Dịch Vụ Bách khoa Sửa Chữa Chuyên nghiệpLưu TrữĐề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ

Đề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ

17/07/2023 - Dịch Vụ Bách Khoa - 98
  1. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu L-u ThÞ chung Líp C§QTVP3 – K3 one MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ……………………………………………………………………………………………………………… five CHƯƠNG one …………………………………………………………………………………………………………………. six LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ ………………………………… six 1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. …………………………………………………….. six 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư ………………………………………………………. six 1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. ……………………………………………………. six 1.2.1 Vị trí của công tác văn thư. …………………………………………………………… six 1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư ……………………………………………………….. six 1.3. Yêu cầu của công tác văn thư …………………………………………………………….. seven 1.4 Nội droppings, nhiệm vụ của công tác văn thư. …………………………………………….. seven 1.5. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư ………………………………………. eight 1.5.1. Quản lý văn bản đi. ……………………………………………………………………. eight 1.5.2. Quản lý văn bản đến …………………………………………………………………. ten 1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật. ……………………………… ten 1.5.3.1. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ. …………………………………………….. ten 1.5.3.2. Tổ chức quản lý văn bản mật …………………………………………………. eleven 1.5.4. Tổ chức quản lý và sử dụng convict dấu. ……………………………………………. eleven 1.5.4.1. Nguyên tắc đóng dấu ……………………………………………………………. eleven 1.5.4.2. Quản lý và sử dụng convict dấu …………………………………………………… twelve 1.5.5. Lập hồ sơ lưu trữ ……………………………………………………………………… thirteen 1.5.5.1. Khái niệm …………………………………………………………………………. thirteen 1.5.5.2. Nguyên tắc lập hồ sơ. ………………………………………………………….. fourteen 1.5.5.3. Nội dung của công tác lập hồ sơ. …………………………………………….. fourteen 1.5.5.4. Nộp hồ sơ lưu trữ ………………………………………………………………… fifteen 1.6. Công tác lưu trữ. ………………………………………………………………………….. sixteen
  2. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 two 1.6.1. Khái niệm, ý nghĩa …………………………………………………………………… sixteen 1.6.2. Nội droppings của công tác lưu trữ. ……………………………………………………. seventeen 1.6.3. Tính chất của công tác lưu trữ …………………………………………………….. eighteen 1.6.4 Nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ. ………………………………………….. eighteen 1.6.4.1. Phân loại tài liệu lưu trữ ……………………………………………………….. eighteen 1.6.4.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ. ……………………………………………… twenty-one 1.6.4.3. Khái niệm ………………………………………………………………………….. twenty-one 1.6.4.4. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu. ……………………………………. twenty-one 1.6.4.5. Các tiêu chuẩn định giá trị tài liệu. …………………………………………. twenty-two 1.6.5. Bổ xung tài liệu lưu trữ ……………………………………………………………… twenty-two 1.6.5.1. khái niệm. …………………………………………………………………………. twenty-two 1.6.5.2. Các nguồn bổ xung tài liệu. …………………………………………………… twenty-three 1.6.6.Thống kê lưu trữ. ……………………………………………………………………… twenty-four 1.6.6.1. Khái niệm thống kê tài liệulưu trữ. ………………………………………… twenty-four 1.6.6.2. Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ. ………………………………….. twenty-four 1.6.6.3. Nội dung công tác lưu trữ thống kê. ………………………………………… twenty-five 1.7. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ ………………………………………………………………….. twenty-five 1.7.1. Khái niệm, ý nghĩa …………………………………………………………………… twenty-five 1.7.2. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu. ……………………………………………………….. twenty-five 1.7.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ. ………………………………………………………….. twenty-five 1.7.3.1. Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệulưu trữ. …………………………….. twenty-five 1.7.3.2. Nội droppings bảo quản tài liệu lưu trữ. …………………………………………. twenty-six 1.7.3.3. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. ……………………………….. twenty-six CHƯƠNG two ……………………………………………………………………………………………………………….. twenty-eight THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI …………………………………………………………………………. twenty-eight two. Khái quát chung về UBND huyện Mỹ Đức …………………………………………………………… twenty-eight
  3. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 three 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Mỹ Đức ………………… twenty-eight 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức ………………………………… twenty-nine 2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, prohibition thuộc UBND huyện Mỹ Đức. … thirty 2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐN-UBND huyện Mỹ Đức. ………………………………………………………………………………………… thirty-three 2.3.Thực trạng về công tác tổ chức văn thư-lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Mỹ Đức. …………………………………………………………………………………………… thirty-six 2.3.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ ………………. thirty-six 2.3.1.1.Hình thức tổ chức công tác văn thư- Lưu trữ ……………………………… thirty-six 2.3.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – lưu trữ. ………………………. thirty-seven 2.3.2. Công tác Văn Thư ……………………………………………………………………. thirty-eight 2.3.3. Công tác soạn thảo và bachelor of arts in nursing hành văn bản ……………………………………….. thirty-nine 2.3.4. Công tác quản lý văn bản đến văn bản đi. ……………………………………… forty-two 2.3.4.1. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi …………………………………. forty-two 2.3.4.2 Công tác quản lý và xử lý văn bản đến. …………………………………….. forty-nine 2.3.4.3. Công tác tổ chức quản lý văn bản mật. …………………………………….. fifty-three 2.3.4.4. Tổ chức quản lý và sử dụng convict dấu ………………………………………… fifty-four 2.3.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ. ……………………………………………… fifty-four 2.3.5. Công tác lưu trữ. ……………………………………………………………………… fifty-five 2.3.5.1. Quản lý công tác lưu trữ ……………………………………………………….. fifty-five 2.3.5.2. Công tác thu thập, bổ xung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. ……………….. fifty-seven 2.3.5.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ ………………………………………………………. fifty-seven 2.3.5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệulưu trữ. …………………………………. fifty-eight 2.4.Ưu, nhược điểm của bộ phận văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huỵên Mỹ Đức. ………………………………………………………………………………………………… fifty-eight 2.4.1. Công tác văn thư. …………………………………………………………………….. fifty-eight 2.4.2 Công tác lưu trữ ……………………………………………………………………….. sixty-one CHƯƠNG three ……………………………………………………………………………………. sixty-three
  4. Khoá luận tốt

    nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 four MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI. …………… sixty-three 3.1.Một số nhận xét và đánh giávề công tác văn phòng tại UBND huyện Mỹ Đức. ………………………………………………………………………………………………………. sixty-three 3.1.1.Về cơ cấu tổ chức. …………………………………………………………………….. sixty-three 3.1.2.Về chức năng nhiệm vụ ………………………………………………………………. sixty-three 3.1.3. Về bố trí văn phòng. …………………………………………………………………. sixty-three 3.1.4. Về tổ chức cán bộ : ……………………………………………………………………. sixty-four 3.1.5. Về công tác hậu cần. …………………………………………………………………. sixty-four 3.1.6. Về công tác thông tin. ……………………………………………………………….. sixty-four 3.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức ………………………………………………………………………….. sixty-five 3.2.1.Đổi mới nhận thức về công tác văn thư- lưư trữ tại UBND huyện phục vụ yêu cầu cải cách hành chính hiện nay. ………………………………………………….. sixty-five 3.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên. ……. sixty-six 3.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức …………………………………….. sixty-nine 3.2.4. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ …………………. seventy-one 3.2.4.1. Hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản, banish hành và xử lý văn bản. .. seventy-two 3.2.4.2. Đổi mới công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi trong văn phòng UBND huyện Mỹ Đức …………………………………………………………………….. seventy-three 3.2.4.3. Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ và lưu trữ, xử lý hồ sơ bị tích đống. ………………………………………………………………………………………….. seventy-five 3.2.5. Ứng dụng CNTT vào trong công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện. …………………………………………………………………………………………… seventy-six 3.2.6. Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra công tác văn thư-lưu trữ ………… seventy-eight KẾT LUẬN ………………………………………………………………………………………………………………… seventy-nine TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………79

    Reading: Đề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ

  5. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 five LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn hiện nay đổi mới nâng cao chất lượng quản lý đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội … là vô cùng quan trọng bởi vậy mà hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ là rất cần thiết nó đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan. Công tác văn thư-lưu trữ là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và một nội dung trong văn phòng nói riêng. Vì thế, mà nó được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Công tác Văn thư –lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác, những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan đơn vị. Hiện nay, xã hội của chúng tantalum đang sống trong thời kỳ bùng nổ thông canister, nền kinh tế tri thức đóng vai trò chủ đạo, nó đòi hỏi người cán bộ làm công tác Văn thư không những phải có chuyên môn nghiệp vụ cao mà còn phải có tinh thần trách nhiệm lớn lao, mới góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, thúc đẩy sự phát triển của công tác văn thư nói riêng, xã hội nói chung và hơn nữa còn giữ gìn được tài liệu có giá trị cho quốc armed islamic group. Nhận thức rõ tầm quan trọng của ngành quản trị văn phòng Trường cao đẳng công nghệ Thành Đô đã không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên những kiến thức cơ bản, đến chi ra trường là những cán bộ văn phòng giỏi về chuyên môn nghiệp vụ và có phẩm chất đạo đức vững vàng. Vì thế, cuối mỗi khoá học nhà trường đều tổ chức cho học sinh có một khoảng thời gian đi thực tập thực tế tại các cơ quan, nhằm vận dụng những kiến thức đã được học trong trường vào thực tế, nâng cao trình độ chuyên môn, để sau này học sinh có kiến thức vững vàng và đủ tự canister chi radium trường làm việc thực tế tại các cơ quan. em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ nhân viên văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức và đặc biệt là thầy giáo : Tiến Sỹ Nguyễn Hà Hữu đã giúp đỡ, chỉ bảo tận tình trong quá trình thực tập giúp em hoàn thành tốt bài khoá luận này .
  6. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 six CHƯƠNG one LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông canister bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân. giúp hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả. 1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. 1.2.1 Vị trí của công tác văn thư. Công tác văn thư được xác định là một bộ phận của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội droppings quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội droppings hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý. 1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư. Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng được thể hiện ở một số điểm chủ yếu sau : Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông canister cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước : hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản để làm những việc trái pháp luật .
  7. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 seven Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. 1.3. Yêu cầu của công tác văn thư. – Đảm bảo độ chính xác cao. + Nội droppings văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý + Dẫn chứng hoặc trích yếu ở văn bản phải hoàn toàn chính xác + Số liệu phải đầy đủ rõ ràng. + Văn bản banish hành phải có đầy đủ các yếu tố thể thức cause nhà nước quy định. + Mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước ban hành. + Ngoài radium, tính chính xác còn phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ trong đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản được thể hiện trong việc thực hiện đúng các quy định của Nhà nước. – Mức độ mật : + Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan mang nhiều nội droppings có liên quan đến những vấn đề thuộc phạm united states virgin islands bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật. 1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư. * Công tác văn thư bao gồm các nội dung chủ yếu sau : – Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. – Thảo đề cương văn bản. – Duyệt văn bản và trình duyệt văn bản. – Đánh máy, in sao văn bản. – Ký, đóng dấu và banish hành văn bản .
  8. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 eight – Quản lý và giải quyết văn bản. – Đăng ký và giải quyết văn bản đến. – Đăng ký và giải quyết văn bản đi. – Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan. – Quản lý và sử dụng victimize dấu của cơ quan. * Nhiệm vụ của công tác văn thư. – Nhận và bóc bì văn bản đến. – Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký. – Phân loại và trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn bản. – Chuyển giao và theo dõi việc giải quết văn bản đến của các phòng ban chức năng. – Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu. – Gửi văn bản đi. – Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản convict dấu của cơ quan. 1.5. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư 1.5.1. Quản lý văn bản đi. Văn bản đi là tất cả văn bản doctor of osteopathy cơ quan, tổ chức gửi đi. Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật ) cause cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. Trình tự các bước giải quyết văn bản đi. – Soạn thảo văn bản. Đây là khâu đầu tiên trong quy trình xử lý văn bản đi. Nó được hiện hành ở các bộ phận chuyên môn hay người có trách nhiệm biên tập. Người soạn thảo cần phải biết và nắm vững những yêu cầu về nội droppings, hình thức, thể thức Nhà nước quy định .
  9. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 nine – Thông qua văn bản. Thủ tục thông quan văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong quy trình soạn thảo văn bản. Đối với những văn bản không quan trọng thì thủ trưởng có thể ủy quyền cho cấp dưới ký. Việc quy định quy trình thông qua văn bản một cách khoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm của người thực hiện mà còn giảm bớt thời gian hoàn thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời, xác định trách nhiệm cụ thể của các cá nhân vào từng giai đoạn của văn bản. – Tổ chức văn bản đi. Để văn bản đi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung cũng như hình thức văn bản thì cần phải đáp ứng đủ yêu cầu sau. – Kiểm tra thể thức văn bản đi bao gồm : + kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận, chữ ký, đóng dấu văn bản đi. + Đăng ký văn bản đi : việc đăng ký nhằm quản lý toàn bộ văn bản đi của cơ quan gửi đến cơ quan khác + Chuyển văn bản đi : Sau chi đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi thỡ tiến hành chuyển văn bản đi. Văn bản có thể được tiến hành chuyển qua bưu điện hoặc chuyển trực tiếp, nhưng phải vào sổ chuyển văn bản và người ký nhận vào sổ ( nếu chuyển trực tiếp ), nhân viên bưu điện đóng dấu bưu điện ( nếu chuyển qua bưu điện ) – Sắp xếp và quản lý văn bản lưu : Trong quá trình hoạt động, các cơ quan ban hành văn bản phải được lưu lại ít nhất 02 bản chính ( 01 bản lưu ở văn thư cơ quan, 01 bản lưu trực tiếp ở cơ quan soạn ra văn bản ). Nhân viên văn thư có trách nhiệm sắp xếp các văn bản lưu văn bản tại bộ phận văn thư một cách khoa học, để tra tìm chi cần thiết. Việc sắp xếp văn bản lưu phải theo thứ tự thời gian hoặc theo từng loại .
  10. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 ten 1.5.2. Quản lý văn bản đến. Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật ) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến. * Nguyên tắc nhận văn bản đến. – Tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung vào văn thư để làm thủ tục đăng ký, vào sổ hoặc máy tính để quản lý thống nhất. – Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng chính xác và giữ bí mật. – Văn bản đến phải chuyển tới lãnh đạo văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính để trình thủ trưởng cơ quan, sau đó phân phối cho cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết. * Quy trình xử lý văn bản đến gồm các bước sau : – Nhận hồ sơ và phân loại văn bản. – Bóc bì văn bản. – Đăng ký văn bản đến. – Phân phối và chuyển giao văn bản đến. – Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến. 1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật. 1.5.3.1. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ. Các văn bản, tài liệu cơ quan, tổ chức ban hành trong nội bộ cơ quan gọi chung là văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ cơ quan bao gồm : Quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn giấy tờ công tác…… Để quản lý tốt các văn bản nội bộ, văn thư cơ quan phải làm sổ đăng ký riêng từng loại, nhưng nhìn chung gồm các nội droppings sau : Số, ký hiệu, ngày ký người ký, nội droppings tóm tắt, người nhận, nơi nhận .
  11. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 eleven 1.5.3.2. Tổ chức quản lý văn bản mật. Văn bản mật là văn bản chứa đựng cỏc nội droppings bí mật của Đảng, Nhà nước việc quản lý văn bản mật phải tuân thủ các quy định của Nhà nước. – Pháp lệnh bảo vệ bí mật của Nhà nước, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày twenty-seven tháng twelve năm 2000. – Nghị định số 33/20002/NĐ-CP ngày twenty-eight tháng twelve năm 2002 của Chính phủ quy định qi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước. 1.5.4. Tổ chức quản lý và sử dụng bunco dấu. memorize dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước. Trong các cơ quan thường có hai loại con dấu là : Dấu cơ quan ( có quốc huy hoặc không có quốc huy ) Dấu văn phòng Ngoài hai loại dấu nói trên thì cơ quan còn có thể sử dụng các loại dấu như : dấu cỉ mức độ mật, độ khẩn, dấu đến, dấu họ và tên của người có thẩm quyền trong cơ quan. Việc tổ chức và sử dụng bunco dấu được quy định tại Nghị Định 58/2001/NĐ- CP của chính phủ ban hành ngày twenty-four tháng eight năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu, và các thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Bộ nội vụ, Bộ công associate in nursing, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về công tác văn thư. 1.5.4.1. Nguyên tắc đóng dấu. * Việc đóng dấu vào văn bản phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau. – Phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản trước chi đóng dấu, chỉ đóng dấu những văn bản đúng thể thức, có chữ ký của người có thẩm quyền. – Cán bộ văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản, không được để người
  12. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 twelve khác làm thay. – Dấu phải đóng rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. – chi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. – Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. – Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính bash người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. – Dấu mờ thì phải đóng lại không đóng trùm lên dấu cũ. 1.5.4.2. Quản lý và sử dụng bunco dấu. – con dấu trong cơ quan tổ chức phải make thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về công tác văn thư giữ và dấu đóng tại cơ quan, tổ chức. Người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu vì vậy mà không được cho người khác mượn cần thực hiện các quy định sau : + Không giao dấu cho người khác chi chưa được sự cho phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. + Không đem dấu về nhà hoặc đi công tác. + Mỗi cơ quan đơn vị sử dụng thống nhất một memorize dấu. + Dấu phải được bảo quản cẩn thận, chi mất phải báo ngay cho cơ quan quản lý dấu theo quy định. + Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức. + Chỉ được đóng dấu những văn bản, giấy tờ sau chi đó có chữ ký của người có thẩm quyền. + Không được đóng dấu khống chỉ .
  13. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 thirteen + Mực dấu thống nhất màu đỏ theo quy định. + convict dấu đang sử dụng bị mũn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại và nộp bunco dấu cũ. + Không dùng vật cứng, nhọn để lấy bụi trên victimize dấu, dấu không bị bẩn +Sử dụng memorize dấu xong phải treo dấu lên giá và dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ được khoá cẩn thận. 1.5.5. Lập hồ sơ lưu trữ. 1.5.5.1. Khái niệm Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ các văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm united states virgin islands chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân. Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành các hồ sơ trong chi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định. Các loại hồ sơ được phân loại dựa vào đặc điểm và sự hình thành văn bản : Hồ sơ công việc : Là toàn bộ các văn bản có nội droppings liên quan với nhau về việc giải quyết một vấn đề, một công việc. Hồ sơ nguyên tắc : Là tập bản sao các văn bản pháp quy về một mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày. Có thể là tập hợp bản sao văn bản của nhiều năm, không thuộc diện nộp lưu của cơ quan. Hồ sơ trình duyệt, ký : Thường bao gồm hai phần. Phần một gồm những văn bản nguyên tắc, làm cơ sở cho việc dự thảo văn bản trình duyệt, văn bản yêu cầu đề nghị giải quyết, văn bản ghi kết quả điều tra, nghiên cứu sự việc đó Phần hai gồm văn bản dự thảo trình thủ trưởng duyệt ký và phê chuẩn. * Tác dụng của công tác lập hồ sơ .
  14. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 fourteen – Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả. – Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước cơ quan đơn vị. – Giúp cơ quan quản lý được toàn bộ công việc, quản lý chặt chẽ các tài liệu. – Lưu giữ và sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống, tránh tình trạng sảy ra mất mát hoặc thất lạc tài liệu. 1.5.5.2. Nguyên tắc lập hồ sơ. Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Vì vậy khâu này phải được thực hiện một cách nghiêm túc có hệ thống và phải tuân theo các nguyên tắc sau. – Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan tổ chức. – Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc – Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thể thức. – Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá bảo quản tương đối đồng đều. – Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ rõ ràng. – Hồ sơ lập ra phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản. 1.5.5.3. Nội dung của công tác lập hồ sơ. – Lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ là một bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan phải lập trong năm, có kèm theo chỉ dẫn về thời gian và được duyệt theo một chế độ nhất đinh. Mục đích là nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan đơn vị lập hồ
  15. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 fifteen sơ đầy đủ, thuận tiện, giúp cho việc quản lý lập hồ sơ được thống nhất chặt chẽ. Có hai loại danh mục hồ sơ là : Hồ sơ tổng hợp và hồ sơ theo đơn vị, tổ chức. Công tác lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo các bước : Xác định loại danh mục hồ sơ. Xây dựng đề cương phân loại. Dự kiến tiêu đề hồ sơ. Quy định ký hiệu hồ sơ. Người lập hồ sơ. Thời hạn bảo quản hồ sơ. – Mở hồ sơ Đầu năm cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần lập vào các bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ. + Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ. + Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, và tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản. + Viết hồ sơ. + Ghi mục lục văn bản. + Viết chứng từ kết thúc. + Viết bìa hồ sơ. 1.5.5.4. Nộp hồ sơ lưu trữ. Hồ sơ tài liệu hìn thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Tất cả các hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình giảI quyết công việc đều phải nộp. Còn tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc và những hồ sơ liên quan đến công việc của năm tới thì không phải nộp cho lưu trữ cơ quan. Cán bộ lưu trữ cần phối hợp với cán bộ văn thư cơ quan lập danh sách những
  16. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 sixteen hồ sơ cần nộp để không bỏ sót những hồ sơ có giá trị. Hồ sơ giải quyết xong, sau chi kết thúc, được để lại phòng, tổ công tác một năm để theo dõi nghiên cứu chi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới được nộp vào lưu trữ cơ quan. chi giao nộp hồ sơ, tài liệu, phải lập biên bản giao nộp tài liệu kèm theo các bản danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và danh sách còn giữ lại để nghiên cứu. 1.6. Công tác lưu trữ. 1.6.1. Khái niệm, ý nghĩa Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản, tất cả văn bản đến đã qua xử lý, bảo lưu của văn bản đi và hồ sơ tài liệu liên quan đều phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị – xã hội và các cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hoá…được đưa vào trong các kho lưu trữ để sử dụng vào các mục đích phục vụ xã hội, convict người. Ý nghĩa của công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một bunco người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của một quốc armed islamic group trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu. Tài liệu lưu trữ phản ánh tình hình phát triển kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành….Nguồn tài liệu này đã cung cấp những thông tin quá khứ rất có giá trị phục vụ cho việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế phát triển hoàn chỉnh, xác thực và đảm bảo cơ sở khoa học. Bên cạnh đó tài liệu lưu trữ còn phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần, nhận thức về xã hội và tự nhiên của một dân tộc qua các thời kỳ lịch sử. Nó là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có vai trò và ý nghĩa quan trọng
  17. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 seventeen trong công cuộc bảo vệ và phát triển văn hoá Việt Nam. Tài liệu lưu trữ cũng phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại. Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá xã hội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung. Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc armed islamic group. Chức năng của công tác lưu trữ có các chức năng sau : – Tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và associate in nursing toàn tài liệu lưu trữ. – Tổ chức, sử dụng có hiệu quả phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội. Hai chức năng trên có liên quan chặt chẽ với nhau, thực hiện tốt chức nămg thứ nhất sẽ tạo tiền đề vật chất chủ yếu để thực hiện chức năng thứ hai. 1.6.2. Nội dung của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm các nội droppings sau : – Công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu lưu trữ đó là : Phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu bổ xung vào các kho lưu trữ, thống kê kiểm tra tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học, bảo quản tài kiệu, giới thiệu và công bố tài liệu lưu trữ. – Xây dựng hệ thống lý lưu trữ khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vào thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ. make đó công tác nghiên cứu khoa học về nghiệp vụ lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ .
  18. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 eighteen – Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương đến địa phương, có sự chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp vụ lưu trữ. 1.6.3. Tính chất của công tác lưu trữ. – Tính cơ mật : Đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc, chế độ thủ tục chặt chẽ, đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo vệ tài sản lưu trữ. – Tính khoa học : Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin lớn, có giá trị đối với đời sống chính trị xã hội của đất nước. Để đảm bảo associate in nursing toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả lượng thông canister ấy, cần có các khâu nghiệp vụ như : phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu .. đều phải được tiến hành theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp cụ thể. – Tính chất nghiệp vụ : công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội của từng ngành cụ thể. Nó phục vụ trực tiếp cho quá trình hoạt động của ngành đó 1.6.4 Nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ. 1.6.4.1. Phân loại tài liệu lưu trữ. Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trưng chung nhằm tổ chức khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả tài liệu. Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc armed islamic group, tài liệu trong các kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng các hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp ứng được yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và associate in nursing toàn. Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như : xác định giá trị, bổ whistle, thống kê tài liệu…Trên cơ sở tài liệu sẽ được tiến hành thuận lợi. Phân loại tài liệu được tiến hành qua các giai đoạn sau .
  19. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 nineteen * Giai đoạn one : Phân loại tài liệu lưu trữ quốc armed islamic group. Phông lưu trữ quốc armed islamic group là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nhà nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam, không phụ thuộc vào thời hạn địa diểm right ascension đời, nơi bảo quản, phương pháp và kỹ thuật làm right ascension chúng. – Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc armed islamic group thành các nhóm, trên cơ sở đó tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ của Nhà nước. Cấc đặc trưng chủ yếu để xác định mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước. + Tính lịch sử. + Ý nghĩa của tài liệu. + Theo lãnh thổ hành chính. + Theo ngành hoạt động. + Kỹ thuật và phương pháp tài liệu. * Giai đoạn two : Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ. Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ là : quá trình nghiên cứu để phân chia tài liệu theo các phông lưu trữ. Việc phân chia tài liệu trong kho lưu trữ thành các phông lưu trữ có ý nghĩa rất cơ bản trong qua trình tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ quốc armed islamic group nói chung và tài liệu ở kho lưu trữ nói riêng. Nó đảm bảo cho tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đó sản sinh radium tài liệu, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu. Các phông lưu trữ trong các kho lưu trữ bao gồm : + Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của rmột cơ quan có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử…đãđược lựa chọn và đưa vào kho lưu trữ. + Phông lưu trữ cá nhân, armed islamic group đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sinh sống và hoạt động của một cá nhân, armed islamic group đình, hoặc một dòng họ được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Những tài liệu đó được
  20. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 twenty lựa chọn trong toàn bộ số tài liệu có ý nghĩa quan trọng trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học… + Sưu tập tài liệu lưu trữ là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử…hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan hoặc cá nhân, được kết hợp với nhau theo những đặc trưng nhất định. * Giai đoạn three : phân loại tài liệu theo các phông lưu trữ. – Căn cứ vào những đặc trưng chủ yếu của tài liệu trong từng phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự và bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó. – Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan gồm các bước sau. + Bước one : Chọn phương án phân loại. Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản dự kiến phân nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông. chi phân loại tài liệu phông lưu trữ có thể lựa chọn các phương án như ; Phương án cơ cấu-tổ chức Phương án thời gian-cơ cấu tổ chức Phương án ngành hoạt động-thời gian Phương án thời gian-ngành hoạt động Để lựa chọn được phương án hợp lý cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, thành phần và nội dung tài liệu của cơ quan hình thành phông. + Bước two : Xây dựng phương án phân loại. Nên xây dựng một phương án phân loại cụ thể đối với phông lưu trữ. Trong quá trình phân loại, sự phân chia các nhóm qi tiết tới mức nào còn phụ thuộc vào nội droppings và khối lượng tài liệu của phông. Có thể không nhất thiết phải dựa vào một đặc trưng giống nhau. + Bước three : Sắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm. Phương án phân loại phải đảm bảo tính khoa học cao. Việc sắp xếp các nhóm
  21. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 twenty-one tài liệu cần dựa trên các nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới theo tầm quan trọng và thời gian. – Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ cá nhân chi phân loại cũng cần lựa chọn, xây dựng phương án phân loại, sắp xếp các nhóm. Nhưng dress tính đa dạng của phông tài liệu này nên dựa vào nhiều đặc trưng khác nhau như : Thời kỳ lịch sử, tác giả tài liệu… – Phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ Việc phân loại thường dựa vào đặc trưng vấn đề kết hợp và thời gian, nó là căn cứ để hệ thống hoá tài liệu trong sưu tập, là cơ sở để bổ sing, thu thập những tài liệu có liên quan để hoàn chỉnh. 1.6.4.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ. 1.6.4.3. Khái niệm. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phông, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học… Thông qua việc đánh giá sẽ loại radium để huỷ bỏ những tài liệu đã hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị, giảm bớt được qi phí bảo quản tài liệu, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. 1.6.4.4. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu. * chi tiến hành xác định giá trị tài liệu, cần đảm bảo các nguyên tắc sau : – Nguyên tắc chính trị : Là những tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của các cơ quan luôn phản ánh quyền lợi của một giai cấp nhất định. Trong quá trình xem xét ý nghĩa của tài liệu để bảo quản hoặc loại radium và hủy bỏ, mỗi giai cấp đều xuất phát từ quyền lợi của chính mình mà định radium giá trị tài liệu .
  22. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 twenty-two – Nguyên tắc lịch sử : các tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với các thời kỳ lịch sử. Giá trị của mỗi loại tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với điều kiện lịch sử từng thời kỳ. Chính vì vậy mà chi xem xét ý nghĩa của các tài liệu cụ thể cần có quan điểm lịch sử, thời điểm hình thành, chức năng, ý nghĩa của những tài liệu này trong hoạt động của bộ máy Nhà nước nói riêng và xã hội nói chung. – Nguyên tắc tổng hợp : Tài liệu lưu trữ phản ánh xã hội về nhiều khía cạnh của xã hội, lên nó có tác dụng trong các mặt của đời sống xã hội. Vì vậy chi xác định giá trị của tài liệu lưu trữ phải có quan điểm tổng hợp và toàn diện. chi xác định giá trị bất cứ một phông, hồ sơ cần dựa vào cả hình thức và nội dung, đặc điểm ngôn ngữ…giá trị của tài liệu cần dựa vào nhu cầu cần thiết của tất cả các lĩnh vực : chính trị, kinh tế, văn hoá, giáo dục và các lĩnh vực khác của đời sống xã hội. 1.6.4.5. Các tiêu chuẩn định giá trị tài liệu. Việc xác định giá trị tài liệu dựa vào các tiêu chuẩn sau. – Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu. – Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu. – Tiêu chuẩn ý nghĩa đơn vị hình thành phông lưu trữ. – Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu. – Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành. – Tiêu chuẩn mức độ hình thành và khối lượng của phông trữ. – Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu. – Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu. – Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu 1.6.5. Bổ xung tài liệu lưu trữ. 1.6.5.1. khái niệm. Bổ xung tài liệu là công tác sưu tầm, thu thập thêm làm phong phú và hoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ Nhà nước ở địa
  23. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 twenty-three phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất. 1.6.5.2. Các nguồn bổ xung tài liệu. Đối với phông lưu trữ quốc armed islamic group, các nguồn bổ xung tài liệu rất đa dạng, phong phú nhưng quan trọng hơn là những nguồn tài liệu sau. – Nguồn tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang, tổ chức hoạt động kinh tế. – Nguồn tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại chưa thu thập hết. Nguồn tài liệu này gồm hai nhóm là : Tài liệu make các cơ quan thuộc nhà nước phong kiến và thực dân tạo lên trong quá trình hoạt động của thời kỳ trước cách mạng tháng eight năm 1945, và các tài liệu khác. – Nguồn tài liệu đang được bảo quản tại viện bảo tàng, thư viện, nhà xuất bản và một số cơ quan khác. – Nguồn tài liệu đang được bảo quản tại các viện lưu trữ nước ngoài. Đối với phông lưu trữ cơ quan nguồn bổ xung tài liệu chủ yếu cần thường xuyên được bổ xung là những tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành, đã lập hồ sơ và lựa chọn nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định của nhà nước. Để tổ chức tốt công tác bổ xung tài liệu cần chư ý tới các điểm : Các cơ quan quản lý công tác lưu trữ phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các kế hoạch đó. Trong quá trình thực hiện bổ xung tài liệu các tài liệu nhập vào kho lưu trữ phải kèm theo mục lục thống kê, dựa trên cơ sở đó thì cán bộ nghiệp vụ tiến hành kiểm tra số lượng tài liệu có trên thực tế. Thường xuyên tuyên truyền, vận động công tác này đến cán bộ công chức của cơ quan giao nộp những tài liệu có giá trị theo đúng quy định của rnhà nước.
  24. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 twenty-four 1.6.6.Thống kê lưu trữ. 1.6.6.1. Khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ. – Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dungtình hình tài liệu, cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ. – Thống kê tài liệu lưu trữ giữ một vị trí rất quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan đơn vị. – Những số liệu thống kê là cơ sở thực tế để các phông, các kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ xung thu nhập, chỉnh lý, xác định gía trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 1.6.6.2. Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ở nước tantalum được thực hiện theo nguyên tắc tập trung- thống nhất được thể hiện trên hai mặt : Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc armed islamic group vào bảo quản trong mạng lưới các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương dưới sự quản lý thống nhất của cục lưu trữ Nhà nước. Cục lưu trữ Nhà nước tập trung chỉ đạo và quản lý thống nhất về tổ chức cơ quan lưu trữ, pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ. Hiện nay ở nước tantalum dress nhiều nguyên nhân khác nhau nên có một số bộ phận tài liệu lưu trữ quốc armed islamic group đang bị phân tán ở một số đơn vị nghiên cứu, bảo tàng, thư viện…Ngoài radium hệ thống các kho lưu trữ được tổ chức hoàn chỉnh, các văn bản của Nhà nước về hoạt động lưu trữ còn chưa xác lập được hành lang pháp lý vững chắc làm cơ sở pháp lý có hiệu quả công tác lưu trữ. * Trong qúa trình thống kê tài liệu lưu trữ cần phải tuân thủ các nguyên tắc : – Đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng cú hiệu quả tài liệu đó. – Đảm bảo thống kê toàn diện, kịp thời, chính xác và triệt để .
  25. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 twenty-five – Đảm bảo thực hiện quan điểm tập trung thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ quốc armed islamic group. 1.6.6.3. Nội dung công tác lưu trữ thống kê. Nội dung công tác thống kê bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ cơ quan và thống kê tài liệu lưu trữ trên phạm united states virgin islands cả nước. 1.7. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 1.7.1. Khái niệm, ý nghĩa Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, bổ xung, xác định giá trị tài liệu…để tổ chức khoa học các phông lưu trữ, nhằm đảm bảo associate in nursing toàn và sử dụng có hiệu quả nhất. * Ý nghĩa Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ công tác lưu trữ và xây dựng các công cụ tra cứu nhằm khai thác triệt để, toàn diện tài liệu ở các phông, các kho lưu trữ. 1.7.2. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu. Bao gồm các nghiệp vụ sau : – Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. – Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ – Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo phương án đã chọn. 1.7.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 1.7.3.1. Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệu lưu trữ. * Khái niệm Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái nguyên vẹn, lâu bền và associate in nursing toàn tài liệu lưu trữ
  26. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 twenty-six * Ý nghĩa : Tài liệu lưu trữ quốc armed islamic group là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với việc xây dựng đất nước. Bảo quản tài liệu lưu trữ là công việc có ý nghĩa rất quan trọng. Đây cũng là một công việc khó khăn đặc biệt trong việc điều kiện lịch sử địa lý khí hậu của nước tantalum. 1.7.3.2. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ. Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như : Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật.công tác này được quy định cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc armed islamic group. Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như : Nhiệt độ, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn perform yếu tố chủ quan của con người như : Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ. Biện pháp bảo quản là : Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt, côn trùng… Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ. Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi làm việc của cơ quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy, chữa cháy cho kho lưu trữ. 1.7.3.3. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. – Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của công dân. – Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích sau : + Mục đích chính trị : thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước phục vụ đấu tranh chính trị và ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất
  27. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 twenty-seven nước phát triển quan hệ hợp tác về kinh tế – văn hoá với các nước. Phục vụ đấu tranh chống luận điệu xuyên tạc chính sách đối nội, đối ngoại của nhà nước do bọn phản động và đế quốc tiến hành. – Mục đích kinh tế : Tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu cải cách cơ chế quản lý kinh tế, vấn đề dự báo và kế hoạch phát triển kinh tế của đất nước. – Mục đích khoa học : Tài liệu lưu trữ được sử dụng nghiên cứu giải quyết các vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế của Đảng và Nhà nước tantalum đề radium trong từng giai đoạn. – Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ : + Thông báo tài liệu lưu trữ : việc thông báo này giúp cho các cơ quan, đơn vị được thông báo tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả. + Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ như : xây dựng và tổ chức tốt hệ thống các công cụ tra cứu khoa học, hướng dẫn cán bộ nghiên cứu về cách sử dụng công cụ tra tìm tài liệu … + Triển lãm tài liệu lưu trữ như : triển lãm về những vấn đề cấp thiết của đời sống chính trị- xã hội của đất nước, các chuyên đề nhân các ngày lễ lớn … + Viết bài đăng báo, phát thanh và truyền hình hay công bố tài liệu lưu
  28. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 twenty-eight CHƯƠNG two THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI. two. Khái quát chung về UBND huyện Mỹ Đức. 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Mỹ Đức. Mỹ Đức là một huyện thuộc thành phố Hà Nội, có nhiều truyền thống đấu tranh cách mạng và có nền kinh tế đã và đang trên đà phát triển. Trung tâm huyện cách Thị xã Hà Đông thirty-seven kilometer về phía Tây Nam. Toàn huyện có twenty-two xã và thị trấn. Diện tích đất tự nhiên là 23.004 hour angle, dân số 182.223 người. Trong đó, phần lớn là dân tộc Kinh, một số ít là đồng bào Mường. Huyện Mỹ Đức có nhiều tiềm năng phát triển kinh tế như vị trí địa lý của huyện rất thuận lợi. Phía Đông tiếp giáp với huyện Ứng Hoà, có dòng sông Đáy chảy qua ; phía Tây Nam là những ngọn núi trong đó có nhiều cling động, thung, quèn của dãy Hoàng Sơn ; phía Nam giáp huyện Kim Bảng- tỉnh Hà Nam và phía Bắc giáp huyện Kim Bôi- tỉnh Hoà Bình. Mỹ Đức là một huyện có truyền thống cách mạng kiên cường, có nền kinh tế nông nghiệp lâu đời đã và đang được ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật làm cho nó ngày càng phát triển, với nhiều ngành nghề truyền thống như : Trồng dâu, nuôi tằm, hàng thủ công mỹ nghệ… có nhiều danh thrash thắng cảnh nổi tiếng như : Lễ hội Chùa Hương, Khu du lịch hồ Quan Sơn… Với các yếu tố trên, làm cho Mỹ Đức có nền kinh tế khá phát triển và mang nhiều nét đẹp về truyền thống cũng như du lịch. Trong năm 2008 huyện Mỹ Đức đã đạt được những kết quả kinh tế cao như : Tổng giá trị sản xuất đạt 1.327,7 tỷ đồng, đạt 103 % kế hoạch, tăng 15,3 % therefore với năm 2007 ; tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt ten % .Bình quân đạt 6,6 triệu
  29. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 twenty-nine đồng/người/năm ( xem báo cáo số 61/BC-UBND ở phụ lục ). 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức. . UBND huyện Mỹ Đức nhiệm kỳ 2005-2009 gồm nine người, trong đó có : 01 chủ tịch UBND, 03 phó chủ tịch UBND và 05 Uỷ viên. Phân công trách nhiệm cụ thể như sau. 01 Chủ tịch UBND huyện : chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của UBND huyện theo luật tổ chức HĐND và UBND ( 1994 ). Ngoài radium Chủ tịch UBND còn trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực cụ thể như : công tác xây dựng cơ bản và phụ trách công tác thi đua khen thưởng. 01 Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối kinh tế ( gồm các quy hoạch, kế hoạch, đất đai, tài chính ) 01 Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn hoá –Du lịch. 01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách khối nông nghiệp. 01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác associate in nursing ninh, chính trị, trật tự associate in nursing toàn xã hội và công tác pháp chế. 01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác quân sự địa phương. 01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác tổ chức lao động và thương binh xã hội. 01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác Văn phòng HĐDN – UBND huyện. 01 Uỷ viên phụ trách công tác tài nguyên môi trường. Ngoài nhiệm vụ chính theo sự phân công, do tính chất, yêu cầu công việc và sự chỉ đạo điều hành của UBND, UBND huyện phân công công tác cho các đồng chí thành viên UBND tham armed islamic group vào một số ban chỉ đạo của huyện như : Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách khối kinh tế làm trưởng banish chỉ đạo cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đồng chí Phó chủ tịch phụ trách công tác Văn hoá-xã hội làm trưởng ban xoá đói giảm nghèo, banish associate in nursing toàn giao thông, ban xây dựng làng
  30. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 thirty văn hóa, ban chỉ đạo vệ sinh associate in nursing toàn thực phẩm …… UBND huyện Mỹ Đức chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND huyện Mỹ Đức và trước UBND thành phố Hà Nội. Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của mình trước HĐND, UBND và cùng các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động UBND trước HĐND. UBND huyện Mỹ Đức có nine người : trong đó có : Chủ tịch phụ trách chung, hai phó Chủ tịch và các Ủy viên khác. Bộ máy giúp việc cho UBND huyện gồm có Văn phòng UBND, các Phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện. + UBND act HĐND cùng cấp bầu right ascension, gồm có Chủ tịch, Phó chủ tịch và Ủy viên. Chủ tịch là đại biểu HĐND, các thành viên khác của UBND không nhất thiết phải là thành viên HĐND. + Cơ quan giúp việc cho UBND huyện Mỹ Đức gồm có twelve phòng bachelor of arts in nursing chuyên môn như sau : ( xem phụ lục two ) one. Văn phòng UBND huyện. two. Phòng Tài chính Kế hoạch three. Phòng tư pháp four. Phòng Thanh tra five. Phòng y tế. six. Phòng văn hoá- thông tin. seven. Phòng tài nguyên –môi trường. eight. Phòng giáo dục – Đào tạo. nine. Phòng Nội vụ. ten. Phòng lao động thương binh và xã hội eleven. Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn. 12.Phòng công thương. 2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND huyện Mỹ Đức .
  31. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 thirty-one * Phòng nội vụ : Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện, và hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền. Trình UBND huyện, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức cụ thể của các cơ quan chuyên môn của huyện, theo quy định của UBND thành phố. Giúp UBND huyện, quản lý công tác tổ chức, biên chế, tiền lượng theo phân cấp của UBND thành phố và quy định của pháp luật, công tác xây dựng và củng cố chính quyền cơ sở. * Phòng lao động, Thương binh và Xã hội : Trình UBND huyện, ban hành văn bản hướng dẫn, các chương trình công tác về việc thực hiện các chính sách, chế độ và pháp luật của Nhà nước về lao động, thương binh và xã hội trên địa bàn ; Tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật về lao động, việc làm, associate in nursing toàn lao động, dạy nghề, bảo hiểm xã hội, thương binh, liệt sĩ và người có công với cách mạng, bảo trợ xã hội, xoá đói giảm nghèo, phòng chống tệ nạn xã hội của huyện … * Phòng tài chính – Kế hoạch : Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện, quản lý Nhà nước Về tài chính, ngân sách. Trình UBND huyện, ban hành các văn bản triển khai thực hiện chính sách, chế độ và pháp luật về lĩnh vực tài chính, ngân sách, giá cả trên địa bàn huyện. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND cấp xã xây dựng dự toán ngân sách hàng năm ; xây dựng dự toán ngân sách cấp huyện, theo chỉ đạo của UBND tỉnh và hướng dẫn của Sở Tài chính, trình UBND huyện, để UBND huyện, trình HĐND cùng cấp quyết định, kế hoạch đầu tư và đăng ký kinh doanh. Phối hợp với các cơ quan thu thuế trong việc quản lý tài chính ngân sách Nhà nước thuộc huyện .
  32. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 thirty-two Thẩm tra các dự án đầu tư do huyện, quản lý : thẩm định và chịu trách nhiệm quyết toán thu, qi ngân sách cấp xã : lập quyết toán thu, qi ngân sách của huyện : tổng hợp, lập báo cáo quyết toán thu ngân sách trên địa bàn huyện, và quyết toán thu, qi ngân sách huyện, trình UBND huyện, xem xét gửi Sở Tài chính ; báo cáo bổ sing quyết toán ngân sách gửi Sở Tài chính sau chi được HĐND huyện phê chuẩn. * Phòng giáo dục : Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện, thực hiện quản lý Nhà nước về giáo dục mầm not, tiểu học, trung học cơ sở, phổ thông thuộc phạm united states virgin islands của huyện. * Phòng văn hoá – Thông canister : Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện, thực hiện quản lý Nhà nước về văn hóa, thông can, thể dục, thể thao, phát thanh, truyền hình. Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm, chương trình, giải pháp phát triền và quản lý công tác văn hoá, thông can, thể thao, phát thanh, truyền hình và tổ chức thực hiện chi được UBND huyện phê duyệt. * Phòng tài nguyên và môi trường : Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường. * Phòng tư pháp : Có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện, quản lý Nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hoà giải ở cơ sở và các công tác tư pháp khác .
  33. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 thirty-three * Phòng nông nghiệp và PTNT : Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về nông, lâm, thuỷ sản, định canh, định cư, kinh tế mới, khoa học và công nghệ, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, du lịch. * Thanh tra huyện. Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có trách nhiệm giúp UBND huyện, quản lý nhà nước về công tác thanh tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền thành tra hành chớnh trong phạm six quản lý nhà nước của UBND huyện. * Phòng công thương : Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về kiến trúc, quy hoạch, xây dựng vật liệu xây dựng, nhà ở, công sở, giao thông, bưu chính, viễn thông và công nghệ thông tin. * Phòng y tế Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, giúp UBND huyện quản lý nhà nước về y tế, chăm sóc sức khỏe cộng đồng. 2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐN-UBND huyện Mỹ Đức. a. Chức năng, nhiệm vụ : Tại Điều one Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND – UBND huyện Mỹ Đức. Văn phòng HĐND – UBND huyện là cơ quan giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND. Có chức năng tham mưu tổng hợp và hậu cần, phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của HĐND và điều hành của UBND đối với các cơ quan, phòng, ban, UBND các xã, thị trấn trong huyện. b. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức : Tổ chức và xử lý thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính
  34. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 thirty-four xác tình hình các mặt về chính trị, kinh tế, xã hội, associate in nursing ninh, quốc phòng, đối nội, đối ngoại, dân trí …, phục vụ cho công tác điều hành của UBND huyện, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND và hoạt động của HĐND huyện. Xây dựng các chương trình làm việc ( bao gồm chương trình làm việc của Văn phòng Uỷ ban huyện và giúp Thường trực HĐND hàng tháng, quý năm ) và UBND huyện triển khai việc thực hiện chương trình đó. Giúp UBND huyện tổ chức các kỳ họp của UBND, các phiên họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện nắm danh sách thành phần dự họp, ghi biên bản, dự thảo các văn bản các kỳ họp ( nếu có ). Phối hợp với các cơ quan liên quan, giúp Thường trực HĐND soạn thảo các văn bản chuẩn bị các kỳ họp, các cuộc giám sát, tiếp xúc cử tri và các hoạt động khác của HĐND. Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện và UBND các xã, thị trấn thực hiện những quy định của Nhà nước về chuẩn bị các đề án, tham armed islamic group ý kiến và nội droppings trong quá trình soạn thảo các văn bản. Tổ chức kiểm tra các Quyết định của cơ quan, phòng banish, các xã, thịtrấn, phát hiện và đềnghị HĐNDvà UBND huyện uốn nắn kịp thời những vấn đề chưa phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Phối hợp với các cơ quan giúp Thường trực HĐND và UBND huyện tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc thẩm quyền. Quản lý biên chế công chức, cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND và UBND huyện theo quy định của Nhà nước. Quản lý tài sản, kinh phí của Văn phòng, kinh phí của HĐND. Theo dõi công tác tôn giáo, phối hợp với các cơ quan, phòng prohibition giúp UBND huyện trong công tác Thi đua- Khen thưởng của huyện. Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của UBND huyện. c. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng ( xem phụ lục two )
  35. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 thirty-five Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ prohibition Nhân dân huyện gồm : Chánh Văn phòng, phó Văn phòng và các bộ phận chuyên môn : Hành chính quản trị văn thư. Văn phòngHĐNDvà UBND huyện làm việc theo chếđộ thủ trưởng, Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm chung, các Phó Văn phòng giúp việc. – Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện là người điều hành mọi hoạt động Văn phòng, chịu trách nhiệm trước UBND huyện về toàn bộ công tác của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và phục vụ các hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND và các banish của HĐND. – Phó Chánh Văn phòng Giúp Chánh Văn phòng, trực tiếp theo dõi tổng hợp các ngành : Công nghiệp, xây dựng, giao thông, công tác Thi đua- Khen thưởng, tôn giáo, công tác Hành chính – Quản trị. Đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện phục vụ sự lãnh đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, theo dõi đôn đốc công tác quản lý tài sản nội vụ cơ quan, thực hiện chức trách nhiệm vụ của Chánh Văn phòng chi Chánh Văn phòng đi vắng hoặc được uỷ quyền. d. Các bộ phận chuyên môn : – Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ : Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời, chính xác các văn bản, giấy tờ theo đúng sự điều hành của Chánh Văn phòng. Gửi công văn, điện tín đến bưu điện kịp thời, có ký nhận về việc chuyển giao văn bản, bảo quản tài liệu, convict dấu theo đúng chế độ bảo mật và quy định bảo vệ bí mật Nhà nước. Làm tốt công tác Lưu trữ hồ sơ theo quy định của Nhà nước. – Nhân viên đánh máy : Có nhiệm vụ đánh máy, indiana tài liệu đủ số lượng, không sai sót, bảo đảm kỹ thuật, mỹ thuật, thời gian. – Bộ phận kế toán : Thực hiện chế độ thanh quyết toán kịp thời, chính xác theo quy định Luật Ngân sách. Cập nhật và báo cáo chỉ tiêu hàng ngày của cơ quan với lãnh đạo Văn phòng để báo cáo Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND huyện. Giúp lãnh
  36. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 thirty-six đạo Văn phòng trong việc lập dự trù kinh phí thu – chi của cơ quan, thực hiện chế độ báo cáo, quyết toán tài chính theo định kỳ. Theo dõi ngày công lao động của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan và đề xuất với lãnh đạo để quản lý tốt tài chính, tài sản cơ quan phục vụ có hiệu quả. – Bộ phận thủ quỹ : Thực hiện việc xuất, nhập quỹ, cấp lương và chế độ khác theo quy định của Nhà nước kịp thời, chính xác báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài chính với thủ trưởng cơ quan. Nếu để thất thoát phải bồi thường theo đúng quy định của Nhà nước. – Bộ phận tài vụ : Theo dõi, quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá, tài sản kho tàng của cơ quan. Quản lý hệ thống máy móc, điện, nước, xăng dầu ô tô. – Bộ phận bảo vệ cơ quan : Thường xuyên có mặt tại nơi làm việc để bảo vệ cơ quan. Hướng dẫn khách, cán bộ cơ quan để xenon đúng nơi quy định, hướng dẫn khách đến làm việc nhanh chóng, thuận tiện và đúng địa chỉ. – Bộ phận lái xenon : Có nhiệm vụ lái xenon phục vụcác đồng chí lãnh đạo đi công tác theo sựđiều khiển củaChánh Văn phòng. Bảo quản, giữgìn, sửdụngxeô tô theo đúng quy trình, quy phạm để đảm bảo associate in nursing toàn về người và phương tiện. – Bộ phận nhà ăn : Nấu ăn cho cán bộ, viên chức cơ quan và khách đảm bảo đủ tiêu chuẩn, kịp thời gian. Luôn cải thiện bữa ăn, giữ gìn vệ sinh sạch sẽ. Có trách nhiệm triển khai phục vụ tốt sinh hoạt, tiếp khách hội nghị theo đúng yêu cầu của cơ quan. 2.3.Thực trạng về công tác tổ chức văn thư-lưu trữ trong văn phòng UBND huyện Mỹ Đức. 2.3.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ. 2.3.1.1.Hình thức tổ chức công tác văn thư- Lưu trữ. * Công tác văn thư –lưu trữ đặt dưới sự chỉ đạo của cấp nào. Công tác văn thư-lưu trữ của UBND huyện Mỹ Đức được đặt dưới sự lãnh đạo của Chánh văn phòng tất cả các văn bản sau chi được soạn thảo theo quy định
  37. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 thirty-seven của Nhà nước. Hoàn chỉnh các văn bản của HĐND, UBND huyện, thẩm định văn bản cause Văn phòng tổng hợp và các cơ quan chủ đề án xây dựng trước chi prohibition hành. Theo dõi và đôn đốc thực hiện các văn bản đó và các văn bản của cấp trên gửi về. Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nghiệp vụ công tác Văn thư của cơ quan mình. Chỉ đạo công tác văn thư ở các đơn vị cấp dưới. Đồng thời, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng thường xuyên theo dõi, kiểm tra hoạt động của bộ phận văn thư. * Tình hình tổ chức. Công tác Văn thư- lưu trữ của UBND huyện Mỹ Đức tổ chức theo hình thức tập trung thống nhất toàn bộ các công đoạn và thao tác xử lý văn bản được tập trung vào một nơi cause Văn phòng thực hiện. Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức, em thấy công tác Văn thư của UBND huyện là tương đối khoa học và hợp lý, đáp ứng được nhiệm vụ mà Nhà nước giao.Văn phòng HĐND và UBND huyện hoật động có tổ chức chặt chẽ, đảm bảo mục đích dưới hình thức phục vụ quần chúng nhân dân, vì dân, giải quyết các yêu cầu của dân, đảo bảo cơ sở pháp lý theo quy định của Nhà nước. 2.3.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – lưu trữ. Uỷ ban Nhân dân huyện Mỹ Đức bố trí một cán bộ Văn thư có trình độ trung học chuyên nghiệp, được học các lớp bồi dưỡng cán bộ Văn thư của Tỉnh, có twenty năm liên tục công tác tại Văn phòng. Có thể nói, cán bộ Văn thư vừa có chuyên môn nghiệp vụ công tác Văn thư, vừa có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, hiểu rõ vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư và luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao. Được đào tạo qua lớp Trung học lý luận chính trị, được bồi dưỡng chuyên môn qua các lớp tập huấn để nâng cao phẩm chất chính trị và trình độ chuyên môn, có tác phong làm việc khoa học. do đó, công tác Văn thư của UBND đã đạt được hiệu
  38. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 thirty-eight qủa cao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Trong quá trình thực tập em thấy UBND huyện không có cán bộ lưu trữ chuyên trách. Mà công tác này make cán bộ văn thư kiêm nhiệm với đội ngũ cán bộ như hiện nay thì không đảm nhận được chức năng nhiệm vụ của lưu trữ, đáp ứng yêu cầu đổi mới. Bởi vì khối lượng công việc nhiều, và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được tăng lên nhất là tài liệu giải quyết cho dân như : hồ sản xuất kinh doanh, hộ khẩu, …như vậy không có cán bộ chuyên môn là điều rất kó khăn trong công tác. Để đáp ứng yêu cầu công tác trong tình hình mới, Văn phòng HĐND và UBND huyện cần tiếp tục đổi mới, từng bước hiện đại hoá công tác Văn phòng nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả trong công tác phục vụ lãnh đạo cơ quan trong công cuộc cải cách hành chính. những mặt đã đạt được để phát huy và nêu radium những nhược điểm cần khắc phục, nâng cao hiệu quả hoạt động trong năm tiếp theo. Đồng thời, vào ngày 28/8 hàng năm, Văn phòng thường tổ chức kỷ niệm ngày truyền thống, biểu dương thành tích đã đạt được và phắc phục những nhược điểm còn tồn tại trong công tác Văn phòng. 2.3.2. Công tác Văn Thư Xuất phát từ yêu cầu và tầm quan trọng của bộ phận văn phòng nói chung và bộ phận văn thư nói riêng, cho lên các cấp lãnh đạo đó không ngừng quan tâm tới công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư cho tốt, phù hợp với cơ cấu của cơ quan mình. Văn thư là một bộ phận của văn phòng cho lên công tác văn thư của cơ quan được giao cho Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan. Ở cấp dưới cán bộ văn thư là người trực tiếp tổ chức quản lý và chịu trách nhiệm về công tác này. Công tác văn thư được xem như là một bộ phận không thể thiếu được trong cơ quan. Xuất phát từ vai trò và yêu cầu cần phải có của phòng văn thư cũng như
  39. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 thirty-nine bộ phận văn thư nên HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đã thành lập một phòng văn thư riêng cho cơ quan phục vụ tốt hơn cho văn phòng và cơ quan. Từ chi có quyết định thành lập và công văn chỉ đạo công tác văn thư đến nay, bộ phận văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đã không ngừng hoàn thiện và phát triển, đáp ứng những yêu cầu cần thiết phục vụ cho đòi hỏi công việc của các phòng ban trong cơ quan. Vừa đảm bảo được những bí mật của cơ quan, vừa đáp ứng được yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ nhân viên trong và ngoài cơ quan. Để đạt được những kết quả trên phải kể tới sự lỗ lực của cán bộ văn thư, với trình độ chuyên môn của bản thân đã không ngừng đưa những kiến thức đã được đào tạo, ứng dụng thành tựu Công nghệ thông tin vào trong công việc và để đáp ứng được các yêu cầu của lãnh đạo đề radium. Bên cạnh đó cũng phải kể tới sự quan tâm rất kịp thời của lãnh đạo cơ quan. Đó là việc tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư đi học các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đồng thời đảm bảo trang thiết bị, cơ sở vật chất cho phòng văn thư, đến nay phòng văn thư đã có các trang thiết bị cần thiết như : máy six tính, máy photograph, máy in… Hàng năm Chánh văn phòng tiến hành kiểm tra dà sóat đối với công tác văn thư. Việc kiểm tra đối với việc đăng ký công văn đi, đến xem số liệu đăng ký có sai lệch với số liệu thực tế không, đồng thời xem văn bản đăng ký có đúng với số đăng ký không, và việc chuyển giao văn bản có kịp thời không. việc kiểm tra giúp cơ quan nắm bắt được tình hình tổ chức công tác văn thư tại cơ quan có sai lệch hoặc gặp vướng mắc, khó khăn hay không. vì thế đối với bất kỳ cơ quan nào thì công tác kiểm tra theo dõi, kiểm tra đối với công tác văn thư cần phải thực hiện một cách thống nhất, toàn diện, để nâng cao nghiệp vụ một cách hiệu quả nhất. 2.3.3. Công tác soạn thảo và prohibition hành văn bản. Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng diễn right ascension hàng ngày trong tất cả các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp và tổ chức kinh
  40. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 forty tế. Công việc này có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng của hoạt động quản lý. Soạn thảo văn bản đã thể hiện đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên, đảm bảo tính khoa học tính đại chúng và khả thi. Nắm vững được vai trò và vị trí của soạn thảo nên cũng như các cơ quan khác, UBND huyện Mỹ Đức cũng rất coi trọng công tác nàỳ, đồng thời cũng có sự phân công rõ ràng, giao nhiệm vụ cụ thể đến từng người có trách nhiệm thực hiện. Việc soạn thảo văn bản cũng đảm bảo tuân thủ theo các quy trình thống nhất và đầy đủ gồm các bước : + Xác định mục đích yêu cầu soạn thảo. + Xác định đúng tên loại văn bản và cách trình bày thể thức văn bản như số, ký hiệu văn bản… + Thu thập và xử lý thông can. + Xây dựng đề cương và viết bản thảo. + Duyệt bản thảo và hoàn chỉnh bản thảo, trình duyệt củng cố văn bản. Việc tuân thủ các nguyên tắc đảm bảo văn bản ban hành radium đều đúng theo thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước. Số lượng văn bản mà UBND huyện Mỹ Đức ban hành right ascension cũng tương đối nhiều, bao gồm đầy đủ các loại văn bản cần thiết phục vụ quá trình giải quyết công việc của cơ quan. Công tác soạn thảo văn bản thì cán bộ chuyên môn các phòng soạn thảo radium những văn bản thuộc lĩnh vực mà cơ quan, đơn vị quản lý chi trưởng phòng, ban giao nhiệm vụ chi nhận được ý kiến chỉ đạo của cấp trên phụ trách lĩnh vực đó. Trưởng phòng, prohibition đó sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung văn bản và ký văn bản. Việc nhân indiana văn bản chỉ chi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền và dress chính bộ phận phòng ban đó chịu trách nhiệm. Hiện nay phòng, ban
  41. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 forty-one nào cũng có máy united states virgin islands tính vì thế nên người soạn thảo văn bản trực tiếp sửa theo ý kiến chỉ đạo của người duyệt trên máy united states virgin islands tính. Và nhân bản với số lượng yêu cầu giúp cho bộ phận đánh máy của văn phòng UBND huyện giảm được nhiều thời gian. * Về thẩm quyền bachelor of arts in nursing hành văn bản của UBND huyện được ban hành theo đúng thẩm quyền quy định của nhà nước, các phòng banish chuyên môn thuộc huyện không được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản như chỉ thị, quyết định của huyện về những chủ trương côngtác quan trọng về tổ chức bộ máy và nhân sự của các phòng ban, cơ quan trực thuộc, các chỉ tiêu quan trọng về kế họach ngân sách, vốn đầu tư xây dựng cơ bản, phê chuẩn biên bản bầu cử chủ tịch, phó chủ tịch UBND các xã, thị trấn và các văn bản về quản lý đất đai. Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực công tác được chủ tịch uỷ nhiệm ký thay một số chỉ thị, quyết định của UBND huyện để chỉ đạo cụ thể để ký các văn bản xử lý các vấn đề cụ thể, ký duyệt luận chứng kinh tế, kỹ thuật làm căn cứ ghi kế hoạch khởi công xây dựng cơ bản sau chi được UBND huyện thông qua. Chánh văn phòng được thừa lệnh chủ tịch UBND ký các công văn thông thường, giấy giới thiệu, thông báo, sao lục các văn bản của cấp trên, ý kiến chỉ đạo của UBND để các ngành, các cấp thực hiện các báo cáo tuần. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản : Đây là hai yếu cơ bản để tạo ra một văn bản đúng quy định nhằm đảm bảo cho văn bản prohibition hành đúng tiêu chuẩn và hiệu lực pháp lý thi hành Các văn bản của UBND huyện prohibition hành là tương đối chính xác và đầy đủ nội dung chỉ có một số văn bản là bị sai về : nơi nhận, một số văn bản còn bị sai về thể thức sau mỗi căn cứ vẫn dùng dấu chấm ( xem quyết định số 467/QĐ-UBND và thông báo số 06/TB- HĐND ở phần phụ lục ).
  42. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 forty-two 2.3.4. Công tác quản lý văn bản đến văn bản đi. 2.3.4.1. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi. Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan banish hành để gửi ra ngoài cơ quan nhằm giải quyết các côngviệc cụ thể. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành right ascension đều phải đưa đến bộ phận văn thư để vào sổ quản lý sau đó mới gửi đi. việc tổ chức và giải quyết văn bản đi là một khâu rất quan trọng trong quy trình tổ chức và quản lý văn bản. Bởi nếu có thực hiện được tốt khâu này thì mới đảm bảo quản lý nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo được tính pháp lý và hiệu lực của văn bản. do đó UBND huyện luôn chú trọng việc tổ chức và giải quyết văn bản đi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý và điều hành của UBND huyện. Việc chuyển giao văn bản đi của HĐND và UBND huyện Mỹ Đức thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời và theo đúng quy định đó đề ra. Văn bản trước chi chuyển đi được văn thư cho vào phong bì kín và gửi đi. Phong bì được khoa học, rõ ràng. UBND huyện Mỹ Đức tổ chức và giải quyết văn bản theo đúng như quy trình của nhà nước quy định đảm bảo tính chính xác, kịp thời, và thực hiện theo các bước sau : + Trình văn bản đi + Kiểm tra thể thức văn bản + Đóng dấu văn bản đi + Đăng ký văn bản đi + Chuyển giao văn bản đi + sắp xếp, bảo quản và phục vụ bản lưu Qúa trình đăng ký văn bản được thực hiện một cách nghiêm ngặt và đúng trật tự, chính xác theo đúng tiêu chuẩn đề trong mẫu sổ. Tất cả các văn bản trước chi được gửi đi đều được đăng ký vào sổ theo dõi văn bản đi của cơ quan. Các loại sổ đăng ký văn bản đi : + Sổ đăng ký quyết định đi
  43. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 forty-three + Sổ đăng ký công văn đi ( gồm các loại văn bản : công văn, hướng dẫn, thông tư, kế hoạch ) + Sổ đăng ký báo cáo, chỉ thị, thông báo, công điện đi. UBND huyện là cơ quan được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhưng số lượng văn bản này hàng năm ban hành radium là không nhiều nên tại bộ phận văn thư không có sổ đăng ký riêng cho loại văn bản này. Như vậy là không đúng với quy định của Nhà nước. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản chi ban hành vẫn bị sai về thể thức đề ký. Ví dụ : Quyết định số :467/QĐ-UBND ngày 01 tháng four năm 2009 của UBND huyện Mỹ Đức trình bày : Cơ quan prohibition hành : UỶ ban NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC Đề ký : CHỦ TỊCH Lê Văn spill the beans Cần trình bày lại là : thulium. UỶ ban NHÂN HUYỆN CHỦ TỊCH Lê Văn sing
  44. Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn : TS.Nguyến Hà Hữu ¬ SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 forty-four Cũng trong ví dụ này sau mỗi căn cứ thì dùng dấu chấm còn theo quy định thì sau mỗi căn cứ phải dùng dấu chấm phẩy đến căn cứ cuối cùng mới dùng dấu phẩy vì vậy mà đã sai về thể thức trình bày văn bản. Các văn bản chuyển đi của UBND huyện chi đến phòng văn thư đóng dấu để phát hành chỉ được đóng dấu uỷ banish chi có đầy đủ các thể thức văn bản và tên cơ quan ban hành được trình bày là : UỶ ban NHÂN DÂNHUYỆN MỸĐỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự practice – Hạnh phúc Còn những văn bản được trình bày như sau : UỶ banish NHÂN DÂN HUYỆNMỸ ĐỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ban DÂN TỘC Độc lập – Tự suffice – Hạnh phúc Với những văn bản như trên thì không được đóng dấu uỷ banish như vậy là sai với quy định của nhà nước. Khâu trình ký văn bản được thực hiện tương đối tốt vì nhờ có việc giao cho từng cơ quan chuyên môn be hiểu từng lĩnh vực trình ký nên trước chi giao văn bản đã được thủ trưởng hoặc được người được uỷ quyền kiểm tra về nội dung và thể thức nên cũng tránh được những sai sót đáng tiếc có thể xảy radium. Người trình ký nhờ hiểu rõ chuyên môn của mình nên những văn bản có nội dung quan trọng chi trình hký đã được kèm theo các văn bản liên quan, để thủ trưởng xem xét và giải quyết : Ví dụ : chi trình ký quyết định về việc chi thăm và tặng quà nhân dịp kỷ niệm ngày twenty-seven tháng seven năm 2008 của UBND huyện do phòng thương binh soạn thảo có kèm theo 02 văn bản sau : + Công văn về việc dự trù kinh phí tặng quà nhân dịp kỷ niệm ngày thương
reference : https://dichvubachkhoa.vn
category : Lưu Trữ
Có thể bạn quan tâm

Bài viết mới

Những Dịch Vụ Chất Lượng

© Copyright 2008 - 2016 Dịch Vụ Bách khoa Sửa Chữa Chuyên nghiệp.
Alternate Text Gọi ngay