Số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước cần lưu ý gì?

one, Tài liệu lưu trữ số hóa là gì ? Số hóa tài liệu lưu trữ là gì ?

Tài liệu lưu trữ số hóa là gì ?

Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa. Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?  Số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện số hóa các loại hình tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác như tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh; tài liệu âm thanh….(trong đó hầu hết là tài liệu giấy) để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất. 

Reading: Số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước cần lưu ý gì?

Về công tác số hóa cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn để thực hiện thống nhất. Tuy nhiên, việc số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện một cách đại trà, chưa đúng quy trình, tiêu chuẩn, chưa có trọng tâm và trọng điểm dẫn đến dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa chưa đưa ra khai thác.  Chính vì vậy, bài viết sẽ cung cấp thêm cơ sở pháp lý trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước.  II, Quy định về chuẩn đầu ra của quá trình hóa tài liệu  Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Theo đó:

one. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy

       a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên:        b) Ảnh màu;        c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;        d) Tỷ lệ số hóa: 100        đ) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa        – Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;        – Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);        – Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).        e) Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.

two. Tài liệu ảnh

       a) Định dạng: JPEG;        b) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.

three. Tài liệu phim ảnh

       a) Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;         b) Bit rate tối thiểu: 1500 kbps

four. Tài liệu âm thanh

       a) Định dạng: MP3, .wma;        b) Bit rate tối thiểu: 128 kbps.” Tìm hiểu thêm: Dòng máy scan chuyện dụng từ Châu Âu

three, Quy định về mức qi phí cho số hóa tài liệu

Theo thông tư 194/2012/TT-BTC hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước. Điều 1. Đối tượng áp dụng Thông tư này áp dụng đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; các cơ quan, tổ chức khác có sử dụng kinh phí từ ngân sách Nhà nước để thực hiện việc tạo lập thông tin điện tử trên môi trường mạng phục vụ hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị ở trung ương và các địa phương. Tạo lập, chuyển đổi thông tin điện tử và số hoá thông tin (sau đây gọi chung là tạo lập thông tin điện tử) là tạo ra các cơ sở dữ liệu điện tử được sử dụng để cung cấp thông tin trên môi trường mạng, phục vụ cho công tác quản lý, điều hành, hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan, đơn vị. Tại điều 4 khoản 1 quy định:  Đối với công việc nhập dữ liệu: a) Nhập dữ liệu có cấu trúc: Dữ liệu có cấu trúc là các dữ liệu đã được tổ chức theo một cấu trúc thống nhất, bản thân các cấu trúc này không hoặc ít có sự biến động theo thời gian. Mức chi nhập dữ liệu có cấu trúc được tính theo trường dữ liệu trên cơ sở số lượng ký tự trong 01 trường dữ liệu, cụ thể như sau:

Read more : Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Việt Nam) – Wikipedia tiếng Việt

– Đối với trường dữ liệu có số lượng ký tự trong 1 trường (n) ≤ 15: tối đa 300 đồng/1 trường. – Đối với trường dữ liệu có số lượng ký tự trong 1 trường 15 < n ≤ 50: tối đa 375 đồng/1 trường. – Đối với trường dữ liệu có số lượng ký tự trong 1 trường (n) > 50: tối đa 450 đồng/1 trường. Trong đó: đơn giá trên bao gồm cả cả việc kiểm tra hiệu đính thông tin; 01 trang văn bản tương ứng 46 dòng x 70 ký tự/dòng, tương đương bình quân b) Nhập dữ liệu phi cấu trúc: Dữ liệu phi cấu trúc để chỉ dữ liệu ở dạng tự do và không có cấu trúc được định nghĩa sẵn, ví dụ như: các tập tin video, tập tin ảnh, tập tin âm thanh… Mức chi nhập dữ liệu phi cấu trúc được tính theo trang dữ liệu, cụ thể như sau: – Trang tài liệu chỉ gồm các chữ cái, chữ số: tối đa 9.500 đồng/1 trang. – Trang tài liệu có bảng biểu kèm theo: tối đa 11.700 đồng/1 trang. – Trang tài liệu dạng đặc biệt có nhiều công thức toán học, hoặc các ký tự đặc biệt: tối đa 14.000 đồng/1 trang. Trong đó: đơn giá trên bao gồm cả cả việc kiểm tra hiệu đính thông tin.   Mức chi phí của việc chuyển đổi thông tịn quy định tại khoản 5 điều 4:  Trường hợp sử dụng thiết bị ngoại vi để quét dữ liệu có sẵn trên giấy nhằm chuyển dữ liệu dạng văn bản in sang dữ liệu dạng văn bản điện tử (không hiệu đính), sau đó sử dụng phần mềm chuyên dụng để chuyển đổi thông tin từ dạng văn bản điện tử (không hiệu đính) sang thông tin dạng văn bản điện tử (có hiệu đính): mức chi tối đa bằng 30% mức chi nhập dữ liệu phi cấu trúc quy định tại điểm b khoản 1 Điều này. Mức chi phí của việc số hóa thông tin quy định tại khoản 6 điều 4:  Trường hợp sử dụng thiết bị ngoại vi để tiến hành số hoá các bức ảnh và lưu giữ hình ảnh đó dưới dạng 1 tệp tin để có thể kết hợp sử dụng trong các văn bản hoặc siêu văn bản: mức chi tối đa bằng 30% mức chi tạo lập trang siêu văn bản quy định tại khoản 5 Điều này.

four, Dịch vụ số hóa tài liệu ở đâu đạt tiêu chuẩn đầu right ascension .

IDT Vietnam cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện, các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp… với nhiều thế mạnh như: 

• Là đơn vị với 10 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp số hóa trong lĩnh vực thư viện – lưu trữ
• Đội ngũ nhân viên được đào tạo từ các hãng máy scan hàng đầu thế giới cùng nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai các dự án số hóa và xử lý dữ liệu trên cả nước. 
• Đại diện và phân phối các dòng máy scan chuyên dụng chất lượng cao cho hình ảnh số hóa đạt tiêu chuẩn ISO 19264, FADGI****, METAMORFOZE như Zeutschel, Czur, Treventus…
• Sở hữu chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và hệ thống quản lý an toàn thông tin ISO 27001:2013
• Triển khai dự án số hóa trên cả nước

Xem thêm: Dịch vụ số hóa tài liệu tại các cơ quan nhà nước IDT Vietnam tự hào cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu với chất lượng hàng đầu. Hiện nay, chúng tôi đang hỗ trợ xây dựng đề án, tư vấn cho các cơ quan, doanh nghiệp xây dựng chương trình chuyển đổi số. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:  Công ty Cổ Phần Thông Tin và Công Nghệ Số (IDT Vietnam) 

Read more : Trắc nghiệm Tin học 11 Kết nối tri thức KHMT bài 10 Lưu trữ dữ liệu và khai thác thông tin phục vụ và quản lí TN tin học 11 KNTT

Email: [email protected]  Hotline: 024 63261 898