Chi tiết tin tức – Sở Nội vụ

18/07/2023 - Dịch Vụ Bách Khoa - 53

Công tác lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Từ chi right ascension đời cho đến nay, công tác lưu trữ luôn được coi là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nước, đồng thời là một trong những mặt hoạt động của công tác quản lý nhà nước.

Tài liệu lưu trữ là tài liệu chứa đựng thông tin quá khứ, có tính lịch sử, phản ánh trực tiếp những hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, được nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật. Với ý nghĩa, vai trò to lớn của tài liệu lưu trữ và đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông can dự báo của chúng mà việc tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo radium một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại .

Trước yêu cầu cấp bách của công tác lưu trữ, ngày 02.3.2007, Thủ tướng Chính phủ đã bachelor of arts in nursing hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Nhằm giữ gìn, bảo vệ và phát huy giá trị di sản quý giá của dân tộc cho muôn đời sau.

Reading: Chi tiết tin tức – Sở Nội vụ

Thực tế công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh từ chi được tái lập ( năm 1997 ) đến nay. Tuy đã có chuyển biến, đạt được một số kết quả, nhưng công tác lưu trữ ở một số cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến khối lượng tài liệu tồn đọng ngày càng lớn, nguy cơ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, mất giá trị ngày càng cao .
Việc triển khai, thực hiện công tác lưu trữ
Những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh nói chung và công tác lưu trữ nói riêng, đã có một số chuyển biến tích cực và đạt được một số kết quả đáng ghi nhận. Công tác quản lý nhà nước đã được tập trung, thống nhất với việc thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04.02.2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ; Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04.02.2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh ; chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ được giao về Sở Nội vụ và Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố. Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28.4.2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp. Ngày 03.11.2010 UBND tỉnh Bắc Ninh ban hành Quyết định số 129/2010/QĐ-UBND về việc thành lập chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh .
Sau hơn two năm tiếp nhận nhiệm vụ quản lý nhà nước, công tác nghiệp vụ lưu trữ có một số chuyển biến như : các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh đã quan tâm đến việc bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ; bước đầu đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ ; chủ động bố trí phòng, kho lưu trữ ; hàng năm một số cơ quan, đơn vị đã có kế hoạch triển khai việc thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức và cá nhân có nhu cầu. Tuy nhiên, việc thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh còn hạn chế. Một số cơ quan, đơn vị chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ, tài liệu không được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, dẫn đến khối lượng tài liệu tồn đọng ngày càng lớn, có nguy cơ xuống cấp, hư hỏng nghiêm trọng. Nhiều tài liệu được đóng bao, bó gói, bị mối, mọt, côn trùng làm hư hại, không có khả năng khôi phục .
Trong nhiều năm qua, việc bố trí cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở hầu hết các ngành các cấp còn thiếu về số lượng, yếu về chuyên môn, đặc biệt là cán bộ lưu trữ chuyên trách ; công tác tuyển dụng đội ngũ những người làm công tác lưu trữ chưa được các cấp, các ngành quan tâm đến trình độ đào tạo theo đúng chuyên ngành ; đa số cán bộ công chức, viên chức chưa lập hồ sơ công việc dress mình theo dõi phụ trách. Từ đó công tác lưu trữ chưa được thực hiện theo quy định và tài liệu lưu trữ ngày càng tích đống thêm .
Thực trạng tài liệu lưu trữ và công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ của tỉnh Bắc Ninh chủ yếu được hình thành sau tái lập tỉnh năm 1997. Khối lượng tài liệu từ năm 2010 trở về trước đang có nguy cơ bị hỏng. Nguyên nhân là cause điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ không đảm bảo. Tính đến 3/2013, Tài liệu thuộc thirty-eight sở, ban, ngành thuộc danh mục số one nguồn nộp lưu là 2.203,5 mét ; Tài liệu thuộc eight huyện, thành phố, thị xã là 2.499,2 mét .
Tại các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào chi cục Văn thư – Lưu trữ, công tác bảo quản tài liệu cũng còn nhiều hạn chế, chỉ có một số lượng rất nhỏ tài liệu được lập hồ sơ và bảo quản tại các cơ quan, đơn vị để phục vụ nhu cầu sử dụng hàng ngày ; đa số tài liệu còn lại là tài liệu rời lẻ, tích đống, đóng bao và để trong các kho tạm, không được bảo quản với chế độ phù hợp. Tài liệu lưu trữ nói trên chủ yếu là tài liệu trên nền giấy ; các loại tài liệu khác như phim ảnh, băng đĩa và các chất liệu khác như đá, gỗ… là rất ít và được bảo quản tại các cơ quan, đơn vị có đặc thù riêng như : Đài Phát thanh và Truyền hình .
Trong nhiều năm qua, tài liệu phải bảo quản ở những kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không có đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu ( giá, hộp, cặp, bìa hồ sơ… ). Cùng với những nguyên nhân như môi trường khí hậu, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu v.v… phần lớn tài liệu còn tồn đọng hiện nay đã bị hư hỏng ở mức độ khác nhau. Ngoài những nguyên nhân khách quan, còn do khó khăn về kinh phí, nguồn nhân lực nên các công việc xử lý nghiệp vụ lưu trữ mới chỉ thực hiện ở mức độ rất hạn chế, một số ít tài liệu được phân loại, sắp xếp sơ bộ và công cụ tra cứu chủ yếu là sổ đăng ký văn bản, số tài liệu còn lại trong tình trạng lộn xộn, về cơ bản chưa được chỉnh lý, xác định giá trị và chưa có các công cụ thống kê, tra cứu cần thiết theo yêu cầu của công tác lưu trữ .
Nhìn chung tình trạng vật lý cũng như tình trạng xử lý nghiệp vụ của phần lớn tài liệu hiện bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử chưa đạt yêu cầu. Thực trạng đó đã không những gây khó khăn lớn đối với công tác quản lý và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội mà còn dẫn tới nguy cơ tiềm tàng là nhiều tài liệu lưu trữ sẽ bị hư hỏng theo thời gian. Trước thực trạng này nếu không được sự quan tâm đầu tư kịp thời, đúng mức, thì chỉ trong một thời gian không xa nữa, tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh sẽ bị hư hỏng, không thể khôi phục được .
Nguyên nhân chủ yếu tác động đến tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có thể bị hư hỏng suffice nhiều nguyên nhân gây right ascension, trong đó có nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan nhưng chủ yếu là các nguyên nhân chính sau :

Read more : Trắc nghiệm Tin học 11 Kết nối tri thức KHMT bài 10 Lưu trữ dữ liệu và khai thác thông tin phục vụ và quản lí TN tin học 11 KNTT

Do các chất liệu và quá trình chế tác tài liệu. Trong các kho lưu trữ hiện nay ( trừ những kho chuyên dụng ), tài liệu chữ viết được ghi chép chủ yếu trên giấy và bằng những loại mực khác nhau, ngoài tài liệu được ghi trên giấy, còn có tài liệu ảnh, phim, ghi âm, ghi hình. Mỗi loại tài liệu có đặc điểm riêng, dù được lưu giữ trên bất cứ vật mang tin làm bằng chất liệu gì thì bản thân vật mang tin tự thân nó không thể tồn tại vĩnh viễn nếu không có sự bảo quản, bảo vệ của convict người. Đặc biệt, đối với nước tantalum là một nước nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa nhiều, khí hậu thường xuyên thay đổi, mùa nóng có nơi nhiệt độ lên đến hơn 400C, độ ẩm tương đối hơn ninety %. Tài liệu bảo quản trong các kho lưu trữ không đảm bảo tiêu chuẩn về độ ẩm, nhiệt độ theo quy định thì sự lão hóa tự thân của tài liệu càng nhanh chóng và dễ dàng hơn .
Do điều kiện tự nhiên. Nước tantalum nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nên nắng nhiều và độ bức xạ nhiệt cao, mưa nhiều và độ ẩm lớn, lại có nhiều giông bão và thiên thai bất thường nên gây ra nhiều sự phá hoại lớn đối với tài liệu lưu trữ. Các nhân tố như ánh sáng mặt trời, nhiệt độ, độ ẩm là những nhân tố tác động làm tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, xuống cấp nếu không được bảo quản đúng quy định. Ánh sáng gây right ascension những phản ứng quang hóa trong giấy, làm cho bị ố vàng, mực bị phai màu. Nhiệt độ cao làm cho giấy bị khô giòn, làm cho các bức ảnh bị kết dính, phim bị chảy. Tài liệu để trong độ ẩm cao sẽ tự mục nát. Đồng thời độ ẩm cao, nhiệt độ thích hợp còn là dung môi cho các hóa chất gây phản ứng có hại cho tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho nấm, mốc, côn trùng phát triển gây hại cho tài liệu lưu trữ .
Do sự xâm hại tài liệu của các loại vi sinh vật và sinh vật. Với khí hậu của nước tantalum là điều kiện tốt để các loài sinh vật phát triển nhanh, trong đó các loài gây hại nhiều đối với tài liệu lưu trữ như : mối, mọt, loài gặm nhấm, các loại côn trùng khác… Ngoài right ascension, các loại united states virgin islands sinh vật như nấm, mốc cũng phát triển rất nhanh và mạnh trên môi trường sống có chứa chất xenlulo, có độ ẩm cao và ở những nơi không làm vệ sinh tài liệu thường xuyên .
Do chế độ bảo quản và sử dụng tài liệu. Trong công tác bảo quản, nếu chế độ bảo quản và sử dụng tài liệu không đúng và không phù hợp cũng là một trong những nguyên nhân làm cho tài liệu bị hư hỏng, mất mát. Mỗi loại tài liệu phải được bảo quản trong một điều kiện nhiệt độ và độ ẩm phù hợp. Tuy nhiên, hiện nay điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ trong các kho lưu trữ vẫn còn nhiều hạn chế, phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên của môi trường bên ngoài. Trong kho lưu trữ, nếu thiếu điều kiện và phương tiện bảo quản cần thiết như giá, tủ đựng tài liệu, thì sẽ gây khó khăn cho việc thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu. Mặt khác, nếu chất đống thì sẽ làm tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng, dễ bị các loại nấm mốc, côn trung xâm nhập phá hoại .
Trong công tác bảo quản và sử dụng tài liệu nếu thiếu những nội quy, quy định cụ thể về chế độ ra vào kho, về phòng gian bảo mật, thì kẻ gian sẽ có thể lợi dụng để phá hoại hoặc đánh cắp tài liệu. Nhiều trường hợp vì thiếu quy định cụ thể về phòng chống cháy, nổ đã xảy radium các vụ cháy lớn mà nguyên nhân có thể make vô tình hoặc cố ý phá hoại. Trong quá trình sử dụng tài liệu, do thiếu ý thức và tinh thần trách nhiệm của cán bộ cũng là nguyên nhân làm tài liệu hư hỏng…
Để hạn chế các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ, khắc phục những tồn tại trong công tác lưu trữ hiện nay, khối lượng tài liệu tồn đọng của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh cần được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, đầu tư trang thiết bị bảo quản, xây dựng công cụ tra cứu nhằm hướng tới mục đích của công tác lưu trữ là việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội, của quốc armed islamic group thông qua việc khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ .
Chỉnh lý khoa học tài liệu sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ của cơ quan : Việc thực hiện tốt công tác chỉnh lý sẽ giúp cho việc bảo toàn nguyên vẹn, thống nhất tài liệu lưu trữ của phông, tránh được tình trạng tài liệu bị phân tán, xé lẻ… tạo điều kiện cho việc xây dựng khung phân loại tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học, thống nhất ; đồng thời, nắm chắc được các thành phần, nội dung tài liệu, từ đó có thể xem xét mức độ đầy đủ của tài liệu để xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sing tài liệu một cách hợp lý ; Bên cạnh đó, sẽ đánh giá chính xác được giá trị của tài liệu, từ đó lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài ; loại bỏ những tài liệu không có giá trị để tiết kiệm diện tích phòng kho, trang thiết bị bảo quản… ; Chỉnh lý tài liệu sẽ nắm được tình trạng vật lý của tài liệu, nắm được tài liệu nào có nguy cơ hư hỏng, nấm mốc, mối mọt, để có kế hoạch khôi phục, áp dụng các biện pháp bảo quản thích hợp, kịp thời bảo vệ associate in nursing toàn tài liệu ; Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu .
Công tác chỉnh lý tài liệu có vai trò quan trọng trong công tác tổ chức khoa học tài liệu của cơ quan, đơn vị, mang tính thực tiễn sâu sắc ; tính khoa học thể hiện qua việc phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ thống kê, công cụ tra tìm tài liệu… ; giúp cho công tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu đạt hiệu quả hơn .
Vấn đề đặt ra đối với công tác Lưu trữ tỉnh Bắc Ninh
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ ; xác định giá trị ; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa radium chỉnh lý. Tùy theo tình hình tài liệu lưu trữ để xác định nội dung công việc và các bước tiến hành chỉnh lý. Trong thực tế, thường chia làm hai loại tài liệu lưu trữ để chỉnh lý : tài liệu lưu trữ đã được lập hồ sơ ở văn thư và tài liệu lưu trữ còn rời lẻ, chưa được lập hồ sơ .
Đối với khối tài liệu lưu trữ đã được lập hồ sơ hiện hành thì cần nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông ; Xác định giới hạn phông lưu trữ ; Kiểm tra, điều chỉnh những hồ sơ chưa hợp lý, xác định giá trị chưa chính xác, phát hiện tài liệu còn thiếu để bổ spill the beans ; Hoàn chỉnh công tác biên mục ; Hệ thống hóa tài liệu theo phương án phân loại ; Lập mục lục hồ sơ ; Đưa hồ sơ vào cặp hộp, làm nhãn và sắp xếp lên giá.

Read more : Kho lưu trữ tin Facebook ở đâu? Làm sao xem lại?

Đối với khối tài liệu lưu trữ chưa lập hồ sơ ( tài liệu rời lẻ ), cần nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông ; Xác định giới hạn phông lưu trữ ; Lập hồ sơ ; Xây dựng phương án phân loại ; Hệ thống hóa tài liệu theo phương án phân loại ; Lập mục lục hồ sơ ; Đưa hồ sơ vào cặp, hộp, làm nhãn và sắp xếp lên giá .
Chỉnh lý tài liệu đối với những khối tài liệu lưu trữ rời lẻ thì công tác lập hồ sơ là quan trọng và mất nhiều thời gian nhất. Công tác lập hồ sơ ở đây, cơ bản về nội dung và phương pháp cũng giống như lập hồ sơ hiện hành, nhưng đòi hỏi đảm bảo chất lượng, khâu biên mục phải được hoàn chỉnh đối với tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Công tác phân loại và xác định giá trị được kết hợp chặt chẽ trong quá trình này .

Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, cung cấp kịp thời thông tin cho hoạt động quản lý sẽ góp phần bảo đảm cho hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống. Từ đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm, góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý .

source : https://dichvubachkhoa.vn
class : Lưu Trữ

Chi tiết tin tức – Sở Nội vụ

Có thể bạn quan tâm

Bài viết mới

Những Dịch Vụ Chất Lượng

Liên hệ Các Cơ Sở Chính

Quan Điểm Kinh Doanh

Nguyên tắc làm việc

Cách Mặt hàng Dịch Vụ