteen : logo ( in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản )
  29. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 29/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 2.4. Một số kỹ năng nghề khác Qua một thời gian ngắn tiếp xúc, ngoài việc thực tập các nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến, soạn thảo văn bản, tôi còn tham armed islamic group vào một số công tác khác tại văn phòng như sắp xếp hồ sơ ; trình văn bản ký ; đóng dấu ; chuyển giao, phân phát văn bản ; nghe điện thoại ; nhập dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu máy united states virgin islands tính. Biết thêm công dụng và biết cách sử dụng một số trang thiết bị tại VP tại văn phòng như : sử dụng máy indiana, máy photocopy ; máy fax… Được thực hành sắp xếp văn bản, tài liệu, vật dụng VP một cách khoa học, hợp lý. Học hỏi thêm được các kỹ năng giao tiếp nơi công sở. Phần nào nắm được một số công việc chuyên môn của quản trị viên, lãnh đạo. Biết được các công việc đặt trưng của phòng TC-HC trên thực tế …. three. ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CHUNG Trong thời gian thực tập tại đơn vị tôi tự nhận xét như sau : Nghiêm túc chấp hành nội quy của cơ quan, đoàn kết với các thực tập sinh khác, tích cực học hỏi các kỹ năng nghề, hoàn thành tốt công việc được giao. Có thái độ ứng xử tốt, lễ phép với lãnh đạo, vui vẻ hòa đồng với mọi người trong phòng. CHƯƠNG three : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I. KẾT LUẬN : ( VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP ) Đợt thực tập lần này đã giúp tôi nắm được nhiều kiến thức thực tế về nền hành chính công tại cơ quan thực tập. Trong thời gian thực tập, tôi đã học hỏi thêm một số kiến thức, nghiệp vụ mới giúp tôi có được một cái nhìn tổng quát hơn nữa về công tác hành chính tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp nhà nước. Mặc dù trong thời gian đầu, tôi có gặp một số bỡ ngỡ trong quá trình tiếp cận với môi trường làm việc tại phòng, nhưng với sự chỉ bảo nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn với tinh thần ham học hỏi của mình, tôi đã bước đầu thích ứng với môi trường làm việc mới. Những kiến thức đã học trên lớp kết hợp với quá trình quan sát, tiếp thu được tại cơ sở thực tập đã giúp tôi phần nào hình dung right ascension được cách thức làm việc của một cán bộ văn phòng thực thụ. 1.1. Thuận lợi Có được sự quan tâm, giám sát thường xuyên tận tình của cô giáo hướng dẫn, cán bộ nhà trường, được sự quan tâm và tạo điều kiện tốt của cán bộ, nhân viên tại nơi thực tập, cộng với sự hỗ trợ nhiệt tình của các bạn sinh viên thực tập tại VP. Có được sự giúp đỡ, chia sẻ, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, học hỏi chia sẻ kinh nghiệm của các bạn cùng lớp, cùng ngành. Cán bộ phòng TC-HC đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình viết bc thực tập. Môi trường làm việc cởi mở, thân thiện tại VP phần nào đã giúp tôi thấy thoải mái trong công tác nghiên cứu, học tập. 1.2. Khó khăn Trong quá trình thực tập, tôi đã có nhiều cố gắng trong công việc nhưng các thiếu sót, hạn chế vẫn tồn tại. Cụ thể như sau :
  30. Sinh viên thực tập : HUỲNH BÁ HỌC 30/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Chưa thật sự thấu đáo hết quy trình làm việc tại một phòng TC-HC trên thực tế vì thời gian thực tập ngắn ; Một vài kỹ năng nghề vẫn chưa hoàn thiện, cụ thể là kỹ năng đóng dấu văn bản vẫn chưa thật sự tốt ; Một số sai sót trong công việc vẫn xảy right ascension dress sơ ý, chủ quan ; Vẫn còn sự chênh lệch giữa lý thuyết và thực tiễn. 1.3. Những kinh nghiệm tích lũy được Qua eight tuần thực tập tại phòng TC-HC, tôi nhận thấy công việc văn thư không hề đơn giản mà đòi hỏi khá nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Đó là một công việc đòi hỏi tính tinh tế, tính nhạy bén cao. Chính vì vậy, để trở thành cán bộ văn phòng tốt, cần phải có sự be hiểu về pháp luật, có tinh thần trách nhiệm cao và phải luôn biết tự trao dồi học hỏi. Sau đợt thực tập, tôi cũng đã đúc kết được những kinh nghiệm để bổ trợ cho công việc sau này và là cơ sở để tôi phân đấu trở thành một cán bộ VP chuyên nghiệp sau chi right ascension trường để đóng góp phần nào công tác cải cách nền hành chính nước nhà. two. KIẾN NGHỊ 2.1 Đối với cơ sở thực tập Trong thời gian thực tập tại phòng TC-HC, tôi nhận thấy phòng có vị trí rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của nhà trường. Chính vì thế phòng cần phải nâng cao chất lượng công việc bằng cách hiện đại hóa phương tiện làm việc hơn nữa như : mua sắm thêm phần mềm quản lý chuyên dụng, các máy móc, trang thiết bị văn phòng. Ngoài radium, thiết nghĩ lãnh đạo nhà trường cần tổ chức thêm các lớp huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên để cập nhật các phương pháp làm việc hiện đại nâng cao năng suất lao động. Vì khối lượng công việc của văn phòng khá lớn, số lượng cán bộ phòng khiêm tốn ( nhất là mảng văn thư – lưu trữ ) nhưng lại đảm nhiệm nhiều vai trò, nhiệm vụ khác nhau nên tính chuyên nghiệp trong công việc chưa cao. Chính vì lý doctor of osteopathy nêu trên, nhà trường nên bố trí thêm nhân sự cho phòng. Đồng thời lãnh đạo nên phân công công việc cụ thể, bàn giao trách nhiệm cho từng bộ phận, cá nhân để thống nhất quy trình làm việc. Vì diện tích văn phòng khá nhỏ nên không gian làm việc chưa thật sự thoải mái, thiết nghĩ lãnh đạo nhà trường cần bố trí văn phòng khoa tại một địa điểm thông thoáng hơn. 2.2 Đối với nhà trường Qua quá trình thực tập, tôi thấy nhà trường đã có nhiều cố gắng, nỗi lực trong việc hướng dẫn sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập của mình. Tuy nhiên bên cạnh mặt tích cực đó, tôi thấy vẫn còn một số vấn đề cần kiến nghị với nhà trường. Cụ thể như sau : – Nên có sự liên kết chặt chẽ hơn nữa giữa nhà trường và sinh viên thực tập. – Tăng cường đào tạo các nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn sự chênh lệch giữa lý thuyết và thực tiễn./. Khánh Hòa, ngày tháng four năm thirteen SINH VIÊN VIẾT BÁO CÁO Huỳnh Bá Học
Có thể bạn quan tâm

Bài viết mới

Những Dịch Vụ Chất Lượng

© Copyright 2008 - 2016 Dịch Vụ Bách khoa Sửa Chữa Chuyên nghiệp.
Alternate Text Gọi ngay