Ứng dụng nguyên tắc 5S vào lưu trữ tài liệu – https://dichvubachkhoa.vn

20/07/2023 - Dịch Vụ Bách Khoa - 61

Quy trình quản lý tài liệu của các doanh nghiệp hiện nay dần trở nên khoa học chi ứng dụng nguyên tắc five. Việc áp dụng kỹ năng five trong quản lý hồ sơ tài liệu giúp hệ thống lưu trữ thông canister được rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm chi cần, tiết kiệm thời gian .
Nguyên tắc five là gì ?
Nguyên tắc five là một phương pháp quản lý giúp cải tiến môi trường làm việc, giúp mọi thứ trở nên gọn gàng và chỉn chu hơn. Từ văn phòng, nhà kho cho đến các nhà xưởng, nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần ứng dụng nguyên tắc five.
Nguyên tắc five được viết tắt của five từ : Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng. Cụ thể như sau :
Sàng lọc : Là quá trình sàn lọc, xem xét và loại bỏ đi những tài liệu không cần thiết. Sau đó dùng giấy note hoặc bút màu để ghi chú lại những thứ cần thiết được giữ.
Sắp xếp : Là sự phân chia các danh mục tài liệu theo nơi quy định đã đề right ascension trước đó.
Sạch sẽ : Văn phòng làm việc và nơi lưu trữ tài liệu luôn trong tình trạng sạch sẽ.
Săn sóc : Là kiểm tra, rà soát và thống kê tài liệu theo định kì.
Sẵn sàng : Là mọi nhân viên trong công ty luôn trong tư thế sẵn sàng tuân theo quy tắc này, để từ đó lưu trữ và bảo quản tài liệu một cách tốt nhất.
Với đặc trưng môi trường làm việc của nhân viên văn phòng, nhất là những nhân viên lưu trữ tài liệu thì việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học là rất cần thiết .

Mục đích và lợi ích chi áp dụng nguyên tắc five

Read more : Cách ẩn và tìm thư đã lưu trữ trong Gmail cực dễ

Read more : Lấy lại tin Facebook bị mất trong kho lưu trữ cực nhanh

Reading: Ứng dụng nguyên tắc 5S vào lưu trữ tài liệu – https://dichvubachkhoa.vn

Hầu hết các công ty nhỏ lẻ, công ty mới thành lập, chưa có quy trình lưu trữ tài liệu một cách rõ ràng. Từ đó tạo nên các lỗ hỗng trong việc sắp xếp và lưu trữ. Đặc biệt có những biểu hiện như tài liệu để lộn xộn, không có người quản lý tài liệu rõ ràng, văn phòng trở nên bừa bộn… Nguyên tắc five sẽ giúp các doanh nghiệp sắp xếp, quản lí tài liệu một cách hiệu quả và associate in nursing toàn nhất.
chi áp dụng nguyên tắc five được thành thạo, những lợi ích mà nó mang lại đáng kể như sau :
Môi trường làm việc ngăn nắp, giúp không gian văn phòng trở nên sing trọng hơn trước mặt đối tác.
Hồ sơ tài liệu được quản lý tốt, mức độ bảo mật thông tin cao.
Trở nên kĩ luật, tính tập thể cao.
Tiết kiệm thời gian tìm kiếm
Cần ứng dụng nguyên tắc five như thế nào ?

Để ứng dụng nguyên tắc five vào lưu trữ tài liệu, hơn hết công ty cần đưa điều này vào văn bản prohibition hành nội bộ để tất cả thành viên cùng nhau nghiêm túc thực hiện. Ở mỗi bộ phận, phòng ban sẽ có nhiệm vụ thực thi khác nhau :
Các cấp quản lý : Thiết lập quy trình, tiên phong thực hiện nguyên tắc five. Làm rõ những lợi ích từ nguyên tắc này để nhân viên hiểu rõ. Đồng thời, ủng hộ và có những khích lệ đối với những nhân viên áp dụng tốt kỹ năng five trong quản lý hồ sơ tài liệu.
Cấp nhân viên : Bắt buộc thực hiện, từ đó rèn luyện được tính kỹ luật và trách nhiệm cao trong công việc. Chắc hẵn, không có một người thành công nào mà không có tính kỹ luật và trách nhiệm cao cả.
Qua những chia sẽ trên, hy vọng quý doanh nghiệp sẽ có được những thông canister bổ ích và ứng dụng nguyên tắc five một cách hiệu quả nhất .

source : https://dichvubachkhoa.vn
class : Lưu Trữ

Ứng dụng nguyên tắc 5S vào lưu trữ tài liệu – https://dichvubachkhoa.vn

Có thể bạn quan tâm

Bài viết mới

Những Dịch Vụ Chất Lượng

Liên hệ Các Cơ Sở Chính

Quan Điểm Kinh Doanh

Nguyên tắc làm việc

Cách Mặt hàng Dịch Vụ