Lưu trữ tài liệu kế toán | Thời hạn & Thủ tục tiêu hủy

CÁC QUI TẮC CHUNG VỀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN

Thứ nhất, tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của Chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý về kế toán, bao gồm :

1. Chứng từ kế toán, gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ;
2. Sổ kế toán, gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;
3. Báo cáo Tài chính, gồm: Báo cáo Tài chính tháng, báo cáo Tài chính quý, báo cáo Tài chính năm;
4. Tài liệu khác liên quan đến kế toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh…) các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợi tức, phân phối các quỹ từ lợi tức…); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹ ngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư…); các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, quyết toán thuế hàng năm…); các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản (như các biều mẫu kiểm kê, biên bản định giá…); các tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểm toán…); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán.

Thứ hai, các tài liệu kế toán nếu được ghi chép trên máy, trên vật mang can như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán chi đưa vào lưu trữ phải được indium radium giấy và phải có đủ các yếu tố pháp lý theo quy định của Nhà nước về tài liệu kế toán ( như mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu ) .

Thứ ba, Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ ( hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính… ). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, để tra cứu, sử dụng chi cần thiết.

Reading: Lưu trữ tài liệu kế toán | Thời hạn & Thủ tục tiêu hủy

Thứ tư, Lưu trữ tài liệu kế toán phải theo quy định sau :

1. Việc lưu trữ của niên độ kế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong niên độ kế toán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán;
2. Tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;
3. Việc lưu trữ  liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên.

Thứ 5,  nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định như sau :

7. việc lưu trữ của đơn vị nào được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị đó.
8. Tài liệu kế toán của công ty liên doanh, công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư được cấp, phải được lưu trữ tại công ty trong lãnh thổ nước CHXHCN Việt Nam.
9. Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài), bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến sự kiện giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấp giấp phép) hoặc cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định giải thể, phá sản.
10. Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu phải được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu.
11. Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã hết thúc của các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị mới; Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại đơn vị mới chia, tách.
12. Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán liên quan đến sát nhập của các đơn vị bị sát nhập, lưu trữ tại đơn vị nhận sát nhập.Trường hợp tại đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ thì có thể thuê lưu trữ tài liệu kế toán tại các tổ chức lưu trữ trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Hợp đồng phải ghi cụ thể trách nhiệm của mỗi bên đối với tài liệu kế toán thuê lưu trữ, chi phí thuê và phương thức thanh toán chi phí thuê.
13. Tài liệu kế toán lưu trữ phải được bảo quản trong kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữ phải có đủ trang bị, thiết bị bảo quản và các điều kiện bảo đảm sự an toàn tài liệu kế toán lưu trữ, như: giá, tủ, phương tiện phòng chống hoả hoạn; chống ẩm, mốc; chống lũ lụt, mối xông, chuột cắn.. Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp các tài liệu kế toán của đơn vị đang lưu trữ.
14. Người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị, trước pháp luật về sự mất mát, hư hỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán đang lưu trữ do chủ quan mình gây ra.
15. Người quản lý và bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào xem, sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu hoặc người được uỷ quyền của người đứng đầu đơn vị. Trường hợp có nguy cơ hoặc phát hiện tài liệu kế toán lưu trữ bị mất, mối mọt, hư hỏng, người quản lý, bảo quản tài liệu kế toán phải báo cáo ngay cho người đứng đầu đơn vị để kịp thời có biện pháp xử lý, khắc phục.
16. Tài liệu kế toán đang trong thời gian lưu trữ, có giá trị pháp lý trong mọi trường hợp khai thác, sử dụng hợp pháp. Việc khai thác, sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ phải được sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu hoặc người được uỷ quyền của người đứng đầu đơn vị và được thực hiện tại nơi lưu trữ.

THỜI HẠN LƯU TRỮ

Tất cả tài liệu kế toán được phân loại và được bảo quản, lưu trữ theo thời hạn sau đây :

Thời hạn tối thiểu là 5 năm

• Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính năm (như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập chứng từ kế toán của phòng kế toán; báo cáo kế toán hàng ngày, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng…).

Thời hạn 20 năm

Tất cả tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính năm cụ thể như sau :

1. Lưu trữ tài liệu thuộc niên độ kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán;
2. Lưu trữ tài liệu của các đơn vị Chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán, tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: lưu trữ 20 năm tính từ khi báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;
3. Lưu trữ tài liệu về tài sản cố định kể cả tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ: lưu trữ 20 năm tính từ khi hoàn thành việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ;
4. Lưu trữ tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc mỗi công việc nói trên;
5. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi lập biên bản.

Thời hạn trên 20 năm

Tài liệu kế toán lưu trữ trên twenty năm là những tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa kinh tế, chính trị xã hội đối với đơn vị, ngành, địa phương, như :

1. Sổ kế toán tổng hợp.
2. Báo cáo Tài chính năm.
3. Hồ sơ báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.
4. Chứng từ và tài liệu kế toán khác. Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm, do đơn vị, ngành hoặc do cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

THỦ TỤC TIÊU HỦY

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ, nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đứng đầu đơn vị. Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các thủ tục theo quy định của chế độ này .

Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ

1. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu huỷ;
2. Người đứng đầu đơn vị quyết định thành lập “Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng có lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ trách công tác kế toán và đại diện của bộ phận lưu trữ;
3. Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ” và Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm”;
4. Lập “Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” và tiến hành tiêu huỷ tài liệu kế toán. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, ngoài các nội dung quy định của một văn thư biên bản, còn phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại (từ năm, đến năm), hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên hội đồng. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ và Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm được dùng làm căn cứ để ghi “Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ” và lưu trữ 20 năm tại kho lưu trữ của đơn vị.

Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải được thực hiện ngay trong chi lập Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị để thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán theo các hình thức như : đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, bảo đảm tài liệu kế toán đã tiêu huỷ không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó. Trường hợp tận thu giấy vụn làm nguyên liệu, Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán phải thực hiện các hình thức tiêu huỷ nói trên trước chi đưa giấy vụn ra ngoài đơn vị. Làm thế nào để quản lý và đảm bảo cho tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và lưu trữ tài liệu kế toán đúng cách, phòng ngừa rủi ro về hồ sơ, chứng từ ? Hãy tham khảo gói dịch vụ Quản lý hồ sơ trong kinh doanh của oral .

CÁC CHỦ ĐỀ VỀ LƯU TRỮ HỒ SƠ – BÁO CÁO TRONG KINH DOANH :

oral business consult

VIVA BUSINESS CONSULTING là công ty tư vấn doanh nghiệp được tín nhiệm bởi hằng ngàn khách hàng danh tiếng từ năm 2006. Dịch vụ của oral là sự kết hợp đồng thời của : Luật pháp trong kinh doanh – Kế toán và quản lý thuế – Quản trị quan hệ lao động – Tài chính doanh nghiệp – Thủ tục hành chính trong kinh doanh. Năng lực của chúng tôi giúp khách hàng lường trước các rủi ro, tối ưu chi phí, kiến tạo lợi thế kinh doanh. Chúng tôi liên tục cải tiến và tích hợp năng lực để tạo ra giá trị armed islamic group tăng cho từng khách hàng bằng cách cung cấp các dịch vụ theo cách may đo và độc quyền liên quan đến việc armed islamic group nhập thị trường và tuân thủ kinh doanh, giúp giữ tín nhiệm doanh nghiệp theo cách tối ưu, xuyên suốt theo qui định tại Việt Nam. oral đã phục vụ thành công nhiều ngàn khách hàng là những doanh nghiệp, doanh nhân hàng đầu đến từ các Nhật Bản, Hoa Kỳ, Châu Âu, singapore, Hongkong, Trung Quốc… dưới các mô hình công ty có vốn đầu tư nước ngoài, Văn phòng đại diện nước ngoài, Chuyên armed islamic group nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Chúng tôi đồng thời cung cấp dịch vụ giúp các doanh nghiệp Việt Nam, doanh nhân Việt Nam phát triển kinh doanh theo cách bền vững và tối ưu.

Read more : Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Việt Nam) – Wikipedia tiếng Việt

BẠN SẼ NHẬN ĐƯỢC

• Một electronic mail và một cuộc gọi từ oral commercial enterprise confer

• Bản cam kết về bảo mật thông can

• Buổi tư vấn riêng với các chuyên armed islamic group đầu ngành

• Giải pháp hiệu quả dành cho doanh nghiệp

“ Nếu bạn hỏi bất kỳ doanh nhân thành công nào, họ sẽ luôn luôn nói rằng họ đã có một cố vấn tuyệt vời tại một số nơi trên hành trình đã chọn ”.

Read more : Lấy lại tin Facebook bị mất trong kho lưu trữ cực nhanh

Xem thêm: