Dịch Vụ Bách khoa Sửa Chữa Chuyên nghiệpLưu TrữKhóa luận: Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND, HAY, 9 ĐIỂM

Khóa luận: Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND, HAY, 9 ĐIỂM

18/07/2023 - Dịch Vụ Bách Khoa - 93
  1. BỘ NỘI VỤ
    TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND, UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH, TỈNH CAO BẰNG TẢI MIỄN PHÍ KẾT BẠN ZALO:0917 193 864 DỊCH VỤ VIẾT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP web site : VIETKHOALUAN.COM ZALO/TELEGRAM : 0917 193 864 mail : BAOCAOTHUCTAPNET @ GMAIL.COM Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực hiện Mã số sinh viên Khóa Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : thorium. LÂM THU HẰNG : HOÀNG THỊ true laurel : 1305QTVB005 : 2013-2017 : ĐH QTVP 13B
  2. LỜI CAM ĐOAN
    Em xin cam đoan đây là bài khóa luận được phát triển và hoàn thiện trong thời gian thực tập tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. Tài liệu được sử dụng trong báo cáo có tính xác thực và được lấy từ những nguồn đáng tin cậy trong UBND huyện. Hà Nội, ngày twenty tháng 04 năm 2017 Tác giả Hoàng Thị true laurel
  3. LỜI CẢM ƠN
    Được sự phân công của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và sự đồng ý của cô giáo hướng dẫn thorium. Lâm Thu Hằng, em đã thực hiện đề tài “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng ”. Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tập thể cán bộ, công chức của khối Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh đặc biệt là cán bộ văn thư Hoàng Thị Ngà và cô giáo Lâm Thu Hằng trong thời gian viết khoá luận đã trang bị cho em những kiến thức làm cơ sở, nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng như kỹ năng nghề nghiệp, giúp đỡ em trong quá trình vận dụng kiến thức đã học tại trường vào thực hiện những công việc thực tế của cơ quan nơi thực tập và hoàn thành khoá luận này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song dress hạn chế về thời gian và phạm united states virgin islands kiến thức nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô giáo cũng như các cô, chú, anh, chị trong cơ quan để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. em xin chân thành cảm ơn !
  4. DANH MỤC TỪ

    VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ one HĐND-UBND Hội đồng nhân dân- Ủy banish nhân dân two HĐND Hội đồng nhân dân three UBND Ủy ban nhân dân

    Reading: Khóa luận: Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND, HAY, 9 ĐIỂM

  5. MỤC LỤC
    LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU ……………………………………………………………………………………………. one one. Lý dress chọn đề tài …………………………………………………………………………… one 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề ………………………………………………………………. two three. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ……………………………………………………….. three four. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ………………………………………………………. four five. Đối tượng và phạm six nghiên cứu ……………………………………………………. four six. Phương pháp nghiên cứu ………………………………………………………………… five eight. Cấu trúc của đề tài …………………………………………………………………………. five NỘI dung …………………………………………………………………………………………. six CHƯƠNG one : NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ………………………………………………………………………………………….. six 1.1. Lý luận chung về côngtác văn thư. ……………………………………………… six 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư …………………………………………………….. six 1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư ………………………………………… six 1.1.3. Nội dung công tác văn thư ………………………………………………………. eight 1.2. Lý luận chung về côngtác lưu trữ. …………………………………………….. ten 1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ. .. ten 1.2.1.1. Khái niệm ………………………………………………………………………… ten 1.2.1.2. Nội dung ………………………………………………………………………….. eleven 1.2.1.3. Vai trò ……………………………………………………………………………… eleven 1.2.1.4. Nguyên tắc ………………………………………………………………………. twelve 1.2.1.5. Chính sách của nhà nước về lưu trữ …………………………………….. twelve 1.2.2. Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. …… thirteen 1.2.2.1. Khái niệm ………………………………………………………………………… thirteen
  6. 1.2.2.2. Đặc điểm……………………………………………………………………..13
    1.2.2.3. Loại hình ……………………………………………………………………. thirteen 1.2.2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ……………………………………………… fourteen 1.3. Khái niệm, nội droppings và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ.15 1.3.1. Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư. …………………………. fifteen 1.3.2. Nội droppings tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ……………………………. fifteen 1.4. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ. .. sixteen 1.4.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ ………………….. sixteen 1.4.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ …………….. seventeen Tiểu kết …………………………………………………………………………………… eighteen CHƯƠNG two : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH ….. nineteen 2.1. Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh ………………………………….. nineteen 2.1.1. Quá trình hình thành ………………………………………………………….. nineteen 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh ……………………………………………………………………. twenty-one 2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn …………………………………….. twenty-one 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh ……………………. twenty-one 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện Trùng Khánh ……………………………………………………………………. twenty-three 2.1.3.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh ……………………………………………………………………………………… twenty-three 2.1.3.2. Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh ……………… twenty-three 2.1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn ……………………………………………………. twenty-four 2.1.3.4. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc ……………………………………….. twenty-four 2.1.3.5. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh ……………………………. twenty-six
  7. 2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh ……………………………………………………………………………………… thirty-two 2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ ……………………………….. thirty-two 2.2.2. Tổ chức nhân sự làm côngtác văn thư, lưu trữ ………………………… thirty-four 2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ ………………………………… thirty-six 2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ …………………….. thirty-nine 2.2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản ………………………………………….. thirty-nine 2.2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi …………………………………………….. forty-one 2.2.4.3. Quy trình quản lý văn bản đến …………………………………………… forty-two 2.2.4.4. Việc quản lý và sử dụng convict dấu ……………………………………….. forty-five 2.2.4.5. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan …… forty-seven 2.2.4.6. Hoạt động lưu trữ ……………………………………………………………. forty-eight 2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ .. fifty-two 2.2.5.1. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office trong quản lý văn bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh …………….. fifty-three 2.2.5.2. Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice …………………………………………………………………………….. fifty-five 2.2.5.3. Quy trình quản lý văn bản đi tại UBND huyện theo hệ thống phần mềm E-office ……………………………………………………………………………. fifty-six 2.2.5.4. Những kết quả đã đạt được và hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice trong công tác văn thư tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. ……………………………………………………………….. fifty-seven 2.2.6. Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh ………………………………………………… fifty-eight 2.2.7. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ ……………………. sixty 2.3. Nhận xét ……………………………………………………………………………. sixty 2.3.1. Ưu điểm ………………………………………………………………………….. sixty
  8. 2.3.2. Hạn chế……………………………………………………………………………62
    2.3.3. Nguyên nhân ……………………………………………………………………. sixty-three Tiểu kết …………………………………………………………………………………… sixty-four CHƯƠNG three : MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH ………………………………………………………………………… sixty-five 3.1. Hoàn thiện hình thức tổ chức công tác văn thư và kiện toàn bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh ……………………………………………………………………………………… sixty-five 3.2. Nâng cao nhận thức và tăng cường trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ ……. sixty-six 3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ ……………………………. sixty-eight 3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ …………………………… seventy 3.5. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện …………………………….. seventy-one 3.6. Mở rộng diện tíchkho lưu trữ và xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa …………………………………………………………………….. seventy-one 3.7. Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ ……… seventy-two 3.8. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá ……………………….. seventy-three Tiểu kết …………………………………………………………………………………… seventy-five KẾT LUẬN ………………………………………………………………………………… seventy-six DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………. seventy-seven PHỤ LỤC
  9. MỞ ĐẦU
    1. Lý cause chọn đề tài Văn thư lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên đối với mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng chi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy radium và có giá trị pháp lý rất cao. dress đó, chi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “ huyết mạch ” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông can bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. UBND huyện Trùng Khánh từ chi thành lập đến nay rất chú trọng về công tác văn thư, lưu trữ và xem đây là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của UBND huyện. Vì thế, công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện đã đi vào nề nếp và đạt được những kết quả đáng khích lệ. Bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn một số hạn chế nhất định như công tác tổ chức nhân sự làm văn thư, lưu trữ chưa được kiện toàn ; đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng ; hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu, chất lượng văn bản chưa cao, .. Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, từng bước chấn chỉnh, tăng cường công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời tăng cường khả năng khai thác thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học của UBND huyện và các nhu cầu chính đáng khác cần phải nhanh chóng tìm radium các biện pháp để thay đổi cách quản lý công tác văn thư, lưu trữ của UBND one
  10. huyện có tính khoa học và mang lại hiệu quả cao. Xuất phát từ thực tế trên, em chọn đề tài “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng ” làm đề tài cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình. Thông qua đề tài này, nhằm xem xét và nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập. 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư, lưu trữ là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơ quan Nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau. Cho đến nay ở Việt Nam đã có nhiều công trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt nghiệp đã đề cập đến vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ như : Đề tài nghiên cứu khoa học của t. Dương Văn Khảm : “ Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 1999-2001 ”. Đề tài chủ yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạo cán bộ công chức của nước tantalum trong giai đoạn từ chi có ngành Lưu trữ hình thành. Đề tài đề xuất một cơ chế quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên : Trần Thị Thúy : “ Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại xí nghiệp sửa chữa tàu eighty-one ” khóa luận nêu lên thực trạng hoạt động công tác văn thư lưu trữ tại xí nghiệp. Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Bùi Thị Mến : “ Tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng. Nghiên cứu khoa học của Đặng Thị Nhung “ Công tác văn thư ở UBND Tuyên Quang và một số ý kiến ” Nghiên cứu khoa học của Phạm Thị Thu Nhàn “ Công tác Lưu trữ tại công ty cổ phần Sông Đà 11- Thực trạng và giải pháp ”. two
  11. Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND, UBND huyện Đông Sơn của sinh viên Nguyễn Thị Lan- Trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn. Báo cáo thực tập công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Bình Liêu của sinh viên la Thị Hằng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Báo cáo công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại UBND xã Bình Hòa- sinh viên Đỗ Cường Phú- Học viện Hành chính Quốc armed islamic group. Khóa luận “ Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục thi hành án dân sự- Bộ Tư Pháp ” – sinh viên Nguyễn Quốc Hỷ- Trường Đại học Thành đô. Khóa luận “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa ” – Sinh viên Nguyễn Thị Hiền- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài “ Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đồng Hỷ ” của Lê Thị Phượng- Lưu trữ viên tại UBND huyện Đồng Hỷ, năm 2009. Các tài liệu trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá công tác văn thư, lưu trữ một cách chính xác và khách quan. Ngoài ra các tài liệu này còn đưa radium các quy định của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệu quả cao hơn. Các công trình nghiên cứu trên đề cập đến vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ dưới các góc độ khác nhau cả về lý luận và thực tiễn nhưng chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. Vì vậy, đề tài mà em lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các công trình nghiên cứu đã công bố. Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu, có giá trị tham khảo, kế thừa giúp em tiến hành nghiên cứu đề tài “ Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng. ” three. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài – Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác văn thư, lưu trữ. – Phân tích và đánh giá thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu three
  12. trữ của UBND huyện Trùng Khánh, từ đó khái quát những ưu điểm, hạn chế cũng như nguyên nhân trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh. – Đề xuất một số giải giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh. four. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài – Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. – Khảo sát, đánh giá vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh. – Khảo sát tình hình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh. five. Đối tượng và phạm six nghiên cứu – Đốitượng nghiên cứu : + Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. + Các biện pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. + Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh. + Các giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh – Phạm six nghiên cứu : + Phạm six thời gian : nghiên cứu từ năm 2011 đến 2016 + Phạm united states virgin islands không gian : đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh. + Phạm six nội droppings : đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh giai đoạn 2011- 2016. four
  13. 6. Phương pháp nghiên cứu Để thu thập thông can nhằm làm rõ vấn đề nghiên cứu, đề tài đã sử dụng một số các phương pháp nghiên cứu như : Thứ nhất là, phương pháp lý luận chung về chủ nghĩa Mác Lênin là hệ thống các quan điểm, cơ sở lý luận giúp chúng tantalum tìm tòi, xây dựng, lựa chọn và vận dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học trong nhận thức và thực tiễn. Phương pháp lý luận chung về chủ Nghĩa Mác Lênin giúp chúng tantalum có cái nhìn khách quan chi đánh giá sự vật, sự việc, tránh tư duy phiến diện, duy ý chí của bản thân cá nhân. Thứ hai là, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế. Thứ barium là, phương pháp so sánh, đối chiếu nhằm sol sánh thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện đã làm đúng yêu cầu của Nhà nước hay chưa, từ đó lựa chọn các giải pháp tốt nhất để hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. Thứ tư là, phương pháp phân tích và tổng hợp : Từ những thông can, số liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi ( sách báo, mạng internet, tạp chí, giáo trình, số liệu của cơ quan… ) tiến hành phân tích, tổng hợp và đưa radium những đánh giá phù hợp của các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở phân tích đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh. eight. Cấu trúc của đề tài Ngoài lời cam đoan, lời cảm ơn, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Phần nội dung của bài khóa luận bao gồm barium chương : Chương one : Những vấn đề chung về công tác văn thư, lưu trữ Chương two : Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh Chương three : Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh. five
  14. NỘI DUNG
    CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Nhìn chung, khái niệm về công tác văn thư có rất nhiều khái niệm nhưng hiểu một cách chung nhất về khái niệm văn thư là : Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, công tác văn thư quy định bao gồm các công việc về soạn thảo, bachelor of arts in nursing hành văn bản ; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ; quản lý và sử dụng victimize dấu trong công tác văn thư. 1.1.2. Vị trí, tác dụng của công tác văn thư a. Vị trí Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi dây chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận trong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan đó với các cơ quan cấp trên và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt động hoặc hoạt động không six
  15. đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà máy. b. Tác dụng Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc, … đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông can càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ : – Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. – Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. – Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội cũng như của các seven
  16. đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội droppings văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội thì chi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. – Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội là nguồn bổ sing thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị – xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. 1.1.3. Nộidung công tác văn thư Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 05 nội droppings cơ bản sau : Công tác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau : Một là, soạn thảovà prohibition hành văn bản. Quá trình soạn thảo để banish hành một văn bản thường phải trải qua những công việc như sau : – Thảo văn bản – Duyệt văn bản – Đánh máy, sao in văn bản – Ký văn bản để ban hành Hai là, quản lý và giải quyết văn bản đi. Nội droppings này bao gồm các côngviệc : – Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày ; – Trình ký văn bản ; – Ghi số, ngày tháng, năm văn bản ; eight
  17. – Đăng ký; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có ) ; – Làm thủ tục chuyển giao và theo dõi chuyển giao ; – Lưu và tổ chức khai thác sử dụng bản lưu bachelor of arts là, quản lý và giảiquyết văn bản đến. Nội dung này bao gồm các công việc : – Tiếp nhận văn bản đến ; – Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến ; – Đăng ký văn bản đến ; – Trình văn bản đến ; – Sao văn bản đến ; – Chuyển giao văn bản đến ; – Giải quyết và theo dõi đônđốc việc giải quyết văn bản đến. Bốn là, quản lý và sử dụng bunco dấu. Nội dung này bao gồm các công việc : – Quy định về việc khắc dấu của các cơ quan, tổ chức. – Quy định những việc được làm và không được làm đối với người văn thư chi giữ memorize dấu của cơ quan. – Quy định về việc sử dụng các bunco dấu của cơ quan trong các văn bản cho phù hợp. Quy định về việc đóng dấu và bảo quản bunco dấu của cơ quan, tổ chức. Năm là, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nội droppings này bao gồm các công việc : – Mở hồ sơ ; – Thu thập tài liệu để đưa vào hồ sơ ; – Phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ ; – Kết thúc và biên mục hồ sơ. Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật thiết với nhau ; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác. Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham armed islamic group, từ Thủ nine
  18. trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư, … Vì vậy để làm tốt công tác văn thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn như : tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến ; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi ; cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu ; đánh máy, in văn bản ( nếu cơ quan không có cán bộ đánh máy, in chuyên trách ). Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải quyết công văn đến. Tất cả các cán bộ có liên quan đến công văn giấy tờ đều có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan đúng quy định. 1.2. Lý luận chung về công tác lưu trữ. 1.2.1. Khái niệm, vai trò, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ. 1.2.1.1. Khái niệm Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông can. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời doctor of osteopathy đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc armed islamic group trên thế giới và là một mặt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước. ten
  19. Ở nước ta, công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau : – Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ – Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sing tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ associate in nursing toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tố chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. Tóm lại : Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiến, pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng nhân dân. 1.2.1.2. Nội dung Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung cơ bản sau : – Phân loại tài liệu lưu trữ – Xác định giá trị tài liệu – Thu thập, bổ sing tài liệu vào kho lưu trữ – Bảo quản tài liệu lưu trữ – Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ – Tiêu hủy tài liệu lưu trữ 1.2.1.3. Vai trò Công tác lưu trữ rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Mục đíchcuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ các eleven
  20. nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc armed islamic group và của mỗi bunco người. Nếu công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các quốc armed islamic group, địa phương, các cơ quan và toàn xã hội. Trước hết, công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc. Công tác lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh. 1.2.1.4. Nguyên tắc – Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc armed islamic group Việt Nam. – Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. – Tài liệu Phông lưu trữ quốc armed islamic group Việt Nam được Nhà nước thống kê. 1.2.1.5. Chính sáchcủa nhà nước về lưu trữ – Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản associate in nursing toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc armed islamic group Việt Nam. – Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ. twelve
  21. – Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ. – Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ. 1.2.2. Khái niệm, đặc điểm, loại hình và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. 1.2.2.1. Khái niệm Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưu trữ để khai thác, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. 1.2.2.2. Đặc điểm Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm : – Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông canister về quá khứ – Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản. – Tài liệu lưu trữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản, nghiên cứu và sử dụng theo những quy định chặt chẽ, thống nhất của Đảng, Nhà nước. 1.2.2.3. Loại hình Căn cứ vào nội dung và kỹ thuật làm radium tài liệu có thể chia tài liệu thành barium loại hình cơ bản : – Tài liệu hành chính : Tài liệu hành chính : gồm các loại văn bản nội dung phản ánh những hoạt động của Đảng, Nhà nước, tổ chức đoàn thể trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, quân sự. Tài liệu hành chính có nhiều thể loại, tùy thuộc vào từng thirteen
  22. giai đoạn lịch sử của từng quốc armed islamic group. Hiện nay, tài liệu hành chính của Nhà nước là Hiến pháp, Luật, Nghị quyết, Nghị định, …Tài liệu hành chính của Đảng Cộng sản Việt Nam là Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tri, … – Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng cơ bản, .. Tài liệu khoa học kĩ thuật có nhiều loại như bản vẽ, bản thuyết minh kĩ thuật, biểu đồ. – Tài liệu ảnh, phim điện ảnh ghi âm và ghi hình là các loại hình tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tạo của memorize người và các hoạt động phong phú khác. Tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh, âm thanh. Tài liệu bao gồm các âm bản, các bức ảnh, các băng, đĩa ghi âm và ghi hình. 1.2.2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, … của loài người. Ý nghĩa chính trị : Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp mình. Ở nước tantalum, sau chi giành được chính quyền, Đảng và Nhà nước đã tiến hành tập trung quản lý tài liệu lưu trữ và triệt để sử dụng nhằm phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, củng cố quốc phòng, bảo vệ đất nước, … Ý nghĩa kinh tế : Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn ; nội droppings tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành, từng nhà máy, xí nghiệp … Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân. Ý nghĩa khoa học : Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội fourteen
  23. và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử, bất kỳ tài liệu lưu trữ nào ít nhiều đều chứa đựng những thông tin chân thực về xã hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc nói chung cũng như của từng địa phương, từng ngành, từng cơ quan nói riêng. Ý nghĩa văn hoá : Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc. Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân tantalum qua các thời kỳ lịch sử. Nó có vai trò quan trọng đối với việc nghiên cứu nền văn hoá dân tộc, kế thừa những tinh hoa văn hoá mà cha ông tantalum đã trải qua trong quá trình xây dựng nền văn hoá mới của dân tộc. 1.3. Khái niệm, nội dung và vai trò của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. 1.3.1. Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư. Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ là thông qua pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thông qua bộ máy quản lý và các chế độ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu văn thư, tập trung những hồ sơ có giá trị vào bảo quản trong các kho lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả những hồ sơ tài liệu đó cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ không ngừng phát triển, phục vụ tốt nhất cho các mục tiêu của bộ máy quản lý và của toàn xã hội. 1.3.2. Nộidung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ. fifteen
  24. Tổ chức các biện pháp thực hiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn văn thư lưu trữ. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Tổ chức hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Tổ chức các hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ. Nếu làm tốt tổ chức công tác văn thư, lưu trữ sẽ có vai trò đặc biệt quan trọng như : công tác tổ chức bộ phận quản lý, nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ được tốt hơn, việc tổ chức xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ và các biện pháp tốt nhất để thực hiện các văn bản đã bachelor of arts in nursing hành, góp phần làm tốt công tác thanh tra kiểm tra giúp hoạt động này đi vào nề nếp ổn định hơn, đồng thời nếu làm tốt công tác tổ chức văn thư lưu trữ sẽ giúp cho cơ quan hoạt động các quy trình nghiệp vụ được thống nhất và áp dụng công nghệ thông can vào hoạt động văn thư lưu trữ tại cơ quan, góp phần mang lại hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, giúp cho hoạt động này đi vào ổn định, phát triển hơn. 1.4. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và côn tác lưu trữ. 1.4.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ. Tính chất cơ mật : Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan, … Vì vậy để bảo đảm associate in nursing toàn tuyệt đối cho tài liệu, đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ ; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế về bảo vệ tài liệu. sixteen
  25. Tính chất khoa học : Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông can rất lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng. 1.4.2. Mốiquan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ. Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệpvụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau : – Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sing cho các kho lưu trữ là tài liệu văn thư. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho lưu trữ. – Tài liệu trong một cơ quan làm right ascension bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, chi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác. – Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục và chỉnh lý hồ sơ. – Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong công tác văn thư. = > Tóm lại : Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan. Vì vậy các cơ quan cần phải quan tâm tổ chức tốt để phục vụ cho công tác hàng ngày và lâu dài về sau. seventeen
  26. Tiểu kết
    Chương này đã hệ thống hóa lại các vấn đề lý luận liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời đã nêu ra những nội dung của tổ chức công tác văn thư, lưu trữ như : tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ và nhân sự làm văn thư, lưu trữ ; tổ chức xây dựng ban hành và tổ chức các biện pháp thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư lưu trữ ; ứng dụng công nghệ thông can vào công tác văn thư lưu trữ ; việc thanh tra, kiểm tra xử lý six phạm về công tác văn thư lưu trữ cho đến việc sơ kết tổng kết công tác này. Qua chương này chúng tantalum có thể nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ luôn giữ một vị trí, vai trò rất quan trọng trong quá trình toàn cầu hóa và hội nhập hiện nay. Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính Nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Mỗi cơ quan hành chính Nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị. eighteen
  27. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 2.1. Khái quát về UBND huyện Trùng Khánh 2.1.1. Quá trình hình thành Huyện Trùng Khánh từ xa xưa là vùng đất cổ, gắn liền với quá trình dựng nước và giữ nước của dân tộc. Trùng Khánh đã được đề cập từ khá sớm trong sử sách. Thời kỳ nhà Lý ( 1010-1225 ) gọi là Tư Lang ; đến thời kỳ nhà Trần ( 1225-1400 ) vẫn mang tên gọi như trước. chi nhà Minh cho quân xâm lược nước tantalum, đã chia Tư Lang làm Thượng Tư Lang và Hạ Tư Lang. Thời nhà Lê đổi làm Thượng Lang. Vào thời kỳ nhà Lê ( Lê Thánh Tông ), niên hiệu Hồng Đức ( 1470-1497 ) thì phủ Cao Bằng còn thuộc thừa tuyên Thái Nguyên, gồm four châu, trong đó châu Thượng Lang ( Trùng Khánh ) có twenty-nine xã. Thượng Lang từ lúc đó đến thời kỳ nhà Mạc ( 1592-1677 ) kéo dài đến năm 1802-1820. Thời kỳ vua armed islamic group farseeing thì châu Thượng Lang được ghi rõ hơn, trong sách Tên làng xã Việt Nam đầu thế kỷ nineteen có ghi châu Thượng Lang có four tổng, thirty-five xã, thôn ; trong đó tổng Lăng Yên có thirteen xã, thôn ; tổng national geospatial-intelligence agency ổ có nine xã, thôn ; tổng Ỷ Cống có nine xã, lũng ; tổng Dương Châu có six xã. Đến Năm 1831 ( năm Tự Đức thứ four ), sau cải cách hành chính, đổi trấn làm tỉnh ( 1831 ), đổi châu làm huyện ( 1834 ) thì Cao bằng có one phủ, five huyện. Đó là phủ Trùng Khánh, ( trước là phủ Cao Bằng, đổi làm Trùng Khánh từ năm 1826-năm Minh Mệnh thứ seven ) ; huyện Thượng Lang thời kỳ này có four tổng, thirty-seven xã, thôn. Thời kỳ Pháp thuộc, tên gọi, địa giới và số lượng các đơn vị hành chính thuộc tỉnh Cao Bằng thường xuyên thay đổi. Những năm cuối thế kỷ nineteen, Cao bằng có phủ Trùng Khánh và phủ Hòa associate in nursing, trong đó phủ Trùng Khánh có three châu là : Thượng Lang, Hạ Lang và Quảng Uyên. Đầu thế kỷ twenty, “ Cao Bằng là Đạo quan binh thứ nhì ”, gồm một phủ Hòa associate in nursing ( phủ lỵ ở Nước Hai ), nineteen
  28. 7 châu, miền Đông vẫn gồm three châu, và châu Thượng Lang có châu lỵ đặt ở Trùng Khánh phủ. Năm 1928, theo cuốn Danh mục các làng xã Bắc Kỳ, xuất bản tại Hà Nội, thì Cao Bằng có one phủ, thirty-eight tổng, 230 xã ; lúc đó châu Thượng Lang có six tổng, forty-two xã. Tổng Lăng Yên eleven xã, tổng national geospatial-intelligence agency Ổ five xã, tổng Phong Châu six xã, tổng Phong Đằng seven xã, tổng Trà Lĩnh seven xã, tổng Ỷ Cống six xã. Năm 1942, tổng Trà Lĩnh tách khỏi phủ Trùng Khánh, lập thành châu Trấn Biên. Năm 1945, tổng Phong Đằng tách khỏi phủ Trùng Khánh và nhập vào châu Hạ Lang. Sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945, phủ Trùng Khánh được đổi tên thành huyện Trùng Khánh thuộc tỉnh Cao Bằng. Từ năm 1975 đến 1978, chi tỉnh Cao Bằng và tỉnh Lạng Sơn hợp nhất thành tỉnh Cao Lạng, Trùng Khánh thuộc tỉnh Cao Lạng. Theo Nghị quyết Kỳ họp thứ tư, Quốc hội Khóa six, ngày 29-12-1978, tỉnh Cao Lạng được chia tách thành tỉnh Cao Bằng và Lạng Sơn, huyện Trùng Khánh trở lại đơn vị hành chính trực thuộc tỉnh Cao Bằng cho đến ngày nay. Huyện có twenty đơn vị hành chính, gồm nineteen xã và one thị trấn, bao gồm các xã : Đình Minh, Lăng Hiếu, Lăng Yên, Phong Nặm, Phong Châu, Ngọc Chung, Ngọc Khê, Ngọc Côn ( năm 2008 mới tách từ xã Ngọc Khê ), Đình Phong, Đàm Thủy, Đức Hồng, Cảnh Tiên, Cao Thăng, Chí Viễn, Thân Giáp, Đoài Côn, Thông Huề, Trung Phúc, Khâm Thành và Thị Trấn Trùng Khánh. Huyện Trùng Khánh có eight xã biên giới tiếp giáp với Trung Quốc, với chiều dài đường biên 63,15 kilometer, bao gồm : Lăng Yên, Ngọc Chung, Phong Nặm, Ngọc Khê, Ngọc Côn, Đình Phong, Chí Viễn, Đàm Thủy. Huyện có cửa khẩu Pò Peo ( thuộc xã Ngọc Côn ) và nhiều đường mòn dân sinh, nhân dân hai bên đường biên thường xuyên qua lại giao lưu kinh tế, văn hóa, … twenty
  29. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Trùng Khánh 2.1.2.1.Chứcnăng, nhiệm vụ và quyền hạn UBND huyện Trùng Khánh là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, bảo đảm thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-xã hội, củng cố associate in nursing ninh, quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện trong khuôn khổ Hiến pháp, Luật và các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý Nhà nước của các cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện. UBND huyện Trùng Khánh làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, quản lý toàn diện các mặt trong tất cả các lĩnh vực. UBND huyện Trùng Khánh có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo Điều ninety-seven đến Điều one hundred ten, mục two, chương intravenous feeding, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và UBND ngày twenty-six tháng eleven năm 2003. 2.1.2.2. Cơ cấutổ chức của UBND huyện Trùng Khánh UBND huyện Trùng Khánh hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chức HĐND và UBND ban hành ngày twenty-six tháng eleven năm 2003 và quy chế hoạt động của UBND huyện. Hoạt động của UBND huyện là sự kết hợp chặt chẽ giữa chế độ làm việc tập thể gắn trách nhiệm của từng thành viên, thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, dưới sự kiểm soát của HĐND huyện và cơ quan hành chính cấp trên trực tiếp UBND tỉnh. UBND huyện Trùng Khánh bao gồm : 01 Chủ tịch và 03 Phó chủ tịch, các Ủy viên Ủy ban và các phòng bachelor of arts in nursing chuyên môn. Chủ tịch Theo Điều four, Quy chế làm việc của UBND huyện Trùng Khánh, ban hành kèm theo Quyết định số 34/2007/QĐ-UBND ngày twenty-nine tháng 01 năm 2007 của UBND huyện Trùng Khánh quy định : twenty-one
  30. Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo cao nhất, là người chủ trì công việc của UBND huyện, chịu trách nhiệm trước UBND và HĐND huyện về việc quản lý Nhà nước trên địa bàn huyện trong tất cả các lĩnh vực. Chủ tịch UBND lãnh đạo, điều hành toàn diện về các mặt công tác của UBND, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của HĐND và UBND tỉnh. Phó chủ tịch UBND huyện Trùng Khánh có 03 Phó chủ tịch : một phụ trách về mặt văn hoá, yttrium tế, giáo dục, xã hội, một phụ trách về kinh tế, một phụ trách về các lĩnh vực khác. Theo Điều five, Quy chế hoạt động của UBND huyện Trùng Khánh : Phó chủ tịch là người giúp việc cho Chủ tịch, chịu trách nhiệm quản lý Nhà nước trên địa bàn huyện và giải quyết các công việc liên quan đến lĩnh vực thuộc trách nhiệm mà mình quản lý. Ký thay mặt Chủ tịch những văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách. Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện UBND huyện Trùng Khánh là cơ quan hành chính Nhà nước cấp huyện gồm có fourteen phòng, ban trực thuộc.Ngoài radium, còn có bốn prohibition, ngành thuộc UBND huyện là : prohibition Quản lý dự án đầu tư xây dựng ; ban Quản lý chợ ; Đài truyền thanh-Truyền hình và Trạm Khuyến nông-Khuyến lâm. Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật góp phần đảm bảo sự thống nhất trong quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương. 1.Văn phòng HĐND – UBND huyện. two. Phòng Nội vụ. three. Phòng Công thương. twenty-two
  31. 4. Phòng Thanh tra. five. Phòng Tư pháp six. Phòng y tế. seven. Phòng Dân tộc eight. Phòng Thống kê nine. Phòng Tài nguyên – môi trường. ten. Phòng Tài chính – kế hoạch. eleven. Phòng Văn hóa và thông tin. twelve. Phòng lao động Thương binh và xã hội. thirteen. Phòng Giáo dục và đào tạo. fourteen. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Trùng Khánh ( Xem phụ lục one ) 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện Trùng Khánh 2.1.3.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh Văn phòng là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan trong việc điều hành lãnh đạo của cơ quan. Thông qua hoạt động của Văn phòng có thể đánh giá hoạt động của cơ quan, là mạch máu thông suốt trong hoạt động của cơ quan. Văn phòng HĐND- UBND có tầm quan trọng đặc biệt ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý của cơ quan, vì vậy UBND huyện Trùng Khánh quan tâm đến việc trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị cơ cấu tổ chức cho văn phòng. 2.1.3.2. Vị trí, chức năng của văn phòng huyện Trùng Khánh Văn phòng HĐND- UBND có chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND huyện về hoạt động của UBND huyện, giúp UBND huyện về công tác dân tộc, chỉ đạo điều hành. Cung cấp thông can phục vụ hoạt động quản lý của twenty-three
  32. HĐND-UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND. Văn phòng HĐND- UBND có tư cách pháp nhân, có convict dấu và có tài khoản riêng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của HĐND- UBND đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND tỉnh Cao Bằng. 2.1.3.3. Nhiệmvụ và quyền hạn Tham mưu giúp HĐND, UBND xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, six tháng và cả năm, đôn đốc kiểm tra các cơ quan chuyên môn của huyện việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Chủ tịch HĐND và UBND huyện. Thu thập và thông tin, chuẩn bị các báo cáo, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của HĐND, UBND huyện, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Quản lý thống nhất việc banish hành các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND huyện ; theo dõi kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó ở các phòng, banish, ngành, các xã, thị trấn. Soạn thảo các văn bản liên quan đến sự giám sát, chỉ đạo, điều hành hàng ngày của thường trực HĐND và UBND huyện. prohibition hành thông báo ý kiến chỉ đạo của Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện. Tham mưu tổng hợp đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của HĐND, UBND và tham mưu cho Chủ tịch UBND trong công tác tiếp dân. Liên hệ công tác và trực tiếp làm công tác tổ chức các hội nghị, các kỳ họp của HĐND và UBND huyện. 2.1.3.4. Cơ cấutổ chức và lề lối làm việc Cơ cấu tổ chức UBND huyện là cơ sở cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền twenty-four
  33. chung nên Văn phòng HĐND và UBND huyện được tổ chức theo sơ đồ sau : Chủ tịch Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận văn thư Bộ phận kế toán Bộ phận tổng hợp Bộ phận tạp vụ Bộ phận bảo vệ ( Nguồn : Văn phòng Ủyban nhân dân huyện Trùng Khánh ) Lề lối làm việc Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, Chánh văn phòng là người đưa radium quyết định cuối cùng, nhân viên dưới quyền của Chánh văn phòng phải thực hiện công việc theo sự chỉ đạo, phân công của Chánh văn phòng. Văn phòng có mối quan hệ phối hợp với Văn phòng cấp uỷ Đảng cấp huyện, quan hệ mật thiết với các cơ quan chuyên môn và UBND cấp xã, để thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, giúp việc cho lãnh đạo. twenty-five
  34. 2.1.3.5. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh STT HỌ VÀ TÊN CHỨC NHIỆM VỤ VỤ one Hoàng Văn Đông Chánh Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung và toàn Văn diện mọi hoạt động, nhiệm vụ công tác phòng văn phòng, thực hiện chức năng giúp HĐND, UBND huyện điều hành các hoạt động chung của các phòng, banish, đơn vị huyện, UBND các xã, thị trấn ; tham mưu giúp UBND huyện trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động của huyện ; đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho các hoạt động của HĐND và UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện. two Hoàng Thanh Phó Giúp Chánh văn phòng quản lý công tác Phong chánh hành chính, bộ phận văn thư – lưu trữ, bộ văn phận tài vụ, bộ phận tổng hợp, bộ phận lái phòng xenon, bộ phận tạp vụ ; bộ phận bảo vệ, quản lý nhà khách Văn phòng UBND huyện ; quản lý cơ sở vật chất, tài sản của văn phòng ; đảm bảo các điều kiện về vật chất – kỹ thuật phục vụ công tác của HĐND huyện, Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động thuộc lĩnh vực twenty-six
  35. hành chính – quản trị của văn phòng ; tổ chức đóntiếp khách đến liên hệ làm việc với Thường trực HĐND và UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện. Xây dựng kế hoạch công tác dự trù kinh phí hoạt động cho các bộ phận có liên quan của Văn phòng. Trực tiếp tham mưu giúp Thường trực HĐND huyện trong quá trình chỉ đạo điều hành công việc của HĐND huyện, thường xuyên thu thập xử lý thông canister, nghiên cứu, đề xuất các giải pháp về hoạt động của Thường trực HĐND huyện ; phối hợp với các cơ quan, HĐND các xã, thị trấn. Tổ chức các cuộc họp tiếp xúc cử chi của Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND tỉnh, Đại biểu HĐND huyện trên địa bàn. Giúp Chánh văn phòng Tổ chức công dân, ngân sách của cơ quan theo chế độ Nhà nước và các dịch công như : Lễ tân, Nhà khách, ô tô, điện thoại, …. three Nông Thị Hường Chuyên – Giúp lãnh đạo văn phòng thường xuyên viên theo dõiđôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và văn phân tích tình hình hoạt động kinh tế, văn phòng hóa – xã hội của các ngành các cấp được phân công theo dõitrong việc thực hiện nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội trong việc chấp hành các văn bản của cấp trên, twenty-seven
  36. các chủ trương của Đảng và Nhà nước, của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, Huyện ủy, HĐND và UBND huyện nhằm phản ánh kịp thời phục vụ sự chỉ đạo điều hành của HĐND và UBND huyện – Nghiên cứu các văn bản của Đảng, của Nhà nước, nhất là các văn bản quản lý Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, đề xuất với Lãnh đạo văn phòng trong việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản đó một cách chính xác, kịp thời. – Tham armed islamic group các cuộc họp của HĐND, UBND huyện và các cuộc họp với các cấp, ngành trong huyện chi bàn về công việc thuộc phạm six mình theo dõi ; phát biểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộc họp, hội nghị. chi được phân công, có trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp và soạn thảo các văn bản cần thiết trình HĐND và UBND huyện banish hành. four Tạ Việt Hùng Chuyên – Có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung viên cấp tình hình thuộc lĩnh vực mình phụ văn trách, dự tiếp và làm việc với các đoàn phòng khách tỉnh, huyện bạn và các đoàn nước ngoài đến làm việc với huyện theo sự phân công của Chánh, Phó Chánh văn twenty-eight
  37. phòng. Chuyên viên không làm thay công việc chuyên môn thuộc trách nhiệm của phòng, ban trực thuộc – Rèn luyện kỹ năng quản lý nhà nước, tổ chức tốt công tác thông tin ( tiếp nhận hồ sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một cách khoa học ), biên tập thành thạo các văn bản quản lý Nhà nước theo đúng trình tự, nội dung, thẩm quyền và thể thức theo quy định hiện hành của Nhà nước trong lĩnh vực quản lý được phân công. – chi được lãnh đạo phụ trách phân công làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện lĩnh vực công tác được phân công. chi nhận nhiệm vụ trực tiếp từ Thường trực HĐND huyện, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện, chuyên phải báo cáo với lãnh đạo Văn phòng về công việc thực hiện, hoặc sau chi kết thức để tổng hợp theo dõichung. five Hoàng Thị Ngà Cán bộ – Đảm bảo công tác tiếp nhân văn bản đến văn thư và xử lý văn bản đi một cách chính xác nhất, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND, UBND huyện, và Văn phòng. – Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Thường trực HĐND huyện, twenty-nine
  38. UBND huyện và Văn phòng trước chi phát hành ; quản lý và sử dụng các loại victimize dấu theo quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan. – Đánh máy, indiana ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức của văn bản theo đúng quy định chung, văn bản phải indium rõ và đẹp. – Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo đúng quy định. six Lý Thị Qúy Nhân – Lập các dự toán kinh phí hàng năm, viên kế hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục toán vụ các hoạt động của Thường trực HĐND và UBND huyện và của Văn phòng ; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, qi tiêu phải đúng chế độ quy định và hết sức tiếp kiệm qi ; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định. – Mở sổ theo dõi tài sản, thu qi xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quy định của cơ quan tài chính, xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy radium lãnh phí. thirty
  39. – Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị tài sản, vật tư, hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác của cơ quan. – Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành. – Quản lý theo dõi các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng. seven Nông Thị droppings Nhân – Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất viên tạp cause cơ quan Văn phòng quản lý. vụ – Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan, mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện hành. – Đảm bảo phục vụ tốt cho các cuộc hội nghị, hội họp và làm việc thường xuyên cũng như đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện. – Phối hợp với Nhà khách văn phòng để tiếp đón, phục vụ các cuộc hội nghị và các đoàn khách đến làm việc với huyện. – Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ thirty-one
  40. chức thực hiện công tác vệ sinh trong cơ quan, đảm bảo sạch, đẹp. eight Hoàng Văn Đại Nhân – Quản lý đội xenon và đảm bảo hoạt động tốt viên lái để phục vụ lãnh đạo huyện và Văn phòng. xenon – xenon phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nước, thực hiện tiếp kiệm xăng dầu và giữ gìn xenon tốt, lái xenon associate in nursing toàn. – Mở sổ theo dõi lý lịch của xenon để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng cho xenon nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách tắc. – chi có công việc độtxuất của Thường trực HĐND, UBND huyện trực tiếp điều hành xenon đi công tác thì lái xenon có trách nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó Chánh văn phòng biết trước chi đi. nine Nông Văn Minh Nhân – Đảm bảo associate in nursing ninh, trật tự cho UBND viên huyện. bảo vệ – Bảo vệ cơ quan ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ hàng tuần, ngày lễ, ngày tết. – Chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan, kỷ luật lao động, associate in nursing toàn lao động. 2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh 2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ Bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác văn thirty-two
  41. thư, lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như : Xây dựng những văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, các biện pháp để thực hiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ ; quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan ; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ cho cơ quan, thanh tra kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Tại Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh có bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng UBND huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện và đối với UBND cấp xã ; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ lịch sử của huyện ; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Ủy prohibition nhân dân huyện. Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh là bộ phận trực tiếp quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan mà cụ thể là Chánh Văn phòng UBND huyện giúp người đứng đầu trực tiếp quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Chánh văn phòng được giao trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ ; tổ chức các biện pháp thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ ; kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục banish hành văn bản ; ký thừa lệnh một số loại văn bản. Chánh Văn phòng UBND huyện được lãnh đạo phân công quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và trực tiếp chỉ đạo các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan. Văn phòng UBND huyện là nơi triển khai thực hiện các văn bản về công tác thirty-three
  42. văn thư, lưu trữ act Nhà nước quy định và Phòng Nội vụ ban hành. Tại UBND huyện Trùng Khánh cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được đặt trong Văn phòng UBND huyện với tên gọi là bộ phận văn thư, lưu trữ thực hiện các công việc về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng UBND huyện, nhằm giúp cho việc giải quyết các công việc có nội droppings liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ được thuận lợi hơn, nhanh chóng đúng chuyên môn của nhà lãnh đạo văn phòng hơn. 2.2.2. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan. Hiện nay, công tác văn thư của UBND huyện Trùng Khánh được tổ chức thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất, nghĩa là tất cả mọi quan hệ của cơ quan với bên ngoài và trong nội bộ bằng văn bản đều phải qua văn thư. Đây là nơi tiếp nhận văn bản của các cơ quan khác gửi đến, đồng thời là nơi gửi đi các văn bản của cơ quan theo chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành. Để đảm bảo các công việc của UBND huyện được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo các văn bản, giấy tờ của cơ quan không bị mất mát, thuận tiện cho việc khai thác thông tin thì UBND huyện Trùng Khánh đã bố trí bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND và thirty-four
  43. Chánh văn phòng là người trực tiếp quản lý. Biên chế cán bộ văn thư, lưu trữ có 01 người, có trình độ Cao đẳng, đã được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Với nhiều năm công tác và được làm việc đúng chuyên môn, cán bộ văn thư Hoàng Thị Ngà đã làm rất tốt công tác văn thư của cơ quan. Tuy nhiên, practice khối lượng công việc nhiều nên công tác lưu trữ chưa được quan tâm, kho lưu trữ vẫn còn chất đống tài liệu, chưa được sắp xếp gọn gàng, khoa học. ( Phụ lục three ) -Vị trí, chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Vị trí, chức trách : Là chuyên viên văn thư, lưu trữ thực hiện công tác về giấy tờ, sổ sách và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng. Trách nhiệm : Trong phạm six nhiệm vụ được giao, chuyên viên chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến độ, chất lượng hiệu quả thực hiện công việc được giao, về hình thức, thể thức, trình tự, thủ tục, ban hành văn bản và quy trình giải quyết công việc chi được phân công. Nhiệm vụ, quyền hạn : – Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của UBND nói chung và Văn phòng nói riêng. – Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của UBND huyện và Văn phòng trước chi phát hành ; quản lý và sử dụng các loại condấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan ; – Nhận và gửi văn bản đi, đến đúng địa chỉ, kịp thời. Dự thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ, lãnh đạo văn phòng UBND huyện và các bộ phận ban, ngành các xã, thị trấn gửi đến. – Đánh máy, indiana ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo thirty-five
  44. đúng quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp ; – Các nội droppings văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định. – Hướng dẫn, kiểm tra đônđốc các bộ phận và cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Thu nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ ; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ thống kê tra cứu ; Bảo vệ, bảo quản associate in nursing toàn tài liệu lưu trữ ; Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ ; – Phối hợp các cá nhân liên quan hướng dẫn khách đến làm việc với lãnh đạo huyện và các phòng ban chức năng. – Đề xuất ý kiến với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách, các vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao. – Tham armed islamic group ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng về nhân sự, phương tiện cơ sở vật chất phục vụ công tác, các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của nhân viên phòng Văn thư, lưu trữ. 2.2.3. Tổ chức và xây dựng các biện pháp ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ • Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành. Trong những năm qua, UBND huyện Trùng Khánh vẫn áp dụng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước vào công tác văn thư, lưu trữ như : – Luật số:01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật lưu trữ ; – Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về thirty-six
  45. công tác văn thư ; – Luật số 80/2015/QH13 ngày twenty-two tháng 06 năm 2013 của Quốc hội về việc bachelor of arts in nursing hành văn bản quy phạm pháp luật. – Nghị định 34/2016/NĐ-CP ngày fourteen tháng 05 năm 2016 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật banish hành văn bản quy phạm pháp luật ; – Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ; – Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, … Để thống nhất tổ chức các hoạt động Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong UBND huyện, trong những năm qua, UBND huyện Trùng Khánh đã luôn theo sát các văn bản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để tạo hành lang pháp lý cho hoạt động văn thư, lưu trữ từng bước được chấn chỉnh, đi vào nề nếp, khoa học, phục vụ ngày càng tốt hơn cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc ở UBND huyện. Căn cứ vào thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức thì UBND huyện Trùng Khánh đã áp dụng vào việc soạn thảo và ban hành quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan. Ngày 18/05/ 2016 UBND huyện Trùng Khánh đã prohibition hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện. ( banish hành kèm theo Quyết định số : 834/QĐ-UBND ngày18/05/2016 ). ( Phụ lục two ). Trong quy chế nêu rất rõ trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của từng người được giao nhiệm vụ phụ trách về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời quy chế cũng quy định rõ các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ dành cho cán bộ văn thư, lưu trữ. Việc thực hiện tốt các nhiệm vụ trong Quy chế của cơ quan cũng là tiêu chí để bình xét thi đua khen thưởng đối với cán bộ thực hiện thirty-seven
  46. công tác văn thư, lưu trữ và các cá nhân, đơn vị có liên quan, bên cạnh đó quy chế cũng đưa ra mức xử lý chi cán bộ, công chức không thực hiện quy định tại Quy chế, giúp cho việc quản lý về công tác này được hiệu quả hơn. • Để thực hiện các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản mà cơ quan đã banish hành để hướng dẫn và chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ cho UBND huyện thực hiện một cách có hiệu quả thì Chánh văn phòng UBND huyện đã đề radium một số biện pháp để tổ chức thực hiện hệ thống văn bản như : Thông qua các cuộc họp của cơ quan để lồng ghép các nội dung của văn bản về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan cho các cán bộ, công chức trong cơ quan được biết và thực hiện. chi có các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ thì lãnh đạo quản lý về công tác này sẽ phô tô radium để gửi các phòng một bản để phục vụ cho công việc của mình như việc soạn thảo văn bản đối với các phòng ban chuyên môn, đồng thời cũng tuyên truyền, phổ biến cho mọi người biết để thực hiện. Đối với cán bộ văn thư, lưu trữ lãnh đạo Văn phòng sẽ thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các văn bản của Nhà nước và cơ quan vào công tác văn thư, lưu trữ như việc văn thư giúp Chánh văn phòng kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày, việc quản lý văn bản đi, đến trong việc vào sổ, việc bảo quản và sử dụng victimize dấu của cơ quan, … nếu văn thư không thực hiện đúng theo quy trình mà văn bản đã đưa right ascension thì sẽ có các biện pháp xử lý. Bên cạnh đó còn thông qua Hội nghị cán bộ, công chức để triển khai các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để cho cán bộ, công chức trong cơ quan nghiên cứu, nắm vững về quy chế để thực hiện. Đồng thời Văn phòng và phòng Nội vụ huyện đã phối hợp với nhau để tổ chức các buổi tọa đàm, trao đổi, nói chuyện, tuyên truyền về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan qua hình thức khẩu hiệu để truyền đạt các quy định của mình và có thể tổ chức cuộc thi tìm hiểu về các quy định của nhà nước và cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ, bàn bạc và hướng dẫn cụ thể về các văn thirty-eight
  47. bản để cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện một cách tự giác và tích cực. Đồng thời lãnh đạo còn tổ chức hội thi kỹ năng soạn thảo văn bản, tổ chức lớp bồi dưỡng tập huấn, kiểm tra thực tế, tổ chức đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ hàng năm, tổ chức hội nghị, giao ban chuyên đề, viết bài tuyên truyền đăng web site. Đối với các văn bản của cơ quan thì lãnh đạo tổ chức cho cán bộ công chức thảo luận, đóng góp ý kiến nhằm từng bước điều chỉnh và hoàn thiện về văn bản hơn. Qua đây cũng quán triệt sâu sắc tinh thần chỉ đạo của Bộ Nội Vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới đối với cán bộ công chức cũng như các bộ phận có liên quan để nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác, thể hiện sự nghiêm túc cao trong việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cũng như quy chế về công tác văn thư, lưu trữ. Phân công trách nhiệm cụ thể, rõ ràng trong quá trình thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đồng thời có sự kết hợp chặt chẽ, thống nhất cao giữa các bộ phận có liên quan đến công tác. Việc tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ và Nghị định 110/2004/NĐ- CP, … các văn bản khác của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ đã được Văn phòng UBND huyện triển khai kịp thời, có tác dụng thiết thực, tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, công chức, viên chức ở cơ quan, đơn vị đối với công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay. 2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 2.2.4.1. Soạnthảo và prohibition hành văn bản Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh thực hiện các nghiệp văn thư của cơ quan mình theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư : như Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, ….Ngoài các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư thì tại Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh cũng đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của thirty-nine
  48. cơ quan theo quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan đã được ban hành. Hiện nay, Văn phòng UBND huyện đã thực hiện các nghiệp văn thư của mình trong các khâu : soạn thảo và bachelor of arts in nursing hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, quản lý và sử dụng bunco dấu, việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nhìn chung, việc tổ chức các nghiệp vụ công tác văn thư đã thực hiện thống nhất theo Quy chế văn thư lưu trữ ( Phụ lục two ) của UBND huyện Trùng Khánh, việc quản lý các nghiệp vụ công tác văn thư đã được thống nhất trong quy chế của cơ quan. Theo quy chế văn thư, lưu trữ của UBND huyện Trùng Khánh, hiện nay các phòng ban trong cơ quan chi soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đã thực hiện theo six bước : Bước one : Thu thập và xử lý thông canister Bước two : Soạnthảo văn bản Bước three : Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ spill the beans bản thảo đã duyệt Bước four : Đánh máy nhân bản Bước five : Kiểm tra văn bản trước chi ký prohibition hành Bước six : Ký văn bản, phát hành văn bản tại Văn thư cơ quan Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan đã được thực hiện thống nhất trong quy chế của cơ quan, tuy nhiên cán bộ quản lý vẫn chưa thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Đối với việc kiểm tra về nội dung văn bản thủ trưởng các đơn vị không thực hiện đúng quy định, hầu hết các văn bản của cơ quan chi phát hành không có phần ký nháy vị trí cuối cùng của nội dung văn bản. Đối với Chánh văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thì có ký nháy vào vị trí cuối cùng của phần “ Nơi nhận ”. Cán bộ văn thư thường xuyên kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nên tình trạng sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chi phát hành chỉ còn lẻ tẻ. Về việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của cơ quan, hiện nay cơ quan vẫn chưa ban hành riêng các văn bản quản lý hoạt động và giải quyết văn bản đi, đến mà vẫn thực hiện theo các yêu cầu của Nghị định forty
  49. 110/2004/NĐ-CP và quy chế văn thư, lưu trữ của UBND huyện. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, đến được quy định rất rõ trong quy chế văn thư, lưu trữ của UBND huyện. ( Phụ lục two ). 2.2.4.2. Quy trình quản lý văn bản đi Tất cả các văn bản suffice cơ quan ban hành đều được tập trung thống nhất và giải quyết theo quy trình sau : Bước one : Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày ; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản. Trong bước này sễ thực hiện theo trình tự sau : sau chi thủ trưởng đã duyệt về mặt nội dung, Chánh văn phòng sẽ chịu trách nhiệm về mặt thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản nếu văn bản đã đúng thì Chánh văn phòng sẽ ký nháy vào vị trí cuối cùng “ Nơi nhận ”, nếu sai đề nghị đơn vị, cá nhân soạn thảo lại. Bước two : Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có ). Sau chi văn bản đã có đủ có chữ ký của người có thẩm quyền. Bước three : Đăng ký văn bản đi : văn thư tiến hành đăng ký văn bản đi vào sổ hoặc chương trình quản lý hồ sơ công việc của cơ quan. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Bìa sổ : ỦY ban NHÂN DÂN HUYỆN TRÙNG KHÁNH Năm : ……. SỔ CÔNG VĂN ĐI Từ số : …………Đến số : ……………. Từ ngày : ……….Đến ngày : ………… Quyển số : ……. forty-one
  50. Phần đăng ký bên trong sổ : Số, ký Ngày, Tên loại Người Nơi Đơn vị, Số lượng Ghi hiệu tháng và trích ký nhận người bản chú văn văn bản yếu nội văn bản nhận bản bản dung văn lưu bản one two three four five six seven eight Bước four : Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Các văn bản sau chi đã hoàn thành các thủ tục văn thư sẽ tiến hành lựa chọn bìa, trình bày, viết bì, vào bì và dán bì. Tiếp theo sau chi hoàn thành các thủ tục văn thư sẽ tiến hành chuyển qua phần mềm E-Office trước và gửi bản cứng ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Bước five : Lưu văn bản đi : văn bản được lưu làm hai bản, một bản gốc được lưu tại văn thư cơ quan, một bản chính được lưu tại các đơn vị, cá nhân soạn thảo để lưu vào hồ sơ công việc và lưu bản mềm trong máy tính thuận tiện cho việc tra tìm. Nhờ việc ban hành quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan và việc ứng dụng phần mềm E-Office mà việc quản lý văn bản đi, đến luôn thực hiện theo quy định, khắc phục những thiếu sót trước đây. Các đơn vị, cá nhân có liên quan đến từng quy trình trong giải quyết văn bản đi, đến đã thực hiện theo các quy trình đã đưa radium. 2.2.4.3. Quy trình quản lý văn bản đến Mọi văn bản đến cơ quan đều phải thông qua một đầu mối đó là văn thư cơ quan. Nguyên tắc này tạo điều kiện thuận lợi cho văn thư theo dõi, thống kê, kiểm tra, quản lý, thuận lợi cho việc tra tìm. Văn bản đến được chuyển qua hệ thống phần mềm E-Office ( đối với những cơ quan có sử dụng phần mềm này ) và chuyển bằng hình thức trực tiếp forty-two
  51. (đối với những cơ quan chưa sử dụng phần mềm E-Office ). Các văn bản đến được cán bộ văn thư lưu chuyển Chánh Văn phòng phê duyệt. Bước one : Tiếp nhận văn bản đến a. Tiếp nhận văn bản đến chi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong ( nếu có ), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước chi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì ( đối với bì văn bản có đóng dấu “ Hỏa tốc ” hẹn giờ ), Văn thư báo cáo ngay với Chánh Văn phòng để giải quyết. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, Văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản ; nếu phát hiện có sai sót thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh Văn phòng. b. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến Cán bộ văn thư tiến hành bóc bì các văn bản gửi đến cơ quan và scan lưu chuyển qua phần mềm E-office cho Chánh văn phòng. Còn loại không bóc bì ( các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức ) Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. c. Đóng dấu “ Đến ”, ghisố đến và ngày đến Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “ Đến ” ; ghi số đến và ngày đến ( kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết ). Đối với văn bản đến được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc inch right ascension giấy và đóng dấu “ Đến ”. Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư ( văn bản gửi đíchdanh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân ) thì chuyển cho nơi nhận forty-three
  52. mà không phải đóng đấu “ Đến ”. Dấu “ Đến ” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu ( đối với những văn bản có tên loại ), dưới phần trích yếu nội dung ( đối với công văn ) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm bachelor of arts in nursing hành văn bản. Mẫu dấu “ Đến ” và cách ghi các thông can trên dấu “ Đến ” của UBND huyện Trùng Khánh Bước two : Đăng ký văn bản đến Văn bản đến tại UBND huyện Trùng Khánh được đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy six tính. Việc đăng ký ( cập nhật ) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan. Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được in radium giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý. Bước three : Trình, chuyển giao văn bản đến Trình văn bản đến forty-four
Có thể bạn quan tâm

Bài viết mới

Những Dịch Vụ Chất Lượng

© Copyright 2008 - 2016 Dịch Vụ Bách khoa Sửa Chữa Chuyên nghiệp.
Alternate Text Gọi ngay