Cách lưu trữ hóa đơn điện tử bảo mật và an toàn đúng quy định

Làm thế nào để lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp và tối ưu ? Đây có vẻ là yếu tố mà các doanh nghiệp cần quan tâm và biết lúc này. Vậy cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả là gì ? Cùng AccnetERP tham khảo bài viết sau để nắm các thông tin chi tiết .

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được cá nhân, tổ chức lập chi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử được lập và sử dụng trên nền tảng điện tử .

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử chi mua hoặc bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022.

Reading: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử bảo mật và an toàn đúng quy định

>>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử theo thông tư 78

2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?

Lưu trữ hóa đơn điện tử là hình thức cho phép sao chép toàn bộ hóa đơn đầu vào đầu radium, hay các hóa đơn xuất nhập khẩu lưu trữ vào các thiết bị như : USB, CD….Mặc khác, chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự bảo mật và associate in nursing toàn dữ liệu .
>>> Xem ngay: Cách lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp an toàn nhất

3. Những quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo nội dung được nêu tại điều eleven Nghị định 119/2018/NĐ-CP về cách lưu trữ hoá đơn điện tử. Thì để lưu trữ hóa đơn cần thỏa các quy định như sau :

• Hóa đơn phải được lưu trữ và bảo quản bằng phương tiện điện tử.
• Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân được quyền chọn hình thức lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử theo khả năng công nghệ và đặc thù của mình.
• Tính an toàn và bảo mật đảm bảo thông tin hóa đơn không bị thay đổi và sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ
• Thời gian lưu trữ đúng và đủ theo quy định của pháp luật
• Hóa đơn được in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu
• Hóa đơn hết thời hạn nếu không có quy định khác của cơ quan có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

>>> Liên quan: Xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78

4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử tốt nhất cho doanh nghiệp

Read more : Kho lưu trữ – Wikipedia tiếng Việt

Đối với việc lưu trữ hóa đơn điện tử, sau đây là 05 cách doanh nghiệp có thể tham khảo :

4.1 Tạo một email mới hoàn toàn dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử

Cách lưu trữ hoá đơn điện tử này nhằm tránh thất lạc e-mail cũng như bị trôi thông canister giữa muôn vàng electronic mail khác. suffice đó, tốt nhất nên lập một e-mail riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào và cũng để thuận tiện cho việc quản lý .

4.2 Nhận hóa đơn qua email và in ra giấy để lưu trữ

Hình thức này mang tính thủ công khá nhiều, nhưng hầu hết người làm công tác kế toán đều đã quen. Đối với hình thức này thì doanh nghiệp sẽ phải tốn thêm các khoản chi phí cho việc in ấn và lưu trữ .

4.3 Lưu trữ hóa đơn trên Folder máy tính hoặc Drive

Cách lưu trữ hoá đơn điện tử đầu vào này vừa giúp bạn tiết kiện chi phí và giảm thời gian cho việc tìm kiếm như hình thức lưu trữ giấy thủ công .

4.4 Lưu trữ trên bảng kê Excel

Đối với hình thức này thì khá thông dụng và kế toán thường dùng. Sau chi có hóa đơn đầu vào người làm công tác kế toán sẽ hực hiện nhập liệu thông tin lên file excel để theo dõi và tra cứu đường associate đến hòm thư.

Read more : Kho lưu trữ – Wikipedia tiếng Việt

4.5 Đưa phần mềm vào quản lý

Trong kỷ nguyên đổi mới công nghệ và xu hướng chuyển đổi số thì việc sử dụng phần mềm để quản lý hóa đơn điện tử là cách hiệu quả. Giúp người dùng dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử .
Trên là một vài chia sẻ về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, nếu muốn nhận thêm những thông tin hay và bổ ích hàng tuần đừng ngại liên hệ với AccNet ERP để được tư vấn và hỗ trợ theo thông tin : accnet @ lacviet.com.vn Hotline : 0901 555 063

>>> Xem thêm: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử 2022