Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ

Tổng quan về tài liệu số hóa

Reading: Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ

1. Khái quát chung Các năm gần đây, một trong các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ đã được nhắc đến là số hóa tài liệu và trong xã hội đã manh nha thị trường các dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ. Trong bài viết này, tác giả muốn là rõ khái niệm, nội dung số hóa tài liệu, trong đó có tài liệu lưu trữ và những công việc có liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ. Luật lưu trữ practice Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 đã quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, không quy định qi tiết đến tài liệu lưu trữ số hóa. Chúng tantalum có thể hiểu tóm tắt tài liệu điện tử là một bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận được, hoặc lưu trữ, sử dụng bằng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử được hình thành từ hai nguồn chính : – Một là, bản ghi các thông điệp dữ liệu được khởi tạo từ đầu ; – Hai là, bản ghi các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống. Vậy, tài liệu số hóa có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, nhưng không đồng nhất với tài liệu điện tử. Tài liệu số hóa trở thành tài liệu điện tử qua quá trình số hóa dữ liệu. Đây là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản inch trên giấy, hình ảnh… sing chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hóa dữ liệu và chúng trở thành dữ liệu số. Từ đó, về mặt lý thuyết, tantalum hiểu số hóa dữ liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống whistle chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết. 2. Mục tiêu của việc số hóa tài liệu lưu trữ Thông qua các công việc cụ thể của việc số hóa dữ liệu, chúng tantalum mong muốn đạt được các mục đich là xử lý các quy trình nghiệp vụ lưu trữ được tối ưu. Muốn đạt được những mục tiêu đó, các kho lưu trữ phải thực hiện các thao tác thuộc quy trình số hóa tài liệu là chuyển đổi tài liệu lưu trữ dạng thông thường, vẫn quen gọi là tài liệu có “ tín hiệu tương tự ” ( analogue ) sing dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số ( digital ). Từ đó, chúng tantalum đạt được những mục tiêu cơ bản như : a) Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc. Đây cũng chính là giải pháp của quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ mà bấy lâu, cơ quan quản lý ngành lưu trữ vẫn đang trăn trở. b) Đồng nhất các loại hình tài liệu

Read more : Lưu trữ đám mây – Wikipedia tiếng Việt

Với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống, chúng tantalum phải bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như : tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm …, vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau ; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với dữ liệu số, chúng tantalum đã loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng. c) Quản lý, khai thác tập trung Với sự tối ưu đã phân tích trên, đương nhiên, toàn bộ các dữ liệu số hóa, không phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng. Thông qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau, và không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc chi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó, các cơ quan lưu trữ có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. 3. Thuận lợi và khó khăn khi số hóa tài liệu lưu trữ chi đặt yêu cầu số hóa tài liệu lưu trữ, cũng không nên tuyệt đối hóa một chiều về sự tối ưu của chúng, để chúng tantalum biết trước các điều kiện nào cần có, để có thể xây dựng được một đề án số hóa tài liệu lưu trữ cho cơ quan mình. Với mục tiêu được đặt ra, tantalum cần biết được qi tiết những ưu điểm và hạn chế của dữ liệu số hóa. a) Ưu điểm là: – Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Ưu điểm này bao gồm tổng hoà các thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số ; – Linh hoạt trong việc chuyển đổi whistle các loại dữ liệu số khác nhau. Sự chuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các file tài liệu. Ví dụ, tantalum đang có một file password, có thể chuyển sing định dạng PDF nhờ một chương trình ứng dụng để chuyển đổi nó. Ứng dụng đó có thể là một chương trình độc lập, hoặc là một kỹ thuật nhúng tích hợp vào chương trình word, hoặc là một ứng dụng on-line … Dữ liệu sau chi chuyển đổi sẽ được sử dụng linh hoạt hơn. – Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Chúng tantalum hiểu tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tương đối, vì theo quy định của Luật lưu trữ, tài liệu lưu trữ đã được số hóa, vẫn phải bảo quản associate in nursing toàn tài liệu bản gốc. – Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu. Ở thuận lợi này tantalum cần hiểu “ khả năng chỉnh sửa ” theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là không được chỉnh sửa nội droppings tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang canister, như tài liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa … b) Những hạn chế cần khắc phục của tài liệu số hóa là: – chi bắt đầu xây dựng một đề án số hóa tài liệu lưu trữ, cần phải đầu tư prohibition đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị khác, ví dụ, cần phải đầu tư mua sắm, hoặc thuê từng phần các thiết bị phần cứng như máy tính, máy inch, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu. chi đã có đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm, việc thực hiện số hóa tài liệu có thể thuê các cơ quan chuyên môn thực hiện. Ngoài right ascension, điều rất quan trọng là phải đầu tư cho yêu cầu đào tạo con người theo các mức độ khác nhau như đào tạo công chức làm quản lý, công chức, viên chức tác nghiệp và những cán bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên canister. – Bất tiện thứ hai là dữ liệu số hóa dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép. Điều này có thể khắc phục giản đơn đối với những người chuyên làm công tác quản trị mạng, nhưng không giản đơn đối với toàn bộ công chức, viên chức của cả một cơ quan, tổ chức có sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa. Với phương pháp bảo vệ dữ liệu ở bachelor of arts cấp : cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng, người tantalum có thể loại trừ được sự bất tiện này. Nhưng một cơ quan đông người, rất khó có thể quản lý được từng người ở từng cấp. Ví dụ, cấp độ three là bảo vệ dữ liệu ở người sử dụng, một số người trong cơ quan tổ chức được quyền miễn trừ nguyên tắc này để họ có đủ quyền, kể quyền quản trị cơ sở dữ liệu. Nhưng chính một số cá nhân có quyền quản trị mạng lại sao chép cho riêng mình toàn bộ cơ sở dữ liệu thì sao ( ? ) … – Khó khăn thứ barium, cũng như đã đề cập một phần ở phần viết trên là, việc triển khai sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa phải đào tạo đồng bộ và có hệ thống để tất cả cán bộ công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức đều có thể sử dụng được tài liệu số đúng phương pháp và nguyên tắc.

Read more : Kho lưu trữ tin Facebook ở đâu? Làm sao xem lại?

– Một khó khăn có liên quan đến vấn đề đã nêu, là chế độ bảo mật dữ liệu. Thông thường, tài liệu còn chế độ mật thì chưa được số hóa. Nhưng sự phân biệt giữa tài mật và không mật chỉ là tương đối. Nhiều tài liệu được sử dụng rộng rãi, nhưng qua diễn biến xã hội ở trong nước và quan hệ quốc tế, tài liệu đó có thể phục hồi độ mật. Vì vậy, trong một sơ sở dữ liệu, có thể không bị mất dữ liệu, hoặc không bị sao chép, nhưng bị lộ thông tin tài liệu mật .

Nguồn : Sohoatailieu.com